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EY utiliza Power Platform para automatizar el procesamiento de pagos de los clientes

En este estudio de caso, aprenderá cómo el equipo de Finanzas Globales de Ernst & Young (EY), una organización global de servicios profesionales, utilizó Power Automate, AI Builder y Dataverse para automatizar la conciliación y la compensación de los pagos entrantes de los clientes.

Desafío de negocio

EY recibe aproximadamente 1,5 millones de pagos de sus 200.000 clientes globales cada año. De esos pagos, solo el 30 % se empareja automáticamente con una factura y son compensados por SAP. El resto requiere mucho trabajo manual y tiempo: de 7 a 30 minutos para investigar un pago para encontrar la factura adjunta, y de 4 a 25 minutos para procesar y liquidar manualmente el pago en SAP. Eso es hasta casi una hora cada uno para emparejar y liquidar cerca de un millón de pagos al año.

Ajith Haripaul, Líder de Transformación de Control Global de EY, desafió a los miembros del equipo de Finanzas Globales de EY a desarrollar una forma de automatizar el proceso de aplicación de efectivo. Stef Pieterse, Líder de Procesos de Negocio de EY para Finanzas y Contabilidad, y Marie Sanders, Propietaria de Procesos Globales de Cuentas por Cobrar, fueron asignados para impulsar el proyecto y gestionar el cambio. Habían desarrollado una herramienta similar en 2022, PowerPost, que utilizó Power Platform para mejorar el proceso de contabilización del libro mayor.

Dada su experiencia previa, consideraron que aumentar el porcentaje de pagos igualados y compensados automáticamente del 30 % al 80 % a nivel mundial era un objetivo alcanzable.

Estrategia de implementación

Después de una tormenta de ideas sobre cómo resolver el problema, el equipo del proyecto identificó cinco requisitos técnicos clave para la solución, todos los cuales podrían abordarse mediante capacidades de Power Platform.

Requisito Power Platform tools
Un algoritmo de coincidencia automática que se puede configurar en función de las reglas de negocio y es lo suficientemente flexible como para personalizarlo para satisfacer las necesidades empresariales Flujos Power Automate, modelos AI Builder y scripts de Office
Una aplicación fácil de usar a través de la cual todos los escenarios de contabilización se pueden realizar de manera eficiente Aplicación de lienzo de Power Apps
Una solución que puede funcionar a un alto nivel tanto desde la perspectiva de la aplicación o el flujo como de SAP sin ejercer una presión excesiva sobre el sistema Conectores SAP prediseñados: Call SAP (V2) y Read SAP table with Parsing
La capacidad de integrar la aplicación con SAP y otras herramientas EY y aplicaciones de Microsoft 365 Conectores prediseñados, incluidos Outlook y SharePoint
La capacidad de entregar e implementar rápidamente la solución Power Platform

Un pequeño equipo de cuatro desarrolladores liderado por Stef Pieterse pasó menos de cuatro meses desarrollando la nueva aplicación, conocida como PowerMatch. PowerMatch es un aplicación de lienzo que utiliza flujos de Power Automate para hacer coincidir y compensar los pagos entrantes de los clientes. Almacena sus datos en Dataverse y usa modelos de AI Builder para extraer información clave de los pagos y las notificaciones de pago. Para simplificar la integración con SAP, el equipo utilizó los conectores SAP preconstruidos que están disponibles con Power Platform.

El siguiente diagrama de arquitectura ilustra el flujo de proceso.

Diagrama que muestra el flujo de proceso del sistema de compensación de pagos PowerMatch.

La siguiente tabla describe el flujo de proceso.

