Introducción a las aplicaciones de la organización (versión preliminar)

Bienvenido a la versión preliminar de las aplicaciones de organización en forma de elementos. Las aplicaciones del área de trabajo de Power BI han sido reconstruidas para Fabric como un nuevo tipo de elemento. Con las aplicaciones de organización como elementos, puede crear varias aplicaciones de organización por cada área de trabajo. Además, puede administrar las aplicaciones de la organización de la manera en que lo haría con cualquier otro tipo de elemento, desde la creación de una nueva aplicación de organización hasta la administración del acceso, para compartir la aplicación de la organización. Todas las cosas que le resultan familiares y fáciles al administrar otros elementos, como los informes, son igualmente familiares y fáciles con las aplicaciones de organización como elementos.

Las aplicaciones del área de trabajo de Power BI son una excelente manera para que los creadores de contenido, como los autores de informes, puedan crear experiencias de datos seguras, bonitas y personalizadas para sus compañeros y los consumidores. Con las aplicaciones de organización como elementos, puede crear tantas aplicaciones de organización como necesite para asegurarse de que el equipo funciona de forma eficaz. Además, con las aplicaciones de organización puede personalizar la experiencia del consumidor con cualquier color para temas, así como configurar la navegación y crear experiencias de aterrizaje únicas.

Requisitos previos para crear elementos de aplicaciones de organización

La versión preliminar de las aplicaciones de organización está desactivada de manera predeterminada para los inquilinos. Para habilitar la versión preliminar, debe ser administrador de Microsoft Fabric. En Configuración > Portal de administración > Configuración del inquilino, un administrador de Microsoft Fabric debe habilitar el conmutador titulado Los usuarios pueden descubrir y crear aplicaciones de organización (versión preliminar). Los administradores pueden utilizar la configuración de exclusión o inclusión de grupos de seguridad para controlar quién puede o no puede crear aplicaciones de organización.

Modo de licencia del área de trabajo establecido en versión de prueba o capacidad de Fabric

Un área de trabajo debe estar en un modo de licencia específico para crear un elemento de aplicación de la organización: versión de prueba, capacidad Premium o capacidad de Fabric. Para configurar un área de trabajo:

1. Cree o abra el área de trabajo donde desea crear elementos de la aplicación de organización.
2. Seleccione Configuración del área de trabajo.
3. En función del inquilino, seleccione la pestaña Premium o la pestaña Información de licencia.
4. Seleccione Editar para cambiar el modo de licencia del área de trabajo.
5. Seleccione Versión de prueba, Capacidad Premium, o Capacidad de Fabric (según lo configurado por el administrador del inquilino).

A los usuarios que crean una aplicación de organización se les pide que inicien una prueba cuando un administrador de inquilinos de Microsoft active las pruebas de Fabric.

Roles de área de trabajo para crear un elemento de aplicación de organización

Los usuarios del área de trabajo con un rol de administrador, miembro o colaborador (con permisos de recurso compartido)* pueden crear y administrar elementos de aplicaciones de organización, aunque es posible que los colaboradores no tengan permisos completos para administrar el acceso en una aplicación de organización. Para más información, consulte Administración de acceso a aplicaciones de organización. Los espectadores del área de trabajo no pueden crear elementos de aplicaciones de organización.

Consulte también Colaboradores y administración y uso compartido de acceso.

Cómo funcionan los elementos de las aplicaciones de organización y cómo difieren de las aplicaciones del área de trabajo

Con los elementos de aplicaciones de organización, puede crear varias aplicaciones de organización por cada área de trabajo.

Con los elementos de aplicaciones de organización, puede empaquetar elementos desde la misma área de trabajo y compartirlos con otros usuarios de su organización que no tienen acceso a dicha área de trabajo.

Una vez creado un elemento de aplicación de organización, puede incluir informes de Power BI, informes paginados, cuadernos de Fabric y paneles en tiempo real en la aplicación de organización. Estos elementos se conocen como elementos incluidos.

