Consideraciones sobre la planeación de la implementación de Outlook para Windows

• Se aplica a:

  Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook 2021, Outlook for Microsoft 365, Microsoft 365

Una revisión estrecha de los requisitos de mensajería de la organización le ayudará a planear la implementación de Outlook para los usuarios de la empresa.

Determinar las necesidades de una organización

El entorno de mensajería de la organización ayuda a dar forma a la implementación de Outlook. Entre los factores que se deben tener en cuenta se incluyen si está actualizando Microsoft Outlook, instalando la aplicación por primera vez, planeando la itinerancia o los usuarios remotos, o eligiendo una combinación de estos y otros factores.

Importante

• Outlook 2016 y versiones posteriores no admiten la conexión a Exchange Server 2007.
• Outlook 2016 y versiones posteriores ahora requieren que se configure la Detección automática, o no podrán conectarse a Exchange Server. Recuperan la configuración de conectividad de Exchange directamente desde la Detección automática en lugar del Registro, lo que hace que los perfiles sean más confiables, pero eso también hace que la Detección automática sea una característica necesaria. Para más información, vea Servicio Detección automática.

Métodos de instalación MSI y Hacer clic y ejecutar

Hay dos tecnologías de instalación principales para Office: Windows Installer (MSI) y Click-to-Run. Las versiones con licencia por volumen de Office, como Office Standard 2016, usan Windows Installer (MSI). Office que viene con planes empresariales de Microsoft 365 usa Hacer clic y ejecutar. Por ejemplo, Outlook que se incluye en Aplicaciones Microsoft 365 para empresas usa Hacer clic y ejecutar.

Las versiones MSI y Click-to-Run de Office y Outlook 2016 tienen diferentes opciones de configuración y herramientas de administración. En el caso de las implementaciones basadas en MSI, use la Herramienta de personalización de Office (OCT) antes de la instalación para establecer la configuración predeterminada de los usuarios, instalar Outlook y, a continuación, aplicar dicha configuración e impedir que los usuarios las cambien después de la instalación mediante directiva de grupo. En el caso de las implementaciones de hacer clic y ejecutar, use primero la Herramienta de implementación de Office para establecer un pequeño número de opciones, instalar Outlook y, a continuación, establecer la gama completa de opciones de personalización e impedir que los usuarios las cambien después de la instalación mediante directiva de grupo.

Actualización o instalación inicial de Outlook

Si va a actualizar desde una versión anterior de Outlook, considere si migrará la configuración anterior, cambiará los perfiles de usuario y usará nuevas opciones de personalización. De forma predeterminada, la configuración de usuario se migra automáticamente, excepto para la configuración de seguridad. La personalización de la configuración de Outlook es opcional y solo es necesaria si desea cambiar la configuración predeterminada. Además, Outlook puede crear automáticamente un nuevo perfil de Outlook mediante el servicio Detección automática.

Si va a implementar una versión con licencia por volumen de Office que usa Windows Installer (MSI), la Herramienta de personalización de Office (OCT) le permite migrar la configuración actual de los usuarios y realizar otras personalizaciones. Por ejemplo, puede definir nuevos servidores de Microsoft Exchange o personalizar características nuevas. Si va a implementar Aplicaciones Microsoft 365 para empresas y debe cambiar la configuración predeterminada, puede usar directiva de grupo o el Registro.

Migrar datos

Al actualizar desde Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 o Outlook 2013, Outlook migra datos automáticamente. No se admite la migración de datos desde versiones de Outlook anteriores a Outlook 2003 y otras aplicaciones de correo electrónico.

Usuarios móviles y remotos

Se recomienda el modo de intercambio en caché para todas las configuraciones, pero beneficia especialmente a los usuarios remotos. El modo de intercambio almacenado en caché crea una copia local de los buzones de los usuarios. Esto proporciona a los usuarios un acceso más confiable a sus datos de Outlook, tanto si están conectados a una red como si no. Para obtener más información, vea Planear y configurar el modo de intercambio en caché en Outlook 2016 para Windows.