App Acción Description
Icono de Outlook El cliente envía una notificación de pago. Comience con un flujo de nube programado para configurar una automatización de flujo recurrente.
Icono de AI Builder Los detalles de pago se extraen del archivo adjunto y se mueven a Dataverse. Utilice AI Builder para crear un modelo de extracción de entidades personalizado para extraer los atributos clave de la información de pago.
Icono de SAP El banco carga el extracto en SAP con la información de pago.
Icono de Power Automate Las facturas abiertas, los pagos y la actividad relacionada se extraen de SAP según una programación definida. Utilice el flujo de nube programado y el conector de SAP predefinido para configurar una automatización de flujo recurrente.
Icono de Office Los datos coincidentes se extraen de la información de pago mediante un modelo de IA y se mueven a Dataverse. Use atributos del modelo de extracción en un algoritmo de 14 pasos que intenta encontrar las facturas coincidentes en función de reglas de negocio predefinidas mediante un script de Office.
Icono de Power Automate Los datos de pago coincidentes en Dataverse se envían a SAP para su compensación. Usar Power Automate y el conector SAP prediseñado.
Icono de Power Apps El equipo de Clientes liquida manualmente los pagos sin coincidencia en la aplicación. Usa una aplicación de lienzo de Power Apps para mostrar los datos de pago para su revisión y procesamiento manuales.
Icono de Power Automate Los datos se sincronizan con los sistemas internos de los equipos de participación y cobranzas. Usa Power Automate y API personalizadas o Power Automate RPA (automatización robótica de procesos) para conectarse a los sistemas internos.

Procesamiento de pagos optimizado

Cada cinco minutos, los flujos de Power Automate extraen nuevos pagos de SAP y sincronizan las facturas abiertas, los clientes y los datos contables relacionados. Los flujos también actualizan PowerMatch cuando los usuarios trabajan directamente en SAP, de modo que tanto SAP como PowerMatch estén siempre sincronizados al 100 %.

Para los pagos que no coinciden y compensan automáticamente en SAP, PowerMatch utiliza modelos de extracción de entidades personalizadas de AI Builder para extraer los atributos clave de la información de pago. A continuación, los atributos se usan en un algoritmo de 14 pasos que utiliza un script de Office para intentar encontrar las facturas coincidentes en función de las reglas de negocio predefinidas. Cuando se realiza una coincidencia con alta certeza, PowerMatch empareja y liquida automáticamente el pago y las facturas en SAP.

Los pagos que tienen una certeza de coincidencia más baja (por ejemplo, cuando se encuentran varias coincidencias posibles o los pagos parciales no coinciden con las facturas) se presentan en PowerMatch junto con la información relevante que recopiló la aplicación. Todos los pagos que no se emparejan y compensan automáticamente pasan por el mismo proceso de cuatro pasos:

  1. El equipo de Clientes (AR) confirma el resultado de la coincidencia; Por ejemplo, la investigación de la aplicación sobre el pago y la propuesta de cómo debería igualarse.

  2. El equipo selecciona las opciones de compensación.

  3. El equipo agrega compensaciones, si corresponde.

  4. El equipo envía el documento.

Este proceso es genérico y funciona para todos los escenarios de contabilización. El equipo de AR empareja y borra las instancias de menor certeza con solo cuatro clics de botón que no tardan más de dos minutos por pago. Debido a que la investigación del pago se elimina del proceso manual, el ahorro de tiempo es enorme.

PowerMatch también proporciona la funcionalidad para reaplicar pagos previamente conciliados. El equipo AR solo necesita proporcionar los nuevos números de factura. Los flujos back-end se encargan de la laboriosa tarea de revertir los documentos SAP existentes y volver a aplicar los pagos a las nuevas facturas.

PowerMatch procesa un gran volumen de pagos simultáneamente. El tiempo de ejecución de un extremo a otro, desde el inicio de la sincronización de datos hasta que los pagos se igualan y compensan automáticamente en SAP, es de menos de 10 minutos para un lote de 300 pagos.

