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Guía de Office 365 A1 Plus

El 1 de agosto de 2024, Microsoft retirará el programa Office 365 A1 Plus, una suscripción gratuita de Office que incluye aplicaciones de escritorio de Office para escuelas calificadas que compraron toda la institución de Office para profesores y personal a través de Enrollment for Education Solutions (EES), Open Value Subscription Education Solutions (OVS-ES), Proveedor de soluciones en la nube (CSP) o un contrato escolar. Este programa se introdujo en 2015 para facilitar la carga de aprovisionamiento para TI de mover usuarios a la nube. Aunque la intención era ayudar a las escuelas con su transición, también introdujo un nivel de complejidad que conduce a problemas de cumplimiento para nuestros clientes, con muchos involuntariamente no conformes. En la actualidad, las licencias de Microsoft 365 A3 y A5 son más fáciles de asignar, tanto para satisfacer los requisitos de nuestros clientes como para la necesidad de un programa de transición. Todas las licencias de Office 365 A1 Plus existentes expirarán a partir del 1 de agosto de 2024.

Esta guía está pensada para ayudar a los administradores de TI a comprender el cambio de licencia planeado y lo que deben hacer para administrar el cambio y mitigar cualquier impacto en el usuario.

Paso 1: Buscar Office A1 Plus en el inquilino

Para planear este cambio, los administradores de TI deben identificar primero si tienen licencias de A1 Plus presentes o asignadas dentro de su inquilino de Microsoft 365 Educación. Siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de Administración de Microsoft 365:https://admin.microsoft.com

  2. En el menú de navegación del lado izquierdo de la pantalla, seleccione Facturación>de sus productos.

  3. Identificar cualquier instancia de la Office 365 A1 Plus para profesores y Office 365 A1 Plus para licencias asignadas por estudiantes

    Captura de pantalla de la lista de productos.

Paso 2: Identificar usuarios con A1 Plus

Si ha identificado licencias de A1 Plus asignadas a usuarios dentro del inquilino, debe identificar qué usuarios tienen asignadas estas licencias. Siga estos pasos:

  1. Vaya al portal de administración de Microsoft 365: https://admin.microsoft.com
  2. En el menú de navegación del lado izquierdo de la pantalla, seleccione Usuarios>usuarios activos
  3. Cree un filtro para cada sku de A1 Plus:
    1. Seleccione el botón Filtrar y elija Nuevo filtro.
    2. Proporcione un nombre para el filtro.
    3. En Licencia de producto asignada, seleccione A1 Plus para profesores.
    4. Seleccione Agregar
  4. Repita estos pasos para crear un segundo filtro A1 Plus para Student.
  5. Para ver la lista de usuarios asociados a A1 Plus, seleccione Filtrar> seleccione el filtro personalizado.
  6. Seleccione el botón de puntos suspensivos (...) y seleccione Exportar usuarios.
  7. Revise el archivo CSV exportado para revisar los usuarios con licencias de A1 Plus asignadas

Paso 3: Planear cambios de licencia

Una vez que identifique los usuarios de A1 Plus dentro de su entorno, puede empezar a planear los próximos cambios. Estas preguntas clave ayudan a planear este cambio:

¿Qué licencia quiero que se asigne a mis usuarios una vez que se retire A1 Plus?

Los responsables de TI o del sistema deben decidir qué usuarios de licencias de Microsoft deben asignarse como licencias de A1 Plus. Descargue esta infografía de Microsoft 365 Educación para obtener información sobre qué conjunto es adecuado para su escuela y revise la Guía de comparación de licencias de Microsoft Education y la Descripción del servicio Microsoft Education para obtener información detallada para informar sobre su decisión. Si es necesario, póngase en contacto con el proveedor de servicios de licencias de Microsoft o póngase en contacto con Ventas.

¿Qué debo hacer para los usuarios con A1 Plus y otras licencias asignadas?