Al conceder a los usuarios acceso al elemento de aplicación de organización, como mínimo, obtienen también acceso de lectura a los elementos incluidos. En el caso de los informes de Power BI en una aplicación de organización, los usuarios obtienen acceso de lectura a los modelos semánticos asociados al informe. En el caso de las nuevas aplicaciones de organización en versión preliminar, incluso si un modelo semántico está en un área de trabajo diferente, los usuarios obtienen acceso a ese modelo.

Diferencias clave entre los elementos de aplicaciones de organización y las aplicaciones del área de trabajo (también conocidas como aplicaciones de Power BI)

• Se pueden crear varios elementos de aplicación de organización por área de trabajo.
  • Con las aplicaciones del área de trabajo, solo se podría crear una aplicación por área de trabajo. Si necesitar contar con diferentes aplicaciones dentro de un área de trabajo, podría crear públicos que mostraran u ocultaran contenido en la aplicación en función de los permisos. Con los elementos de aplicaciones de organización, puede crear una aplicación única por necesidad.
• Los elementos incluidos, como los informes, que se agregan a una aplicación de organización no son versiones del elemento de origen. Son los elementos originales de la misma área de trabajo que el elemento de la aplicación de organización. Los usuarios que tienen acceso a la aplicación de organización tienen acceso a la versión original de los elementos agregados a la aplicación de organización.
  • Con las aplicaciones del área de trabajo, todos los elementos agregados a un elemento se versionan automáticamente en el momento de publicarse la aplicación.
• Dado que los usuarios tienen acceso a los elementos de origen, si se proporciona un vínculo directo a un elemento incluido, los usuarios de la aplicaciones de organización pueden visualizar los elementos de origen fuera de la aplicación de organización.
  • Con las aplicaciones del área de trabajo los usuarios no podían visualizar elementos fuera de la aplicación, a menos que tuvieran acceso al elemento de origen a través de otro método, como el acceso directo.
• Si un informe paginado se basa en un modelo semántico, un usuario con acceso a una aplicación de organización obtiene automáticamente acceso al modelo.
  • Con las aplicaciones del área de trabajo, los usuarios no tienen acceso automáticamente a los modelos semánticos asociados a los informes paginados. Los autores de aplicaciones tenían que administrar manualmente el acceso a los modelos.
• Si un informe o un informe paginado se basa en un modelo semántico en un área de trabajo diferente, un usuario con acceso a una aplicación de organización obtiene automáticamente acceso al modelo en la diferente área de trabajo.
  • Con las aplicaciones del área de trabajo, los autores de aplicaciones tenían que administrar manualmente el acceso a los modelos de un área de trabajo diferente.
• Si concede permiso para compartir un usuario en un elemento de aplicación de organización, ese usuario puede compartir la aplicación de organización con otros usuarios.
  • Con las aplicaciones del área de trabajo, solo los roles específicos del área de trabajo podrían administrar el acceso y compartir la aplicación.
• Los usuarios que tienen acceso a una aplicación de organización no tienen que instalar la aplicación de organización para visualizarlo. El elemento de la aplicación de organización aparece en listas como lo que hacen otros elementos, Recientes, en la página Inicio.
  • Con las aplicaciones del área de trabajo, un usuario tenía que instalar una aplicación para verlo en las listas.
• Si un usuario se quita de una aplicación de organización, se revoca automáticamente el acceso basado en la aplicación de organización de ese usuario a los elementos incluidos y los elementos de modelo semánticos relacionados asociados a esa aplicación de organización. Si un usuario tiene otra forma de acceso a elementos incluidos o elementos de modelos semánticos relacionados, esa forma de acceso no se ve afectada.
  • Con las aplicaciones del área de trabajo, si un usuario se eliminaba de una aplicación, se mantenía su acceso a los modelos semánticos. Revocar el acceso a los modelos semánticos era una tarea manual. Los autores de aplicaciones tenían que asegurarse de que no estaban rompiendo la capacidad de ese usuario para visualizar otros informes al quitar el acceso al modelo.

Las aplicaciones del área de trabajo siguen funcionando junto con elementos de las aplicaciones de organización (versión preliminar)

Si tiene una aplicación de área de trabajo configurada y publicada, los elementos de la aplicación de la organización no afectan a cómo funciona la aplicación del área de trabajo. Puede seguir utilizando aplicaciones de área de trabajo junto con elementos de la aplicación de organización.

