Capítulo 4: Uso de Microsoft Dataverse como origen de datos

Maria ha creado un prototipo de aplicación utilizando datos de prueba almacenados en libros de Excel. El siguiente paso es conectar la aplicación a fuentes de datos que proporcionarán datos del mundo real. María ha oído hablar de Microsoft Dataverse como una opción para hacer esto y quiere saber más al respecto.

¿Qué es Dataverse?

Dataverse es un almacén de datos con un conjunto de tablas estándar. Puede usarlo para almacenar información comercial, administrar reglas comerciales y definir flujos de datos comerciales. En muchos sentidos, actúa como una base de datos, excepto que contiene más que solo datos. Puede usarlo para registrar elementos de lógica empresarial para sus soluciones y compartir esta lógica entre aplicaciones. Dataverse incluye capacidades de programación que le permiten automatizar el procesamiento y los flujos de trabajo. Además, puede agregar gráficos y asociarlos con sus datos; Power Apps puede hacer referencia a estos gráficos directamente desde Dataverse. Más información: ¿Qué es Dataverse? en la documentación de Power Apps

Dataverse sigue el enfoque de "código bajo" de Power Apps, que permite a un usuario comercial crear entidades comerciales y flujos de trabajo. Adicionalmente, Dataverse es un sistema escalable, confiable y seguro, implementado en Azure. El control de acceso basado en roles limita el tipo de acceso a diferentes usuarios en su organización; los usuarios solo pueden ver o manipular las entidades a las que se les ha otorgado acceso.

Nota

Las definiciones de aplicaciones y usuarios en Power Apps también se almacenan en Dataverse. Power Apps utiliza esta información para crear, editar y publicar aplicaciones.

Dataverse le permite unificar los datos almacenados en bases de datos dispares en un solo repositorio. Puede crear flujos de datos que ingieran periódicamente datos almacenados en una o más bases de datos en las tablas de Dataverse para crear conjuntos de datos agregados. Más información: ¿Por qué elegir Dataverse?

Definición de entidades y relaciones en Dataverse

Dataverse contiene una colección de entidades de datos extensibles, estandarizadas y de código abierto y Relaciones que Microsoft y sus socios han publicado en la Iniciativa de Datos Abiertos para toda la industria. Los datos de estas entidades se almacenan en un conjunto de tablas. Dataverse define entidades para muchos objetos comerciales comunes, como Cuenta, Dirección, Contacto, Organización, Equipo y Usuario. Puede ver las tablas en Dataverse sobre la pestaña Tablas bajo Datos en Power Apps. Puede agregar sus propias tablas personalizadas a Dataverse si es necesario, pero es una buena práctica utilizar tablas existentes siempre que sea posible. Esto ayudará a garantizar la portabilidad de sus aplicaciones. Las tablas que forman parte de la opción predeterminada de Dataverse tienen un Tipo designado como Estándar, pero el Tipo de sus propias tablas se marcará como Personalizado.

En Dataverse, cada entidad es tabular, con un conjunto predeterminado de columnas que también están definidas por Open Data Initiative. Puede ver la definición de una tabla utilizando el comando Editar para esa entidad en la lista de tablas. Puede ampliar una tabla utilizando sus propias columnas pero, como se mencionó anteriormente, es una buena práctica utilizar columnas existentes siempre que sea posible. El siguiente ejemplo muestra la definición predeterminada de la tabla Cuenta.

Nota

Puede modificar el nombre de tablas y columnas sin cambiar sus nombres. Power Apps utiliza los nombres para mostrar como las etiquetas predeterminadas que aparecen en los formularios.

Dataverse admite un rico conjunto de tipos de datos para columnas, que van desde texto simple y valores numéricos hasta abstracciones que tienen restricciones de formato específicas, como Correo electrónico, URL, Teléfono y Símbolo del valor. Puede utilizar otros tipos, como Elección y Búsqueda, para restringir los valores ingresados en una columna a un dominio fijo o datos recuperados de una columna en una tabla relacionada. Utilice los tipos Archivo e Imagen para almacenar datos e imágenes no estructurados en una tabla. Las imágenes tienen un tamaño máximo de 30 MB, pero los archivos pueden tener hasta 128 MB.

Nota

Puede definir sus propias opciones personalizadas para que las utilicen las columnas Elección en Power Apps.

También puede definir Relaciones entre tablas. Estas relaciones pueden ser de varios a uno, de uno a varios o de varios a varios. Además, especifica el comportamiento de las entidades relacionadas como parte de la relación. El comportamiento puede ser:

• Referencial, con o sin eliminación restringida. La eliminación restringida evita que se elimine una fila de una tabla relacionada si se hace referencia a ella en otra fila de la misma tabla o de una diferente.
• De los padres, en el que cualquier acción realizada en una fila también se aplica a las filas a las que hace referencia.
• Personalizado, que le permite especificar cómo las filas referenciadas se ven afectadas por una acción realizada en la fila de referencia.

El siguiente ejemplo muestra cómo agregar una relación de uno a varios de la tabla Cuenta a una tabla personalizada denominada Cliente SalesLT. El comportamiento evita que se elimine un cliente si se hace referencia a él en una fila en la tabla Cuenta.

