Patrón: administración de proyectos
Las organizaciones necesitan un lugar central para administrar múltiples proyectos para asegurarse de que los diferentes equipos logren sus objetivos y cumplan los criterios de éxito según lo planeado.
Algunos casos prácticos comunes para la administración de proyectos incluyen la administración de nuevas ideas de productos, la creación de planes de proyectos y el seguimiento de hitos y la administración del rendimiento del equipo.
Microsoft Power Platform proporciona una solución sin o con poco código para que las organizaciones creen soluciones fáciles de usar para administrar proyectos a lo largo de su ciclo de vida. Este artículo muestra varios ejemplos del mundo real de cómo los clientes han utilizado Microsoft Power Platform para crear aplicaciones de administración de proyectos y flujos de trabajo eficientes.
Cómo reconocer el patrón de administración de proyectos
Los grupos empresariales dentro de las organizaciones necesitan una herramienta para administrar proyectos, seguir el progreso y supervisar los resultados.
En un escenario típico de administración de proyectos:
Planifica su trabajo para administrar ideas, planes, tareas e hitos.
Realiza un seguimiento del progreso según el plan, notifica a las partes interesadas sobre el estado del proyecto y aumenta los bloqueadores si es necesario.
Revisa el progreso, supervisa los resultados y visualiza los aspectos clave del progreso del proyecto.
Cómo usan los clientes el patrón de administración de proyectos
Aplicación de Custom Air Products and Services Traveler
Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) es un proveedor con sede en Houston de soluciones de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) que se especializa en el diseño, construcción, instalación, modificación y servicio de equipos de aire acondicionado, tanto en sectores industriales como comerciales de la industria del acondicionamiento del aire.
El equipo de administración de proyectos de CAPS necesitaba una solución personalizada para hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de las unidades de HVAC a medida que pasaban por el proceso de fabricación centrándose en la calidad de la construcción. La solución debía personalizarse para satisfacer las necesidades de cada departamento, realizar un seguimiento de los controles de calidad y permitir que los respectivos propietarios autorizaran cada fase del proceso. Además, el equipo quería capacitar todas las personas de la organización para informar sobre problemas a través de sus dispositivos móviles. Uno de los principales problemas a los que se enfrentaban era que el documento del "viajero", un documento en papel que se utilizaba para realizar un seguimiento de los controles de calidad, se estaba perdiendo.
Rebecca Sackett, asistente de analista de datos, encontró Power Apps en su suscripción de Office 365 y comenzó a experimentar con la creación de aplicaciones frente a las listas de SharePoint para reemplazar procesos manuales. Rebecca creó una solución de Power Apps para digitalizar el documento del viajero llamada CAPS Traveler. Los administradores de proyectos y las partes interesadas utilizan la aplicación de administración de Traveler principal para obtener una descripción general de todos los proyectos activos, ver estadísticas clave y administrar los calendarios de prueba y envío.
Los administradores de proyectos inician proyectos y agregan detalles para cada paso requerido, como Fábrica, Pintura, Electricidad y Prueba. Después, el personal de cada departamento usa una aplicación móvil complementaria que se ha creado de forma personalizada con temas específicos para su departamento. Entonces, el equipo central recopila los datos y utiliza los informes para identificar las razones comunes por las que no se realizó un paso en particular.
Hay diez aplicaciones de autorización de este tipo además de la aplicación de administración principal y todas leen y escriben datos en el mismo conjunto de listas de SharePoint. Una vez completados todos los pasos, alguien del equipo de control de calidad realiza una autorización final. A continuación, se activa automáticamente un flujo para generar un informe en PDF.
Aplicación de Environment Canterbury InZone
Environment Canterbury (ECan) trabaja en asociación con las comunidades de Canterbury, Nueva Zelanda, en programas de resultados ambientales a largo plazo que consisten en múltiples hitos y proyectos relacionados. Necesitaban una solución asequible que proporcionara una mayor coherencia entre los proyectos, mayores niveles de visibilidad y un acceso más rápido a los datos.
Con una aplicación, los administradores de zonas de agua dulce y los participantes del proyecto pueden ver el estado de sus proyectos. Todos los proyectos están etiquetados con la zona y los hitos específicos, y todos los hitos están etiquetados con los resultados a largo plazo. La aplicación proporciona un esquema de color personalizado que facilita la diferenciación y la navegación entre proyectos, hitos y resultados. Todas las pantallas de los proyectos son verdes, los hitos son azules y los resultados son naranjas.
Las notificaciones se envían para solicitar actualizaciones de datos y proporcionar escalaciones si los proyectos no se actualizan en el momento requerido. Los flujos también se utilizan para llamar a vistas específicas y generar tablas HTML, correos electrónicos de resumen basados en una lista de todos los elementos relacionados con una persona específica en un solo correo electrónico.
