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Planear y configurar el modo de intercambio en caché en Outlook 2016 para Windows

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  • Se aplica a:
    Outlook 2016

Outlook 2016 proporciona dos modos de conectividad básicos al conectarse a Exchange Server: Modo de intercambio en caché y Modo en línea.

Nota:

Este artículo está destinado a profesionales y administradores de TI que implementan y configuran Outlook 2016 para Windows para los usuarios de sus empresas. Si es un usuario que intenta configurar las opciones de Outlook, consulte Activar el modo de intercambio en caché.

Comparación del modo de intercambio almacenado en caché y el modo en línea

El modo de intercambio almacenado en caché proporciona a los usuarios una experiencia de Outlook sin conexión y en línea sin conexión al almacenar en caché el buzón del usuario y la Libreta de direcciones sin conexión (OAB) localmente. Con el modo de intercambio almacenado en caché, que es la configuración predeterminada para los usuarios, Outlook ya no depende de la conectividad de red continua para el acceso a la información del usuario. Cuando un usuario está conectado, Outlook actualiza continuamente los buzones de los usuarios para que los buzones se mantengan actualizados. Si un usuario se desconecta de la red, por ejemplo, si se mueve a un área sin Wi-Fi acceso, el usuario puede seguir accediendo a los últimos datos de correo electrónico disponibles.

Importante

Se recomienda usar siempre el modo de intercambio en caché con una cuenta de Microsoft 365.

El modo en línea funciona usando directamente la información del servidor y, como su nombre indica, requiere una conexión. Los datos del buzón solo se almacenan en la memoria caché y no se escriben nunca en el disco.

El modo de intercambio almacenado en caché es la configuración preferida en Outlook 2016 y resulta útil en las situaciones siguientes:

  • Usuarios que se mueven y salen con frecuencia de la conectividad.
  • Usuarios que trabajen con frecuencia desconectados o sin conectividad.
  • Los usuarios que tienen conexiones de alta latencia (más de 500 ms) para Exchange Server.

El modo en línea es útil en las situaciones siguientes:

  • Escenarios de pantalla completa, donde un equipo determinado tiene muchos usuarios que acceden a diferentes cuentas de Outlook, y el retraso para descargar mensajes de correo electrónico en una caché local es inaceptable.
  • Cumplimiento fuertemente regulado o entornos seguros donde es un riesgo almacenar datos localmente. Además, se recomienda considerar el uso del sistema de cifrado de archivos (EFS) o BitLocker como una solución sólida.
  • Buzones grandes en equipos que no tienen suficiente espacio en disco duro para una copia local del buzón.

Incluso cuando se configura en modo de intercambio almacenado en caché, Outlook 2016 debe ponerse en contacto directamente con el servidor para realizar determinadas operaciones. Estas operaciones no funcionarán cuando Outlook no esté conectado y puede tardar más tiempo en completarse en conexiones de alta latencia. Estas operaciones incluyen lo siguiente:

  • Trabajar con carpetas compartidas que no estaban disponibles sin conexión.
  • Recuperar información de disponibilidad.
  • Configurar, cambiar o cancelar un mensaje de Fuera de la oficina.
  • Acceder a carpetas públicas que no estaban disponibles sin conexión.
  • Recuperar derechos para un mensaje protegido con derechos.
  • Editar reglas.
  • Recuperar información sobre correo.
  • Recuperar información sobre directivas.

Las opciones de entrega retrasada son del lado cliente en el modo caché, y del lado servidor en el modo en línea. Por lo tanto, cuando se usa el modo de intercambio almacenado en caché, Outlook debe estar conectado y abierto en el tiempo de entrega asignado para que se envíe el mensaje de entrega retrasada.

Outlook 2016 admite la ejecución en modo de intercambio en caché en un entorno de Servicios de Escritorio remoto (RDS), anteriormente conocido como Terminal Services, que tiene varios usuarios. Al configurar un equipo que ejecuta RDS para usar el modo de intercambio almacenado en caché, asegúrese de tener en cuenta el espacio de almacenamiento y la E/S de disco adicionales necesarios para varios accesos de cliente. De forma predeterminada, las cuentas de Exchange nuevas que se configuran en equipos que ejecutan RDS usan el modo en línea. Durante la instalación, el usuario puede decidir habilitar el modo de intercambio almacenado en caché.

