Administrar bots externos y su acceso a reuniones hospedadas en su organización

Se aplica a: Microsoft Teams

SE APLICA A: Reuniones seminario web ayuntamiento

Las herramientas de asistente de reuniones externas (como los bots de transcripción o toma de notas) se usan cada vez más en las reuniones. Aunque estas herramientas pueden mejorar la productividad individual, también pueden introducir riesgos de seguridad y cumplimiento cuando acceden a reuniones sin conocimiento ni consentimiento del organizador.

Estos bots pueden:

• Grabe o transcriba reuniones sin conocimiento de los participantes.

• Almacene datos de reuniones en sistemas de terceros fuera de los límites de cumplimiento de la organización.

• Introduzca los riesgos de cumplimiento, privacidad y fuga de datos.

Microsoft Teams proporciona a los administradores controles para detectar y administrar bots externos cuando intentan unirse a reuniones hospedadas en la organización. Con estos controles, los administradores pueden administrar o evitar combinaciones no autorizadas de bots externos a las reuniones hospedadas en su organización.

Cómo funciona la detección de bots

Teams usa mecanismos de detección integrados para identificar bots externos de IA en función de las señales recopiladas durante el proceso de unión a la reunión. Utilizamos una combinación de señales infrastructurales y conductuales que conducen a niveles de alta precisión y cobertura de detección. En función del resultado de la detección, marcamos a los participantes como bots y exigimos el comportamiento según la configuración de la directiva de administración.

Conciencia y control en la reunión

Cuando la detección de bots está habilitada, los organizadores de la reunión ven controles y visibilidad mejorados. Los participantes detectados como bots se colocan en la sala de espera de la reunión, independientemente de la configuración de la sala de espera de la reunión. Los organizadores (también moderadores, en función de la configuración de la reunión), deben admitir explícitamente estos bots en la reunión. Se les recuerda el riesgo de admitir bots en su reunión para asegurarse de que los bots no se admitan por error desde la sala de espera.

Sugerencia

Configure las reuniones hospedadas en su organización para permitir que solo los organizadores y co-organizadores admitan participantes de la sala de espera de la reunión. Esta configuración garantiza que ningún otro participante de la reunión con el rol de moderador pueda admitir participantes que omitan el escrutinio requerido y arriesguen la seguridad.

directiva de Administración: Administrar bots externos y su acceso

Puede administrar cómo se administran los bots externos mediante una directiva de reunión de Teams en el Centro de Administración de Teams. Configure esta directiva de reunión en el nivel de inquilino con la directiva de reunión predeterminada para toda la organización o configure para un usuario o grupo de usuarios específico creando o modificando la directiva de reunión de destino adecuada.

Detalles de la directiva

Ámbito: directivas de reuniones a nivel de usuario o grupo

Esta configuración está presente en la sección Unirse a la reunión y sala de espera de las directivas de la reunión. Busque "Administrar bots externos y su acceso a reuniones" y seleccione la opción adecuada. Puede usar el cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy PowerShell para administrar esta opción de directiva. Debe establecer el atributo "ExternalBotAccessMode" .

Opciones

Centro de Administración	PowerShell	Comportamiento
No detectar bots	AllowBots	Los bots no se detectan ni se marcan en la sala de espera o en la reunión. Aparecen como cualquier otro participante externo en las reuniones.
Cuando se detecta, requerir aprobación antes de unirse	RequireApprovalWhenDetected	(valor predeterminado) Los bots se detectan y marcan en la sala de espera. Se les exige estar en la sala de espera hasta que se les admita explícitamente en la reunión.

Usar PowerShell para administrar las directivas de sala de espera

Puede usar el cmdlet de PowerShell Set-CsTeamsMeetingPolicy para administrar esta opción de directiva.

Para habilitar la detección de bots y la aplicación de la sala de espera de reuniones:

Set-CsTeamsEventsPolicy -Identity <policy name> -ExternalBotAccessMode RequireApprovalWhenDetected

Para deshabilitar la detección de bots y la experiencia de sala de espera segura:

Set-CsTeamsEventsPolicy -Identity <policy name> -ExternalBotAccessMode AllowBots

Procedimientos recomendados

• Use la configuración predeterminada Requerir aprobación cuando se detecte para esta directiva para una seguridad equilibrada.

• Eduque a los organizadores sobre los riesgos de los bots y practique con precaución durante las decisiones de admisión a la sala de espera.

• Supervise los registros de auditoría para detectar la actividad inusual de los participantes.

• Evite deshabilitar la detección de bots a menos que sea necesario para escenarios empresariales específicos.

Limitaciones conocidas

• Es posible que no se detecten algunos bots externos. Estamos mejorando constantemente nuestro mecanismo de detección y rellenando las brechas observadas. Ayude a mejorar el sistema informando de los bots de reuniones externos no detectados a través de la opción Feeback en Teams.

• En ocasiones, la detección puede clasificar incorrectamente a los participantes humanos como bots. Cuando observa esta clasificación incorrecta en las reuniones, puede corregir la situación admitiendo a los participantes desde la sala de espera y marcando con la opción "Esto no es un bot". Esta acción cambia la representación como participante humano estándar en esa reunión específica. Clasitamos esta información notificada periódicamente para ajustar nuestro mecanismo de detección.

Características relacionadas

• Controles de la sala de espera de la reunión

• Configuración de unión anónima

Pasos siguientes

• Asigne o actualice una directiva de reunión para administrar bots externos.

• Comunique las mejoras de seguridad de la experiencia de sala de espera a los organizadores de reuniones de su organización.