Tutorial: De libro de Excel a un informe sorprendente en Power BI Desktop

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SE APLICA A: Power BI Desktop Servicio Power BI

En este tutorial, creará un atractivo informe de principio a fin en 20 minutos.

Screenshot of finished Power BI report.

La jefa quiere ver un informe sobre las cifras de ventas más recientes. Ha solicitado un resumen ejecutivo de lo siguiente:

  • Mes y año en los que se ha conseguido el mayor beneficio
  • Ubicaciones donde la empresa tiene más éxito (por país/región)
  • Producto y segmento en los que la empresa debe seguir centrando su inversión

Con el libro de ejemplos financieros, este informe se puede crear sin dificultad. El informe final tendrá este aspecto. Comencemos.

En este tutorial, aprenderá a:

  • Descargar datos de ejemplo de dos maneras diferentes
  • Preparar los datos con algunas transformaciones
  • Crear un informe con un título, tres objetos visuales y una segmentación
  • Publicar el informe en el servicio Power BI para compartirlo con los compañeros de trabajo

Requisitos previos

Obtener datos

Puede obtener los datos de este tutorial con uno de estos dos métodos.

Obtención de datos en Power BI Desktop

Cuando abra Power BI Desktop, seleccione Probar un modelo semántico de ejemplo en el lienzo en blanco.

Screenshot of Try a sample semantic model on the canvas.

Si ha llegado a este tutorial desde Power BI Desktop, continúe y elija Cargar datos.

Screenshot of Two ways to use sample data > Load data.

Descarga del ejemplo

También puede descargar el libro de ejemplo directamente.

  1. Descargue el libro de Excel de ejemplo financiero.
  2. Abra Power BI Desktop.
  3. En la sección Datos de la cinta Inicio, seleccione Excel.
  4. Vaya a la ubicación en la que haya guardado el libro de ejemplo y seleccione Abrir.

Preparar los datos

En Navegador, tiene la opción de transformar o cargar los datos. El Navegador proporciona una vista previa de los datos para que pueda comprobar que tiene el intervalo correcto. Los tipos de datos numéricos se muestran en cursiva. Si tiene que realizar cambios, transforme los datos antes de cargarlos. Para que las visualizaciones sean más fáciles de leer más adelante, le interesa transformar los datos ahora. A medida que realiza cada transformación, verá que se agrega a la lista en Configuración de la consulta, en Pasos aplicados

  1. Seleccione la tabla Financials y elija Transformar datos.

    Screenshot of Power BI Navigator with Financial sample data.

  2. Seleccione la columna Unidades vendidas. En la pestaña Transformar datos, seleccione Tipo de datos y, después, Número entero. Elija Sustituir actual para cambiar el tipo de columna.

    El principal paso de limpieza de datos que los usuarios realizan con mayor frecuencia es el cambio de los tipos de datos. En este caso, las unidades vendidas tienen formato decimal. No tiene sentido tener 0,2 o 0,5 de una unidad vendida, ¿verdad? Por tanto, se cambiará por un número entero.

    Screenshot of changing a decimal number to a whole number.

  3. Seleccione la columna Segmento. El objetivo es que los segmentos sean más fáciles de ver en el gráfico más adelante, por lo que se aplicará formato a la columna Segmento. En la pestaña Transformación, seleccione Formato y MAYÚSCULAS.

    screenshot of changing lowercase to uppercase headings.

  4. Ahora se acortará el nombre de la columna Nombre del mes a solo Mes. Haga doble clic en la columna Nombre del mes y cambie el nombre a solo Mes.

    Screenshot of shortening column name.

  5. En la columna Producto, seleccione la lista desplegable y desactive la casilla situada junto a Montana.

    Sabe que el producto Montana dejó de estar disponible el mes pasado, por lo que quiere filtrar estos datos del informe para evitar confusiones.

    Screenshot of deleting Montana values.

  6. Verá que cada transformación se ha agregado a la lista en Configuración de la consulta en Pasos aplicados.

    Screenshot of list of applied steps.

  7. De vuelta en la pestaña Inicio, seleccione Cerrar y aplicar. Los datos están casi listos para la creación de un informe.

    ¿Ve el símbolo Sigma en la lista Campos? Power BI ha detectado que esos campos son numéricos. Power BI también indica el campo de fecha con un símbolo de calendario.

    Screenshot of Fields list with numeric fields and date field.

Crédito extra: escritura de una expresión en DAX

La escritura de medidas y la creación de tablas en el lenguaje de fórmulas DAX es muy eficaz para el modelado de datos. En la documentación de Power BI hay mucha más información sobre DAX. Por el momento, vamos a escribir una expresión básica y a unir dos tablas.

  1. En la cinta de opciones Inicio, seleccione Nueva medida.

    Screenshot of New measure icon on the Home ribbon.

  2. Escriba esta expresión para agregar todos los números de la columna Units Sold.

    Total Units Sold = SUM(financials[Units Sold])

  3. Seleccione la marca de verificación para confirmar.

    Screenshot of DAX expression Total Units Sold.

