En las secciones siguientes se describen las características de archivo de Microsoft Exchange Online Archivado.
Buzón de archivo
Archivado de Exchange Online ofrece a los usuarios funcionalidades avanzadas de archivado con la característica de buzón de archivo. Un buzón de archivo es un buzón especializado que aparece junto con las carpetas de buzón principal de los usuarios en Outlook o Outlook en la Web. Los usuarios pueden acceder al archivo de la misma manera que acceden a sus buzones principales. Además, pueden buscar en sus archivos y buzones principales.
Los administradores pueden habilitar la característica de archivo para usuarios específicos desde el Centro de administración de Exchange (EAC) o desde Windows PowerShell remoto. Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar un buzón de archivo en Exchange Online.
Importante
No se permite copiar mensajes en Archivado de Exchange Online para su archivo con el registro en diario, o mediante reglas de transporte o reenvío automático.
El buzón de archivo de un usuario está diseñado exclusivamente para dicho usuario. Microsoft se reserva el derecho de denegar espacio de almacenamiento de archivo adicional en los casos en los que se usa el buzón de archivo de un usuario para almacenar datos de archivo para otros usuarios o en otros casos de uso inadecuado.
Mover mensajes a Exchange Online Archiving
Los usuarios pueden arrastrar y colocar mensajes de archivos .pst en el archivo, para facilitar el acceso en línea. Los usuarios también pueden mover elementos de correo electrónico desde el buzón principal al buzón de archivo automáticamente, mediante las directivas de archivo, para reducir el tamaño y mejorar el rendimiento del buzón principal.
Importar datos al archivo
Para importar datos al archivo, los usuarios pueden:
Importar datos desde un archivo .pst con el Asistente para importar y exportar de Outlook.
Arrastrar mensajes de correo desde archivos .pst hasta el archivo.
Arrastrar mensajes de correo desde el buzón principal hasta el archivo.
Permitir que las directivas de archivo muevan de manera automática los mensajes de correo desde el buzón principal, en función de la antigüedad de los mensajes. Para obtener más información, vea Etiquetas de retención y directivas de retención.
Recuperación de elementos eliminados
Los usuarios pueden restaurar elementos que han eliminado con anterioridad desde cualquier carpeta de correo de su archivo. Cuando se elimina un elemento, permanece en la carpeta Elementos eliminados del archivo. El elemento permanece ahí hasta que el usuario lo elimina de forma manual o hasta que las directivas de retención lo quitan de forma automática.
Cuando el elemento se quita de la carpeta Elementos eliminados del archivo, se conserva en la carpeta Elementos recuperables del archivo durante 14 días, antes de eliminarse de forma permanente. Los usuarios pueden recuperar estos elementos mediante la característica Recuperar elementos eliminados en Microsoft Outlook o Outlook en la Web.
Si un usuario purga de manera manual un elemento de la carpeta Elementos recuperables, los administradores pueden recuperarlo a lo largo de los 14 días siguientes con la característica Recuperación de un único elemento. Esta característica permite a los administradores realizar una búsqueda de varios buzones para buscar elementos purgados y, a continuación, usar el Search-Mailbox cmdlet Windows PowerShell para mover los elementos del buzón de detección a los buzones de los usuarios. Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar la recuperación de elementos individuales de un buzón de correo.
Nota:
El período predeterminado de recuperación de un único elemento es de 14 días, pero se puede personalizar en situaciones determinadas.
Si un administrador ha colocado el buzón de un usuario en In-Place suspensión o suspensión por juicio, los elementos purgados se conservan indefinidamente y la ventana de 14 días no se aplica.
Recuperación de buzones eliminados
Cuando los administradores eliminan usuarios de una implementación local de Exchange Server, también se eliminan los archivos correspondientes. Si es necesario recuperar los buzones de archivo eliminados, el equipo de soporte técnico de Microsoft puede realizar esta recuperación. Los archivos recuperados conservarán todo el correo que contenían almacenado en el momento de su eliminación.
Importante
A partir del momento en que se elimina el buzón de un usuario, los administradores tienen 30 días para solicitar la recuperación del buzón de archivo. Transcurrido este período, los buzones de archivo ya no pueden recuperarse.