Puede personalizar Outlook para optimizar la experiencia de los usuarios remotos y móviles y configurar Outlook para varios usuarios en el mismo equipo. Si varios usuarios comparten el mismo equipo, use las características de inicio de sesión de Windows en el sistema operativo del equipo para administrar la comprobación de inicio de sesión del usuario.

Requisitos multilingües

Outlook admite Unicode en todo el producto para ayudar a las organizaciones multilingües a intercambiar mensajes y otra información sin problemas en un entorno multilingüe.

Office consta del paquete principal independiente del idioma más uno o más paquetes específicos del idioma. Además de las herramientas de corrección que se incluyen en cada versión de idioma, puede descargar e implementar herramientas de corrección para otros idiomas que ayudan a los grupos multilingües a trabajar con archivos y editarlos en distintos idiomas. Para obtener más información, vea Planear la implementación multilenguaje de Office 2016.

Cliente y plataformas de servidor de mensajería

Aunque Outlook funciona bien con muchas versiones de Exchange y otros servidores de correo electrónico, algunas características de Outlook requieren versiones específicas de Exchange. Para obtener más información, consulte Exchange Online Descripción del servicio.

Si tiene un Exchange Server local y planea agregar Exchange Online para coexistir en su entorno, hay dos cosas que debe tener en cuenta:

• No existe ninguna delegación de administrador entre entornos. Si la cuenta del administrador está conectada a Exchange Online, la cuenta del delegado también debe estar en Exchange Online.
• Una cuenta local no puede tener permisos de "Enviar como" para una cuenta que esté conectada a Exchange Online.

Tenga en cuenta también que el método de autenticación de usuario es diferente entre un Exchange Server local y Exchange Online. Exchange Online los usuarios escriben su dirección de correo electrónico (como nombre de usuario) y la contraseña. Sin embargo, los usuarios pueden decidir guardar la contraseña para que solo tengan que escribirla una vez.

Elegir cuándo y cómo instalar Outlook

Tiene opciones para cuándo y cómo instalar Outlook. Por ejemplo, considere cuál de las siguientes opciones sería mejor para su organización:

• Instale o actualice Outlook para diferentes grupos de usuarios en fases o al mismo tiempo.
• Instale Outlook como una aplicación independiente.
• Instale Outlook antes, durante o después de una instalación de Office.

Cada organización tiene un entorno diferente y puede tomar una decisión diferente sobre el tiempo de las actualizaciones de Outlook. Por ejemplo, puede haber un grupo de mensajería responsable de actualizar Outlook y un grupo independiente que planee la implementación de otras aplicaciones de Office. En este caso, es posible que sea más fácil actualizar Outlook por separado del resto de Office en lugar de intentar coordinar la implementación entre los dos grupos.

Tenga en cuenta que una versión msi de Outlook, como Office Standard 2016, no puede coexistir con versiones anteriores de MSI de Outlook en el mismo equipo. Sin embargo, puede instalar una versión de Hacer clic y ejecutar de Outlook, como con Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, para ejecutarla en paralelo con las versiones msi de Outlook antes de Outlook 2016. Sin embargo, no puede tener instaladas las versiones hacer clic y ejecutar de Outlook 2013 y Outlook 2016 en el mismo equipo. Si tiene dos versiones de Outlook instaladas en el mismo equipo, no puede ejecutarlas al mismo tiempo.

Nota:

Como procedimiento recomendado, solo debe tener una versión de Office instalada en un equipo. En escenarios de migración, es posible que necesite varias versiones de Office en el mismo equipo durante un breve período de tiempo. Sin embargo, se recomienda desinstalar la versión anterior de Office lo antes posible después de migrar a la versión más reciente de Office.

Personalización de la configuración y los perfiles de Outlook

Puede personalizar una instalación MSI de Outlook para controlar la configuración de usuario de Outlook especificando esta configuración en oct.

Cuando se usa oct para personalizar Outlook, se guardan las opciones y otras preferencias de instalación en el archivo .msp de personalización que se aplica durante la instalación. Más adelante, actualice la configuración abriendo el archivo en el OCT y guardando una nueva copia del archivo.

