Nota
El acceso a esta página requiere autorización. Puede intentar iniciar sesión o cambiar directorios.
El acceso a esta página requiere autorización. Puede intentar cambiar los directorios.
En este estudio de caso, aprenderá cómo Cineplex, una de las cadenas de cines más grandes de Canadá, transformó sus operaciones a través de una variedad de automatizaciones para optimizar los procesos comerciales, reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia en todos los departamentos. Dirigido por Bo Wang, vicepresidente de Impuestos y Tesorería, el equipo estableció un Centro de Excelencia de Automatización de Power Platform que impulsa el cambio digital de Cineplex.
Con automatizaciones en áreas críticas como Procesamiento de facturas, nómina, informes financieros, comentarios de clientes, inventario, incorporación, venta de entradas y procesamiento de correo electrónico, Cineplex logró flujos de trabajo más rápidos y precisos que mejoran la productividad y respaldan una mejor toma de decisiones en toda la organización.
El equipo utiliza AI Builder para mejorar la automatización con capacidades de IA, como la extracción de palabras clave en el procesamiento de correo electrónico, que mejora la adaptabilidad del sistema y maneja grandes volúmenes de mensajes de correo electrónico durante las horas punta.
Lea la historia completa: Cineplex ahorra 30 000 horas al año con Power Platform IA generativa
Desafíos para el negocio
Cineplex enfrentó estos desafíos antes de implementar su solución: Power Platform
Procesos manuales: Los procesos de negocio eran manuales y consumían mucho tiempo, requiriendo un esfuerzo humano significativo y aumentando la probabilidad de errores.
Ineficiencias: Hubo ineficiencias en varios departamentos, como finanzas y servicios al huésped, lo que provocó demoras y reducción de la productividad.
Falta de integración: Los sistemas existentes carecían de una integración profunda, lo que daba lugar a flujos de trabajo fragmentados y dificultaba compartir datos entre departamentos.
Problemas de escalabilidad:La empresa enfrentó desafíos para escalar sus soluciones para satisfacer las crecientes necesidades del negocio, lo que obstaculizó su capacidad de expandirse y adaptarse rápidamente.
Automatización limitada: Hubo un uso mínimo de la automatización, lo que generó mayores costos operativos y una mayor probabilidad de error humano.
Estrategia de implementación
Para automatizar los procesos comerciales para mejorar la eficiencia y reducir el trabajo manual, el equipo de Cineplex siguió este enfoque de implementación:
Identificación de tareas clave para automatizar: Cineplex encontró áreas donde la automatización puede reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia.
Comenzó con un proyecto piloto: El equipo comenzó con un proyecto piloto en un departamento. Utilizaron el proyecto piloto para probar y perfeccionar el proceso de automatización.
Uso ampliado: Implementaron automatizaciones exitosas en toda la organización.
Creación de un Centro de Excelencia (CoE): Cineplex adoptó el Kit de Automatización, un conjunto completo de herramientas y componentes diseñados para administrar, gobernar y escalar proyectos de automatización. El kit proporcionó a Cineplex una vista única de su cartera de automatización, lo que les permitió realizar un seguimiento del progreso, medir el retorno de la inversión (ROI) e identificar nuevas oportunidades de automatización.
Capacidades de IA integradas: La empresa utilizó herramientas de IA como AI Builder para mejorar los procesos de automatización.
Supervisar y mejorar: Cineplex evalúa continuamente el éxito de las automatizaciones y realiza mejoras según sea necesario.
Identificar las tareas clave para automatizar
Cineplex comenzó su viaje de automatización con la activación de tarjetas de regalo, utilizando Power Automate la gestión de pedidos a través de su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la activación de tarjetas en un sistema separado. Después de este éxito, implementaron la automatización del procesamiento de correo electrónico utilizando AI Builder para la gestión de grandes volúmenes de mensajes, la automatización de la extracción de información y el enrutamiento a los departamentos apropiados.
