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Introducción a la grabación basada en directivas de Teams para llamadas & reuniones

La grabación basada en directivas permite a las organizaciones con Microsoft Teams realizar llamadas y reuniones para decidir cuándo se grabarán automáticamente las llamadas y las reuniones a través de una directiva de administrador. Las organizaciones también pueden decidir cuándo se deben capturar llamadas y reuniones para su posterior procesamiento y retención según lo requiera la directiva corporativa o normativa pertinente.

Teams se ha mejorado para admitir la integración de soluciones de grabación de partners. Estas mejoras cubren la funcionalidad de la plataforma, las experiencias de usuario y las interfaces administrativas necesarias para proporcionar una solución de un extremo a otro para configurar, administrar, grabar, almacenar y analizar las comunicaciones de Teams. Entre las mejoras se incluyen las API de la plataforma de comunicaciones y los eventos de grabación, que proporcionan:

  • Captura de medios fluida y de alta calidad entre dispositivos y todos los puntos de conexión admitidos para audio, vídeo, uso compartido de pantalla y chat.

  • Compatibilidad para la captura de interacción entre los usuarios de Teams y los puntos de conexión de llamada admitidos (Teams, Teams Mobile, Skype Empresarial y RTC).

  • Nuevas directivas administrativas para la grabación de cumplimiento, incluida la integración con las herramientas y directivas administrativas de llamadas y reuniones de Teams existentes.

La grabación de cumplimiento puede habilitarse en usuarios de Microsoft 365 A3/A5/E3/E5/Business Premium, usuarios de Office 365 A3/A5/E3/E5, licencia de salas de Teams o licencia de dispositivos compartidos de Microsoft Teams.

Nota

La grabación de cumplimiento no es compatible actualmente con los servicios de llamadas de emergencia E911.

Las funcionalidades de integración de soluciones de grabación de cumplimiento también se revisaron en Ignite 2019 en la sesión Grabación de cumplimiento y Microsoft Teams.

Introducción a la grabación de la interacción de Teams

Los casos de uso de la grabación de interacción pueden separarse efectivamente en cuatro categorías principales de funcionalidad de grabación: Comodidad, Funcional, Organizativo e Interceptación Legal, como se muestra en la imagen:

Captura de pantalla que muestra la interacción que registra qué y por qué.

Cada categoría tiene requisitos diferentes. Los requisitos varían según el modo en que se inician las grabaciones, lo que se graba, dónde se almacenan las grabaciones, quién recibe una notificación, quién controla el acceso y cómo se controla la retención.

Tipo Comodidad (grabación normal de Teams) Organización: regulada (grabación de cumplimiento normativo)
Iniciador Usuario Administrador (sistema)
Destino Llamada por llamada o reunión Por usuario
Propietario del almacenamiento Usuario Cumplimiento
¿Se requiere notificación?
Propietario de Access Usuario Cumplimiento
¿Directiva de retención? Opcional

Teams ofrece varias capacidades para grabar reuniones y eventos en directo de forma cómoda y funcional. La grabación de la organización permite que las organizaciones con Microsoft Teams para llamadas y reuniones decidan a través de una directiva de administrador cuándo se grabarán automáticamente las llamadas y las reuniones. Las organizaciones también deciden cuándo se deben capturar llamadas y reuniones para su posterior procesamiento y retención, según lo requiera la directiva corporativa o normativa pertinente.

Los usuarios con esta directiva asignada saben que se están grabando sus interacciones digitales con Teams. También saben que no pueden deshabilitar la grabación y no tienen acceso a la grabación una vez completada la interacción. La grabación pasa a formar parte del archivo de la organización. Este archivo está disponible para el personal legal y de cumplimiento normativo para eDiscovery, retención legal y otros usos de retención corporativa.

Necesidades de usuario de ejemplo

Rol Necesidades
Usuarios grabados
  • Reciba una notificación cuando la grabación esté en curso.

  • Esté informado cuando el error de la directiva o del grabador está causando cambios en el comportamiento de las llamadas.

Administrador de comunicaciones
  • Comprenda por qué y cómo aplicar o aplicar directivas de grabación a los usuarios o puntos de conexión de Teams.

  • Configure y mantenga las directivas de grabación de Teams para la organización.

  • Supervise y solucione problemas relacionados con la grabación de llamadas y reuniones de Teams.

  • Apoye al responsable de cumplimiento interno con análisis operativos sobre uso, calidad y confiabilidad.

Responsable de cumplimiento
  • Recopile todas las comunicaciones de Teams de la manera necesaria para cumplir con las obligaciones de cumplimiento en los límites regionales adecuados.

  • Busque interacciones basadas en metadatos relacionados con la comunicación o contenido de interacción. Algunos ejemplos comunes son:

    • Metadatos : participantes, hora, dirección, número marcado, número de origen, datos profesionales personalizados.

    • Contenido : transcripción, sentimiento, fonética, interacciones relacionadas.

  • Analice e interactúe con las comunicaciones recopiladas, incluida la capacidad de supervisar las interacciones a medida que se recopilan.