Consideraciones de planeamiento del modo de intercambio almacenado en caché para Outlook 2016

En algunos casos, se puede mejorar el rendimiento del modo caché de Exchange en toda la organización o para un grupo de usuarios, como por ejemplo, los usuarios que trabajan de forma remota.

Recomendaciones sobre el archivo de datos de Outlook (.ost)

Cuando use el modo de intercambio almacenado en caché, tenga en cuenta que los archivos locales .ost de los usuarios son entre un 50 % y un 80 % mayores que el tamaño del buzón notificado en Exchange Server. El formato que Outlook usa para almacenar datos localmente para el modo de intercambio almacenado en caché es menos eficaz en el espacio que el formato de archivo de datos del servidor.

El tamaño máximo de los .ost archivos es configurable. El valor predeterminado es 50 GB de almacenamiento de datos. Asegúrese de que los archivos de .ost los usuarios se encuentran en una carpeta que tiene suficiente espacio en disco para dar cabida a los buzones de los usuarios.

Actualización de usuarios existentes en modo de intercambio en caché a Outlook 2016

Al actualizar, si no cambia la configuración del modo de intercambio en caché, se mantienen las mismas opciones para Outlook 2016.

Sin embargo, de forma predeterminada, cuando se instala Outlook 2016 y se habilita el modo de intercambio en caché, se crea una nueva versión comprimida del archivo de datos de Outlook (.ost). La versión anterior del .ost archivo se conserva y, si es necesario, se puede abrir mediante Outlook 2016. Si debe evitar que Outlook 2016 cree un nuevo archivo de datos comprimido de Outlook (.ost), use la plantilla de directiva de grupo para Outlook (Outlk16.admx) para habilitar la opción No crear nuevo archivo OST en la directiva de actualización.

Para obtener más información sobre cómo configurar esta y otras opciones, vea Uso de directiva de grupo y la Herramienta de personalización de Office (OCT).

Nota:

La característica De acceso rápido de Exchange que se agregó al modo almacenado en caché de Exchange de Outlook 2013 ha quedado en desuso en Outlook 2016.

Administración de problemas de rendimiento en Outlook

La mayoría de los usuarios aprecia un rendimiento más rápido en el modo caché de Exchange que en el modo en línea. Sin embargo, varios factores pueden influir en la percepción del usuario sobre el rendimiento del modo de intercambio en caché, como el tamaño y la velocidad del disco duro, la velocidad de CPU, .ost el tamaño del archivo y el nivel de rendimiento esperado.

Para obtener sugerencias de solución de problemas sobre cómo diagnosticar y solucionar problemas de rendimiento en Outlook, vea Cómo solucionar problemas de rendimiento en Outlook.

Administración del uso compartido de carpetas de Outlook

De forma predeterminada, cuando está habilitado el modo de intercambio en caché, el correo compartido y las carpetas que no son de correo a las que los usuarios acceden en otros buzones se descargan y almacenan en caché en el archivo local .ost del usuario. De forma similar, si un administrador delega el acceso a la Bandeja de entrada a un miembro del equipo, cuando el miembro del equipo accede a la carpeta, Outlook 2016 también comienza a almacenar en caché la carpeta Bandeja de entrada localmente.

El almacenamiento en caché de todas las carpetas compartidas se puede deshabilitar en los perfiles que tienen el modo caché de Exchange habilitado. Para ello, configure la opción Descargar carpetas compartidas que no sean de correo en la Herramienta de personalización de Office (OCT) cuando personalice la implementación del modo caché de Exchange. Esta configuración se aplica tanto a las carpetas de correo como a las que no son de correo en Outlook 2016.

Si desea deshabilitar el almacenamiento en caché de carpetas de correo compartido (como una Bandeja de entrada delegada) pero no carpetas no compartidas que no son de correo (como Calendario), consulte De forma predeterminada, las carpetas de correo compartido se descargan en modo almacenado en caché en Outlook 2010 y versiones posteriores.