A medida que expandieron el uso en toda la empresa, Cineplex también automatizó otras tareas, incluyen:
Procesamiento de facturas: Cineplex automatizó la extracción y el procesamiento de datos de facturas, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para el ingreso manual de datos y minimizando los errores. Esta automatización garantiza que las facturas se procesen de forma rápida y precisa, mejorando la eficiencia financiera general.
Gestión de la nómina: La empresa agilizó los cálculos de nóminas y la entrada de datos mediante la automatización de estas tareas. Esta automatización garantiza que los empleados reciban el pago de manera precisa y a tiempo, lo que mejora la satisfacción de los empleados y reduce la carga de trabajo administrativo.
Informes financieros: Cineplex automatizó la generación y distribución de informes financieros. Esta automatización permite obtener información financiera oportuna y precisa, lo que posibilita una mejor toma de decisiones y planificación estratégica. Los informes automatizados también reducen el riesgo de error humano y garantizan la coherencia de los datos financieros.
Análisis de los comentarios de los clientes: Cineplex utiliza la IA para analizar los comentarios de los clientes y generar información procesable. La IA ayuda a la empresa a comprender las preferencias de los clientes y las áreas de mejora, lo que genera mejores experiencias de cliente y estrategias de marketing más específicas.
Gestión de inventario: La automatización de los procesos de seguimiento de inventario y reposición de existencias garantiza que Cineplex mantenga niveles óptimos de existencias. Esta automatización reduce el riesgo de desabastecimiento o exceso de existencias, lo que lleva a un mejor control del inventario y ahorros.
Incorporación de empleados: Cineplex agiliza el proceso de incorporación de nuevos empleados al automatizar diversas tareas, como la recopilación de documentos, la programación de capacitaciones y la orientación. Esta automatización hace que la experiencia de incorporación sea más fluida y eficiente tanto para los nuevos empleados como para el personal de RR.HH.
Informes de venta de entradas: La empresa automatizó la recopilación y el análisis de datos de venta de entradas. Esta automatización proporciona información en tiempo real sobre el rendimiento de las ventas, lo que ayuda a Cineplex a tomar decisiones informadas sobre promociones, precios y gestión del inventario.
Automatización del caso de uso de activación del obsequio tarjeta
La automatización de Cineplex de la activación de tarjetas de regalo sirvió como un proyecto piloto para probar la viabilidad y beneficios de Microsoft Power Automate. El objetivo era agilizar el proceso manual y que consume mucho tiempo de activación de obsequios físicos Tarjetas comprados en línea mediante la integración de su sistema CRM con el sistema de activación de obsequios tarjeta. El piloto automatizó todo el proceso, desde la recuperación del pedido hasta la activación:
Flujo de la nube programado: un flujo de nube Power Automate está programado para ejecutarse dos veces al día. Este proceso automatizado garantiza que los pedidos de regalos tarjeta se procesen de manera oportuna, reduciendo demoras y mejorando la satisfacción del cliente.
Flujo de escritorio: el flujo de nube inicia un flujo de escritorio, que gestiona la interacción con los sistemas implicados en la activación de las tarjetas de regalo. Este flujo de escritorio automatiza los pasos que, de otro modo, requerirían intervención manual, como iniciar sesión en los sistemas y navegar por varias pantallas.
Integración con el sistema CRM: El flujo de escritorio accede al sistema CRM para recuperar los pedidos de tarjetas de regalo.
Interacción con el sistema de activación: A continuación, el flujo interactúa con el sistema de activación de tarjetas de regalo independiente para cargar y activar las tarjetas. Este paso consiste en introducir la información necesaria en el sistema de activación y confirmar que las tarjetas se han activado correctamente.
Gestión de errores y notificaciones: el flujo incluye mecanismos de control de errores para gestionar cualquier problema que surja durante el proceso. Se envían notificaciones a los miembros relevantes del equipo si se requiere intervención manual. La notificación automatizada garantiza que cualquier problema se solucione rápidamente, minimizando las interrupciones en el proceso de activación.