Las aplicaciones del área de trabajo se crean y administran en el nivel de área de trabajo:

Los elementos de las aplicaciones de organización se crean y administran desde el menú Nuevo y la lista del área de trabajo:

Los elementos de la aplicación de organización aparecen en la lista de área de trabajo:

Instrucciones para crear y compartir una aplicación de organización

Cómo crear un nuevo elemento de aplicación de organización y agregar contenido

En un área de trabajo compartida en el modo de licencia correcto, seleccione Nueva > Aplicación de organización (versión preliminar)

Asignar un nombre a la aplicación

Seleccione Agregar contenido y, a continuación, informes y cuadernos en el área de trabajo. Después, seleccione Agregar a la aplicación.

Captura de pantalla del selector de elementos del área de trabajo:

Agregar más elementos a la aplicación de organización y organizar la navegación

Puede agregar más elementos a la aplicación de la organización, como vínculos y una página de información general que muestra todo en la aplicación de la organización. Además, puede organizar la navegación como desee en secciones y reordenar elementos.

Agregue vínculos a la navegación de la aplicación de la organización desde Agregar > Vínculo.

Agregue una página de información general a la aplicación de la organización que muestra todo lo que se ha agregado a la aplicación de organización. Seleccione Agregar > Información general. Puede tener una página de información general en una aplicación de organización.

Una vez agregada la página de información general, puede agregar también un encabezado personalizado seleccionando Agregar encabezado.

Puede introducir un título de encabezado y un cuerpo, y elegir aplicar el color para temas de la aplicación de organización como color de fondo del encabezado.

Solo se puede agregar una página de información general a una aplicación de organización:

Organice la navegación agregando secciones desde Agregar > Sección y asigne un nombre a la sección.

Mover elementos a una sección seleccionando ... > Ir a la sección.

Para cambiar cómo se muestran los elementos en la navegación de la aplicación de organización, puede cambiar el nombre de cualquier elemento agregado a la aplicación de organización si mantiene el puntero sobre un elemento agregado a la aplicación y selecciona ... > Cambiar nombre.

Para cambiar el orden de los elementos en la navegación de la aplicación, puede reordenar los elementos seleccionando ... > y, luego, Subir o Bajar.

El primer elemento de la navegación es la experiencia de aterrizaje de la aplicación de organización.

Ajuste la configuración de la aplicación de organización

En Configuración, puede cambiar el nombre, la descripción y el nivel de aprobación.

En la pestaña Acerca de, puede cambiar el nombre de la aplicación de la organización, agregar una descripción y ver los detalles de quién es el propietario y el creador de la aplicación de la organización, además de la última vez que se modificó el elemento.

Los cambios realizados desde este panel se aplican al instante a la aplicación de organización.

Para establecer el nivel de aprobación en el elemento de la aplicación de la organización, acceda a la pestaña Aprobación y, si tiene permisos, puede realizar cambios en el nivel de aprobación. Tenga en cuenta que el nivel de aprobación establecido en el elemento de la aplicación de organización es único para el elemento de aplicación de organización, no los elementos incluidos que agregue a la aplicación de organización.

Personalización de la aplicación de la organización

Para cambiar la imagen de la aplicación (icono) o tema (color), seleccione Personalizar.

En la pestaña Personalización de marca, puede cargar su propia imagen como icono de la aplicación y seleccionar un color personalizado para la aplicación de la organización. El icono y los colores que seleccione se utilizan para personalizar la experiencia de la aplicación de organización que los consumidores ven una vez guardada la aplicación de la organización.

Para agregar una imagen de aplicación personalizada, seleccione Cargar. Puede cargar un archivo .jpg o .png de hasta 45 KB. Si necesita eliminar la imagen de la aplicación que ha cargado, seleccione Restablecer al valor predeterminado.

Para agregar un color personalizado a la aplicación, seleccione la flecha hacia abajo para abrir el selector de colores. Desde aquí, puede utilizar el selector de colores para seleccionar cualquier color que desee o introducir un valor hexadecimal o valor RGB para un color de su elección.

