Planear un informe paginado en Power BI Report Builder

SE APLICA A: Power BI Report Builder Power BI Desktop

Power BI Report Builder le permite crear muchos tipos de informes paginados. Por ejemplo, puede crear informes que muestren los datos de ventas detallados o resumidos, las tendencias de marketing y de ventas, los informes de operaciones o los paneles. También puede crear informes que aprovechen el texto de formato enriquecido, por ejemplo, para pedidos de ventas, catálogos de productos o circulares. Todos estos informes se crean utilizando combinaciones diferentes de los mismos bloques de creación básicos en el Generador de informes. Para crear un informe útil, de fácil comprensión, sirve de ayuda planearlo primero. A continuación se detallan algunos de los aspectos que quizá desee considerar antes de empezar:

¿En qué formato desea que aparezca el informe?

Puede representar informes en línea en un explorador, como en el portal de Power BI o exportarlos a otros formatos como Excel, Word o PDF. La forma final que adopta el informe es una consideración importante porque no todas las características están disponibles en todos los formatos de exportación.

¿Qué estructura desea utilizar para presentar los datos?

Tiene varias opciones entre las que elegir para presentar los datos, como formato tabular, matriz (similar a un informe de tabla de referencias cruzadas o de tabla dinámica), gráfico, las estructuras de forma libre, o cualquier combinación de estos. Para obtener más información, consulte Tablas, matrices y listas en Power BI Report Builder.

¿Qué aspecto desea que tenga el informe?

Report Builder proporciona diversos elementos de informes que se pueden agregar a un informe para que resulte más fácil de leer, resaltar información clave, ayudar a su público a visitar el informe, y otros aspectos. Si tiene clara la apariencia que desea para el diseño del informe, puede determinar si necesita elementos de informe como cuadros de texto, rectángulos, imágenes y líneas. Es posible que desee también mostrar u ocultar elementos, agregar un mapa del documento, incluir informes detallados o subinformes, o crear vínculos con otros informes.

¿Se deben filtrar los datos?

Quizá prefiera restringir el ámbito del informe a ubicaciones o usuarios concretos, o a un período de tiempo determinado. Para filtrar los datos del informe, utilice los parámetros para recuperar y mostrar solo los datos que desea. Para más información, consulte Parámetros del informe en el Generador de informes de Power BI.

¿Necesita crear cálculos?

A veces, el origen de datos y los conjuntos de datos no contienen los campos exactos que necesita para el informe. Es posible que tenga que crear sus propios campos calculados. Por ejemplo, puede multiplicar el precio por unidad por la cantidad para obtener un importe de venta de un artículo de línea. Las expresiones se utilizan también para proporcionar formato condicional y otras características avanzadas. Para más información, consulte Expresiones en el Generador de informes de Power BI.

¿Desea ocultar inicialmente los elementos del informe?

Tenga en cuenta si desea ocultar los elementos del informe, incluyendo las regiones de datos, los grupos y las columnas, cuando el informe se ejecuta por primera vez. Por ejemplo, puede presentar inicialmente una tabla de resumen y, a continuación, explorar en profundidad los datos detallados.

¿Cómo va a distribuir el informe?

Puede guardar el informe en el equipo local y continuar trabajando en él, o ejecutarlo localmente para obtener su propia información. Sin embargo, para compartir el informe con otros usuarios, debe cargar el informe en Power BI. Al cargarlo en Power BI, se permite que otros lo ejecuten siempre que quieran. Como alternativa, puede configurar una suscripción y entregar por correo electrónico el informe a otras personas. Si lo prefiere, puede hacer que el informe se entregue en un formato de exportación específico.

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