Para las instalaciones de Hacer clic y ejecutar de Outlook, como con Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, puede usar claves de directiva de grupo o del Registro para personalizar la configuración de Outlook.

Nota:

Los archivos PRF no funcionan y ya no son necesarios en Outlook 2016 y versiones posteriores, ya que las cuentas deben configurarse automáticamente en el Asistente para cuentas cuando se usa la Detección automática.

Configuración de suscripciones y otras características de uso compartido para Outlook

Outlook incluye características que le permiten suscribirse fácilmente a nuevos orígenes de contenido y compartir las características con los usuarios dentro y fuera de su organización. Los orígenes de contenido incluyen contactos, tareas y calendarios de SharePoint, junto con calendarios locales e basados en Internet (iCals).

Really Simple Syndication (RSS) es otra característica compartida que permite a los usuarios suscribirse a orígenes de contenido sindicado (archivos .xml) internos o basados en Internet para no tener que comprobar si existe nueva información en un sitio. Puede implementar fuentes RSS específicas o suscripciones a calendarios para usuarios, establecer opciones de configuración para administrar la forma en que los usuarios pueden compartir estas suscripciones o contenido, especificar la frecuencia con que los servidores actualizan las copias de los datos de los usuarios, etc.

Uso de Outlook con Servicios de Escritorio remoto

Servicios de Escritorio remoto (RDS), anteriormente conocido como Terminal Services, en Windows Server permite instalar una copia con licencia de volumen único de Outlook en un equipo habilitado para RDS. En lugar de ejecutar Outlook en equipos locales, varios usuarios se conectan al servidor y ejecutan Outlook desde ese servidor. Para obtener más información, vea Office 2016 en implementaciones de RDSH y VDI y Tratar con la búsqueda de Outlook en entornos no persistentes.

AutoArchive en Outlook

Los buzones de Outlook crecen a medida que los usuarios crean y reciben elementos. Para que los buzones sean fáciles de administrar, los usuarios necesitan otro lugar para almacenar o archivar elementos antiguos que son importantes pero que rara vez se usan. Lo más conveniente suele ser mover de forma automática estos elementos antiguos a la carpeta de archivos y descartar los elementos cuyo contenido ha expirado y ya no resulta útil. Autoarchive en Outlook puede administrar este proceso automáticamente para los usuarios. Sin embargo, se recomienda usar la característica de archivado de In-Place en Exchange Server porque elimina la necesidad de archivos de carpeta personal (.pst). Al usar In-Place archivado, los usuarios pueden ver un buzón de archivo y mover o copiar mensajes entre sus buzones principales y el archivo. Para obtener más información, vea Archivado local en Exchange.

Directivas de retención en Outlook

La configuración de directiva de retención puede ayudar a los usuarios a seguir las instrucciones de la directiva de retención que establezca su organización para la retención de documentos. No se puede implementar la configuración de retención basada en autoarchiva a través de Outlook mediante directiva de grupo. Si debe implementar directivas de retención, explore las características de Administración de registros de mensajería (MRM) en Exchange Server. Para obtener más información, consulte Administración de registros de mensajería en Exchange Server.

Consideraciones de seguridad de Outlook

Outlook incluye muchas características de seguridad, algunas de las cuales se resaltan en las secciones siguientes.

Prevención de virus

Puede configurar la prevención de virus y otras opciones de seguridad en Outlook mediante directiva de grupo. También puede usar la plantilla de seguridad de Outlook para establecer la configuración, como en las versiones anteriores de Outlook. Por ejemplo, con cualquier método de configuración, modifique la lista de tipos de archivo que se bloquean en los mensajes de correo electrónico.

La protección del modelo de objetos que ayuda a impedir que los virus usen la Libreta de direcciones de Outlook (OAB) para propagarse está actualizada. Outlook busca software antivirus actualizado para ayudar a determinar cuándo mostrar advertencias de acceso de OAB y otras advertencias de seguridad de Outlook.

Consideraciones sobre la planeación de antivirus de Outlook

Al planear el examen antivirus de archivos y mensajes de correo electrónico de Outlook, tome precauciones para evitar los problemas que pueden surgir.

