Agrupar datos en diseños

Después de crear el diseño básico, podría decidir que agrupar los registros por determinados campos u otros criterios facilitaría la lectura del informe. La agrupación le permite separar grupos de registros visualmente y mostrar datos introductorios y de resumen para cada grupo. La separación por grupos se basa en una expresión de agrupación. Esta expresión suele estar basada en uno o más campos de tabla, pero puede ser tan compleja como se desee.

Cuando tiene grupos, su diseño de informe contiene bandas Encabezado de grupo y Pie de grupo, a las que puede agregar controles. Normalmente, las bandas Encabezado de grupo contienen el control de campo para el campo utilizado para el grupo. Puede agregar líneas, rectángulos, rectángulos redondeados o cualquier etiqueta que quiera que aparezca delante del primer registro en un grupo. Las bandas Pie de grupo suelen contener totales de grupo y otra información de resumen para el grupo.

También puede especificar otras opciones para los grupos:

• Imprimir texto en los encabezados y pies de página para identificar grupos específicos
• Imprimir cada grupo en una página nueva
• Restablecer los números de página cuando los grupos se impriman en una nueva página

Si el origen de datos es una tabla, probablemente los registros no estén en el orden de agrupación adecuado. Sin embargo, puede ordenar los datos correctamente si establece un índice en la tabla, si usa una vista ordenada en el entorno de datos o si usa una consulta como origen de datos para mostrar los registros en grupos. El diseño del informe no ordena realmente los datos, sino que procesa los registros en el mismo orden en el que están en el origen de datos. El orden y la ordenación deben realizarse con una vista, un índice u otra forma de manipulación de datos fuera del diseño.

Por ejemplo, si se produce un cambio de grupo en el campo Region cada vez que el informe procese un valor de una región diferente, se creará un grupo. Sin embargo, eso no significa que un país al comienzo de la tabla deba ordenarse con el grupo del mismo país al final de la tabla.

Vea también

Preparar la ubicación de los datos | Refinar el diseño de página | Modificar diseños | Agregar informes y etiquetas | Integrar consultas e informes | Agregar un informe de grupo único