Microsoft 365 admite la asignación de varias licencias a los usuarios. Si los usuarios de su organización tienen A1 Plus y otra licencia asignada, la licencia de A1 Plus se quitará el 1 de agosto de 2024. Si la licencia secundaria asignada es la licencia prevista y correcta, la asignación de licencia secundaria se conservará a medida que se quite la licencia de A1 Plus. En este escenario, no es necesario realizar ningún cambio. Si la licencia secundaria es una licencia A1 gratuita, estos usuarios perderán el acceso a la versión de escritorio de las aplicaciones cliente Office 365, por lo que planean dirigir a los usuarios a las aplicaciones web en su lugar. Si la licencia secundaria no es suficiente para satisfacer las necesidades del usuario, deberá asignar la licencia deseada además de la licencia A1 Plus y, opcionalmente, puede anular la asignación de la licencia A1 Plus antes del cambio planeado.

¿Qué ocurrirá para los usuarios con solo licencias A1 Plus asignadas?

Para cualquier usuario con A1 Plus como única asignación de licencia, Microsoft moverá automáticamente estos usuarios a una licencia A1, el 1 de agosto de 2024. Si este es el resultado deseado para la organización y los usuarios de A1 Plus, no es necesario hacer nada. Los usuarios de A1 ya no tendrán acceso a los clientes de escritorio de Office 365 cuando se produzca este cambio (1 de agosto de 2024) y tendrán que empezar a usar las aplicaciones web de Office incluidas con la licencia de Office 365 A1. Microsoft recomienda comunicar la escala de tiempo de cambios al rellenado de usuarios, junto con cómo acceder a la Office 365 Web Apps. Microsoft ha creado una guía del usuario final que las escuelas pueden personalizar con su propia personalización de marca y escala de tiempo para comunicarse con los usuarios finales. Obtenga la guía del usuario final para ayudar a comunicarse con los usuarios finales. Si desea asegurarse de que los usuarios pueden seguir usando las aplicaciones de escritorio Office 365, debe asignar una licencia, que incluya aplicaciones de escritorio, como la licencia de Microsoft 365 A3 o Microsoft 365 A5.

¿Cuándo debo mover usuarios de A1 Plus a otra licencia?

Si decide que los usuarios se deben mover a una licencia A3 o A5, puede iniciar estos cambios en cualquier momento antes del 1 de agosto de 2024, fecha en la que se usan herramientas como licencias basadas en grupos o PowerShell. Si tiene previsto que los usuarios de A1 Plus se muevan a A1, también puede realizar estos cambios en cualquier momento antes del 1 de agosto de 2024, fecha de retirada para alinearse mejor con los objetivos de la organización, la estrategia de comunicación y la escala de tiempo. Si no mueve de forma proactiva a los usuarios a una licencia alternativa, se moverán automáticamente a una licencia A1 el 1 de agosto de 2024.

¿Puedo asignar a los nuevos usuarios una licencia de A1 Plus?

Si implementó Microsoft 365 y tiene cambios continuos con el rellenado de usuarios finales, es posible que ya asigne licencias como parte del proceso de aprovisionamiento de usuarios. Independientemente del método que use para asignar a los nuevos usuarios sus licencias, debe revisar estos procesos para asegurarse de que ya no aprovisiona A1 Plus después del 1 de agosto de 2024. Si intenta asignar una licencia de A1 Plus después del 1 de agosto de 2024, la asignación de licencias no se ejecutará, ya que las licencias de A1 Plus ya no estarán presentes y estarán disponibles para asignarlas dentro del inquilino.

¿Qué debo comunicar a los usuarios?

Si tiene usuarios que pasan de A1 Plus a A1, debe informar a los usuarios finales de que la versión de escritorio de las aplicaciones de Office 365 ya no estará disponible y, en su lugar, tendrán que acceder a las aplicaciones web de Office 365. Microsoft ha creado una guía del usuario final que las escuelas pueden personalizar con su propia personalización de marca y escala de tiempo para ayudar a comunicar este cambio con los usuarios finales.