Examen de archivos de Outlook Los archivos de archivos de datos de Outlook (*.pst) y los archivos de carpeta sin conexión (*.ost) son los archivos de Outlook a los que se accede con más frecuencia. Si usa un software antivirus para realizar un análisis de nivel de archivo en ellos, mientras Outlook está en uso, podrían producirse problemas por daños en los datos.

Los problemas de daños en los datos también pueden producirse si examina archivos de libreta de direcciones de Outlook (*.oab), archivos de configuración de envío/recepción (*.srs), *.xml archivos y el archivo Outlprnt, aunque la posibilidad es menor porque las personas acceden a estos archivos con menos frecuencia.

Examen de mensajes de correo electrónico No se recomienda examinar *.pst, *.ost y otros archivos de Outlook directamente. En su lugar, se recomienda analizar los datos adjuntos de mensajes de correo electrónico en el servidor de correo electrónico y en el equipo cliente de Outlook.

• Para examinar los mensajes de correo electrónico que se encuentran en un servidor de correo electrónico, debe usar el software antivirus desarrollado para examinar el correo electrónico entrante y saliente.

  • Para examinar los mensajes de correo electrónico que se encuentran en el Exchange Server, use un programa de software antivirus que funcione con Exchange.
  • Si los mensajes de correo electrónico están en un servidor de correo electrónico que se encuentra en un proveedor de acceso a Internet (ISP), compruebe que el ISP use un software antivirus para analizar los mensajes de correo electrónico salientes y entrantes.

• Para analizar los datos adjuntos que se incluyen en los mensajes de correo electrónico en el equipo cliente, use un software antivirus en el equipo cliente. Esto se recomienda en caso de que un mensaje no deseado llegue al cliente de correo electrónico porque el software antivirus en el servidor de correo electrónico no haya podido identificarlo.

Protección contra correo electrónico no deseado y suplantación de identidad (phishing)

Outlook incluye un filtro de correo electrónico no deseado que reemplaza las reglas que se usaron en versiones anteriores de Outlook para filtrar el correo. Los mensajes que detecta el filtro se mueven a la carpeta Correo no deseado, donde se pueden ver o eliminar más adelante.

Los remitentes de correo no deseado suelen agregar una baliza web en los mensajes de correo electrónico HTML que incluyen contenido externo, como imágenes gráficas. Cuando los usuarios abren o ven el correo electrónico, las balizas web comprueban que las direcciones de correo electrónico son válidas. Esto aumenta la probabilidad de que los usuarios reciban más correos electrónicos no deseados. Outlook reduce la probabilidad de que los usuarios se conviertan en destinos de futuros correos no deseados bloqueando de forma predeterminada las descargas automáticas de imágenes desde servidores externos.

Outlook ayuda a protegerse frente a problemas creados por mensajes de correo electrónico de suplantación de identidad (phishing) y nombres de dominio engañosos. De forma predeterminada, Outlook filtra los mensajes de correo electrónico de phishing. Estos mensajes parecen legítimos, pero intentan engañar a los usuarios para que proporcionen información personal, como el número de cuenta bancaria y la contraseña de un usuario. Outlook también ayuda a evitar la recepción de mensajes de correo electrónico de usuarios engañosos mediante la advertencia sobre nombres de dominio sospechosos en las direcciones de correo electrónico. Outlook admite nombres de dominio internacionalizados (IDN) en direcciones de correo electrónico. Los IDN permiten a las personas registrarse y usar nombres de dominio en sus idiomas nativos en lugar de en inglés. La compatibilidad con IDN permite a los suplantadores de identidad enviar ataques homógrafos, una situación en la que se crea un nombre de dominio similar mediante caracteres alfabéticos de diferentes idiomas, no solo del inglés, con la intención de hacer pensar a los usuarios que están visitando un sitio web legítimo.

Configuración de características criptográficas para Outlook

Outlook proporciona características criptográficas para enviar y recibir mensajes de correo electrónico mejorados de seguridad a través de Internet o intranet. Puede personalizar las características de una implementación de Outlook para establecer opciones criptográficas adecuadas para su organización.