Redundancia de servicios de buzón
Los buzones de archivo de Archivado de Exchange Online se replican en varias copias de base de datos, en centros de datos de Microsoft dispersos geográficamente, para proporcionar capacidad de restauración de datos en caso de error en la infraestructura de mensajería. En el caso de errores a gran escala, se inicia la administración de la continuidad empresarial.
Disponibilidad de características
Para ver la disponibilidad de características entre planes, opciones independientes y soluciones locales, consulte Archivado de Exchange Online descripción del servicio.
Microsoft Exchange Online Archivado permite a los usuarios conectarse a sus buzones de archivo desde diversos dispositivos y plataformas. Toda la conectividad de red con el archivo del usuario se produce a través de Internet y no se requieren conexiones de red privada virtual (VPN). Para permitir el acceso de los usuarios a su buzón principal con Outlook en cualquier lugar, sin necesidad de conexión VPN, las organizaciones pueden publicar en un servidor de acceso de cliente local. Si se requiere acceso a VPN para acceder al buzón de correo principal del usuario en un servidor local, este requisito no cambiará.
Importante
Microsoft se reserva el derecho a bloquear o limitar las conexiones de cualquier software de cliente que afecte negativamente al estado del servicio de Archivado de Exchange Online.
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook es un programa de correo muy completo que admite calendarios, contactos y tareas. Archivado de Exchange Online es compatible con Outlook 2013, Outlook 2010 Outlook 2007. Entre sus características principales se incluyen:
- Outlook Anywhere : Outlook Anywhere permite a los usuarios de Outlook conectarse a Exchange Server y Archivado de Exchange Online a través de Internet sin necesidad de una conexión VPN. La comunicación entre Outlook y Archivado de Exchange Online se produce mediante un túnel seguro para SSL, con el componente de red de Windows RPC sobre HTTP.
- Detección automática: el servicio Detección automática de Exchange configura automáticamente Outlook para que funcione con Archivado de Exchange Online. La detección automática permite a los usuarios de Outlook recibir su configuración de perfil necesaria directamente desde Exchange la primera vez (y a intervalos fijos a partir de ese momento) que inician sesión con su dirección de correo electrónico y contraseña.
Outlook 2010 y versiones posteriores y Outlook en la Web proporcionan a los usuarios todas las características del archivo, así como características relacionadas como las directivas de retención y archivo.
Aunque Outlook 2007 es compatible con la funcionalidad básica de archivo, no proporciona todas las características de archivo y cumplimiento existentes. Por ejemplo, no permite a los usuarios aplicar directivas de archivo o retención a los elementos de sus buzones. En su lugar, deben usar las directivas que proporciona el administrador. Para acceder al archivo, los usuarios de Outlook 2007 precisan la actualización acumulativa de Office 2007 de febrero de 2011.
Nota:
Outlook no se proporciona con Archivado de Exchange Online. Aplicaciones Microsoft 365 para empresas (que incluye Microsoft Outlook) se incluye en algunos planes y se puede comprar como una suscripción independiente. Para obtener más información, consulte Opciones del plan de Microsoft 365. Para obtener más información sobre Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, consulte la descripción del servicio de aplicaciones de Office.
Clientes compatibles con Exchange Online Archiving
La tabla siguiente contiene los clientes compatibles con Archivado de Exchange Online:
| Cliente |
Compatibilidad con EOA |
| Outlook 2013 y versiones posteriores |
Compatible con las últimas características de Archivado de Exchange Online.1 |
| Outlook 2010 |
Admite las características más recientes de Archivado de Exchange Online solo hasta el 13 de octubre de 2020. |
| Outlook 2007 |
No se admite |
| Outlook 2003 |
No se admite |
| Outlook para Mac 2011 |
No se admite |
| Outlook para Mac |
Se admite para su uso con Archivado de Exchange Online.3 |
| Microsoft Office Entourage 2008, Web Services Edition |
No se admite |
| IMAP y POP |
No compatible |
| Exchange ActiveSync (dispositivos móviles) |
No compatible |
1 No se admite Outlook incluido con Microsoft Office Standard. Para más información, consulte Requisitos de licencia para directivas de archivo personal y retención.