Aplicación de revisión de donaciones de Partners In Health
Partners in Health (PIH) depende de donantes individuales para aproximadamente la mitad de su financiamiento cada año, mientras que la otra mitad proviene principalmente de subvenciones gubernamentales, corporaciones y fundaciones. La organización sin ánimo de lucro tiene alrededor de 10 oficiales de donaciones que son responsables de administrar a más de 1000 de sus donantes individuales más generosos. PIH quería mejorar la capacidad de los oficiales de donaciones para administrar sus asignaciones mostrándoles las donaciones a medida que llegan y brindándoles a los oficiales una vista completa de sus carteras de donantes.
Bella Chih-Ning, administradora de análisis y aplicaciones de PIH, creó la aplicación y un panel de revisión de donaciones para que los oficiales de donaciones administren y visualicen diferentes aspectos de las donaciones. Con la aplicación de revisión de donaciones, los oficiales de donaciones pueden verlas inmediatamente a medida que llegan, agregar notas relevantes y asegurarse de que las donaciones se asignen al fondo apropiado. Esto crea una lista de tareas pendientes en la que el oficial de donaciones revisa la donación para asegurarse de que esté asignada a la campaña adecuada, codificada con el tipo de donación correcto y asignada al fondo apropiado. El oficial de donaciones puede enviar preguntas por correo electrónico al equipo de DevOps de PIH directamente desde la aplicación. Una vez que todo está claro, los oficiales de donaciones marcan la lista de verificación como "hecha" y se vuelve visible para sus administradores.
"El entrenamiento de App in a Day realmente me enseñó lo fácil que puede ser crear herramientas que agilicen los procesos y capaciten a nuestros compañeros para que sean mejores en sus trabajos", dice Bella Chih-Ning.
Aplicación Project Portfolio de R3 Retail
La empresa R3 Retail Development ofrece una amplia experiencia en consultoría de administración de proyectos para maximizar las ganancias de los clientes de supermercados, almacenes, procesamiento de alimentos, comerciales, minoristas y pequeñas empresas en los Estados Unidos. R3 necesitaba un enfoque altamente personalizado para sus necesidades integrales de administración de proyectos.
La aplicación Project Portfolio se creó en solo 120 horas y ahora administra más de 200 proyectos. Los administradores de proyectos de R3 y los administradores de tiendas regionales a los que sirven ahora usan la nueva aplicación Project Portfolio. La aplicación tiene un amplio conjunto de capacidades que incluyen:
Un panel que muestra estadísticas resumidas según el usuario que inició sesión.
Información de seguimiento del proyecto, incluidas fechas, tareas, problemas, pedidos de compra y personas.
Seguimiento de direcciones IP para todos los dispositivos instalados, como neveras.
Capacidades de carga de archivos para documentos como archivos de arquitectura para sistemas de acondicionamiento de aire.
Amplia lógica de negocios personalizada, como la configuración automática de valores de fecha en función de las entradas de estado.
Los administradores pueden asignar autorizaciones de seguridad a usuarios específicos de la aplicación según sus roles. Los administradores también pueden configurar la lista de tipos de tareas y el tiempo esperado para cada tarea, que a su vez se utiliza para generar fechas de vencimiento automáticamente.
R3 usa Power Automate para enviar notificaciones y recordatorios automáticos. Todos los datos se almacenan en Microsoft Dataverse.
Herramientas de programación de Capitol Music Group
Capitol Music Group (CMG) vio la oportunidad de modernizar su flujo de trabajo de marketing y sus herramientas de programación, que previamente creaban con InfoPath. Una aplicación crítica para la empresa administra los programas para nuevos lanzamientos y ha evolucionado con el tiempo para capturar datos para diferentes tipos de lanzamientos y medios. CMG quería automatizar los procesos rutinarios, ampliar la visibilidad y la colaboración entre las etiquetas de los partners y adaptarse más rápidamente a los nuevos canales de marketing en línea. Pero su aplicación Capitol Scheduling se había integrado profundamente en sus flujos de proceso y consistía por completo en datos XML que requerían mucho conocimiento específico para su administración. Al querer un enfoque simplificado y con poco código para el desarrollo y la administración de aplicaciones, CMG finalmente decidió migrar su aplicación de InfoPath a Microsoft Power Platform, que incluye Power Apps y Power Automate.
Capitol quería que sus equipos usaran la nueva interfaz de programación para comunicarse fácilmente, obtener autorizaciones y colaborar en marketing para diferentes tipos de lanzamientos, ya sea en el ámbito físico, digital o de vídeo.
"Con Microsoft Power Platform, Capitol cuenta con una manera fácil de compartir información de marketing a lo largo de todo el ciclo de vida del producto", dice Karen Reali, gerente sénior de Universal Music Group. "Incluso nos ayuda a facilitar y optimizar proyectos de etiquetas cruzadas".
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