Autorregistro en Office 365 Educación: Preguntas técnicas más frecuentes

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Office 365 Educación proporciona registro de autoservicio para sus alumnos, profesores y personal mediante sus direcciones de correo electrónico de la escuela. Después de registrarse, los alumnos y profesores pueden empezar a trabajar con Office 365 de inmediato. Revise las preguntas más frecuentes para obtener más información sobre Office 365 Educación beneficios para sus alumnos, profesores y personal.

¿Cómo se facilitará el inicio de sesión en Office 365 para los alumnos, profesores y miembros del personal?

Los alumnos, profesores y personal que tengan direcciones de correo electrónico de la escuela válidas pueden registrarse y usar Office 365 servicios, incluidos OneDrive para la Empresa. Microsoft permite que los alumnos, profesores y personal se registren para Office 365 simplemente con sus direcciones de correo electrónico de la escuela.

¿Qué significa eso para mi institución?

• Supuesto 1: el centro educativo ya tiene un entorno de Office 365 con cuentas de alumnos.

En este escenario, si un alumno, profesor o personal ya tiene una cuenta profesional o educativa en el inquilino (por ejemplo, contoso.edu) pero aún no tiene Office 365 A1, Microsoft simplemente activa el plan para esa cuenta y el alumno, profesor o personal recibe automáticamente una notificación de los servicios adicionales.

• Supuesto 2: el centro educativo tiene un entorno de Office 365 sin cuentas de alumnos.

En este escenario, el alumno, profesor o personal aún no tiene acceso a ningún servicio de Office 365. En este caso, el estudiante, profesor o personal puede registrarse en Office 365 Educación y se le da automáticamente una cuenta. De esa manera, el alumno, profesor o miembro del personal obtendrá acceso a los servicios que se incluyen en Office 365 A1. Por ejemplo, si un alumno llamado Sara usa su dirección de correo electrónico de la escuela (por ejemplo, Sara@contoso.edu) para registrarse, Microsoft agrega automáticamente Sara como usuario en el entorno de contoso.nmicrosoft.com Office 365 y activa Office 365 A1 para esa cuenta.

¿Cómo afecta esto a la seguridad y el cumplimiento?

Con OneDrive para la Empresa, al igual que con todos los servicios de Office 365, los administradores de TI mantienen el control. El Centro de administración de Microsoft 365 proporciona una ubicación única desde la que los administradores pueden gestionar todos los aspectos de OneDrive para la Empresa, como la administración de la colección de sitios y de los perfiles de usuario, la configuración de búsqueda y detección, la administración de permisos y la creación de informes, entre otras opciones. Además del control centralizado, los administradores pueden administrar numerosos aspectos relacionados con los usuarios y el contenido, como la administración de acceso, la asignación de almacenamiento y las limitaciones de uso compartido de contenido. Las opciones de administración de cumplimiento incluyen controles selectivos, e-Discovery y resúmenes del uso actual que se pueden usar para administrar el cumplimiento e investigar las áreas que requieren atención. Para obtener más información sobre cómo administrar la seguridad y el cumplimiento con OneDrive para la Empresa, consulte OneDrive para la Empresa.

¿Qué pasos debemos seguir para hacer que esté disponible para los alumnos, profesores y miembros del personal?

No hay ninguna acción administrativa que su institución necesite realizar para inscribirse en la mayoría de los países o regiones. (En algunos países o regiones, debe participar siguiendo los pasos que se indican a continuación en Pasos de participación necesarios para algunos países o regiones). Puede comunicar la disponibilidad de Office 365 A1 a sus alumnos, profesores y personal mediante el uso de contenido del kit de herramientas de marketing de Office 365 Campus. El kit de herramientas incluye plantillas de correos electrónicos, pósteres y banners web, entre otros, que podrá usar para informar a los alumnos, profesores y miembros del personal. Póngase en contacto con su representante de Microsoft si tiene preguntas específicas sobre los pasos que debería tomar su escuela.

Importante

Si su institución tiene varios dominios de correo electrónico, es aconsejable que todas las extensiones de direcciones de correo electrónico estén en el mismo inquilino. Para ello, antes de que los alumnos, profesores y personal se registren para Office 365 A1, cree el inquilino de Office 365 principal y agregue todos los dominios de dirección de correo electrónico a ese inquilino. Es importante que haga esto en primer lugar, ya que no existe una forma automatizada de mover usuarios entre inquilinos una vez que ya se han creado.

