Insertar, actualizar y eliminar registros de una tabla con Access SQL

Insertar registros en una tabla

Básicamente, existen dos métodos para agregar registros a una tabla. El primero consiste en agregar un registro cada vez, el segundo consiste en agregar varios registros a la vez. En ambos casos, se usa la instrucción SQL INSERT INTO para llevar a cabo la tarea. Las instrucciones INSERT INTO se suelen denominar "consultas de datos anexados".

Para agregar un registro a una tabla, debe usar la lista de campos para definir en qué campos se colocarán los datos y, luego, proporcionar los datos en una lista de valores. Para definir la lista de valores, use la cláusula VALUES. Por ejemplo, la siguiente instrucción inserta los valores “1”, “Kelly” y “Jill” en los campos CustomerID, Last Name y First Name, respectivamente.

INSERT INTO tblCustomers (CustomerID, [Last Name], [First Name]) 
    VALUES (1, 'Kelly', 'Jill') 

Puede omitir la lista de campos, pero solo si proporciona todos los valores que puede contener el registro.

INSERT INTO tblCustomers 
    VALUES (1, Kelly, 'Jill', '555-1040', 'someone@microsoft.com') 

Para agregar varios registros a una tabla a la vez, use la instrucción INSERT INTO junto con una instrucción SELECT. Si va a insertar registros de otra tabla, todos los valores que se inserten deberán ser compatibles con el tipo de campo que vaya a recibir los datos.

La siguiente instrucción INSERT INTO inserta todos los valores de los campos CustomerID, Last Name y First Name de la tabla tblOldCustomers en los campos correspondientes de la tabla tblCustomers.

INSERT INTO tblCustomers (CustomerID, [Last Name], [First Name]) 
    SELECT CustomerID, [Last Name], [First Name] 
    FROM tblOldCustomers 

Si las tablas se definieron exactamente igual, puede omitir las listas de campos.

INSERT INTO tblCustomers 
    SELECT * FROM tblOldCustomers 

Actualizar registros en una tabla

Para modificar los datos que contiene actualmente una tabla, se usa la instrucción UPDATE, a la que se suele denominar "consulta de actualización". La instrucción UPDATE puede modificar uno o varios registros y, por lo general, tiene esta forma.

UPDATE table name   
    SET field name  = some value

Para actualizar todos los registros de una tabla, especifique el nombre de la tabla y, después, use la cláusula SET para especificar el campo o los campos que se deben cambiar.

UPDATE tblCustomers 
    SET Phone = 'None' 

En la mayoría de los casos, es recomendable que califique la instrucción UPDATE con una cláusula WHERE para limitar la cantidad de registros que se cambiarán.

UPDATE tblCustomers 
    SET Email = 'None' 
    WHERE [Last Name] = 'Smith' 

Eliminar registros de una tabla

Para eliminar los datos que contiene actualmente una tabla, se usa la instrucción DELETE, a la que se suele denominar "consulta de eliminación". También se llama "truncar una tabla". La instrucción DELETE puede quitar uno o varios registros de una tabla y, en general, tiene esta forma:

DELETE FROM table list

La instrucción DELETE no quita la estructura de la tabla, sino solamente los datos que contiene en ese momento la estructura de la tabla. Para quitar todos los registros de una tabla, use la instrucción DELETE y especifique de qué tabla o tablas quiere eliminar todos los registros.

DELETE FROM tblInvoices 

En la mayoría de los casos, es recomendable que califique la instrucción DELETE con una cláusula WHERE para limitar la cantidad de registros que se quitarán.

DELETE FROM tblInvoices 
    WHERE InvoiceID = 3 

Si solo quiere quitar los datos de determinados campos de una tabla, utilice la instrucción UPDATE y configure esos campos para que sean iguales a NULL, pero solo si son campos que aceptan valores NULL.

UPDATE tblCustomers  
    SET Email = Null 

Soporte técnico y comentarios

¿Tiene preguntas o comentarios sobre VBA para Office o esta documentación? Vea Soporte técnico y comentarios sobre VBA para Office para obtener ayuda sobre las formas en las que puede recibir soporte técnico y enviar comentarios.