2 Requiere actualización para habilitar la compatibilidad con el archivado. Los usuarios de Outlook 2007 no pueden ver ni aplicar directivas de retención o archivo a los elementos de sus buzones de archivo; deben basarse en directivas aprovisionadas por el administrador. Además, los usuarios de Outlook 2007 no pueden buscar en el buzón local y en el archivo al mismo tiempo.
3 No puede usar Outlook 2016 para Mac ni Outlook para Mac para mover o copiar carpetas, elementos de calendario, contactos, tareas o notas en el archivo, ni verlos en el buzón de archivo, si los elementos se movieron anteriormente allí mediante cualquier otra versión de Outlook (por ejemplo, Outlook 2016 para Windows). Para obtener más información, consulte Uso del archivo en línea con Outlook 2016 para Mac.
Outlook en la Web
Outlook en la web es una versión basada en web del programa de correo electrónico Outlook que se usa con Exchange Online. Siempre que los usuarios estén conectados a Internet (en casa, en la oficina o en el camino), pueden acceder a su correo electrónico a través de Outlook en la Web.
Los usuarios pueden acceder a su archivo iniciando sesión en Outlook en la Web local (con la misma dirección URL). El archivo aparece junto con su buzón principal en Outlook en la Web. No hay ninguna manera explícita de acceder al archivo directamente desde Outlook en la Web.
Disponibilidad de características
Para ver la disponibilidad de características entre planes, opciones independientes y soluciones locales, consulte Archivado de Exchange Online descripción del servicio.
Características de cumplimiento en Archivado de Exchange Online
En este artículo se describen las características de cumplimiento de Microsoft Exchange Online Archivado.
Directivas de retención
Archivado de Exchange Online ofrece directivas de retención para ayudar a las organizaciones a reducir las responsabilidades asociadas con el correo electrónico y otras comunicaciones. Con estas directivas, los administradores pueden aplicar la configuración de retención a carpetas específicas de los buzones de los usuarios. Los administradores también pueden proporcionar a los usuarios un menú de directivas de retención y permitirles aplicar las directivas a elementos, conversaciones o carpetas específicos mediante Outlook 2010 o versiones posteriores o Outlook en la Web. En Archivado de Exchange Online, los administradores administran políticas de retención desde la infraestructura local.
Archivado de Exchange Online ofrece dos tipos de directivas: de archivado y de eliminación. Ambos tipos se pueden aplicar en el mismo elemento o carpeta. Por ejemplo, un usuario puede etiquetar un mensaje de correo electrónico para que se transfiera automáticamente a su archivo personal al transcurrir un cierto número de días y se elimine el momento especificado.
Con Outlook 2010 y versiones posteriores y Outlook en la Web, los usuarios pueden aplicar directivas de retención a carpetas, conversaciones o mensajes individuales y también pueden ver las directivas de retención aplicadas y las fechas de eliminación esperadas en los mensajes. Los usuarios de otros clientes de correo electrónico pueden eliminar o archivar los mensajes conforme a las directivas de retención que les suministren los administradores, aunque no disfrutarán del mismo grado de visibilidad y control.
Las capacidades de directivas de retención que se ofrecen en Archivado de Exchange Online son las mismas que se ofrecen en Exchange Server 2010 Service Pack 2 (SP2) y versiones posteriores. Los administradores pueden administrar las directivas de retención desde Exchange Server 2010 local y entornos posteriores. Las carpetas administradas, un enfoque anterior para la administración de registros de mensajería introducido en Exchange 2007, no están disponibles y no son compatibles con el Archivado de Exchange Online. Para obtener más información, vea Etiquetas de retención y directivas de retención.
Conservación local y retención por juicio
Cuando existen sospechas fundadas de posibles litigios, se solicita a las organizaciones que conserven toda la información almacenada electrónicamente (ESI), incluso el correo electrónico que sea relevante para el caso. Dichas sospechas pueden tener lugar antes de que se conozcan los pormenores del caso, por lo que se suele conservar gran cantidad de material. Las organizaciones pueden conservar todo el correo electrónico relacionado con un tema concreto o el perteneciente a ciertos usuarios.
