Creación de libros de Excel con datos de Power BI actualizables

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Cuando ve informes en el servicio Power BI (https://app.powerbi.com), es posible que desee enriquecer aún más los datos del informe con suposiciones adicionales, realizar análisis de hipótesis o validar los números de un objeto visual de Power BI específico o de un informe completo de Power BI.

En este artículo aprenderá a crear libros de Excel que contengan datos de Power BI conectados, que puede actualizar directamente en el libro. De este modo, puede centrarse en el análisis en Excel y tener la seguridad de que está trabajando con datos actualizados.

Requisitos previos

  • El administrador de inquilinos de la organización debe habilitar la opción Los usuarios pueden trabajar con conjuntos de datos Power BI en Excel mediante una conexión dinámica en el inquilino. Puede consultar más información sobre la opción de configuración de inquilino de conexión dinámica de Excel en la documentación del portal de administración.
  • En el caso de los conjuntos de datos del entorno local, el administrador de inquilinos de la organización también debe habilitar la opción Permitir puntos de conexión XMLA y Analizar en Excel con conjuntos de datos locales en el inquilino. Puede consultar más información sobre la opción de configuración de inquilino de permitir puntos de conexión XMLA en la documentación del portal de administración.
  • Debe tener el permiso Compilación para el conjunto de datos de Power BI o al menos el rol Colaborador en el área de trabajo de Power BI que contiene el conjunto de datos.
  • Debe tener una licencia de Power BI: Gratis, Pro o Premium por usuario (PPU). Los usuarios de licencias gratuitas de Power BI solo pueden trabajar con conjuntos de datos en Mi área de trabajo o con una capacidad de Power BI Premium. Consulte más información sobre las licencias de Power BI.
  • Puede usar libros de Excel que contengan datos de Power BI actualizables en Excel Desktop y Excel para la Web.

Elección de datos de Power BI para evaluarlos en Excel

Power BI proporciona opciones para asegurarse de que puede extraer la granularidad correcta de los datos en función de cómo quiere analizarlos en Excel, ya sea con tablas dinámicas o tablas de Excel. En el servicio Power BI, use las dos características siguientes para crear un libro de Excel:

Analizar en Excel

Con Analizar en Excel, puede crear un libro de Excel que contenga todo el conjunto de datos para un informe específico de Power BI y analizar ese conjunto de datos en Excel usando tablas dinámicas, gráficos dinámicos y otras características de Excel.

En el servicio Power BI, puede usar cualquiera de los siguientes puntos de entrada de Analizar en Excel para crear un libro de Excel:

  • Abrir un informe de Power BI. Seleccione Exportar>Analizar en Excel en la cinta de opciones superior.

    Captura de pantalla que muestra la selección de Exportar y Analizar en Excel en la cinta de opciones.

  • Vaya al área de trabajo que contiene el conjunto de datos o el informe de Power BI, seleccione Más opciones (...) junto al conjunto de datos o el nombre del informe y seleccione Analizar en Excel.

    Captura de pantalla que muestra la selección de Más opciones y Analizar en Excel.

  • Seleccione un conjunto de datos en un área de trabajo de Power BI. En el panel Detalles del conjunto de datos, seleccione Analizar en Excel en la barra de menús.

    Captura de pantalla que muestra Analizar en Excel en la página Detalles del conjunto de datos.

Después de seleccionar Analizar en Excel, Power BI genera un libro de Excel y lo guarda en su cuenta de SharePoint en OneDrive. Tiene el mismo nombre que el informe de Power BI, por lo que puede abrir el libro directamente en Excel para la Web.

Captura de pantalla que muestra el archivo de Excel guardado en SharePoint.

Nota

Si no tiene una cuenta de SharePoint en OneDrive, Power BI descarga el libro de Excel en el equipo local.

Al elegir Abrir en Excel para la Web, el libro de Excel se abre en una pestaña independiente del explorador. Para habilitar la consulta de Power BI en Excel, seleccione Sí en el cuadro de diálogo Consultar y actualizar datos.

Captura de pantalla que muestra el cuadro de diálogo Consultar y actualizar datos.

Después de seleccionar Sí en el cuadro de diálogo, puede ver las tablas y medidas del conjunto de datos de Power BI en los campos de tabla dinámica. Puede empezar a crear informes de tabla dinámica en Excel.

Captura de pantalla que muestra los campos de tabla dinámica en Excel.

Si desea trabajar con los datos en la aplicación Excel Desktop, seleccione el botón Editar en la cinta de opciones y elija Abrir en la aplicación de escritorio.