Para obtener más información sobre cómo configurar estas opciones, vea Uso de directiva de grupo y la Herramienta de personalización de Office (OCT).

Buzones de sitio

Piense en los buzones de sitio como alternativa a las carpetas públicas. Los buzones de sitio mejoran la colaboración y la productividad del usuario al permitir el acceso a documentos de SharePoint Server y correo electrónico de Exchange que se encuentra en la misma interfaz de cliente. Un buzón de sitio consta de pertenencia al sitio de SharePoint Server (propietarios y miembros), almacenamiento compartido a través de un buzón de Exchange Server para mensajes de correo electrónico y un sitio de SharePoint Server para documentos, y una interfaz de administración que aborda las necesidades de aprovisionamiento y ciclo de vida. Los documentos de SharePoint Server que se ven en el buzón de sitio solo se almacenan en SharePoint Server. Para obtener más información, vea Configurar buzones de sitio en SharePoint Server.

Administración del comportamiento de Outlook para conexiones lentas

Outlook está configurado para determinar la velocidad de conexión de un usuario comprobando la velocidad del adaptador de red en el equipo del usuario (proporcionado por el sistema operativo). Se definen como conexiones lentas las velocidades del adaptador de red de 128 KB o inferiores.

Cuando se detecta una conexión lenta a un equipo Exchange Server, Outlook ayuda a los usuarios a tener una mejor experiencia si reducen la información menos importante que se sincroniza con el equipo Exchange Server. Outlook realiza los siguientes cambios en el comportamiento de sincronización para conexiones lentas:

  • Cambia al modo de descargar solo encabezados
  • No descarga la libreta de direcciones sin conexión ni sus actualizaciones
  • Descarga el cuerpo de un elemento y los datos adjuntos asociados solo cuando lo solicita el usuario

Outlook continúa sincronizando los datos de Outlook con dispositivos móviles y es posible que se ejecuten algunas reglas del lado cliente.

Nota:

Se recomienda no sincronizar dispositivos móviles cuando la opción Descargar solo encabezados del modo caché de Exchange esté habilitada. Al sincronizar un dispositivo móvil mediante ActiveSync, por ejemplo, los elementos completos se descargan en Outlook y el proceso de sincronización es menos eficaz que durante la sincronización normal de Outlook con los equipos de los usuarios.

La configuración Descargar solo encabezados para la sincronización está diseñada para los usuarios de Outlook que tienen conexiones de acceso telefónico o conexiones inalámbricas móviles, con el fin de minimizar el tráfico de red cuando hay una conexión lenta o costosa.

En un escenario en el que el rendimiento real de los datos de los usuarios es lento, aunque sus adaptadores de red notifiquen una conexión rápida, puede deshabilitar el cambio automático a la descarga de solo encabezados mediante la opción directiva de grupo Disallow On Slow Connections Only Download Headers (No permitir en encabezados de descarga lentos Connections solo). Del mismo modo, puede haber conexiones que Outlook haya determinado que son lentas, pero que proporcionan un alto rendimiento de datos a los usuarios. En este caso, también puede deshabilitar el cambio automático a la descarga de solo encabezados.

Puede configurar la opción En conexiones lentas, descargar solo encabezados en la Herramienta de personalización de Office (OCT) o configurar la opción mediante directiva de grupo para establecer No permitir en encabezados de descarga lentos Connections solo.

Para obtener más información sobre cómo configurar estas opciones, vea Uso de directiva de grupo y la Herramienta de personalización de Office (OCT).

Configuración del modo de intercambio en caché para Outlook 2016

Archivo de datos sin conexión (archivo .ost) y libreta de direcciones sin conexión (OAB)

Cuando una cuenta de Outlook 2016 está configurada para usar el modo de intercambio en caché, siempre hay una copia local del buzón de Exchange de un usuario lista en un archivo de datos sin conexión (.ostarchivo) en el equipo del usuario. De forma predeterminada, el .ost archivo se encuentra en la carpeta C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\Outlook).

