Habilitar sugerencias del documento para recomendar documentos relacionados

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Importante

La función de sugerencias de documentos ha quedado obsoleta para todas las tablas, excepto la tabla de casos. La tabla de casos está disponible con Dynamics 365 Customer Service. Más información: Crear un caso

Habilitar Document Suggestions ayuda a los usuarios del explorador web y móviles de aplicaciones Dynamics 365 a conocer documentos importantes relacionados con lo que están trabajando en aplicaciones Dynamics 365 como una gran oportunidad de ventas. Usted, como administrador, define los campos relevantes. Un motor de recomendación que usa análisis de texto de Azure usa coincidencias de palabras clave para asociar registros relacionados para encontrar documentos similares. Cree reglas de similitud en las aplicaciones Dynamics 365 para proporcionar su propia lógica de similitud. Las aplicaciones Dynamics 365 a continuación muestran una lista de documentos recomendados al usuario mientras el usuario trabaja en el registro actual.

Nota

La característica Document Suggestions no necesita una conexión al servicio Análisis de texto de Azure. Si elige no usar Análisis de texto de Azure, Document Suggestions usará la lógica de coincidencia de palabras clave integrada disponible en las aplicaciones Dynamics 365. Sin embargo, se recomienda usar el servicio Análisis de texto de Azure para coincidencia de palabras clave más avanzada.

Document Suggestions busca otras filas similares para determinar las semejanzas encontradas en los documentos ubicados en un sitio de SharePoint, OneDrive o en una ubicación externa. Los documentos sugeridos pueden estar en varios formatos diferentes, como Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF y archivos de texto. Cuando se encuentran documentos similares, Document Suggestions los presenta ofreciéndole la posibilidad de abrir el documento o de hacer una copia.

Requisitos

Se requiere lo siguiente para usar Document Suggestions con aplicaciones Dynamics 365.

  • Dynamics 365 Customer Service.

  • Para sugerir documentos localizados en SharePoint:

  • La búsqueda de Dataverse debe estar habilitada. Más información: Configurar búsqueda de Dataverse para la organización

  • Sugerencias del documento funciona con el explorador web, Dynamics 365 para tabletas y Dynamics 365 para teléfonos.

  • Para usar análisis de texto de Azure con Document Suggestions:

    • Una suscripción Azure es necesaria para usar el servicio Análisis de texto de Azure.

    • Un administrador del sistema debe habilitar la conexión de análisis de texto en aplicaciones Dynamics 365.

  • Un administrador del sistema debe definir una regla de similitud para cada tipo de entidad que se deba incluir en Document Suggestions. Más información: Usar reglas de similitud avanzadas para ver sugerencias de casos similares.

Cómo funciona

Utiliza la sugerencia del documentos con la entidad Caso.

Puede usar la concordancia con el modelo integrado que se incluye de manera nativa con la característica Document Suggestions, pero se recomienda usar el servicio Análisis de texto de Azure para coincidencia de palabras clave más avanzada.

Document Suggestions busca solo las ubicaciones y los documentos a los que el usuario tiene acceso.

Las ubicaciones donde se encuentran los documentos se buscan en el siguiente orden:

  1. Ubicación predeterminada de SharePoint.

  2. Otros sitios de SharePoint.

  3. OneDrive.

  4. Grupos de Microsoft 365 (cuando la solución está instalada).

  5. Dirección URL externa (cuando esté configurada).

Actualmente, la sugerencia del documento no busca los datos adjuntos que se agregan a Notas en los registros de las aplicaciones de Dynamics 365.

Agregar una dirección URL externa para buscar en otro sitio

Los sitios externos, como una biblioteca de documentos local de SharePoint se pueden incluir en Document Suggestions agregando una dirección URL externa para el sitio donde se buscará.

Nota

Para obtener los mejores resultados al usar un sitio externo para sugerencias de documento, se recomienda utilizar Análisis de texto de Azure, que proporciona lógica de coincidencia de palabras clave más avanzada.

Una vez que agrega la dirección URL externa a la característica de sugerencias del documento habilitada, esto es lo que los usuarios experimentarán.