En Exchange Online, puede usar la retención local o por juicio para realizar las tareas siguientes:
Permitir que los usuarios se marquen como suspendidos y preservar los elementos del buzón inalterados.
Preservar los elementos de buzón eliminados por los usuarios o por procesos de supresión automática como MRM.
Guardar una copia de los elementos originales de un buzón para protegerlos frente a alteraciones, cambios de los usuarios o procesos automáticos.
Preservar elementos indefinidamente o durante un tiempo concreto.
Mantener activa la administración MRM de modo que las retenciones resulten transparentes para el usuario.
Usar la exhibición de documentos electrónicos local para buscar elementos del buzón, incluidos los que se encuentran en retención.
También puede usar la retención local para:
Nota:
Si coloca un buzón en Conservación local o retención por juicio, la conservación o retención se aplica al buzón principal y al buzón de archivo.
Para obtener más información, vea Conservación local y retención por juicio.
Nota:
La cuota predeterminada de la carpeta Elementos recuperables es de 100 GB para los usuarios de Archivado de Exchange Online.
Exhibición de documentos electrónicos en contexto
Archivado de Exchange Online admite In-Place eDiscovery para buscar el contenido de buzones de una organización. Mediante el Centro de administración de Exchange o Windows PowerShell remoto en un servidor de Exchange 2013 local, los administradores o los administradores de detección autorizados pueden buscar diversos elementos del buzón, como, por ejemplo, mensajes de correo electrónico, archivos adjuntos, citas del calendario, tareas y contactos. In-Place eDiscovery permite realizar búsquedas simultáneas en los archivos y buzones principales. Entre las capacidades de filtrado enriquecidas se incluyen remitente, destinatario, tipo de mensaje, fecha de envío, fecha de recepción, copia y copia oculta, junto con la sintaxis del lenguaje de consulta de palabras clave (KQL). Para obtener más información, vea Exhibición de documentos electrónicos local.
Se puede usar el Centro de administración de Exchange y Windows PowerShell remoto para realizar búsquedas en hasta 5000 buzones a la vez en una búsqueda de In-Place eDiscovery. Para obtener información detallada sobre cómo usar Windows PowerShell remoto para ejecutar búsquedas de In-Place eDiscovery, vea New-MailboxSearch.
Nota:
En Windows PowerShell remotas, el Search-Mailbox cmdlet se puede usar para buscar en más de 5000 buzones. Para obtener más información sobre cómo realizar búsquedas en gran cantidad de buzones con Windows PowerShell remoto, vea Search-Mailbox.
Se puede obtener una vista previa de los resultados de las búsquedas de In-Place eDiscovery en el Centro de administración de Exchange; también se pueden exportar a un archivo .pst o copiar a un tipo especial de buzón denominado buzón de detección. Los administradores o los responsables del cumplimiento de normas pueden conectarse al buzón de detección para revisar los mensajes. Para obtener más información, vea Crear una búsqueda de In-Place eDiscovery.
Nota:
Al copiar los resultados de la búsqueda para una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos en contexto realizada en buzones locales y basados en la nube o en archivos, debe seleccionar un buzón de detección local. Los mensajes del buzón primario local y del archivo basado en la nube se copian al buzón de detección local.
Los administradores también pueden buscar y eliminar mensajes de correo electrónico inapropiados enviados a varios buzones de sus organizaciones. Por ejemplo, si por accidente se envía información confidencial de salarios a todos los empleados, un administrador puede eliminar el correo electrónico de los buzones de los usuarios. Este tipo de búsqueda no está disponible en el Centro de administración de Exchange. Se debe realizar por medio de PowerShell remoto. Para obtener más información sobre cómo eliminar mensajes de los buzones de los usuarios, vea Búsqueda y eliminación de mensajes en Exchange 2016.
Características de seguridad de Archivado de Exchange Online
En las siguientes secciones se describen las características de seguridad de Archivado de Exchange Online de Microsoft.
