Patrón: Administración de activos

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Power Apps le proporciona una plataforma magnífica para administrar los activos físicos de su empresa.

Si solo desea saber quién tiene actualmente qué equipo, o si desea crear un sistema de reserva para recursos limitados, como áreas de trabajo o vehículos, Power Apps puede ayudarle a crear herramientas fáciles de usar para sus empleados e inteligencia empresarial oportuna para ayudarle a rastrear, administrar y analizar patrones en el uso de los recursos.

A continuación se muestran varios ejemplos de casos de uso del mundo real de organizaciones que reemplazaron los sistemas basados en papel y correo electrónico con soluciones de Power Apps. Además, Microsoft ha creado algunas plantillas que puede utilizar para poner en marcha sus propios proyectos de recogida o reserva de activos.

Cómo reconocer el patrón de recogida de activos

Ilustración del patrón de administración de activos con pasos para buscar, reservar y administrar.

En un escenario típico de administración de activos:

  1. Un empleado encuentra un activo disponible (como una sala, un vehículo o un equipo).

  2. Recogen el activo en ese momento o lo reservan para un momento específico.

  3. La administración administra y supervisa de forma centralizada los activos disponibles.

Plantilla: solución Vuelta al lugar de trabajo

Documentación de la solución Vuelta al lugar de trabajo

Vuelva a abrir de manera responsable, supervise de manera inteligente y proteja continuamente con soluciones para un entorno de trabajo más seguro. Equipe a los gerentes de las instalaciones y a los líderes de la fuerza de trabajo para tomar decisiones informadas para reabrir ubicaciones de manera segura. Empoderar a los empleados para que regresen con confianza con herramientas de autoservicio para trabajar de manera segura y productiva. Ayude a los líderes de salud y seguridad a garantizar el cuidado y el bienestar de su fuerza laboral.

Módulos principales de la solución Vuelta al lugar de trabajo

  • Panel de preparación de ubicaciones ayuda a determinar la disponibilidad de las instalaciones y a administrar eficientemente su reapertura segura.

  • Gestión de la seguridad de las instalaciones brinda a los administradores de las instalaciones las herramientas que necesitan para administrar la reapertura y la preparación de las instalaciones.

  • Gestión de la atención sanitaria en el lugar de trabajo brinda a los líderes de salud y seguridad las herramientas que necesitan para administrar activamente los casos COVID-19, identificar puntos críticos para mejorar la seguridad e importar datos de sistemas externos para respaldar la gestión de casos y el rastreo manual de contactos.

  • Vuelta al lugar de trabajo del empleado ofrece a sus recursos la herramienta de autoservicio que necesitan para sentirse seguros de regresar y mantenerse productivos mientras están en el sitio. Pueden usar la aplicación Employee Return to the Workplace para registrarse de forma remota y auto-revisar antes de ingresar a un edificio.

Aplicaciones para la programación del área de trabajo

Aplicaciones y plantillas adicionales

Cómo usan los clientes este patrón

Aplicación Armanino Workspace Scheduler

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A veces no se trata de cuánto tenemos, sino de cómo usamos lo que tenemos. Armanino, una de las 20 firmas independientes de consultoría de negocios y contabilidad más grandes de los Estados Unidos, se encuentra atrapada entre un modelo de oficina tradicional y la necesidad de contar con una fuerza laboral ágil. Utiliza el espacio de la oficina para el trabajo en equipo y las reuniones con los clientes en 16 oficinas de 15 grandes centros urbanos donde tienen sede, pero también despliegan profesionales especializados donde sea necesario. La empresa quería asegurarse de que el espacio de oficina siempre estuviera disponible para su fuerza laboral de gran movilidad, evitando gastar demasiado en espacio infrautilizado.

Por esta razón, Armanino creó la aplicación móvil Workspace Scheduler con Power Apps. Para ello, la empresa trabajó con un equipo interno dedicado de expertos en Microsoft Dynamics 365, ya que es miembro desde hace mucho tiempo del programa Microsoft AI Inner Circle, y Gold Certified Partner.

La aplicación móvil ofrece a cada miembro del personal información rápida y precisa sobre el espacio disponible y una capacidad de reserva mejorada con Microsoft Outlook, usuarios de Office 365 y conectores de SQL Server.