  • Exploradores web. Al ejecutar las aplicaciones Dynamics 365 desde un explorador web, después de seleccionar Sugerencias de documentos, los usuarios pueden seleccionar Otras recomendaciones en la página Sugerencias del documento para mostrar otra página que puede incluir más sugerencias del documento encontradas en el sitio externo. Tenga en cuenta que se puede pedir al usuario que inicie sesión en el sitio externo.

  • Aplicaciones móviles. Para las aplicaciones Dynamics 365 para tabletas y Dynamics 365 para teléfonos, después de seleccionar Sugerencias del documento, los usuarios pueden seleccionar Otras recomendaciones, que abre el sitio externo en el explorador web predeterminado del dispositivo e incluir más sugerencias del documento encontradas en el sitio externo. Tenga en cuenta que se puede pedir al usuario que inicie sesión en el sitio externo.

Construir la dirección URL externa

La dirección URL externa se debe generar en un formato que sea entendido por el sitio externo. Por ejemplo, para sitios que usan un formato similar a https://contoso.com/search?{0}, donde https://contoso.com/search? es la estructura de la dirección URL de búsqueda y {0} es la cadena de palabras clave, Document Suggestions pasa las palabras clave en el parámetro {0}. Las palabras clave que se pasan la dirección URL se derivan de reglas de registro similares que incluyen asignaciones de entidad de Coincidencia de texto. Más información: Usar reglas de similitud avanzadas para ver sugerencias de casos similares.

Los valores encontrados en los campos de texto de las asignaciones de regla de similitud se usan como palabras clave para crear la consulta que se pasa al sitio externo, similar a la dirección URL a continuación, donde palabra clave es los valores de texto encontradas en las asignaciones de reglas de similitud y & representa un espacio en blanco que Document Suggestions usa para separar cada palabra clave.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Para un servidor de SharePoint local, puede agregar una dirección URL externa que señale a un subsitio similar a este, donde mysharepoint es el nombre del sitio web, sites es el nombre del sitio y subsitename es el nombre del subsitio.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Configurar la conexión de análisis de textos de Azure

Para usar análisis de texto de Azure con Document Suggestions, se debe configurar una conexión de análisis de texto de Azure.

Nota

La característica Document Suggestions no necesita una conexión al servicio Análisis de texto de Azure. Si elige no usar Análisis de texto de Azure, Document Suggestions usará la lógica de coincidencia de palabras clave integrada disponible en las aplicaciones Dynamics 365. Sin embargo, se recomienda usar el servicio Análisis de texto de Azure para coincidencia de palabras clave más avanzada.

Definir y activar reglas de similitud

Si aún no ha definido reglas de similitud, consulte Usar reglas de similitud avanzadas para ver sugerencias de casos similares.

Habilitar Document Suggestions

Para habilitar Document Suggestions, haga lo siguiente:

  1. Vaya al Centro de administración de Microsoft Power Platform e inicie sesión con las credenciales de administrador.

  2. Vaya Entornos> [seleccione un entorno] >Configuración>Integración>Configuración de administración de documentos>Administrar sugerencias de documentos.

  3. En el área Seleccionar entidades, seleccione la entidad Caso que desee incluir en las sugerencias del documento y luego haga clic en Aplicar.

    Propina

    Si no aparecen las entidades de caso en la área Seleccionar entidades, se debe a que las reglas de similitud para la entidad de caso no se han definido ni activado. Usar reglas de similitud avanzadas para ver sugerencias de casos similares.

  4. Establezca la dirección URL externa para incluir en Document Suggestions. De forma predeterminada, Document Suggestions busca en servicios de Microsoft 365 como SharePoint o OneDrive. Si desea buscar en un sitio externo además de los servicios disponibles de Microsoft 365, como un sitio local de SharePoint, escriba la dirección URL base en el sistema externo. Las aplicaciones Dynamics 365 anexarán una cadena de consulta de búsqueda a la dirección URL base que proporcione. Más información: Agregar una dirección URL externa para buscar en otro sitio.