A medida que hace selecciones de imágenes y temas, una vista previa rápida le dará una idea del aspecto de la aplicación de organización para los consumidores una vez guardada.

Antes de cerrar el panel, seleccione Aplicar. Pero tenga en cuenta que los cambios no están disponibles ni visibles para los consumidores hasta que guarde la aplicación de organización.

Acceda a una vista previa de la aplicación de organización antes de guardar los cambios

Para obtener una idea del aspecto de la aplicación de organización para los consumidores, seleccione Vista previa de la aplicación.

Se muestra una vista previa de la aplicación de organización. Seleccione Cerrar vista previa para realizar más cambios o guardar los que ya haya hecho.

Guardar, ver y compartir la aplicación de organización con otros usuarios

Una vez que agregue contenido, ajuste la navegación, revise la configuración y personalice la aplicación de organización, es el momento de guardarla y compartirla con otros usuarios.

Guardar y ver la aplicación de organización

Cuando esté listo, seleccione Guardar.

Si recibe una advertencia de que no se han podido guardar los cambios porque no tiene permisos de uso compartido, consulte más información sobre la administración de permisos de la aplicación de organización.

Para visualizar la aplicación de organización publicada, puede seleccionar Ver aplicación en el cuadro de diálogo de confirmación que aparece:

O bien, puede visitar el área de trabajo en la que se guardó el elemento de la aplicación de organización y seleccionar la aplicación de organización que desea visualizar:

Concesión de acceso a otros usuarios y uso compartido de la aplicación de organización

Tiene varias maneras de compartir la aplicación de organización publicada.

Al seleccionar Compartir se muestran varias opciones:

• Copiar vínculo a esta aplicación
• Vínculo a esta página de la aplicación
• Administración del acceso
• Agregar persona o grupo

Para compartir con los usuarios que ya tienen acceso a la aplicación de organización:

• Seleccione Copiar vínculo a esta aplicación para compartir el elemento de la aplicación de organización. Los usuarios que utilicen el vínculo que envíe ya deben tener acceso. Los usuarios que usan el vínculo llegan al primer elemento de la aplicación de organización.
• Seleccione Vincular a esta página de la aplicación y los usuarios irán directamente al elemento que tiene en vista al copiar el vínculo

Para compartir con los usuarios que no tienen acceso a la aplicación de organización, puede administrar el acceso al elemento de la aplicación de organización de la forma en que lo hace con cualquier otro elemento, como los informes.

Seleccione Compartir > Agregar persona o grupo y podrá agregar usuarios de la organización desde el modal mostrado, sin salir de la aplicación:

En el modal mostrado tiene opciones para conceder permisos de recurso compartido o notificar a los destinatarios por correo electrónico, con un mensaje opcional.

Para obtener la experiencia de administración de acceso total, seleccione Compartir > Administrar acceso; también podrá ver la página de administración de acceso total con los usuarios que tienen acceso a la aplicación de organización y tendrá la oportunidad de agregar nuevos usuarios. Para agregar un nuevo usuario, seleccione Agregar usuario y se mostrará el mismo modal.

Recuerde que un usuario con acceso a un elemento de aplicación de organización obtiene automáticamente acceso a:

• elementos incluidos en la aplicación de organización desde la misma área de trabajo.
• modelos semánticos que incluían el origen de los informes en la misma área de trabajo y en áreas de trabajo diferentes.

Administración de permisos de aplicación de organización, como eliminar usuarios

La administración de permisos en un elemento de aplicación de organización es similar a la administración de permisos para cualquier otro elemento, como los informes de Power BI.

En primer lugar, visualice la pantalla de administración de acceso:

• En la aplicación de organización, seleccione Compartir > Administrar acceso
• En el área de trabajo, seleccione … >Administrar permisos

Captura de pantalla del menú "más" en un elemento de aplicación de organización:

De forma predeterminada, los usuarios a los que se les concede acceso a una app de la organización obtienen permisos de lectura para el elemento de la app de la organización, los elementos incluidos y los elementos subyacentes.