  4. Ahora, seleccione la Vista de datos de la izquierda.

    Screenshot of Data View icon.

  5. En la cinta de opciones Inicio, seleccione Nueva tabla.

    Screenshot of New Table icon.

  6. Escriba esta expresión para generar una tabla Calendario de todas las fechas entre el 1 de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.

    Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),Date(2014,12,31))

  7. Seleccione la marca de verificación para confirmar.

    Screenshot of DAX expression Calendar.

  8. Ahora, seleccione Vista de modelo a la izquierda.

    Screenshot of Model View icon.

  9. Arrastre el campo Fecha de la tabla Financials al campo Fecha de la tabla Calendar para combinar las tablas y crear una relación entre ellas.

    Screenshot of relationship between Date fields.

Crear el informe

Ahora que ha transformado y cargado los datos, es el momento de crear el informe. En el panel Campos de la derecha, verá los campos del modelo de datos que ha creado.

Ahora se creará el informe final, un objeto visual a la vez.

Screenshot of all the elements of the report, by number.

Objeto visual 1: Agregar un título

  1. En la cinta Insertar, seleccione Cuadro de texto. Escriba "Resumen ejecutivo: Informe financiero".

  2. Seleccione el texto que escribió. Establezca el tamaño de fuente en 20 y Negrita.

    Screenshot of formatting title.

  3. Cambie el tamaño del cuadro para que quepa en una línea.

Objeto visual 2: Beneficios por Fecha

Ahora, cree un gráfico de líneas para ver en qué mes y año se ha obtenido el beneficio más alto.

  1. Desde el panel Campos, arrastre el campo Beneficios a una zona en blanco del lienzo del informe. De forma predeterminada, Power BI muestra un gráfico de columnas con una columna, Beneficios.

  2. Arrastre el campo Fecha al mismo objeto visual. Si creó una tabla Calendario en Crédito adicional: Creación de una tabla en DAX anteriormente en este artículo, arrastre el campo Fecha de la tabla Calendario en su lugar.

    Power BI actualiza el gráfico de columnas para mostrar los beneficios de los dos años.

    Screenshot of Profit column chart.

  3. En la sección Campos del panel Visualizaciones, seleccione la lista desplegable del valor Eje X. Cambie Fecha de Jerarquía de fechas a Fecha.

    Screenshot of changing Date hierarchy to Date.

    Power BI actualiza el gráfico de columnas para mostrar los beneficios de cada mes.

    Screenshot of column chart by month.

  4. En el panel Visualizaciones, cambie el tipo de visualización a Gráfico de líneas.

    Screentshot of changing column to bar chart.

    Ahora puede ver con facilidad que el máximo beneficio se obtuvo en diciembre de 2014.

Objeto visual 3: Beneficios por País/Región

Cree un mapa para ver en qué país/región se han obtenido los mayores beneficios.

  1. Desde el panel Campos, arrastre el campo País a un área en blanco del lienzo del informe para crear un mapa.

  2. Arrastre el campo Beneficios al mapa.

    Power BI crea un objeto visual de mapa con burbujas que representan el beneficio relativo de cada ubicación.

    Screenshot of creating map chart.

    Parece que en Europa se obtienen mayores beneficios que en Estados Unidos.

Objeto visual 4: Ventas por Producto y Segmento

Cree un gráfico de barras para determinar en qué empresas y segmentos hay que invertir.

  1. Arrastre los dos gráficos que ha creado para situarlos en paralelo en la mitad superior del lienzo. Deje espacio en el lado izquierdo del lienzo.

  2. Seleccione un área en blanco en la mitad inferior del lienzo del informe.

  3. En el panel Campos, seleccione los campos Ventas, Producto y Segmento.

    Power BI crea automáticamente un gráfico de columnas agrupadas.

  4. Arrastre el gráfico para que sea lo suficientemente ancho como para rellenar el espacio bajo los dos gráficos superiores.

    Screenshot of a clustered column chart.

    Parece que la empresa debe seguir invirtiendo en el producto Paseo y dirigirse a los segmentos Pequeña empresa y Administración Pública.

Objeto visual 5: Segmentación de año

Las segmentaciones son una valiosa herramienta para filtrar los objetos visuales de una página de informe por una selección específica. En este caso, se pueden crear dos segmentaciones que se centren en el rendimiento de cada mes y año. Una segmentación usa el campo de fecha de la tabla original. La otra usa la tabla de fechas que puede haber creado para el "crédito adicional" anteriormente en este tutorial.

Segmentación de fecha con la tabla original

  1. En el panel Campos, seleccione el campo Fecha de la tabla Financials. Arrástrelo al área en blanco a la izquierda del lienzo.

  2. En el panel Visualizaciones, seleccione Segmentación.

    Power BI crea automáticamente una segmentación de rango numérico.

    Screenshot of Date numeric range slicer.