Participar en los pasos necesarios para algunos países o regiones

Los clientes de determinados países o regiones deben participar para permitir que los nuevos usuarios se unan a los inquilinos Office 365 existentes. En esos países o regiones, para poner Office 365 A1 a disposición de los alumnos y profesores, siga los pasos que se indican a continuación.

Nota:

Necesitará usar Windows PowerShell para completar los pasos. Para empezar con Windows PowerShell, consulte Introducción a Windows PowerShell.

Nota:

Los módulos de PowerShell de Azure AD y MSOnline quedarán obsoletos a partir del 30 de marzo de 2024. Para obtener más información, lea la actualización de desuso. Después de esta fecha, el soporte técnico de estos módulos se limita a la asistencia para la migración al SDK de Microsoft Graph PowerShell y a las correcciones de seguridad. Los módulos obsoletos seguirán funcionando hasta el 30 de marzo de 2025.

Se recomienda migrar a Microsoft Graph PowerShell para interactuar con Microsoft Entra ID (anteriormente Azure AD). Para obtener respuesta a las preguntas más comunes sobre la migración, consulte las Preguntas frecuentes sobre la migración. Nota: Las versiones 1.0.x de MSOnline pueden experimentar interrupciones después del 30 de junio de 2024.

1. Si usa Windows 7, instale Microsoft Online Services Sign-In Assistant para profesionales de TI. Descárguelo aquí. Este paso no es necesario para Windows 8 y versiones posteriores.

2. Si aún no lo ha hecho, instale la versión más reciente de 64 bits del módulo de Azure Active Directory para Windows PowerShell.

   • Después de seleccionar el vínculo, seleccione Ejecutar para ejecutar el paquete de instalación.

3. Abra Windows PowerShell y escriba los siguientes comandos:

   • Import-Module MsOnline

   • Connect-MsolService

4. En el cuadro de diálogo, escriba el nombre de usuario y la contraseña de Office 365.

5. Escriba el siguiente comando Windows PowerShell para permitir que los nuevos usuarios se unan automáticamente a su inquilino de Office 365:

   Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $true

¿Qué significa esto para el profesorado y el personal que ya está usando Office 365?

No hay ningún cambio para las personas que ya usan Office 365 para los planes de la Facultad. Sin embargo, dado que pueden suscribirse nuevos usuarios al servicio en cualquier momento, deberá asegurarse de revisar la configuración de permisos del sitio de SharePoint (si procede).

Importante

Si los alumnos, profesores y miembros del personal usan por primera vez el entorno de Office 365, los profesores y miembros del personal deben asegurarse de que sus sitios tienen permisos de grupo adecuados con acceso de lectura o escritura. Para obtener información sobre la configuración de permisos, consulte Compartir documentos o carpetas en Office 365 y Permisos en Office 365.

¿Cómo afectará esto a la forma en que administro las identidades de los usuarios de mi institución actualmente?

Si su escuela ya tiene un entorno de Office 365 existente con cuentas de alumnos, la administración de identidades no cambia.

Si su escuela ya tiene un entorno de Office 365 existente sin cuentas de alumno, Microsoft crea un usuario en el inquilino y asigna licencias basadas en la dirección de correo electrónico de la escuela del alumno. Esto significa que el número de usuarios que administra en un momento determinado aumenta a medida que los alumnos, profesores y personal se suscribe al servicio.

Si administra el directorio local y usa Servicios de federación de Active Directory (AD FS) (AD FS), Microsoft no agrega usuarios al inquilino y los alumnos, profesores y personal que intenten unirse al inquilino recibirán un mensaje para ponerse en contacto con el administrador de su institución.

Si su centro educativo no tiene un entorno de Office 365 conectado a su dominio de correo electrónico, no hay ningún cambio en la forma de administrar la identidad. Los alumnos, profesores y personal se agregan a un nuevo directorio de usuarios solo en la nube y tiene la opción de elegir asumir el cargo como administrador de inquilinos y administrarlos.

¿Cuál es el proceso para administrar un inquilino creado por Microsoft para los alumnos?

