Administrar respuestas de acrónimos en Microsoft Search
Los usuarios suelen encontrar acrónimos y abreviaturas desconocidos que usa su organización o equipo. Los términos específicos de organizaciones o equipos pueden ser nuevos para las personas que se mueven de un equipo a otro, trabajan con equipos asociados internos o son nuevos en la organización.
Las organizaciones no siempre tienen una sola referencia para su terminología estándar. La falta de una sola referencia dificulta la búsqueda de definiciones para estos acrónimos. Microsoft Search resuelve ese problema con acrónimos.
Qué experiencia experimentan los usuarios
Los usuarios de Microsoft Search pueden obtener definiciones con acrónimos en Bing, SharePoint, Office 365, Outlook en la Web, Outlook Mobile (Android) y Teams Mobile (iOS y Android). En el cuadro Buscar , los usuarios escriben consultas como estos ejemplos:
- DNN
- Qué es DNN
- Definir DNN
- Definición de DNN
- Ampliar DNN
- Expansión de DNN
- Significado de DNN
- DNN significa
- DNN significa
El resultado incluye todos los significados de DNN que están presentes en la organización del usuario.
Nota:
En Outlook en la Web, Outlook Mobile y Teams Mobile, los usuarios deben escribir una consulta que incluya las palabras clave especificadas por el acrónimo para desencadenar sus respuestas correspondientes. Las consultas de acrónimos no distinguen mayúsculas de minúsculas.
Configurar respuestas de acrónimos
En el Centro de administración de Microsoft 365, vaya a Acrónimos y, a continuación, seleccione Agregar acrónimo.
Microsoft Search consulta dos orígenes de datos para proporcionar respuestas de acrónimos a las búsquedas de los usuarios:
- Administración curada. Proporcionado por los administradores de TI en el centro de administración.
- Mantenido por el sistema. Detectado por Microsoft Search a partir del correo electrónico y los documentos de los usuarios, así como datos disponibles públicamente dentro de la organización.
Configuración de acrónimos seleccionados por Administración
Los administradores de búsqueda pueden agregar acrónimos en la pestaña Acrónimos del Centro de administración de Microsoft Search. Puede agregar acrónimos desde cualquier sitio o repositorio interno al centro de administración. Estos acrónimos se pueden agregar al estado Publicado o Borrador :
Estado publicado. Los acrónimos están disponibles para los usuarios de la organización a través de Microsoft Search.
Nota:
Los acrónimos agregados al estado Publicado tardan hasta un día en estar disponibles en Microsoft Search.
Estado de borrador. Si desea revisar un acrónimo antes de que esté disponible en Microsoft Search, puede agregar el acrónimo en un estado Borrador. Los acrónimos del estado Borrador no aparecen en los resultados de la búsqueda. Tendrá que mover el acrónimo al estado Publicado para que aparezca en los resultados de la búsqueda.
Estado excluido. Si quiere evitar que aparezca un acrónimo en Microsoft Search, use Excluir un acrónimo para hacerlo. Para evitar que se excluya un acrónimo, deberá eliminar el acrónimo excluido y agregarlo o comprobar que está en la lista publicada.
Puede agregar acrónimos individualmente o importarlos en bloque en un archivo CSV. Cargue un archivo CSV con los campos que se muestran en la tabla siguiente:
| Acrónimo (obligatorio) | Significa (obligatorio) | Url | Descripción | Estado (obligatorio) | Última modificación | Última modificación por | Id |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| XXX | Abreviatura escrita | Source | Publicado, borrador o excluido |
Campos CSV
Acrónimo. Contiene el acrónimo o forma abreviada real. Un ejemplo es DNN.
Significa . Contiene la definición del acrónimo. Un ejemplo es La red neuronal profunda.
Descripción. Una breve descripción del acrónimo que proporciona a los usuarios más información sobre el acrónimo y su definición. Por ejemplo, una red neuronal profunda es una red neuronal con un cierto nivel de complejidad, una red neuronal con más de dos capas.
Origen. Dirección URL de la página o sitio web donde desea que los usuarios vayan para obtener más información sobre el acrónimo.
Estado. Este campo puede tomar dos valores:
- Borrador. Agrega el acrónimo al estado Borrador.
- Publicado. Agrega el acrónimo al estado Publicado y hace que esté disponible en Microsoft Search.
- Excluido. Agrega el acrónimo al estado Excluido e impide que aparezca en Microsoft Search.
Última modificación. Fecha en que se cambió el acrónimo por última vez. No edite los datos de este campo.
Última modificación por. El usuario que realizó el último cambio en el acrónimo. No edite los datos de este campo.