Si tiene usuarios que pasan de A1 Plus a una licencia A3 o A5, puede compartir todas las nuevas características y mejoras asociadas a la actualización de la licencia.

Paso 4: Actualización de licencias de usuario

Una vez que haya determinado si el inquilino tiene licencias A1 Plus asignadas, planeadas para el cambio y adquiridas las licencias adicionales necesarias, deberá implementar el plan y actualizar las licencias de usuario en consecuencia. Hay varias maneras de actualizar las licencias de usuario. Los métodos más comunes usan Administración de Microsoft 365 Portal, PowerShell y Licencias basadas en grupos.

Portal de Administración de Microsoft 365

El portal de Administración de Microsoft 365 es una excelente ubicación para realizar cambios ad hoc en las licencias y los cambios de licencia para poblaciones de usuarios pequeños. Dado que cada cambio es manual, este no es un método ideal para realizar cambios en cientos o miles de usuarios finales. Sin embargo, el portal de Administración de Microsoft 365 es adecuado para realizar cambios en 100 o menos usuarios. El portal proporciona funcionalidades de búsqueda y filtrado personalizado para las listas de usuarios, lo que le permite buscar y dirigirse fácilmente a las personas específicas que piensa actualizar. El portal también permite seleccionar varios usuarios, hasta 40 a la vez, para realizar cambios de licencia de forma masiva. Para acceder a los cambios de licencia y aprovechar el portal de Administración de Microsoft 365:

  1. Vaya al portal de Administración de Microsoft 365https://admin.microsoft.com
  2. En el menú de navegación del lado izquierdo de la pantalla, vaya a Usuarios>activos
  3. Seleccione los usuarios que desea actualizar.
  4. En el panel flotante del lado derecho de la pantalla, seleccione Licencias y aplicaciones.
  5. Seleccione la licencia que desea asignar y anule la selección de la licencia de A1 Plus.
  6. En la sección Aplicaciones , anule la selección de las aplicaciones y el plan de servicio que quiera deshabilitar.
  7. Seleccione Guardar cambios.

Consulte Asignación de licencias a usuarios en la Centro de administración de Microsoft 365 para obtener más detalles.

Licencias basadas en grupos

Las licencias basadas en grupos son un excelente método para administrar las licencias de forma masiva para Microsoft 365 Educación inquilinos. Se trata de un servicio premium que requiere licencias de Microsoft Entra ID P1 o P2 y está disponible en el Centro de Microsoft Entra Administración. Licencias basadas en grupos permite a un administrador de TI asignar licencias basadas en la pertenencia a grupos, por lo que agregar usuarios a uno de estos grupos asignará automáticamente la licencia correcta y prevista en función de la pertenencia y la regla del grupo. Las licencias basadas en grupos admiten Microsoft Entra grupos de seguridad, grupos de seguridad sincronizados desde AD local y grupos de seguridad dinámicos en Microsoft Entra ID.

Consulte ¿Qué es las licencias basadas en grupos ? para obtener más información sobre las licencias basadas en grupos y sus requisitos de licencia.

Consulte Asignación de licencias a un grupo para obtener más información sobre cómo empezar a usar licencias basadas en grupos.

PowerShell

PowerShell sigue siendo uno de los métodos más populares para administrar licencias en Microsoft 365. PowerShell permite a los administradores de TI administrar rápidamente miles de usuarios con solo unas pocas líneas de código. Los scripts de PowerShell suelen estar a medida y se pueden usar para la automatización del aprovisionamiento de nuevos usuarios y la asignación de licencias, así como para la administración ad hoc y los cambios con licencias de usuario, como quitar una licencia de A1 Plus y reemplazarla por otra. Para obtener algunos ejemplos y scripts excelentes de PowerShell para asignar y actualizar licencias, consulte Asignación de licencias de Microsoft 365 a cuentas de usuario con PowerShell.