Si un inquilino ha sido creado por Microsoft, puede reclamar y administrar dicho inquilino siguiendo estos pasos:

1. Únase al inquilino con un correo electrónico que coincida con el dominio del inquilino que desea administrar. Por ejemplo, si Microsoft creó el inquilino contoso.edu, debe unir el inquilino con una dirección de correo electrónico que termine con @contoso.edu.

2. Control de administración de notificaciones mediante la comprobación de la propiedad del dominio: una vez que esté en el inquilino, puede promoverse al rol de administrador comprobando la propiedad del dominio. Para ello, en Office 365, elija Configuración, elija Office 365 configuración y, a continuación, elija Convertirse en administrador.

Si tengo varios dominios, ¿puedo controlar el espacio empresarial de Office 365 al que se agregan los alumnos, profesores y miembros del personal?

Si no hace nada, se crea un inquilino para cada dominio de correo electrónico de alumno y subdominio.

Si desea que todos los alumnos, profesores y miembros del personal estén en el mismo espacio empresarial independientemente de sus extensiones de dirección de correo electrónico:

• Cree un inquilino de destino con antelación o utilice un inquilino existente y agregue todos los dominios y subdominios existentes que quiera que se consoliden en ese inquilino. A continuación, todos los alumnos, profesores y personal con direcciones de correo electrónico que terminan en esos dominios y subdominios se unen automáticamente al inquilino de destino cuando se registren.

Importante

No hay ningún mecanismo automatizado compatible para mover usuarios de un inquilino a otro una vez que se han creado. Para obtener más información sobre este proceso, vea Agregar usuarios y un dominio a Office 365.

Si agrego un dominio a Office 365, ¿se verá afectado el flujo de correo electrónico? ¿Qué pasa si el dominio configura Exchange Online como autoritativo de forma predeterminada?

Los subdominios se agregan a Exchange Online como dominios "autoritativos" aceptados si el dominio raíz en Office 365 está configurado para el correo electrónico en Exchange Online. Asegúrese de configurar también el dominio como dominio de retransmisión interna no autoritativo. Modifique los conectores de envío según corresponda. Para obtener más información, consulte Administrar dominios aceptados en Exchange Online.

¿Cómo puedo evitar que los alumnos se unan al inquilino actual de Office 365?

Puede seguir los pasos siguientes para evitar que los alumnos, profesores y miembros del personal se unan al espacio empresarial actual de Office 365. Si bloquea esto, se producirá un error en los intentos de inicio de sesión de los alumnos y se les dirigirá a ponerse en contacto con el administrador de su institución.

Estos pasos requieren el uso de Windows PowerShell. Para empezar a trabajar con Windows PowerShell, consulte la Guía de introducción a PowerShell.

Para realizar los pasos siguientes, debe instalar la versión más reciente de 64 bits del módulo de Azure Active Directory para Windows PowerShell.

Después de seleccionar el vínculo, seleccione Ejecutar para ejecutar el paquete de instalación.

Deshabilitar la distribución automática de licencias: utilice esta secuencia de comandos de Windows PowerShell para deshabilitar las distribuciones automáticas de licencias para los usuarios existentes. Para deshabilitar la distribución automática de licencias para los usuarios existentes:

• Set-MsolCompanySettings -AllowAdHocSubscriptions $false

Para habilitar la distribución automática de licencias para los usuarios existentes:

• Set-MsolCompanySettings -AllowAdHocSubscriptions $true

Deshabilitar la opción de unión automática al inquilino: utilice este comando de Windows PowerShell para evitar que los nuevos usuarios se unan a un inquilino administrado:

Para deshabilitar la unión automática al inquilino para nuevos usuarios:

• Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $false

Para habilitar la unión automática al inquilino para nuevos usuarios:

• Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $true

Nota:

Si sigue estos pasos para evitar que los usuarios se unan, el proceso de abastecimiento actual de Student Advantage permanecerá en su lugar. Para obtener más información, consulte Office 365 Educación.

¿Cómo puedo comprobar si el bloqueo del inquilino está activado?

Utilice la siguiente secuencia de comandos de Windows PowerShell:

Get-MsolCompanyInformation | fl allow*

¿Los alumnos de mi institución pueden beneficiarse de esta oferta si bloqueamos el correo electrónico externo?

