Guía actualizada para la implementación de Microsoft 365 EDU durante COVID-19

Información general

El equipo de Office 365 Educación está encantado de proporcionar Office 365 y Teams para el aprendizaje remoto a las instituciones educativas y a los alumnos y educadores a los que prestan servicio. La serie sin precedentes de eventos impulsados por COVID-19 han generado una explosión sin precedentes en la demanda y el uso de Office 365 y Teams. Microsoft se compromete a ayudar a los clientes de EDU y a atender a muchos estudiantes y educadores, lo más rápido posible, en todo el mundo. Para satisfacer las necesidades de nuestros clientes globalmente y asegurarnos de que seguimos ofreciendo la experiencia de Aprendizaje remoto de Teams para toda la comunidad de estudiantes de Teams, esta "hoja de ruta" de implementación actúa como el proceso compatible por el que las escuelas implementan y adoptan Teams para el aprendizaje remoto. Este enfoque se basa en tres principios operativos básicos:

• Elección del maestro: Los maestros y educadores deben estar capacitados para impulsar la enseñanza y el aprendizaje de acuerdo con sus necesidades específicas y únicas.

• Escalabilidad y confiabilidad predecibles: las organizaciones EDU globales deben estar capacitadas para tener éxito con instrucciones explícitas y procedimientos recomendados que, juntos, garanticen implementaciones correctas de Teams para el aprendizaje remoto.

• Teams es un recurso compartido: compartimos colectivamente la responsabilidad de implementar y usar Teams, a la vez que garantizamos y conservamos la capacidad de que tantos otros usuarios de Teams hagan lo mismo. Al igual que con otros recursos compartidos durante esta situación sin precedentes, es nuestra responsabilidad actuar individualmente de forma que beneficie a toda la comunidad.

Este documento se dirige principalmente a TI de la escuela, integradores de sistemas y otros que tienen control operativo de la implementación de Office 365 y Teams. Un importante documento "complementario" dirigido a educadores y administradores que buscan comprender las mejores prácticas de enseñanza y aprendizaje es un contexto importante para este documento. Para obtener más información, vea: Introducción a Microsoft Teams para el aprendizaje remoto.

Estrategia de implementación de Teams for Remote Learning

La aplicación de los principios operativos a Office 365 y la implementación de Teams da como resultado un enfoque por cuatro fases que se describe en las secciones siguientes. Entendemos que el punto de partida será diferente para cada cliente y, de hecho, muchas son implementaciones "completamente nuevas". Estas fases se escriben para atender nuevas implementaciones y se espera que los clientes que estén parcialmente a través de algunas o todas las fases se adapten a su punto de partida y continúen a través de ellas en orden.

Las organizaciones grandes con más de 200 000 alumnos y profesores deben interactuar con Microsoft a través de FastTrack o el Administrador de cuentas de Microsoft local, para garantizar un proceso de incorporación eficaz y un rendimiento optimizado para la implementación.

A continuación se muestra un resumen de cada fase de implementación, y se proporcionan referencias y documentación guía más explícitas como vínculos cuando corresponda.

Fase 1: Primero se habilita La habilitación de educadores para Teams

Esta fase permitirá a los educadores iniciar sesión en Office 365 y empezar a usar Teams. Este paso permite a los educadores familiarizarse con el producto que van a usar para interactuar con los alumnos y entrenarlos. La familiarización y el entrenamiento de los educadores, con la variedad de recursos vinculados a continuación, es un paso esencial para garantizar una implementación sin problemas. Normalmente, unos días para que los profesores completen este paso es adecuado, para recibir entrenamiento y familiarizarse con Teams. Los pasos de la fase 1 incluyen:

1. Cree todas las cuentas de profesores en Microsoft Entra ID y asigne licencias mediante School Data Sync, PowerShell, Microsoft Entra Connect o licencias basadas en grupos.

Importante

No habilite ni modifique licencias ni planes de servicio para más de 50 000 usuarios al día:

• Si licencia a los usuarios en SDS o PowerShell, no cargue archivos CSV con más de 50 K nuevos usuarios al día.
• Si licencia a los usuarios en Licencias basadas en grupos, no seleccione grupos superiores a 50 000 usuarios.