Cada vez que el usuario está sin conexión y usando Outlook 2016, el programa funciona desde esta copia local y con la Libreta de direcciones sin conexión (OAB). Cuando el usuario está en línea, el buzón almacenado en caché y OAB se actualizan periódicamente desde Exchange Server en segundo plano. Los mensajes de correo electrónico que el usuario redactó cuando estaba sin conexión se enviarán automáticamente cuando se vuelva a conectar.

Si un usuario actualiza de una versión anterior de Outlook a Outlook 2016 y ha configurado Previamente Outlook para el modo de intercambio en caché, se aplican automáticamente los valores antiguos del modo de intercambio en caché, incluido un nuevo control de sincronización para buzones compartidos. La ubicación predeterminada para los archivos nuevos .ost o OAB es: %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books. Como administrador, puede configurar una ubicación de archivo diferente .ost para los usuarios de la organización que aún no tienen .ost archivos. Si no especifica una ubicación de archivo diferente .ost , Outlook crea un .ost archivo en la ubicación predeterminada cuando los usuarios inician Outlook en modo de intercambio almacenado en caché.

Configuración de "Correo para mantener sin conexión"

El control deslizante Correo para mantener sin conexión en el cuadro de diálogo Configuración del servidor de Outlook 2016 se ha actualizado para que se aplique a las carpetas compartidas y le permite establecer una ventana de sincronización más pequeña, disponible de forma predeterminada con modo de intercambio almacenado en caché en Outlook 2016.

El control deslizante permite a un usuario Outlook 2016 limitar los mensajes de correo electrónico que se sincronizan localmente en un archivo de datos de Microsoft Outlook (.ost). De forma predeterminada, si el modo de intercambio almacenado en caché está habilitado, Outlook 2016 almacena en caché los mensajes de correo electrónico solo de los últimos 12 meses y quita todo lo anterior de la memoria caché local del equipo. Esta configuración predeterminada depende del dispositivo, ya que los dispositivos móviles tienen una configuración predeterminada más pequeña. Los mensajes de correo electrónico que se quitan de la caché local siguen estando disponibles para que los usuarios puedan verlos, pero tendrán que estar conectados a Exchange Server para verlos. Los usuarios pueden ver los mensajes que se quitaron de la memoria caché local si se desplazan hasta el final de una lista de mensajes en una carpeta y hacen clic en el mensaje Haga clic aquí para ver más en Microsoft Exchange. Los usuarios también pueden cambiar cuánto correo electrónico guardan sin conexión. Como administrador, puede cambiar la antigüedad predeterminada o aplicar la antigüedad de los mensajes de correo electrónico que se eliminan de la memoria caché local.

Uso de directiva de grupo y la herramienta de personalización de Office (OCT)

Use los procedimientos siguientes para configurar los valores del Modo de intercambio almacenado en caché mediante oct o directiva de grupo. Recuerde que personalizar la configuración del modo caché de Exchange es opcional.

Nota:

Para establecer la configuración del modo caché de Exchange mediante la OCT

  1. En la vista de árbol de la OCT, busque Outlook y haga clic en Agregar cuentas. En la columna Nombre de cuenta, elija la cuenta que quiere configurar y luego haga clic en Modificar para mostrar el cuadro de diálogo Configuración de Exchange.

  2. Haga clic en Más configuraciones.

  3. Haga clic en la pestaña Modo de almacenamiento en caché.

  4. Haga clic en Configurar el modo caché de Exchange y active la casilla Usar modo caché de Exchange para habilitar el modo caché de Exchange para los usuarios. (De manera predeterminada, el modo caché de Exchange está deshabilitado).