  • Garantizar la seguridad de las comunicaciones recopiladas y evitar la manipulación en todas las etapas.

Información general sobre la arquitectura de soluciones

Las soluciones de grabación de cumplimiento están integradas con Teams, como se muestra en el siguiente diagrama:

Captura de pantalla que muestra la configuración de la aplicación personalizada del equipo.

Nota

Esta solución está diseñada específicamente para habilitar la grabación de cumplimiento basada en directivas con Teams. No se admitirá ningún otro uso de esta solución.

Grabadora

El componente principal de la solución de grabación de cumplimiento es el grabador. Los grabadores se crean como servicios escalables basados en Azure (bots) que usan la plataforma de comunicaciones de Microsoft y se registran como aplicaciones con Microsoft Graph. El grabador proporciona la interacción directa con las API de la plataforma de comunicaciones de llamadas y reuniones de Teams y proporciona el punto de conexión para la ingestión de medios.

Hay disponible una aplicación de grabación de cumplimiento de ejemplo que muestra cómo configurar el bot, crear la instancia de la aplicación y asignar las directivas de cumplimiento. El ejemplo también tiene ejemplos sobre el uso de la API para registrar interacciones específicas, como el control del enrutamiento de llamadas entrantes , el cambio de los estados de grabación y la eliminación del usuario que se está grabando. La documentación de Graph sobre las API específicas se puede encontrar aquí para updateRecordingStatus y incomingContext.

La implementación exacta del servicio de grabadora varía según el partner, pero debe diseñarse para admitir varios grabadores. Este requisito es necesario para lograr una alta disponibilidad y distribución geográfica de la implementación para reducir la latencia de Teams al grabador. Además, se espera que los propios grabadores estén diseñados teniendo en cuenta la resistencia y redundancia.

Los partners deben confirmar la versión mínima necesaria de la versión de las API de comunicaciones de Microsoft Graph y los SDK de Microsoft antes de enviar su solución para su certificación. Este requisito garantiza que se admitan todos los requisitos de integración de grabación de cumplimiento normativo.

Requisitos fundamentales para el escenario de grabación de cumplimiento normativo:

  • El bot grabador debe implementarse en Azure.

  • El bot grabador debe ejecutarse en una máquina virtual de Windows en Azure.

  • La dirección IP de destino del firewall de salida del bot grabador debe estar abierta al intervalo IP público de Azure.

  • La dirección IP de origen del firewall de entrada del bot grabador debe estar abierta al intervalo IP público de Azure.

Los requisitos de máquina virtual de Azure y Windows solo se aplican al componente bot de Teams, lo que significa que un partner podría implementar el resto de la plataforma de su elección, siempre que pueda cumplir los requisitos funcionales y de rendimiento relevantes para la grabación de cumplimiento normativo.

Asignación y aprovisionamiento de directivas de registro de cumplimiento

Mediante la creación y asignación de directivas de grabación de cumplimiento, los administradores de TI pueden determinar qué usuarios se grabarán y qué grabadora se usará para cada usuario. Se invita automáticamente a los grabadores a participar en conversaciones en función de la configuración de estas directivas cuando se produce una interacción de comunicación. Las directivas de grabación de cumplimiento se administran con Microsoft PowerShell y se pueden aplicar en el nivel de inquilino, usuario y grupo de seguridad de cada organización. Puede encontrar más información sobre las directivas de Microsoft Learn para reuniones, las directivas de llamada y las directivas de grupo.

  1. Cree una instancia de aplicación en su espacio empresarial.

    PS C:\> New-CsOnlineApplicationInstance -UserPrincipalName cr.instance@contoso.onmicrosoft.com -DisplayName ComplianceRecordingBotInstance -ApplicationId fcc88ff5-a42d-49cf-b3d8-f2e1f609d511
    
    RunspaceId        : 4c13efa6-77bc-42db-b5bf-bdd62cdfc5df
    ObjectId          : 5069aae5-c451-4983-9e57-9455ced220b7
    TenantId          : 5b943d7c-5e14-474b-8237-5022eb8e0dc9
    UserPrincipalName : cr.instance@contoso.onmicrosoft.com
    ApplicationId     : fcc88ff5-a42d-49cf-b3d8-f2e1f609d511
    DisplayName       : ComplianceRecordingBotInstance
    PhoneNumber       :
    
    PS C:\> Sync-CsOnlineApplicationInstance -ObjectId 5069aae5-c451-4983-9e57-9455ced220b7
    
  2. Crear una directiva de grabación de cumplimiento.

    PS C:\> New-CsTeamsComplianceRecordingPolicy -Identity TestComplianceRecordingPolicy -Enabled $true -Description "Test policy created by tenant admin"
    
    Identity                        : Global
    ComplianceRecordingApplications : {}
    Enabled                         : True
    WarnUserOnRemoval               : True
    Description                     : Test policy created by tenant admin
    
    PS C:\> Set-CsTeamsComplianceRecordingPolicy -Identity TestComplianceRecordingPolicy `
    -ComplianceRecordingApplications @(New-CsTeamsComplianceRecordingApplication -Id 5069aae5-c451-4983-9e57-9455ced220b7 -Parent TestComplianceRecordingPolicy)
    

    Consulte Set-CsTeamsComplianceRecordingPolicy.