La verificación por correo electrónico es necesaria para registrarse de autoservicio para estudiantes, profesores y personal que no tienen una cuenta. Aunque este enfoque es la manera más sencilla de comprobar que un alumno es apto, si crea un inquilino con cuentas de usuario (por ejemplo, lo hizo con un archivo CSV, un cmdlet de PowerShell o DirSync), los alumnos, profesores y personal pueden aprovechar la característica de licencia automática para obtener acceso a los servicios que proporcionamos.

¿Puedo combinar varios inquilinos de Office 365?

No. A partir de hoy, no se pueden combinar inquilinos.

¿Cómo puedo saber cuándo se han unido nuevos usuarios al espacio empresarial?

Se asigna una licencia única a los alumnos, profesores y miembros del personal que se hayan unido al espacio empresarial como parte de este programa, con la cual puede aplicar un filtro en el panel de usuarios activos del panel de administración.

Para crear esta nueva vista, en el Centro de administración de Microsoft 365, vaya a Usuarios > usuarios activos y, en el menú Seleccionar una vista, seleccione Nueva vista. Asigne un nombre a la nueva vista y, en Licencia asignada, seleccione Office 365 A1 para Estudiantes o Office 365 A1 para Profesorado. Una vez creada la nueva vista, podrá ver a todos los alumnos, profesores y personal del inquilino que se han inscrito en este programa.

¿Afecta esto a la forma en que administro la seguridad de OneDrive y SharePoint?

Asegurarse de revisar las directivas de usuario y la configuración de permisos del sitio de SharePoint (si corresponde). Si los alumnos, profesores y miembros del personal usan por primera vez el espacio empresarial de Office 365, los profesores y miembros del personal deben asegurarse de que sus sitios y OneDrive tienen los permisos de grupo adecuados para los alumnos. Para obtener información sobre la configuración de permisos, consulte Compartir documentos o carpetas en Office 365 y Permisos en Office 365.

¿Debería estar preparado para alguna otra cuestión?

• Puede experimentar un aumento de solicitudes de recuperación de contraseña. Para obtener más información sobre este proceso, vea Restablecer la contraseña de un usuario.

• Para los alumnos que sean menores de 13 años, debe seguir facilitando licencias para alumnos mediante el sistema de licencias estándar de Student Advantage.

• Puede eliminar un usuario del inquilino mediante el proceso estándar en el Centro de administración de Microsoft 365. Sin embargo, si el usuario sigue siendo un estudiante, profesor o personal activo con una dirección de correo electrónico activa de su institución, podrá volver a unirse a menos que bloquee la incorporación de todos los alumnos, profesores y personal.

Información general sobre las licencias de Office 365

Una licencia de Office 365 A1 se asigna automáticamente cuando un estudiante o profesor/miembro del personal usa el proceso de registro de autoservicio. Los administradores de Office 365 también pueden asignar licencias mediante los procesos estándar de asignación. La disponibilidad de estas licencias no afecta a las preferencias establecidas anteriormente en la asignación de licencias.

A continuación, le mostramos las respuestas a algunas preguntas adicionales sobre licencias.

• ¿Por qué aparecieron 500 licencias de Office 365 A1 en mi inquilino de Office 365?

Microsoft le ha proporcionado estas licencias en su inquilino de Office 365 para que le resulte más fácil proporcionar este beneficio a sus alumnos, profesores y personal. Para las escuelas que permiten a los alumnos, profesores y personal autoaprovisionarse, puede apuntarlos a la página de inicio de sesión y después de comprobar que se les asigna automáticamente una de estas licencias. También puede asignar esas licencias mediante los procesos estándar, a través Centro de administración de Microsoft 365.

• ¿Debería seguir viendo las licencias de Office 365 A1 en mi inquilino si he desactivado el autoservicio de registro?

Sí. La disponibilidad de estas licencias no afecta a la capacidad de administrar el proceso de aprovisionamiento. Si la institución eligió bloquear el aprovisionamiento automático, no se produce ninguna asignación automática de licencias.

• Dado que Microsoft ha agregado estas licencias, ¿significa que ahora podré ver las nuevas cuentas de alumnos o profesores y miembros del personal en mi inquilino?

No. Puede controlar si los alumnos, profesores y miembros del personal pueden unirse por su cuenta al espacio empresarial. Si desea desactivar el autoaprovisionamiento, revise la información que se muestra a continuación.