También puede implementar características adicionales para que sea más fácil mejorar la seguridad de la mensajería de correo electrónico. Por ejemplo, proporcione etiquetas de seguridad que cumplan con la política de seguridad de la organización. Es posible que una etiqueta solo de uso interno se implemente como una etiqueta de seguridad para aplicarla a los mensajes de correo electrónico que no se deben enviar fuera de la empresa.

Restricción de permisos en los mensajes de correo electrónico

Information Rights Management (IRM) ayuda a los usuarios a evitar que personas no autorizadas reenvíen, editen o copien mensajes de correo electrónico confidenciales y otro contenido de Office, como documentos y hojas de cálculo. En Outlook, los usuarios pueden usar IRM para marcar los mensajes de correo electrónico con "No reenviar", lo que restringe automáticamente el permiso para que los destinatarios reenvíen, impriman o copien el mensaje. Además, puede definir directivas de permisos IRM personalizadas en Office para las necesidades de su organización y puede implementar las nuevas directivas de permisos para que los usuarios puedan usar con mensajes de correo electrónico u otros documentos de Office. Para más información, vea Proteger mensajes y documentos confidenciales mediante Information Rights Management (IRM) en Office 2016.

Outlook y los servidores y protocolos de correo electrónico

Los servicios y servidores de correo electrónico principales admitidos por Outlook incluyen lo siguiente:

• Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP)
• Protocolo de oficina de correos v.3 (POP3)
• Internet Mail Access Protocol Versión 4 (IMAP4)
• MAPI para Exchange Server (versión 2007 y versiones posteriores)
• Exchange Active Sync para la conexión a servicios como Outlook.com (Hotmail) para acceder al correo, el calendario, los contactos y las tareas
• Otros orígenes de mensajería e información, posibles por la forma en que Outlook usa la interfaz de extensibilidad MAPI.

Los usuarios pueden usar las características Contactos, Tareas y Calendario en Outlook 2016 sin estar conectados a un servidor de correo electrónico.

Actualización desde una versión anterior de Outlook

Puede instalar Outlook 2016 o versiones posteriores en cualquier instalación anterior de Outlook. La configuración de usuario almacenada en el Registro se migra al actualizar de Outlook 2003 o versiones posteriores a Outlook 2016 o versiones posteriores. Si ya existe un perfil MAPI en el equipo de un usuario, normalmente puede configurar una implementación para seguir usando el perfil.

Tenga en cuenta que una versión msi de Outlook, como Office Standard 2016, no puede coexistir con versiones anteriores de MSI de Outlook en el mismo equipo. Sin embargo, puede instalar una versión de Hacer clic y ejecutar de Outlook, como con Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, para ejecutarla en paralelo con las versiones msi de Outlook antes de Outlook 2016. Sin embargo, no puede tener instaladas las versiones hacer clic y ejecutar de Outlook 2013 y Outlook 2016 en el mismo equipo. Si tiene dos versiones de Outlook instaladas en el mismo equipo, no puede ejecutarlas al mismo tiempo.

Nota:

Como procedimiento recomendado, solo debe tener una versión de Office instalada en un equipo. En escenarios de migración, es posible que necesite varias versiones de Office en el mismo equipo durante un breve período de tiempo. Sin embargo, se recomienda desinstalar la versión anterior de Office lo antes posible después de migrar a la versión más reciente de Office.

Al actualizar usuarios desde una versión anterior de Outlook, debe tomar decisiones sobre cómo configurar perfiles de usuario, considerar problemas del modo de intercambio en caché y tener en cuenta los cambios de fax y formularios.

Actualización a Office con el modo de intercambio almacenado en caché habilitado

El proceso de actualización de los usuarios que actualmente tienen habilitado el modo de intercambio en caché en Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 o Outlook 2013 es sencillo. Si no cambia la configuración del Modo de intercambio almacenado en caché, se mantienen las mismas configuraciones para Outlook 2016 y versiones posteriores.