  3. Asigne la directiva de grabación de cumplimiento a un usuario.

    PS C:\> Grant-CsTeamsComplianceRecordingPolicy -Identity testuser@contoso.onmicrosoft.com -PolicyName TestComplianceRecordingPolicy
    

    Consulte Grant-CsTeamsComplianceRecordingPolicy.

    PS C:\> Get-CsOnlineUser testuser@contoso.onmicrosoft.com | select SipAddress, TenantId, TeamsComplianceRecordingPolicy | fl
    
    UserPrincipalName              : testuser@contoso.onmicrosoft.com
    TenantId                       : 5b943d7c-5e14-474b-8237-5022eb8e0dc9
    TeamsComplianceRecordingPolicy : TestComplianceRecordingPolicy
    

Experiencias de usuario

La compatibilidad con notificaciones está habilitada con las experiencias de cliente de Teams. Las experiencias pueden ser visuales o de audio.

Clientes de Teams: aviso visual

  • Escritorio/web
  • Móvil (iOS/Android)
  • Teléfonos de Teams
  • Salas de Teams

Otros puntos de conexión: aviso de audio

  • Teléfonos SIP
  • Skype Empresarial
  • Audioconferencia (aviso de audio en el idioma predeterminado del número de acceso telefónico local o seleccionado por el usuario)
  • Autores de llamadas RTC (aviso de audio en el idioma predeterminado del usuario de Teams)

Nota

La grabación de cumplimiento no es compatible con las colas de llamadas. La grabación de cumplimiento no funcionará si los usuarios sufren una interrupción de Internet y están realizando y recibiendo llamadas RTC con un SBA.

Grabación de cumplimiento de los programas de certificación de Teams

Además de publicar API disponibles públicamente que permiten a los partners desarrollar e integrar soluciones CCaaS con Teams, hemos desarrollado la grabación de cumplimiento para el programa de certificación de Microsoft Teams. Este programa proporciona a los clientes la garantía de que la solución de cada partner participante está probada y verificada. Los clientes pueden estar seguros de que los partners proporcionan la calidad, la compatibilidad y la confiabilidad que esperan de las soluciones de Microsoft.

Los siguientes partners certifican su solución para Microsoft Teams.

Socio Sitio web de la solución
ASC Technologies https://www.asctechnologies.com/english/ASC_Recording_Insights_Compliance_Recording_for_Microsoft_Teams.html
AudioCodes https://online.audiocodes.com/smarttap-360-live-for-microsoft-teams
CallCabinet https://www.callcabinet.com/compliance-microsoft-teams-call-recording
Doblador https://www.dubber.net/call-recording/
Tecnología perspicaz https://insightfultechnology.com/teams/
Mida Solutions https://www.midasolutions.com/recorder-for-teams/
NICE Engage https://www.nice.com/products/workforce-engagement/call-recording/air-and-engage
NICE NTR-X https://www.niceactimize.com/compliance/ms-teams-recording.html
Numonix https://numonix.cloud
Innovación en roble https://www.oakinnovate.com/clarify
Cuadro rojo https://www.redboxvoice.com/compliance-recording-for-microsoft-teams
Lago Theta https://thetalake.com/integrations/microsoft/
Verint https://www.verba.com/solutions/microsoft-teams-recording
Innovación en roble https://www.oakinnovate.com/clarify

Los siguientes partners están en proceso de certificar su solución para Microsoft Teams.

Socio Sitio web de la solución
Cloud World Wide Services https://recordia.net/microsoft-teams-call-recording/
GuardRec https://www.guardrec.com/en/teams-compliance-recording/
Landis Technologies https://landistechnologies.com/
Software de software https://luware.com/en/solution/microsoft-teams-recording/
Redwood Technologies https://www.contentguru.com/en-gb/solutions/needs/compliance-recording-ms-teams/

Esta lista se actualiza a medida que más partners se unen y cumplen los criterios de certificación.

Límites de soporte técnico

Microsoft admite soluciones de grabación de cumplimiento solo de los asociados certificados. Si hay problemas, primero debe ponerse en contacto con su partner de Grabación de cumplimiento. Si es necesario, el asociado de grabación de cumplimiento llevará el problema a Microsoft a través de canales internos. Microsoft puede rechazar casos de soporte técnico en los que se use una solución de grabación de cumplimiento no certificada, o si una investigación muestra que el problema es el que el partner puede solucionar.

Pasos siguientes

Si necesita proporcionar más contexto y detalles, envíe un correo a Teamscategorypartner@microsoft.com. Si es un proveedor que busca unirse al programa de certificación, rellene la toma de la plataforma de llamadas como el siguiente paso.

Llamada a la toma de la plataforma