2. Habilite Teams y configure la directiva de Teams, aquí encontrará instrucciones.

3. Entrene a los educadores para que usen Teams, instrucciones aquí y aquí.

4. Entrene a los líderes escolares para que usen Teams, instrucciones aquí y aquí.

5. (Opcional) Habilite el sistema de administración de aprendizaje (LMS) para la integración de reuniones de Teams, aquí encontrará instrucciones.

Fase 2: Habilitación de alumnos para Teams

Esta fase permitirá a los alumnos iniciar sesión en Office 365 y empezar a usar Teams. Los pasos son 1) TI crea cuentas Microsoft Entra y distribuye credenciales a cada alumno y 2) Los alumnos usan un flujo web para conceder licencias Office 365 y, a continuación, empezar a usar Teams. Los pasos de la fase 2 incluyen:

1. Cree todas las cuentas de Student en Microsoft Entra. El objetivo de este paso es permitir que los alumnos con una identidad y credenciales que puedan usar para iniciar sesión en O365 y Teams, una vez que tengan licencia. Solo debe crear y conceder licencias a las cuentas de alumnos que quiera usar Office 365. Este paso se puede realizar mediante una variedad de herramientas: Microsoft Entra Connect, SDS, PowerShell, etc.

2. Habilitación de licencias: pida a los alumnos que reclame sus licencias A1 Office 365 gratuitas o que apliquen licencias a las cuentas de los alumnos directamente. Si hay alumnos que no necesitan una licencia (por ejemplo, la escuela primaria temprana), no aprovisione licencias para ellos. Instrucciones de decisión a continuación:

   a. Si su organización tiene menos de 200 000 usuarios, aplique licencias a los alumnos, siguiendo el límite de velocidad de licencia de 50 000 días.

   b. Si su organización supera los 200 000 usuarios, trabaje con el equipo de incorporación de EDU para optimizar el rendimiento.

3. Distribuya nombres de usuario y contraseña a Students para que puedan iniciar sesión y empezar a usar Office 365 y Teams. Si usa licencias de notificaciones automáticas, también deberá incluir instrucciones para reclamar una licencia a través de https://aka.ms/StudentTeamSetup. Entre los medios típicos para obtener a los alumnos sus credenciales de inicio de sesión se incluyen:

   a. Email nombre de usuario y contraseñas para padres y tutores

   b. Creación de nombres de usuario y contraseña con valores y atributos identificables por el usuario

   c. Imprimir combinaciones de nombre de usuario y contraseña, y enviar correo a los alumnos

4. Una vez que haya iniciado sesión en Office 365, los alumnos pueden descargar la aplicación teams para su dispositivo: PC, Mac, Android o iOS. Las direcciones URL de las descargas de Teams están aquí.

5. Entrenar a los alumnos sobre cómo usar Teams, instrucciones aquí y aquí.

Fase 3: Los educadores comienzan a crear y usar equipos de clase

Esta fase permitirá que profesores y alumnos empiecen a usar Equipos de clase para el aprendizaje remoto. A partir de la aplicación Teams, los educadores pueden crear Teams para cada clase y agregar los alumnos a cada clase. Esta es la forma más rápida y flexible para que los educadores usen Teams. Los pasos de la fase 3 incluyen:

1. Los educadores deben seguir las instrucciones que se indican aquí.

Fase 4 (opcional): use SDS para "aprovisionar previamente" clases en Microsoft Entra ID para que los educadores puedan configurar sus equipos más rápido

Esta fase es opcional. SDS "aprovisiona previamente" las clases en Microsoft Entra ID para cada educador para que puedan crear el equipo más fácilmente si así lo desean. SDS almacena la información de clase y lista en forma de grupo de Office 365 y la pone a disposición de la aplicación Teams para que cada educador cree sus equipos. La creación de las clases en Microsoft Entra ID requiere un administrador de TI global dentro del inquilino y Microsoft proporcionará asistencia gratuita a TI a lo largo de esta fase desde el equipo de incorporación de EDU. Una vez implementadas las clases por TI, los educadores usarán la aplicación Teams para crear equipos eligiendo sus clases a las que están asociadas. Los pasos de la fase 4 incluyen:

1. Prepare y valide los datos para las secciones y listas de SDS, instrucciones aquí. Requiere que se rellenen los section.csv, teacherroster.csv y studentenrollment.csv.
2. Los administradores crean grupos de clases en Microsoft Entra ID mediante SDS, instrucciones aquí.
3. Los educadores crean sus equipos de clase y durante la configuración: agregue Students seleccionando el grupo de clases creado por SDS, guía aquí.
4. Capture las lecciones aprendidas y comparta los procedimientos recomendados para la fase 5.