El proceso de automatización incluye un paso final donde el bot envía un mensaje de correo electrónico de resumen y registros de todos los pedidos que se activaron. El mensaje de correo electrónico de resumen proporciona visibilidad del proceso y ayuda al equipo a rastrear el estado de las activaciones del regalo tarjeta.
Caso de uso de automatización de reembolsos de boletos
El equipo de Cineplex diseñó un flujo de trabajo utilizando Power Automate para manejar todo el proceso de reembolso. Esta automatización tenía como objetivo agilizar el proceso manual y que consume mucho tiempo de gestión de solicitudes de reembolso, garantizando eficiencia y precisión. El flujo de trabajo incluye varios pasos clave:
Capturar solicitudes de reembolso: El sistema recopila automáticamente las solicitudes de reembolso de varios canales, como correos electrónicos, formularios en línea e interacciones con el servicio de atención al cliente. La recopilación de solicitudes de reembolso garantiza que todas las solicitudes de reembolso se capturen en un sistema centralizado, lo que reduce el riesgo de solicitudes perdidas o retrasadas.
Validar información: el flujo de trabajo garantiza que toda la información necesaria, como el ID de la reserva y los detalles de pago, se capture y valide correctamente. Este paso es crucial para evitar errores y garantizar que los reembolsos se procesen con precisión.
Procesar reembolsos: El sistema se integra con los sistemas de pago de Cineplex para procesar reembolsos directamente al método de pago original del cliente. Esta integración permite un procesamiento fluido y oportuno de los reembolsos, mejorando la satisfacción del cliente.
Notificar a los clientes: se envían notificaciones automáticas a los clientes para informarles que su solicitud de reembolso fue recibida y procesada. Este paso mantiene a los clientes informados y brinda transparencia durante todo el proceso de reembolso.
Caso de uso de automatización del procesamiento de correo electrónico
Antes de automatizar el procesamiento de correo electrónico, Cineplex enfrentaba el desafío de manejar un gran volumen de correos electrónicos manualmente, lo que consumía mucho tiempo y era propenso a errores. Especialmente durante las vacaciones pico, el manejo manual de mensajes de correo electrónico generó demoras en las respuestas, un manejo inconsistente y una importante asignación de recursos, desviando al personal de tareas más estratégicas. Otro desafío fue que las consultas por correo electrónico a menudo carecían de información clave necesaria para procesar la solicitud, lo que generaba largas cadenas de correo electrónico entre departamentos.
Para automatizar el procesamiento del correo electrónico, Cineplex tomó estos pasos:
Automatice la clasificación y categorización del correo electrónico: Cineplex ordena y categoriza automáticamente los mensajes de correo electrónico en función de reglas predefinidas, lo que reduce la necesidad de intervención manual. Este paso garantiza que los correos electrónicos se dirijan a los departamentos o personas adecuados, lo que acelera los tiempos de respuesta y mejora la eficiencia.
Configurar respuestas automatizadas: Cineplex configuró respuestas automatizadas para consultas comunes, lo que garantiza una comunicación oportuna y coherente con los clientes. Estas respuestas automatizadas proporcionan un acuse de recibo inmediato y responden a las preguntas más frecuentes, lo que mejora la satisfacción del cliente.
Integrar IA generativa y AI Builder: Cineplex integró la automatización del correo electrónico con otros sistemas internos para agilizar procesos como la emisión de tickets y la atención al cliente. Esta integración garantiza que la información fluya sin problemas entre los sistemas, reduciendo la entrada manual de datos y minimizando los errores.
Integración con otros sistemas: Cineplex integró la automatización del correo electrónico con otros sistemas internos para agilizar procesos como la emisión de tickets y la atención al cliente.
Supervisar y optimizar: Cineplex supervisa y optimiza continuamente los flujos de trabajo automatizados para garantizar que sigan siendo eficientes y efectivos. El monitoreo regular permite al equipo identificar cualquier problema o cuello de botella y realizar los ajustes necesarios para mejorar el rendimiento.