Id. Identificador único del acrónimo. No edite los datos de este campo. Si incluye el identificador de un acrónimo existente, se reemplazará por la información del archivo de importación.
Acrónimos mantenidos por el sistema
Podría ser un desafío para los administradores agregar a Answers todos los acrónimos usados dentro de una organización. Esta característica puede encontrar acrónimos que los administradores de búsqueda ni siquiera conocen. Para realizar ese trabajo, Microsoft Search también detecta y cura los acrónimos de estos orígenes:
- Correos electrónicos de los usuarios
- Documentos en SharePoint, Microsoft OneDrive y Microsoft OneNote
- Documentos públicos dentro de la organización a los que los usuarios tienen acceso en SharePoint, OneDrive o OneNote
Microsoft Search se asegura de que solo los usuarios con acceso y permisos para un documento puedan ver los acrónimos que se detectan a partir de él. Cuando se encuentra un acrónimo en el buzón de un usuario, solo ese usuario puede ver ese acrónimo.
Nota:
No se necesita ninguna configuración para los acrónimos mantenidos por el sistema.
Preguntas más frecuentes
P: ¿Cómo se clasifican los datos mantenidos por el administrador y los mantenidos por el sistema?
Un: La clasificación de los resultados puede variar de una persona a otra, ya que los resultados se personalizan para cada usuario. Ninguna de estas categorías siempre tendrá prioridad sobre la otra.
P: ¿Cómo desencadenan los usuarios las respuestas de acrónimos?
Un: Para obtener respuestas a acrónimos, los usuarios deben escribir patrones de consulta específicos en un cuadro de búsquedade Bing, SharePoint, Office 365, Outlook en la Web, Outlook Mobile (Android) o Teams Mobile (iOS y Android).
P: ¿Pueden los usuarios escribir solo el acrónimo al buscar?
Un: En Bing, SharePoint y Office 365 los usuarios ahora pueden encontrar respuestas a acrónimos simplemente buscando un acrónimo, ya no se necesita una palabra clave. Esta misma experiencia se habilitará para otros puntos de entrada de Microsoft Search en fases.
P: ¿Cuánto tiempo tardan los acrónimos seleccionados por el administrador en ser visibles en Microsoft Search después de su publicación?
Un: Los acrónimos agregados al estado Publicado tardan hasta un día en estar disponibles en Microsoft Search.
P: ¿Cuánto tiempo tardan los acrónimos seleccionados por el sistema en aparecer después de recibir o enviar un nuevo correo electrónico o documento?
Un: Los acrónimos que se encuentran en un nuevo correo electrónico o documento tardan hasta siete días en aparecer en los resultados de búsqueda de Microsoft.
P: ¿Qué ocurre cuando se excluye y publica un acrónimo?
Un: Se da prioridad al acrónimo excluido e impide que el acrónimo publicado aparezca en los resultados de la búsqueda. No elimina ni quita el acrónimo publicado.
P: ¿Cuánto tiempo se tarda en excluir un acrónimo de los resultados de Búsqueda de Microsoft?
Un: Un acrónimo excluido tarda hasta un día en dejar de aparecer en los resultados de la búsqueda.
P: Para los acrónimos seleccionados por el sistema, ¿es necesario que los documentos estén en un formato específico?
Un: No. Se admiten todos los tipos de archivo excepto los archivos image, folder y zip.
P: ¿Detectará Microsoft acrónimos de documentos en todos los idiomas?
Un: Microsoft solo admite acrónimos seleccionados por el sistema de documentos en inglés, español, francés, italiano, alemán y portugués. La compatibilidad con otros idiomas se agregará en fases.
P: ¿Qué ocurre si mi organización no quiere mostrar acrónimos seleccionados por el sistema? ¿Puedo dejar de mostrar este tipo de acrónimo en los resultados de la búsqueda?
Un: Para desactivar la visualización de acrónimos seleccionados por el sistema en los resultados de la búsqueda, cree una incidencia de soporte al cliente siguiendo las instrucciones de Contacto con soporte técnico para productos empresariales. Después de crear una incidencia de soporte técnico, los acrónimos seleccionados por el sistema tardan hasta 48 horas en dejar de aparecer en los resultados de la búsqueda.
P: ¿Hay consideraciones especiales para nombrar acrónimos?
Un: Los acrónimos no pueden contener espacios. El acrónimo debe ser una cadena contigua. Si el acrónimo especificado contiene un espacio, se mostrará en Acrónimos en el portal de administración de inteligencia de búsqueda &, pero la respuesta deseada no se devolverá cuando se ejecute una búsqueda. Por ejemplo, "Helpdesk" es un acrónimo aceptable, pero "Help desk" no lo es.