  3. Puede arrastrar los extremos para filtrar o seleccionar la flecha situada en la esquina superior derecha y cambiarla a un tipo diferente de segmentación.

Segmentación de fecha con la tabla DAX

  1. En el panel Campos, seleccione el campo Fecha de la tabla Calendario. Arrástrelo al área en blanco a la izquierda del lienzo.

  2. En el panel Visualizaciones, seleccione Segmentación.

  3. En la sección Campos del panel Visualizaciones, seleccione la lista desplegable de Campos. Quite Quarter (Trimestre) y Day (Día), de modo que solo queden Year (Año) y Month (Mes).

    Screenshot of changing the Date hierarchy.

  4. Expanda cada año y cambie el tamaño del objeto visual, para que se vean todos los meses.

    Screenshot of date hierarchy slicer.

    Usaremos esta segmentación en el informe terminado.

Ahora, si la jefa le pide ver solo los datos de 2013, puede usar la segmentación para seleccionar años o meses concretos de cada año.

Crédito adicional: Formato del informe

Si quiere aplicar un formato ligero a este informe para pulirlo más, puede seguir estos sencillos pasos.

Tema

  • En la cinta Vista, cambie el tema a Ejecutivo.

    Screenshot of selecting the Executive theme.

Mejora de los objetos visuales

Realice los cambios siguientes en la pestaña Formato del panel Visualizaciones.

Screenshot of the Format tab in the Visualizations pane.

  1. Seleccione el objeto visual 2. En la sección Título, cambie Texto de título por "Beneficios por mes y año", y Tamaño de texto a 16 pt. Establezca Sombra en Activar.

  2. Seleccione el objeto visual 3. En la sección Estilos de mapa, cambie Tema a Escala de grises. En la sección Título, cambie el Tamaño del texto del título a 16 pt. Establezca Sombra en Activar.

  3. Seleccione el objeto visual 4. En la sección Título, cambie el Tamaño del texto del título a 16 pt. Establezca Sombra en Activar.

  4. Seleccione el objeto visual 5. En la sección Controles de selección, establezca Mostrar opción "Seleccionar todo" en Activar. En la sección Encabezado de segmentación, aumente Tamaño del texto a 16 pt.

Adición de una forma de fondo para el título

  1. En la cinta Insertar, seleccione Formas>Rectángulo. Colóquelo en la parte superior de la página y amplíelo para que tenga el ancho de la página y el alto del título.

  2. En el panel Formato de forma, en la sección Contorno, cambie Transparencia a 100 % .

  3. En la sección Relleno, cambie Color de relleno a Color de tema 5 #6B91C9 (azul).

    Screenshot of Theme color 5.

  4. En la pestaña Formato, seleccione Enviar atrás>Enviar al fondo.

  5. Seleccione el texto del objeto visual 1, el título, y cambie el color de fuente a Blanco.

Adición de una forma de fondo para los objetos visuales 2 y 3

  1. En la cinta Insertar, seleccione Formas>Rectángulo y amplíelo para que tenga el ancho y el alto de los objetos visuales 2 y 3.
  2. En el panel Formato de forma, en la sección Contorno, cambie Transparencia a 100 % .
  3. En la sección Relleno, establezca el color en Blanco, 10 % más oscuro.
  4. En la pestaña Formato, seleccione Enviar atrás>Enviar al fondo.

Informe finalizado

Este es el aspecto que tendrá el informe acabado:

Screenshot of final, formatted report.

En resumen, este informe responde a las principales preguntas de la jefa:

  • Mes y año en los que se ha conseguido el mayor beneficio

    Diciembre de 2014

  • Ubicaciones donde la empresa tiene más éxito (por país/región)

    En Europa, concretamente en Francia y Alemania.

  • Producto y segmento en los que la empresa debe seguir centrando su inversión

    La empresa debe seguir invirtiendo en el producto Paseo y dirigirse a los segmentos Pequeña empresa y Administración Pública.

Guardar el informe

  • En el menú Archivo, seleccione Guardar.

Publicación en el servicio Power BI para compartir

Para compartir el informe con la jefa y los compañeros de trabajo, publíquelo en el servicio Power BI. Al compartirlo con compañeros que tienen una cuenta de Power BI, pueden interactuar con el informe, pero no guardar los cambios.

  1. En Power BI Desktop, seleccione Publicar en la cinta Inicio.

    Es posible que tenga que iniciar sesión en el servicio Power BI. Si todavía no tiene una cuenta, puede registrarse para obtener una evaluación gratuita.

  2. Seleccione un destino, como Mi área de trabajo, del servicio Power BI >Seleccionar.

  3. Seleccione Abrir "nombre_del_archivo" en Power BI.

    Screenshot of opening your report in the Power BI service.

    El informe completado se abre en el explorador.

    Screenshot of your completed Power B I report in the Power B I service.

  4. Seleccione Compartir en la parte superior del informe para compartirlo con otros usuarios.

    Screenshot of sharing your report from the Power BI service.

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