¿Desea conceder permisos adicionales a un usuario? Busque el usuario que desea administrar y elija lo que desea administrar. Administrar permisos como compartir o eliminar el acceso del usuario:

• Agregar volver a compartir permite a los usuarios compartir el elemento de la aplicación de organización, los elementos incluidos y los elementos subyacentes con otros usuarios. Esto significa que pueden conceder a otros usuarios acceso a la aplicación de organización y propagar el acceso a todos los elementos de los que depende la aplicación de organización. Elementos como informes incluidos, cuadernos y paneles en tiempo real. Además de los modelos semánticos subyacentes de los que dependen los elementos de informe.
• Quitar volver a compartir elimina la capacidad de un usuario de compartir el elemento de aplicación de la organización con otros usuarios. No obstante, seguirá manteniendo el acceso cualquier usuario que ya tenga acceso a la aplicación de la organización gracias a ese usuario.
• Quitar acceso quita el acceso del usuario al elemento de la aplicación de organización, los elementos de informe incluidos y los elementos de modelo semántico de los que se informa en el origen de la aplicación de organización. Exclusivo de los elementos nuevos de las aplicaciones organizativas, el acceso a los elementos del modelo semántico subyacente se elimina cuando un usuario pierde el acceso a una aplicación organizativa. Sin embargo, si un usuario tiene otra forma de acceso a un elemento, como un modelo semántico, mantiene el acceso a ese elemento. Solo se elimina el acceso basado en la aplicación de organización.

Nota:

Hay casos específicos en los que la aplicación de la organización no propaga ni revoca automáticamente el acceso a los elementos de los que depende. Propagación de acceso: por ejemplo, un informe con un objeto visual de informe paginado, también conocido como objeto visual de lenguaje RDL (Report Definition Language), depende de un elemento de informe paginado. Las aplicaciones de organización no propagan el acceso a los informes paginados subyacentes en este momento. Si los consumidores de la aplicación de organización tienen una vista interrumpida en una aplicación de organización, tenga en cuenta todos los elementos a los que los consumidores necesitan acceso, conceda el acceso que falta y pida a los consumidores que entren de nuevo en la aplicación de organización.

Estos son los elementos a los que las aplicaciones organizativas propagan y revocan el acceso:

• El propio elemento de la aplicación de organización
  • Elementos de informe y de informe paginados incluidos
    • Modelo semántico subyacente para un informe o un elemento de informe paginado (para un modelo en la misma área de trabajo o área de trabajo independiente)
  • Elementos de cuaderno o panel en tiempo real incluidos

Consulte la lista para ver los elementos incluidos y las aplicaciones de la organización que propagan y revocan el acceso a los elementos subyacentes. Hay escenarios de elementos subyacentes, como el escenario visual RDL indicado, donde las aplicaciones de la organización no propagan ni revocan el acceso. Otros escenarios incluyen fuentes de Fabric, como almacenes lacustres y almacenes de datos. En esos escenarios, administre el acceso a esos orígenes subyacentes directamente.

Permisos insuficientes al administrar una aplicación de organización

Los elementos de la aplicación de organización se crean para administrar automáticamente el acceso a elementos incluidos y elementos subyacentes. No tiene que administrar el acceso de forma independiente para cada uno de los elementos. La aplicación de organización funciona según lo previsto para los consumidores, sin vistas interrumpidas en la aplicación de organización.

Esto significa que las aplicaciones de organización comprueban los permisos de uso compartido de un usuario para agregar o eliminar elementos de una aplicación de organización, además de agregar, modificar o eliminar el acceso de un usuario a una aplicación de organización. Un usuario que intente administrar una aplicación de organización de estas maneras debe tener permisos de uso compartido completos en el elemento de la aplicación de organización, los elementos incluidos y los elementos subyacentes. De lo contrario, se produce un error en los cambios o intentos de administrar el acceso.

Captura de pantalla de un escenario “Guardar” en el que un usuario no tiene permisos para administrar el acceso en elementos incluidos o subyacentes.

Captura de pantalla de un escenario de recurso compartido en el que un usuario no tiene permisos para administrar el acceso en elementos incluidos o subyacentes.