  5. Seleccione una opción de descarga predeterminada en la pestaña Modo de almacenamiento en caché:

    • Descargar solo encabezados: los usuarios ven la información de encabezado y el principio del mensaje. Pueden descargar el mensaje completo de varias maneras, por ejemplo, haciendo doble clic para abrir el mensaje o haciendo clic en Descargar el resto de este mensaje ahora en el panel de lectura.
    • Encabezados de descarga seguidos del elemento completo: primero se descargan todos los encabezados y, a continuación, se descargan los elementos completos. Es posible que el orden de descarga no sea cronológico, pero eso no debería ser perceptible para el usuario. Microsoft Outlook descarga encabezados seguidos de elementos completos en la carpeta a la que el usuario está accediendo actualmente y, a continuación, descarga encabezados seguidos de elementos completos en carpetas que el usuario ha visto recientemente.
    • Descargar elementos completos: se descargan los elementos completos. Se recomienda esta opción a menos que tenga una conexión de red lenta. Es posible que el orden de descarga no sea cronológico, pero eso no debería ser perceptible para el usuario. Microsoft Outlook descarga elementos completos en la carpeta a la que el usuario está accediendo actualmente y, a continuación, descarga elementos completos en carpetas que el usuario ha visto recientemente. Es posible que quiera emparejar esto con la opción On slow connections, download only headers (En conexiones lentas, descargar solo encabezados ).

Para establecer la configuración del modo caché de Exchange mediante la directiva de grupo

  1. En directiva de grupo, cargue la plantilla de Outlook 2016.
  2. Abra la Consola de administración de directivas de grupo (GPMC) y, en la vista de árbol, expanda Dominios y expanda Objetos de directiva de grupo.
  3. Haga clic con el botón secundario en el objeto de directiva que desea y haga clic en Editar. Se abrirá la ventana del Editor de administración de directivas de grupo.
  4. En la vista de árbol, vaya aDirectivas> de configuración> de usuarioPlantillas> administrativasMicrosoft Outlook 2016>Configuración> de cuentaModo de intercambio almacenado en caché deExchange>.
  5. En el panel de lectura, en la columna Configuración, haga doble clic en la directiva que quiere establecer para abrirla. Por ejemplo, en el panel de lectura Exchange, abra Usar el modo caché de Exchange para todos los perfiles nuevos y ya existentes de Outlook.
  6. Seleccione Habilitado y, a continuación, elija una opción (si corresponde).
  7. Haga clic en Aceptar.

Para configurar una ubicación de .ost predeterminada mediante la directiva de grupo

  1. En directiva de grupo, cargue la plantilla de Outlook 2016.

  2. Abra la Consola de administración de directivas de grupo (GPMC) y, en la vista de árbol, expanda Dominios y expanda Objetos de directiva de grupo.

  3. Haga clic con el botón secundario en el objeto de directiva que desea y haga clic en Editar. Se abrirá la ventana del Editor de administración de directivas de grupo.

  4. En la vista de árbol, vaya aDirectivas> de configuración> de usuarioPlantillas> administrativasde Microsoft Outlook 2016>Configuración de PSTinnecesaria>.

  5. Haga doble clic en Ubicación predeterminada para archivos OST para abrirla.

  6. Haga clic en Habilitado para habilitar la configuración de directiva.

  7. En el cuadro de texto Ubicación predeterminada para archivos OST , escriba la ubicación predeterminada para los .ost archivos. Por ejemplo:

    %userprofile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\ newfolder.

  8. Haga clic en Aceptar.

    Puede definir una nueva ubicación predeterminada para archivos de datos personales de Microsoft Outlook (.pst) y .ost archivos. Después de hacer clic en Configuración PST en la vista de árbol, haga doble clic en la opción Ubicación predeterminada para archivos PST, en el panel de lectura, para abrirla.

Para impedir que se cree un nuevo archivo .ost

  1. En directiva de grupo, cargue la plantilla de Outlook 2016.
  2. Abra la Consola de administración de directivas de grupo (GPMC) y, en la vista de árbol, expanda Dominios y expanda Objetos de directiva de grupo.
  3. Haga clic con el botón secundario en el objeto de directiva que desea y haga clic en Editar. Se abrirá la ventana del Editor de administración de directivas de grupo.
  4. En la vista de árbol, vaya aDirectivas>de configuración> de usuarioPlantillas> administrativasMicrosoft Outlook 2016>Exchange de configuración> decuenta.
  5. Haga doble clic en No crear nuevo archivo OST al actualizar para abrirla.
  6. Haga clic en Habilitado para habilitar la configuración de directiva y luego haga clic en Aceptar.