De forma predeterminada, cuando se instalan Outlook 2016 o versiones posteriores, se crea una nueva versión comprimida del archivo de datos de Outlook (.ost). Esta versión comprimida de .ost es hasta un 40 % menor que el tamaño de los archivos .ost creados en versiones anteriores de Outlook. Si debe evitar que Outlook cree un nuevo archivo de datos de Outlook comprimido (.ost), use la plantilla directiva de grupo de Outlook (Outlk16.admx) para habilitar la directiva No crear un nuevo archivo OST en la actualización. Puede encontrar esta opción en Configuración de usuario\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Outlook 2016\Configuración de la cuenta\Exchange.

Para obtener consideraciones adicionales sobre el planeamiento del modo de intercambio en caché, vea Planear y configurar el modo de intercambio en caché en Outlook 2016 para Windows.

Instalación de varias versiones de Outlook en el mismo equipo

Con Outlook, si usa la versión con licencia por volumen (instalación basada en MSI), como Office Standard 2016, no puede tener instaladas dos versiones de Outlook. De forma predeterminada, el proceso de actualización quitará la versión anterior. Pero si va a pasar de una licencia de volumen a una versión de licencia de suscripción, como con Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, que usa la instalación Hacer clic y ejecutar, es posible tener dos versiones de Outlook instaladas en el mismo equipo.

Nota:

Como procedimiento recomendado, solo debe tener una versión de Office instalada en un equipo. En escenarios de migración, es posible que necesite varias versiones de Office en el mismo equipo durante un breve período de tiempo. Sin embargo, se recomienda desinstalar la versión anterior de Office lo antes posible después de migrar a la versión más reciente de Office.

Consideraciones adicionales al planear una actualización de Outlook

Para prepararse para una actualización, debe responder a las siguientes preguntas adicionales:

• ¿Debe cambiar los perfiles de usuario de Outlook como parte de una actualización? Por ejemplo, puede definir un nuevo Exchange Server (como Exchange Online) o habilitar nuevas características de Outlook.
• ¿Cómo se crea y almacena una copia de seguridad de la instalación existente? Antes de actualizar a una versión nueva, le recomendamos que realice una copia de seguridad de los datos existentes.
• ¿Cómo obtendrán información los usuarios sobre la nueva interfaz y las características de Office? Para obtener más información, vea Centro de ayuda de Outlook y Outlook para el entrenamiento en vídeo de Windows.
• ¿Tendrá que evaluar los complementos de Outlook en su entorno?

Consideraciones a tener en cuenta para las aplicaciones de Outlook de 32 bits al actualizar a una plataforma de 64 bits

Si ha desarrollado aplicaciones, complementos o macros de interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI) de 32 bits para Outlook, son acciones que debe realizar para cambiar y recompilar las aplicaciones de 32 bits para que se ejecuten en una plataforma de 64 bits.

Outlook está disponible como una aplicación de 32 bits y una aplicación de 64 bits. La versión de Outlook que elija depende de la edición del sistema operativo Windows (32 o 64 bits) y de la edición de Office (32 bits o 64 bits) instalada en el equipo, si Office ya está instalado en ese equipo.

Entre los factores que determinan la viabilidad de instalar una versión de 32 bits o 64 bits de Outlook se incluyen los siguientes:

• Puede instalar Office de 32 bits y Outlook de 32 bits en una versión compatible de 32 o 64 bits del sistema operativo Windows. Puede instalar la versión de 64 bits de Office y Outlook de 64 bits solo en un sistema operativo Windows de 64 bits compatible.
• La instalación predeterminada de Office en una versión de 64 bits del sistema operativo Windows es Office de 32 bits.
• La versión instalada de Outlook siempre es la misma que la versión de Office, si Office está instalado en el mismo equipo. Es decir, una versión de 32 bits de Outlook no se puede instalar en el mismo equipo en el que ya están instaladas versiones de 64 bits de otras aplicaciones de Office, como Word 2016 de 64 bits o Excel 2016 de 64 bits. De forma similar, una versión de 64 bits de Outlook no se puede instalar en el mismo equipo en el que ya están instaladas versiones de 32 bits de otras aplicaciones de Office.