Agregar vistas y reglas comerciales

Una vista proporciona acceso a columnas y filas especificadas en una o más tablas relacionadas. Puede pensar en una vista como una consulta, pero con un nombre que le permite tratarla como una tabla. Una vista contiene columnas seleccionadas de una tabla, pero puede incluir columnas de tablas relacionadas. Además, una vista puede filtrar filas para mostrar solo filas que coincidan con criterios específicos. También puede estipular el orden de clasificación predeterminado para las filas presentadas por una vista. Tenga en cuenta que una vista proporciona una ventana dinámica a los datos subyacentes; si los datos cambian en las tablas detrás de una vista, también lo hace la información representada por la vista. Puede mostrar datos a través de vistas en aplicaciones basadas en modelos. La siguiente imagen muestra el diseñador de vista. El usuario está agregando una nueva columna a una vista basada en la tabla Cuenta.

Utiliza reglas comerciales para definir validaciones y automatizar el flujo de control cuando se agregan, modifican o eliminan datos en una entidad. Una regla comercial comprende una condición que puede probar ciertas condiciones en la entidad afectada, como si los datos de una columna coinciden o rompen una regla determinada. El diseñador de reglas de negocio en Power Apps Studio proporciona una interfaz gráfica de usuario para definir reglas comerciales, como se muestra en la siguiente imagen.

El diseñador de reglas de negocio admite las siguientes acciones:

• Establecer valores de columnas.
• Borrar valores de columnas.
• Establecer niveles de requisitos de columnas.
• Mostrar u ocultar columnas (solo para aplicaciones basadas en modelos).
• Habilitar o deshabilitar columnas (solo para aplicaciones basadas en modelos).
• Validar datos y mostrar mensajes de error.
• Crear recomendaciones empresariales basadas en inteligencia empresarial (solo para aplicaciones basadas en modelos).

Nota

Las reglas de negocio se adaptan mejor a las aplicaciones basadas en modelos. No todas las acciones de reglas comerciales son compatibles con las aplicaciones de lienzo.

Definición de actividades comerciales

Hay dos tipos fundamentales de tablas en Dataverse: tablas estándar (incluidas tablas personalizadas), que contienen datos, y tablas de Actividad, que representan acciones comerciales y flujos de trabajo que se pueden programar para que los ejecuten Dataverse. Una tabla de actividad contiene referencias a las entidades de datos involucradas en la actividad (como clientes o vendedores), una serie de estados a través de los cuales la actividad puede progresar, su estado actual y otra información utilizada por Dataverse para programar operaciones cuando sea apropiado.

Dataverse contiene actividades integradas para administrar reuniones, programar procesos comerciales, marketing, administrar el proceso de ventas, crear citas recurrentes y manejar incidentes servicio al cliente. Más información: Tablas de actividad

Implementa la lógica empresarial real mediante acciones personalizadas o su propio código si necesita un control adicional que no está disponible directamente en Power Apps. Los detalles de este proceso están más allá del alcance de esta guía, pero para obtener más información, vaya a Crea una acción personalizada.

Agregar elementos de visualización gráfica

Además de almacenar la estructura de datos y la lógica asociada con una entidad comercial, Dataverse también puede almacenar diseños para formularios, gráficos y paneles asociados con una entidad. Cuando crea una aplicación basada en modelos, puede utilizar estos formularios para la entrada y visualización de datos, mientras que los gráficos y los paneles permiten al usuario visualizar los datos con mayor facilidad que al mirar los valores de datos básicos.

La decisión de Leticia de usar Dataverse

Dataverse es una excelente opción de repositorio para muchas situaciones. Debería pensar seriamente usar desarrollo de Power Apps basado en nuevos sistemas y servicios y añadir nuevas funcionalidades a aplicaciones existentes, especialmente si está creando aplicaciones basadas en modelos.

Sin embargo, en la aplicación que está creando Leticia, los datos ya existen en una base de datos heredada. Existe una API web que se conecta a esa base de datos para recuperar y modificar datos y se implementa en Azure App Service. Se ha demostrado que esas soluciones heredadas funcionan y Kiana y el equipo de desarrollo de código complejo se sienten muy cómodos respaldando esas soluciones en el futuro.

Una ventaja de los equipos de desarrollo de fusión y Dataverse es que estos equipos permiten a los miembros ser más productivos en herramientas que ya conocen y con las que se sienten más cómodos. Un equipo no necesita migrar sus datos existentes a Dataverse inmediatamente para crear una aplicación usando Power Apps. Del mismo modo, cuando un equipo está creando una aplicación que requiere nuevos datos, Dataverse tiene mucho sentido como opción. No es raro ver una aplicación construida con Power Apps para utilizar una combinación de orígenes de datos heredados y datos en Dataverse.

Cuando se agrega una nueva funcionalidad a la aplicación, por ejemplo, haciendo que los técnicos de campo agreguen notas de visita del cliente, María espera usar Dataverse para almacenar esos datos.

Entonces, por el momento, Leticia conectará la API web que el equipo de Kiana ya ha desarrollado a la aplicación para obtener los datos necesarios. Los siguientes capítulos describirán ese proceso.

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