Si encuentra estos mensajes, solicite permisos de uso compartido en los elementos asociados a la aplicación de organización. O pida a alguien con permisos de uso compartido que realice cambios o administre el acceso por usted.

Colaboradores y administración de acceso/uso compartido

Los colaboradores del área de trabajo pueden crear y editar elementos de la aplicación de organización en el área de trabajo. La configuración de aplicaciones de Power BI que permite a los colaboradores administrar y compartir aplicaciones no es aplicable a las aplicaciones de organización.

En el caso de las aplicaciones de organización, algunos, pero no todos, los colaboradores del área de trabajo tienen permisos para administrar el acceso a los elementos incluidos. Esos colaboradores pueden experimentar mensajes tratados en la sección Permisos insuficientes al administrar una aplicación de organización. Cuando los colaboradores agregan o eliminan elementos de una aplicación de organización que tienen usuarios que no son de espacio de trabajo, se produce un error en la actualización de la aplicación si el usuario colaborador no tiene permisos para compartir los elementos incluidos. Es lo mismo que ocurre al compartir una aplicación de organización. Si un usuario no tiene permisos para volver a compartir los elementos incluidos o los modelos semánticos asociados a la aplicación de organización, se produce un error en el recurso compartido. Al esperar que los colaboradores editen los elementos de la aplicación de la organización o administren el acceso, considere un rol de área de trabajo diferente para el usuario. O concédales permisos de uso compartido en los elementos necesarios.

Cómo editar una aplicación de organización

Para los usuarios con permisos (administradores del área de trabajo, miembros y colaboradores con permisos de recurso compartido), puede editar una aplicación de organización empezando por dos lugares:

• lista de área de trabajo >editar
• visualización de la aplicación de organización >editar

En la lista de áreas de trabajo, busque la aplicación de organización que desea editar, seleccione el menú "más" ... > Editar.

Al ver una aplicación de organización, seleccione Editar aplicación.

Una vez en la vista de edición de la aplicación de organización, puede agregar contenido, cambiar la estructura de navegación, ajustar la configuración y personalizar la aplicación.

Si desea quitar elementos de una aplicación, mantenga el puntero sobre el elemento que desea quitar y seleccione el menú "más" ... > Quitar de la aplicación.

Cuando finalice los cambios, seleccione Guardar.

Si quitó elementos de la aplicación, todos los usuarios que tienen acceso al elemento de la aplicación de organización pierden automáticamente el acceso basado en la aplicación de la organización a los elementos eliminados y sus modelos semánticos asociados.

Procedimiento para eliminar una aplicación de organización

¿Necesita eliminar una aplicación de organización? En el área de trabajo en la que se encuentra una aplicación de organización, seleccione el menú "más" en el elemento de la aplicación de organización que desea eliminar, ... > Eliminar.

Se elimina el elemento de la aplicación de la organización. Los usuarios que tienen acceso a la aplicación de organización pierden su acceso a los elementos que se incluyeron en la aplicación de organización y los modelos semánticos asociados.

Experiencia de consumidor de aplicaciones de organización

Ver o volver a las aplicaciones de la organización

Los usuarios pueden recibir notificaciones por correo electrónico cuando se comparte una aplicación de organización.

Los usuarios también pueden conceder acceso a otros usuarios a una aplicación de organización y, a continuación, elegir compartir un vínculo.

Los usuarios con acceso a las aplicaciones de la organización pueden encontrar sus aplicaciones de organización enumeradas en algunos lugares:

• Inicio > Recientes: si vieron la aplicación de organización recientemente.
• Inicio > Favoritos: si han agregado a Favoritos la aplicación de la organización.
• Aplicaciones: los elementos de la organización a los que un usuario tiene acceso se muestran con las aplicaciones de Power BI instaladas por el usuario.

En las vistas de lista, los elementos de la aplicación de la organización se etiquetan como "aplicación de organización" mientras que las aplicaciones de Power BI se etiquetan como "aplicación".

Los consumidores de aplicaciones de la organización sin permisos para editar la aplicación de organización pueden ver, agregar a Favoritos y compartir la aplicación de la organización. Si un consumidor no tiene permisos de uso compartido, solo puede compartir vínculos con usuarios que ya tienen acceso.