PowerMatch está diseñado para ser simple e intuitivo. El equipo de AR administra de manera eficiente los pagos entrantes y realiza todos los escenarios de registro requeridos con solo dos pantallas. En la primera pantalla, que sirve como página de destino, el equipo de AR obtiene una vista completa de los extractos bancarios que se han publicado, los pagos que deben compensarse y las métricas generales relacionadas con el estado de los pagos. Al seleccionar un pago, se abre la segunda pantalla, que muestra los detalles del pago, incluida la investigación de PowerMatch y la propuesta de coincidencia. La pantalla también tiene un registro de actividad que realiza un seguimiento de todas las acciones realizadas en la aplicación PowerMatch, lo que crea una pista de auditoría completa.

Beneficios clave

"Ejecutar de manera eficiente un proceso financiero complejo requiere una gran cantidad de opciones de personalización e integración, que pudimos lograr usando Power Platform. La profunda integración de PowerMatch en SAP es un testimonio de lo eficaz que puede Power Platform ser para complementar SAP y ofrecer valor empresarial".

—Stef Pieterse, Líder de Procesos de Negocio de EY para Finanzas y Contabilidad

PowerMatch aumentó el porcentaje de pagos que coinciden y se concilian automáticamente del 30 % al 80 %, logrando el objetivo del equipo. Otro 15 % de los pagos se coinciden automáticamente con una factura y se concilian manualmente en la aplicación. Como resultado, solo el 5 % de los pagos deben coincidir y conciliarse manualmente, en comparación con el 70 % antes de PowerMatch, lo que ahorra aproximadamente 230 000 horas a nivel mundial para EY cada año.

Los siguientes gráficos ilustran el impacto de la aplicación PowerMatch.

Gráfico que muestra el impacto de PowerMatch en la coincidencia automática.

Gráfico que muestra un ahorro de 230 mil horas.

Sin embargo, el ahorro de tiempo no es el único beneficio de PowerMatch. La reducción del procesamiento manual necesario aumenta la precisión en el procesamiento de pagos, lo que resulta en una reducción estimada del 50 % en los reprocesamientos.

Además, un nuevo miembro del equipo de finanzas puede dominar el procesamiento de pagos en solo dos días, en lugar de necesitar dos semanas de capacitación para aprender el proceso anterior. El ahorro de tiempo se debe principalmente a la funcionalidad simple e intuitiva de PowerMatch, y al hecho de que ya no se necesita capacitación en SAP.

"PowerMatch ha revolucionado la forma en que EY gestiona el proceso de aplicación de efectivo, lo que resulta en información más rápida y precisa. El hecho de que hayamos sido capaces de crear la aplicación PowerMatch en menos de cuatro meses es increíble y realmente se debe a la plataforma de desarrollo de bajo código que utilizamos".

—Marie Sanders, Propietaria de Procesos Globales de Cuentas por Cobrar

PowerMatch se implementa con éxito en Canadá, Italia y el Reino Unido, y EY espera implementar PowerMatch a nivel mundial en fases hasta 2025.

Pasos siguientes

EY tiene varios proyectos en curso que se basan en la lógica utilizada en PowerMatch. En el centro de cada proyecto se encuentra la profunda integración Power Platform con el sistema SAP de EY.

Ajith explica por qué EY está tan interesado en usar el Power Platform:

"EY es una organización grande y compleja con muchas partes interesadas ubicadas en muchas geografías. SAP nos ofrece el grado de rigidez, escalabilidad, gobernanza y seguridad que como EY necesitamos a nivel macro. Sin embargo, también tenemos que ser flexibles, ágiles y hacer frente a numerosos insumos y escenarios diferentes de forma continua, y aquí es donde Power Platform ha sido tan eficaz. Complementar SAP con Microsoft Power Platform nos ofrece la capacidad de ser flexibles, desarrollar y crear aplicaciones en un corto período de tiempo, pero aún así cumplir con nuestros estrictos requisitos generales de seguridad. Con las necesidades empresariales en continuo cambio, estamos descubriendo que Power Platform nos ofrece la capacidad de crear cosas rápidamente de una manera rentable. Vemos muchas oportunidades en el horizonte para aprovechar Power Platform".

—Ajith Haripaul, Líder de Transformación de Control Global