Configuración adicional de directiva de grupo y OCT

En la siguiente tabla se muestran algunas de las opciones que se pueden configurar en el modo caché de Exchange. En directiva de grupo, puede encontrar la configuración en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Outlook 2016\Configuración de la cuenta\Exchange\Modo de intercambio almacenado en caché. Las opciones de la OCT se encuentran en las ubicaciones correspondientes de la página Modificar configuración del usuario de dicha herramienta.

Opciones del modo caché de Exchange

Nombre de la configuración Descripción
Configuración de sincronización de modo de intercambio en caché Habilite esta opción para configurar la cantidad de correo electrónico de usuario que Outlook sincroniza localmente por fecha de mensaje. Para permitir que todos los mensajes de correo electrónico, independientemente de la fecha, se sincronicen con la caché de buzones local de los usuarios, habilite y seleccione Todos en la lista. De forma predeterminada, si no configura esta configuración, Outlook sincroniza los mensajes de correo electrónico enviados o recibidos en los últimos 12 meses con la caché de buzones local de los usuarios (.ost).
No permitir Descargar elementos completos Habilite esta opción para desactivar la opción Descargar elementos completos en Outlook. Para encontrar esta opción, elija la pestaña Enviar y recibir y, a continuación, Preferencias de descarga.
No permitir Descargar encabezados Habilite esta opción para desactivar la opción Descargar encabezados en Outlook. Para encontrar esta opción, elija la pestaña Enviar y recibir.
No permitir Descargar encabezados y después elementos completos Habilite esta opción para desactivar la opción Descargar encabezados y, a continuación, Elementos completos en Outlook. Para encontrar esta opción, elija la pestaña Enviar y recibir y, a continuación, Preferencias de descarga.
No permitir En conexiones lentas descargar solo encabezados Habilite esta opción para desactivar la opción On Slow Connections Download Only Headers (Activar encabezados de solo descarga) en Outlook. Para encontrar esta opción, elija la pestaña Enviar y recibir y, a continuación, Preferencias de descarga.
Descargar carpeta pública Favoritos Habilite esta opción para sincronizar favoritos de carpetas públicas en modo de intercambio almacenado en caché.
Descargar carpetas compartidas que no sean de correo Habilite esta opción para sincronizar carpetas compartidas que no son de correo en modo de intercambio en caché.
Usar el modo de intercambio en caché para todos los perfiles nuevos y ya existentes de Outlook Habilite esta opción para configurar perfiles de Outlook nuevos y existentes para usar el modo de intercambio almacenado en caché. Deshabilite para configurar perfiles de Outlook nuevos y existentes para usar el modo en línea.

En la siguiente tabla se muestran algunas opciones más que se pueden configurar en relación con la conectividad de Exchange. En directiva de grupo, puede encontrar la configuración en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Outlook 2016\Configuración de la cuenta\Exchange. Las opciones de la OCT se encuentran en las ubicaciones correspondientes de la página Modificar configuración del usuario de dicha herramienta.

Opciones de conectividad de Exchange

Nombre de la configuración Descripción
Configuración de las opciones de la interfaz de usuario de Outlook Anywhere (RPC a través de HTTP) Habilite esta opción para permitir que los usuarios vean y cambien las opciones de la interfaz de usuario (UI) para Outlook Anywhere (RPC a través de HTTP).
No permitir crear un archivo OST Habilite esta opción para evitar el uso de carpetas sin conexión.
No crear nuevo archivo OST en la actualización Habilite esta opción para forzar a Outlook 2016 a usar el archivo existente .ost creado por una versión anterior de Outlook. Si deshabilita o no establece esta configuración (recomendado), se crea un nuevo .ost archivo al actualizar a Outlook 2016.
Sincronizando datos en carpetas compartidas Habilite esta opción para controlar el número de días que transcurren sin que un usuario acceda a una carpeta de Outlook antes de que Outlook deje de sincronizar la carpeta con Exchange.

Consideraciones de planeación para implementar Outlook 2016 para Windows