Revisión y firma de una solicitud de firma con SharePoint eSignature
Cuando se crea una solicitud de firma, se envía una notificación por correo electrónico a los destinatarios. (En algunos casos, los destinatarios también pueden recibir notificaciones en Teams a través de la aplicación Aprobaciones). La notificación contiene detalles de la solicitud, incluidos todos los destinatarios que deben firmar y las instrucciones de firma. Un destinatario no necesita tener una licencia de SharePoint o una cuenta microsoft para firmar la solicitud.
Acceso al documento que se va a firmar
Cuando reciba la notificación por correo electrónico, seleccione Ver solicitud en el correo electrónico para comenzar el proceso de firma.
Consentimiento para usar su firma electrónica
Para continuar con el proceso de firma electrónica, debe dar su consentimiento a los términos y condiciones y aceptar el uso de su firma electrónica para la firma. En la pantalla Términos y condiciones de SharePoint eSignature :
Seleccione Aceptar para usar su firma electrónica y continuar con el proceso de firma.
O bien, seleccione Rechazar si prefiere no usar su firma digital y póngase en contacto con la persona que solicitó la firma para completar la firma mediante un método diferente.
Si cierra la pantalla Términos y condiciones de SharePoint eSignature sin seleccionar el botón Aceptar , puede volver a abrir el cuadro de diálogo seleccionando el botón Ver divulgación en el área superior izquierda del documento.
Firmar el documento
Una vez que acepte los términos y condiciones de eSignature, el visor de documentos se abrirá en una nueva pestaña del explorador. Aquí puede navegar y leer el documento y revisar el contenido. Cuando esté listo para firmar, seleccione Iniciar. Esta acción le lleva a la primera ubicación donde se necesita la entrada.
Hay tres tipos diferentes de entrada que se pueden solicitar:
Firma
Las firmas electrónicas le permiten firmar digitalmente un documento al permitirle agregar una representación de su firma física.
Para agregar la firma, escriba el nombre. Si desea elegir un estilo de fuente diferente para la firma, seleccione Cambiar fuente y elija la fuente que desea usar.
Seleccione Listo para agregar la firma al documento.
Seleccione Siguiente para ir a la siguiente ubicación del documento que requiere la entrada.
Initials
En algunas ubicaciones del documento, es posible que se le pida que agregue las iniciales para confirmar una cláusula determinada.
Seleccione Inicial aquí y escriba las iniciales. Esta acción se rellena previamente si ya ha escrito la firma.
Seleccione Siguiente para ir a la siguiente ubicación del documento que requiere la entrada.
Fecha
La fecha se rellena previamente con la fecha del día actual.
Envío del documento firmado
Cuando haya escrito todas las entradas necesarias, seleccione Enviar para completar el proceso de firma.
El estado de la solicitud cambia de En curso a Completado. El documento se convierte en de solo lectura. Recibirá una notificación por correo electrónico que indica que se ha recibido la firma y que se notificará al solicitante.
Una vez que todos hayan firmado el documento, recibirá una notificación por correo electrónico que indica dónde puede ver el documento y los detalles de la solicitud. El documento está disponible a través del botón Ver solicitud en el correo electrónico durante 30 días, así que asegúrese de descargarlo para sus propios registros.
Rechazar la firma del documento
Si revisa el documento y no quiere firmarlo, puede rechazar la firma.
En el visor de documentos, seleccione Más opciones (...)y, a continuación, seleccione Rechazar para firmar.
En la pantalla Va a declinar firmar , escriba un motivo para no firmar el documento y, a continuación, seleccione Rechazar. O bien, si cambia de opinión, seleccione Cancelar.
Una vez rechazado, no podrá agregar la firma, pero podrá ver el documento en modo de solo lectura.
Una vez rechazado, se envía una notificación por correo electrónico al solicitante que indica que no desea firmar el documento. Si se rechaza la firma, se completará el proceso de firma y se cambiará el estado de la solicitud de En curso a Rechazado.
Si hay más destinatarios, también recibirán una notificación que indica que la solicitud se ha rechazado.
Ver el historial de solicitudes y los detalles
Tanto si es un solicitante como un destinatario, puede seleccionar Ver solicitud en cualquiera de las notificaciones por correo electrónico para ver el documento y obtener más información sobre la solicitud.
En el visor de documentos, seleccione la pestaña Ver historial para ver el estado de la solicitud. En el panel Historial , puede ver los destinatarios que aún no han firmado y las actividades que se han producido hasta ahora, como cuándo se creó la solicitud y quiénes son los destinatarios.
