Buscar y retirar informes .rdl sin usar

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SE APLICA A: Power BI Report Builder Power BI Desktop Power BI 2022 Report Server SQL Server 2022 Reporting Services

Tu empresa puede manejar cientos de informes paginados (archivos .rdl) en Power BI Report Server y SQL Server Reporting Services (SSRS). Algunos de esos informes pueden volverse obsoletos y deben retirarse. Como autor o administrador de informes, no es recomendable migrar informes sin usar al servicio de Power BI. Mientras planifica una migración a la nube, se sugiere que hagas algunas tareas de limpieza para deshacerte de los informes .rdl no utilizados. Este procedimiento recomendado admite la gobernanza de retención y permite que su organización use una directiva de datos y una programación de retención.

Existen dos procesos para comprobar informes sin usar. Ampliamos la limpieza a los objetos sin usar, así como a las tablas de bases de datos sin usar que podrían tener datos potencialmente obsoletos para eliminarlas.

Ejecución de una auditoría (opcional)

En primer lugar, se recomienda crear una especificación de auditoría de servidor y auditoría de base de datos. La auditoría de una instancia del motor de base de datos de SQL Server o una base de datos individual implica el seguimiento y el registro de los eventos que se producen en el motor de base de datos. La auditoría deSQL Server permite crear auditorías de servidor, que pueden contener especificaciones de auditoría de servidor para los eventos de servidor, y especificaciones de auditoría de base de datos para los eventos de base de datos. Los eventos auditados se pueden escribir en los registros de eventos o en los archivos de auditoría.

Una vez que haya rellenado el registro de auditoría con tablas y procedimientos almacenados usados para los informes, puede exportar esos objetos a un archivo de Excel y compartirlos con las partes interesadas. Hazles saber que te estás preparando para dejar obsoletos los objetos sin usar.

Nota

Es posible que algunos informes importantes solo se ejecuten en contadas ocasiones, por lo que debe obtener comentarios sobre los objetos de base de datos que se usan con poca frecuencia. Al dejar en desuso un objeto, puede modificar el nombre del objeto colocando zdel delante, de modo que pase a la parte inferior del Explorador de objetos. De este modo, si decide más adelante que necesita el objeto zdel, puede recuperar el nombre original. Una vez que sepas que estás listo para quitarlos de la base de datos, podrás crear una cadencia para eliminar objetos sin usar.

Creación de una lista de métricas de uso de informes

En segundo lugar, querrás crear una lista de métricas de uso de informes .rdl consultando la base de datos del servidor de informes. Use Transact-SQL a continuación para derivar los recuentos de uso. Si el servidor de informes está configurado para almacenar un año del historial de ejecución de informes, puede usar una fecha específica para filtrar las métricas de uso.


; with UnusedReportsCte 
AS 
( 
SELECT 
Cat.Name,Path,COUNT(ExeLog.TimeStart) AS Cnt 

FROM (SELECT * FROM Catalog 
WHERE type=2 and Hidden=0) AS Cat 
LEFT JOIN 
ExecutionLog AS ExeLog 
ON ExeLog.ReportID = Cat.ItemID 
AND ExeLog.TimeStart>'01/01/2021' 
GROUP BY Cat.Name,Path) 
SELECT * FROM UnusedReportsCte 
ORDER BY Cnt ASC,path

Nota

Los subinformes y los informes vinculados no aparecen en el registro de ejecución si se ejecuta el informe primario.

Desde aquí puede decidir si desea eliminar los informes sin usar inmediatamente o reemplazar el informe por un mensaje. Puede informar a los usuarios de que el informe ya no se está usando, para que puedan ponerse en contacto con un administrador para obtener soporte técnico. A continuación, puede desarrollar una cadencia para eliminarlos con el tiempo.

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