Captura de pantalla que muestra la opción Abrir en la aplicación de escritorio.

Exportar a Excel con una conexión dinámica

Al ver un objeto visual de Power BI, es posible que desee explorar aún más los datos del objeto visual en Excel y mantener los datos conectados. Puede exportar una tabla de datos actualizables desde un objeto visual de Power BI a Excel:

  1. Elija un objeto visual en un informe de Power BI y seleccione Más opciones (...).

    Captura de pantalla que muestra el botón Más opciones.

  2. En el menú Opciones, seleccione Exportar datos. Tiene diferentes opciones para seleccionar el tipo de datos que desea exportar a Excel.

    Captura de pantalla que muestra las opciones de exportación.

  3. Seleccione la tarjeta Datos resumidos y elija la opción .xlsx (Excel) con conexión dinámica (500 000 filas como máximo) en Formato de archivo.

    Captura de pantalla que muestra el cuadro de diálogo ¿Qué datos quiere exportar?

  4. Después de seleccionar Exportar, Power BI descarga en su PC un libro de Excel que contiene los datos dinámicos de Power BI.

    La primera vez que abra el libro de Excel, es posible que se abra en modo de solo lectura hasta que seleccione Habilitar edición, según la configuración de vista protegida que tenga en Office.

    Captura de pantalla que muestra la opción Habilitar edición.

  5. En función de la configuración de Documentos confiables, es posible que también tenga que seleccionar Habilitar contenido para cargar los datos de Power BI en la cuadrícula de Excel.

    Captura de pantalla que muestra la advertencia de seguridad.

    Los datos del objeto visual de Power BI ahora están visibles como una tabla de Excel que se puede actualizar con Power BI.

    Captura de pantalla que muestra los datos conectados en Excel.

    Nota

    La hoja ExportHeaders del libro de Excel contiene detalles sobre los filtros aplicados al objeto visual de Power BI desde el que se han exportado los datos.

Consideraciones y limitaciones

  • Se admiten la seguridad de nivel de fila (RLS) y la seguridad de nivel de objeto (OLS) para las opciones Analizar en Excel y Exportar a Excel con una conexión dinámica. RLS se aplica en el nivel de modelo de datos, mientras que OLS se aplica en el nivel de tabla o columna, y ambas capas de seguridad se aplican a todos los usuarios que acceden a los datos de un informe específico de Power BI. Consulte más información sobre la seguridad de nivel de fila y la seguridad de nivel de objeto.
  • Para Analizar en Excel, solo los conjuntos de datos de Power BI que usan el modo de importación conservan las jerarquías en los campos de tabla dinámica del libro de Excel. Los conjuntos de datos de Power BI basados en DirectQuery o en modelos compuestos no conservan sus jerarquías al usar Analizar en Excel.
  • Analizar en Excel no admite la especificación de una configuración regional modificando la cadena de conexión después de generar el libro.
  • Es posible que vea un mensaje de error si los datos tienen más de 2 GB. En ese caso, reduzca la cantidad de datos, por ejemplo mediante la aplicación de filtros, o bien use el punto de conexión XMLA. Para obtener más información, consulte Punto de conexión XMLA.
  • Los usuarios externos al inquilino que hospedan el conjunto de datos de Power BI no pueden analizar los datos de Power BI en Excel.
  • Las opciones Analizar en Excel y Exportar a Excel con una conexión dinámica no se admiten en Power BI Report Server ni Power BI PaaS Embedded.
  • Puede que Analizar en Excel no funcione según lo esperado si se usan parámetros de campo en el conjunto de datos subyacente de Power BI.
  • Analizar en Excel y Exportar a Excel con una conexión dinámica no están disponibles para conjuntos de datos de Power BI que tienen una conexión dinámica con Azure Analysis Services (AAS) o SQL Server Analysis Services (SSAS).
  • Supongamos que tiene un informe de Power BI basado en una conexión dinámica a un origen de datos y agrega otras medidas al informe en Power BI. Si usa la opción Exportar a Excel con una conexión dinámica para exportar datos de un objeto visual de ese informe, las medidas que ha agregado no estarán disponibles en los datos que exporte a Excel. Solo las medidas del origen de datos estarán disponibles en los datos exportados.
  • Los usuarios de Mac solo pueden usar Excel para la Web para explorar libros de Excel que contienen conjuntos de datos de Power BI.
  • Es posible que el nombre y el orden de las columnas en un objeto visual de Power BI no se mantengan cuando los datos se exporten a Excel desde ese objeto visual.

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