Seleccione la pestaña Ver detalles para ver los detalles de la solicitud. En el panel Detalles , puede ver el título de la solicitud, las instrucciones que agregó el solicitante al enviar la solicitud y a quién se envió la solicitud.
Supervisión del estado de una solicitud
Al crear una solicitud de firma con SharePoint eSignature, pasa por diferentes fases que se reflejan en los estados de la solicitud. Para ver el estado de una solicitud, seleccione Ver solicitud en cualquiera de las notificaciones por correo electrónico que recibió sobre la solicitud de firma. En la tabla siguiente se muestran los estados de solicitud y su significado.
| Estado | Descripción |
|---|---|
| En curso | La solicitud está en curso en cuanto se crea. El estado permanece en este estado hasta que todos los destinatarios revisen la solicitud o el remitente de la solicitud la cancele. |
| Completed | La solicitud se completa cuando todos los destinatarios han firmado el documento. |
| Cancelado | El remitente ha cancelado la solicitud. |
| Disminuido | Uno de los destinatarios ha rechazado firmar. |
Cuando el estado de una solicitud es Completado, Cancelado o Rechazado, el remitente o los destinatarios ya no pueden actuar sobre la solicitud. Por ejemplo, si un destinatario rechaza una solicitud, el remitente tendría que enviar una nueva solicitud después de que se haya solucionado el motivo de la declinación. No se puede editar la solicitud rechazada original.
Nota:
En el caso de las solicitudes enviadas a través de otros proveedores de firmas electrónicas, el estado reflejado lo determina el proveedor de firmas y puede diferir del estado descrito anteriormente.
Acceso al documento firmado
Documentos firmados con Microsoft SharePoint eSignature
Todas las partes implicadas en la solicitud reciben una notificación por correo electrónico que indica que la solicitud se ha completado y que el estado de la solicitud es Completado. En el correo electrónico, puede seleccionar Ver documento firmado para acceder al documento firmado y al historial de solicitudes. Los firmantes pueden seguir accediendo y descargando el documento firmado desde la notificación por correo electrónico durante 30 días después de recibir el correo electrónico. Además, los remitentes de solicitudes podrán acceder a la carpeta de origen en la que se guardó el documento firmado directamente desde el correo electrónico.
Nota:
Al abrir un documento PDF en un sitio de SharePoint, no verá los detalles de la solicitud si el visor de PDF predeterminado está establecido en Adobe. Tendrá que establecer el visor de PDF como visor predeterminado.
Seguridad del documento firmado
Una vez que todos los destinatarios han firmado el documento, se agregan las firmas y se anexa una pista de auditoría al PDF firmado. Se incluyen los detalles de la solicitud, incluidas las actividades y las marcas de tiempo de cuándo se produjeron a lo largo del proceso de firma. Los detalles incluyen la fecha y hora en que se creó la solicitud, la fecha y la hora en que los destinatarios firmaron, etc. Estos detalles proporcionan evidencia de la integridad del proceso de firma. A continuación, un certificado de Microsoft firma digitalmente el documento firmado para asegurarse de que no se puede manipular.
Documentos firmados con otros proveedores de firmas
Todas las partes recibirán una notificación por correo electrónico del proveedor cuando se complete la firma del documento. Normalmente, el correo electrónico contiene un vínculo al documento firmado o como datos adjuntos. Además, una copia del documento firmado se almacena automáticamente en SharePoint. Una vez almacenada, el creador de la solicitud recibe un correo electrónico de SharePoint eSignature con un vínculo a la ubicación de SharePoint. El documento firmado se almacena en una carpeta específica del proveedor dentro de la biblioteca de documentos de SharePoint del documento original (el documento original es el PDF desde el que se inició la solicitud). El documento firmado se puede encontrar mediante esta ruta de acceso de carpeta: [Biblioteca de documentos] > Aplicaciones\Documentos firmados\proveedor (por ejemplo, Docusign de documentos > firmados de Contoso Documents > Apps>. La directiva de retención del documento guardado heredará la directiva de retención configurada por el administrador de SharePoint o el inquilino.
Nota:
No se guardará una copia del documento firmado si se rechaza o se cancela la solicitud. Cualquier documento adicional cargado a través de la plataforma de terceros (es decir, fuera de sharePoint) al crear una solicitud tampoco se guardará en sharePoint. Solo los documentos iniciados desde SharePoint se guardan en SharePoint.