Restringir datos a un subconjunto de registros

Al trabajar con registros, a menudo tendrá que restringir los datos a un conjunto específico de registros. Algunos procedimientos toman un argumento criteria que permite especificar los datos que se desea obtener. Por ejemplo, especifique el argumento criteria para restringir qué registros se devuelven cuando se usan funciones de agregado de dominio.

También puede especificar criterios al usar el método Find de un objeto Recordset , establecer la propiedad Filter o ServerFilter de un formulario o construir una instrucción SQL. Aunque en cada una de estas operaciones la sintaxis es diferente, en todas ellas la expresión de criterio se crea de forma similar.

Por ejemplo, puede usar la función DSum , una función de agregado de dominio, para encontrar la suma total de todos los costos de transporte en la tabla Pedidos. Para crear un control calculado, escriba la siguiente expresión en la propiedad ControlSource :

=DSum("[Freight]", "Orders")

Si especifica el argumento criterio opcional, la función DSuma (DSum) sólo se ejecutará sobre un subconjunto de dominio. Por ejemplo, puede calcular la suma de los costes de transporte de la tabla Pedidos, pero sólo para los pedidos que se envían a California:

=DSum("[Freight]", "Orders", "[ShipRegion] = 'CA'")

Al proporcionar un argumento criteria , Access evalúa primero las expresiones incluidas en el argumento para formar una expresión de cadena. A continuación, la expresión de cadena se pasa a la función de dominio. La expresión de cadena es equivalente a una cláusula WHERE de SQL, sin la palabra WHERE.

Puede especificar criterios numéricos, de texto o de fecha/hora. No importa el tipo de criterio que especifique, el argumento criterio siempre se convertirá en una cadena antes de trasladarlo a la función de agregado de dominio. Por ello, deberá asegurarse de que una vez evaluadas las expresiones, todas las partes del argumento se concatenen para formar una sola cadena, que estará en su totalidad entre comillas dobles (").

Tenga cuidado al formar criterios para asegurarse de que la cadena quede formada correctamente.

La lista de temas siguiente indica las distintas formas en que se pueden especificar los criterios:

• Expresiones de criterios numéricos
• Expresiones de criterios textuales
• Expresiones de criterios de fecha y hora
• Cambio de criterios numéricos de un control en un formulario
• Cambio de criterios textuales de un control en un formulario
• Cambiar los criterios de fecha y hora de un control de un formulario
• Varios campos en expresiones de criterios

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