• ¿Quién administra la comprobación de la elegibilidad de esas licencias?

  • En el caso de inquilinos no administrados, Microsoft es el responsable de la comprobación. Los alumnos, profesores y personal individual reciben un correo electrónico a la cuenta institucional que usaron para calificar para la oferta con el fin de determinar la elegibilidad continua.

  • En el caso de los inquilinos administrados por TI de la escuela, es responsable de administrar el acceso continuo a las suscripciones y asegurarse de que los alumnos, profesores y personal sean aptos para la Office 365 de la oferta Students, Faculty y Staff, incluida la elegibilidad después de la graduación, el cambio del estado de estudiante a tiempo completo, etc.

Office 365 Educación y la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA)

La FERPA impone obligaciones a las entidades educativas de Estados Unidos sobre el uso o la divulgación de registros académicos de estudiantes, incluidos el correo electrónico y los datos adjuntos. Microsoft cumple con las restricciones de uso y divulgación impuestas por la FERPA que limitan el uso por parte de Microsoft de los registros educativos de los estudiantes, así como con el acuerdo de no analizar mensajes de correo electrónico ni documentos con fines publicitarios en los servicios de Office 365.

A continuación, le mostramos las respuestas a algunas preguntas frecuentes.

• ¿Contradice de algún modo la capacidad de inicio de sesión de autoservicio en Office 365 el cumplimiento de la FERPA cuando un centro educativo aún no ha creado un inquilino de Office 365?

El cumplimiento de FERPA no es un problema cuando la escuela no administra el inquilino de Office 365. En este escenario, la escuela no tiene control administrativo y no se espera que acceda o use los registros educativos de alumnos, profesores y personal, por lo tanto, FERPA no se aplica.

Independientemente, Microsoft se compromete a garantizar la seguridad y privacidad de los nuevos usuarios en los inquilinos no administrados de Office 365, tal como hace con los clientes existentes de Office 365.

• En un escenario en el que una escuela no ha creado un inquilino Office 365, las direcciones de correo electrónico pueden hacerse visibles en dominios no administrados cuando los documentos se comparten entre sí. En este escenario, las escuelas no tienen la capacidad de controlar esto. ¿Esto afecta al cumplimiento de FERPA por parte de una escuela?

En el escenario en el que la escuela no administra el Office 365 inquilino, la escuela no es el administrador del inquilino. El administrador del inquilino de Office 365 es Microsoft. Como resultado, no surge la cuestión del cumplimiento de la escuela con FERPA.

• Cuando un centro educativo toma el control de un inquilino no administrado, ¿cómo puede seguir el centro cumpliendo las disposiciones de la FERPA?

Según la FERPA, los centros educativos pueden divulgar, sin consentimiento previo, información de "directorio", como el nombre, la dirección, el número de teléfono, la fecha y el lugar de nacimiento, los honores y reconocimientos y las fechas de asistencia de un alumno. Sin embargo, las escuelas deben informar a los padres y alumnos elegibles, profesores y personal sobre la información de directorio y permitir a los padres y alumnos elegibles, profesores y personal una cantidad razonable de tiempo para solicitar que la escuela no divulgue información de directorio sobre ellos.

Países o regiones que requieren pasos Opt-In para agregar nuevos usuarios a inquilinos Office 365 existentes

Pakistán, Emiratos Árabes Unidos, Kazajstán, Türkiye, Yemen, Azerbaiyán, Kuwait, Jordania, Qatar, Bahrein, Omán, Líbano, Chipre, Arabia Saudita, Israel, Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte, Ucrania, Suiza, Suecia, Svalbard, España, Eslovenia, Eslovaquia, Serbia, San Marino, Federación de Rusia, Rumanía, Portugal, Polonia, Noruega, Países Bajos, Montenegro, Mónaco, Moldavia, Malta, Macedonia del Norte, Luxemburgo, Lituania, Liechtenstein, Letonia, Jersey, Italia, Isla de Man, Irlanda, Islandia, Hungría, Santa Sede (Ciudad del Vaticano), Guernsey, Grecia, Gibraltar, Alemania, Francia, Finlandia, Islas Feroe, Estonia, Dinamarca, República Checa, Croacia, Bulgaria, Bosnia y Herzegovina, Bélgica, Bielorrusia, Austria, Andorra, Albania, Islas Aland.