Captura de pantalla de la aplicación móvil Armanino Workplace Scheduler.

Ahora, cada trabajador de Armanino que esté dispuesto a compartir espacio de oficina puede indicar en Workspace Scheduler cuándo estará libre su espacio, y cualquier empleado que esté de viaje podrá reservar ese espacio por adelantado.

Aplicación Eneco RoomFinder

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Más que un edificio de sede corporativa, Eneco World refleja una filosofía sobre cómo unir a las personas para que colaboren e innoven. Para mejorar la productividad y la eficiencia, el proveedor de energía Eneco de los Países Bajos recurrió a Macaw, un Microsoft Gold Partner de confianza, en busca de ayuda para desarrollar una aplicación que les proporcionara una manera fácil de que casi 3000 empleados encontraran el espacio que necesitaban para reunirse y trabajar juntos.

Eneco afrontó ese desafío con los servicios basados en la nube de Microsoft Office 365, utilizando Power Apps, Power Automate y Power BI para desarrollar la aplicación RoomFinder que ahora conecta a personas e ideas.

La dificultad

Aunque los empleados de Eneco se beneficiaban de tener a todos en la misma oficina, pronto resultó difícil encontrar salas de conferencia disponibles y áreas de trabajo tranquilas. Los empleados de Eneco utilizaban la funcionalidad de reserva de salas predeterminada en Microsoft Exchange para reservar las salas de reuniones oficiales en el edificio de la sede, pero también había aproximadamente 200 salas más pequeñas a las que los empleados necesitaban acceder a diario. Esto incluía salas silenciosas en las que uno o dos empleados podían concentrarse o colaborar, salas para reuniones pequeñas y salas de scrum para equipos de proyectos.

Hasta hace poco, los empleados buscaban en los 14 pisos para encontrar salas de reuniones abiertas y ponían sus nombres en hojas de papel para reservarlas. "Es un edificio grande", señala Ferry Bouwman, director técnico de Office 365 en Eneco. "Si estoy en el segundo piso, no sé si habrá una sala disponible en el decimotercer piso, por ejemplo". Otra dificultad era que solo se podían reserva para reuniones con colegas de fuera de Eneco las salas de los tres pisos que la empresa llama Eneco Village. Las salas de otros pisos estaban para reuniones internas, pero no se podían reservar.

"En 2017, un departamento celebró un Día del desafío para alentar a la competencia a crear una aplicación que pudiera solucionar el problema, pero se convirtió en una propuesta costosa", menciona van der Burg. "Así que vinieron a vernos y nos dijeron: 'Tenéis Power Apps. Tal vez podáis hacer que algo funcione'".

Una aplicación personalizada de búsqueda de salas

La solución fue el resultado de una colaboración de Microsoft Partner Macaw, el centro de competencia de Office 365 de Eneco y los usuarios finales. Macaw utilizó Microsoft Power Apps en Office 365 para diseñar una aplicación personalizada para Eneco, y Microsoft Power BI para la creación de informes y análisis de datos predictivos.

"Empezamos recopilando los requisitos de Eneco en una pizarra", dice Erik Bouman, consultor de soluciones de Office 365 en Macaw. "Al acceder a los datos sobre las salas disponibles, creamos funciones que proporcionarían a los organizadores de reuniones una lista de salas y franjas horarias. Era importante que la aplicación fuera lo más fácil de usar posible. Power Apps hizo que el proceso de desarrollo fuera rápido y fácil".

Captura de pantalla de la aplicación RoomFinder de Eneco.

Virgin Atlantic

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Virgin Atlantic necesitaba entregar iPads a 3000 miembros de tripulación de cabina. El equipo de administración de activos de TI desarrolló una aplicación de Power Apps para escanear los código de barras de los iPad y asignárselos a cada miembro de la tripulación. Toda la información se almacenó en SharePoint Online y posteriormente se importó en el sistema de administración de activos. Con la ayuda de esta aplicación, en seis semanas, el 90 % de los iPads ya estaban entregados, lo que redujo considerablemente el tiempo que de otro modo se habría dedicado a escribir manualmente los números de serie y los números de nómina de la tripulación. Algunos días, los voluntarios distribuían hasta 250 iPads al día.

Captura de pantalla de la aplicación de administración de activos iPad para la tripulación.

Nota

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