Guía para organizaciones grandes

Si su organización es grande, con más de 200 000 alumnos y profesores, debe interactuar con Microsoft a través de FastTrack o el Administrador de cuentas de Microsoft local antes de implementar en Office 365. En esta sección se documenta varios límites, recomendaciones y procedimientos recomendados para implementar organizaciones grandes:

1. Límites de objetos:

   a. Cada inquilino de EDU tiene un "límite de objetos Microsoft Entra".

   b. Los objetos que se cuentan con este límite son usuarios, grupos, contactos y dispositivos.

   c. Se producirá un error al intentar crear objetos que superen el límite establecido.

   d. Los límites de objetos predeterminados para Office 365 inquilinos EDU son de 50 K cuando se crean por primera vez.

   e. Los límites de objetos predeterminados aumentan automáticamente a 300 000 una vez que se agrega un dominio personalizado y se comprueba EDU.

   f. Si necesita un aumento del límite de objetos, abra una incidencia de Office 365 y póngase en contacto con el equipo de incorporación de EDU.

2. Licencias de A1 gratis:

   a. Cada inquilino edu recién creado recibe licencias de prueba de A1 gratis.

   b. Una vez comprobado un inquilino edu, el inquilino puede agregar 500 000 licencias de profesores A1 y 1M A1 Licencias de estudiante, de forma gratuita. No asigne licencias a una tasa de más de 50 000 por día.

3. Diseño de inquilinos y usuarios:

   a. Los inquilinos no deben incluir más de 1 M de usuarios. Este no es un límite difícil, pero los inquilinos grandes tardan más tiempo en implementarse inicialmente, requieren un planeamiento y aprobaciones exhaustivos y son más difíciles de administrar las tareas administrativas diarias debido a la escala.

   b. Los educadores y los alumnos deben estar ubicados en el mismo inquilino, para que la comm/collab sea perfecta dentro de Teams.

   c. Si divide los inquilinos porque su organización supera 1 M:

   i. Divida los usuarios por región geográfica para reducir el número de inquilinos a las migraciones de inquilinos necesarias horas extra.

   ii. Agregar invitados a un inquilino cuenta con el límite de objetos de inquilino.

   Iii. Agregar más inquilinos da como resultado más tiempo para la administración centralizada: cada cambio administrativo x número de inquilinos.

   Iv. Planee las migraciones de inquilino a inquilino, a medida que los educadores y los alumnos se muevan.

   V. Engage con el equipo de incorporación de EDU después de crear los inquilinos, pero antes de las licencias masivas de los usuarios (o lo antes posible después de empezar a asignar licencias) para optimizar el rendimiento y el escalado dentro del ecosistema de O365. Antes de conceder licencias a los usuarios, pida a Microsoft que distribuya los inquilinos entre varias instancias de servicio (particiones) dentro de la misma región geográfica para ayudar a optimizar el proceso de incorporación.

4. Consideraciones sobre el tiempo:

   a. Planee el tiempo para conceder licencias a los usuarios. Si asigna licencias a un gran número de usuarios a la vez, puede tardar tiempo en procesar a todos los usuarios. Se recomienda limitar las asignaciones a 50 000 por día por inquilino.

   b. Planee el tiempo para entrenar a educadores y estudiantes.

   c. Planee el tiempo para distribuir cuentas de usuario.

   d. MS Graph limita la creación de usuarios, grupos y cambios de pertenencia a 72 000 por inquilino y hora.

   e. El rendimiento de MS Graph puede verse afectado por las acciones controladas por el usuario dentro del inquilino.

   f. El rendimiento de MS Graph puede verse afectado por otras tareas de administración de TI en competencia dentro del inquilino.

   g. PowerShell, SDS, AAD Connect y la solución de aprovisionamiento personalizado agregan objetos y pertenencias a través de MS Graph a diferentes velocidades.