Cifrado entre servidores locales y el Archivado de Exchange Online
Se utiliza TLS para cifrar la conexión entre servidores de correo electrónico a fin de prevenir la suplantación de identidad y proporcionar confidencialidad a los mensajes en tránsito. TLS también se usa para proteger el tráfico del servidor de correo local a los centros de datos de Microsoft para Archivado de Exchange Online.
Cifrado entre clientes y el Archivado de Exchange Online
Las conexiones cliente a Archivado de Exchange Online utilizan los siguientes métodos de cifrado para mejorar la seguridad:
SSL se usa para proteger el tráfico de Outlook, Outlook en la Web y Exchange Web Services mediante el puerto TCP 443.
Las conexiones cliente a los servidores locales no cambian con la presentación de Archivado de Exchange Online.
Cifrado: S/MIME y PGP
Archivado de Exchange Online almacenará mensajes de extensiones seguras multipropósito al correo de Internet (S/MIME). Sin embargo, Archivado de Exchange Online no hospeda funciones S/MIME, no alberga claves públicas ni proporciona repositorio de claves, administración de claves o servicios de directorios de claves porque todos estos servicios están conectados a la infraestructura de Exchange local.
De manera similar, Archivado de Exchange Online almacenará mensajes cifrados usando soluciones de terceros del lado cliente, como Pretty Good Privacy (PGP).
Archivado de Exchange Online no proporciona servicios de Information Rights Management (IRM) hospedados, pero los administradores pueden usar Active Directory Rights Management Services (AD RMS) locales. Si se implementa un servidor AD RMS, Outlook puede comunicarse directamente con ese servidor, lo que permite a los usuarios redactar y leer mensajes protegidos por IRM. Si se configura la interoperabilidad entre el servidor AD RMS y el entorno Exchange local, los usuarios podrán redactar y leer mensajes protegidos por IRM.
Compatibilidad con IRM en Outlook en la Web
Los usuarios pueden leer y crear mensajes protegidos por IRM de forma nativa en Outlook en la Web, igual que en Outlook. Se puede acceder a los mensajes protegidos con IRM en Outlook en la Web a través de Internet Explorer, Firefox, Safari y Chrome (sin complemento necesario). Los mensajes incluyen la búsqueda de texto completo, la vista de conversaciones y el panel de vista previa. La interoperabilidad entre el servidor de Servicios de administración de Active Directory y el entorno Exchange local se debe configurar para habilitar esta posibilidad.
Búsqueda de IRM
Los mensajes protegidos con IRM están indizados y permiten realizar búsquedas, incluidos los encabezados, el asunto y los datos adjuntos. Los usuarios pueden buscar elementos protegidos por IRM en Outlook y Outlook en la Web, y los administradores pueden buscar elementos protegidos por IRM mediante In-Place eDiscovery o el cmdlet Search-Mailbox.
Auditoría
Archivado de Exchange Online proporciona dos tipos de capacidades de auditoría integradas:
Registro de auditoría de administrador: el registro de auditoría de administrador permite a los clientes realizar un seguimiento de los cambios realizados por sus administradores en el entorno de Archivado de Exchange Online, incluidos los cambios en los roles de RBAC o las directivas y la configuración de Exchange.
Registro de auditoría de buzones : el registro de auditoría de buzones permite a los clientes realizar un seguimiento del acceso a los buzones por parte de usuarios distintos del propietario del buzón.
Hay disponibles varios informes de auditoría predefinidos en el centro de administración de Exchange, incluidos cambios de rol del administrador, retención por juicio y acceso al buzón de correo de un no propietario. Los administradores pueden filtrar los informes por fecha y rol, y pueden exportar todos los eventos de auditoría para buzones de correo especificados en formato XML a efectos de conservación a largo plazo o informes personalizados.
De manera predeterminada, el registro de auditoría de administrador está activado y el registro de auditoría de buzones está desactivado. Los administradores pueden utilizar Windows PowerShell remoto para activar el registro de auditoría de buzones para algunos o todos los buzones de la organización. Para obtener más información, vea Informes de auditoría de Exchange.
Disponibilidad de características
Para ver la disponibilidad de características entre planes, opciones independientes y soluciones locales, consulte Archivado de Exchange Online descripción del servicio.