Organizar los resultados de consultas
Con el resultado de la consulta definida, puede organizar los registros que aparecen en los resultados, ordenando y agrupando los campos de resultados. Si quiere, también puede filtrar los grupos que aparecen en los resultados.
Ordenar el resultado de la consulta
La ordenación determina cómo se ordenarán los registros o las filas cuando aparezcan en el resultado de la consulta. Por ejemplo, puede ordenar los registros por Región y después por Ciudad, o bien, puede ordenarlos en sentido ascendente basándose en el saldo de cuenta pendiente.
Utilice la ficha Ordenar por para establecer el orden de la consulta. El orden determina cómo se ordenarán las filas o los registros en el resultado de su consulta.
En primer lugar, seleccione en el cuadro Campos seleccionados los campos que desee utilizar y muévalos al cuadro Criterios de ordenación. Después, organice los campos en el orden en que desee mostrarlos en el resultado de la consulta.
Para establecer los criterios de ordenación
- En el cuadro Campos seleccionados, seleccione un nombre de campo.
- Elija Agregar.
Para quitar criterios de ordenación
- Seleccione uno o varios campos que desee quitar.
- Elija Quitar.
El orden en que aparecen los campos en el cuadro Criterios de ordenación, determina su importancia cuando se ordene el resultado de la consulta. El primer campo determina el orden principal.
Por ejemplo, si el primer campo del cuadro Criterios de ordenación es Customer.region y el segundo campo de Criterios de ordenación es Customer.city, el resultado se ordenará por Customer.region. Si existe más de un registro en la tabla Customer con el mismo valor de campo region, estos registros se ordenarán también por Customer.city.
Para ajustar la importancia de un campo de ordenación, utilice el botón situado a la izquierda del campo para arrastrarlo hasta la ubicación deseada dentro del cuadro Criterios de ordenación.
Puede ordenar en sentido ascendente o descendente mediante los botones del área Opciones de ordenación. Cada campo de orden aparece en el cuadro Campos de resultados de la ficha Filtro con una flecha hacia arriba o hacia abajo, que indica si la ordenación de dicho campo se va a realizar en sentido ascendente o descendente.
Agrupar el resultado de la consulta
La agrupación consolida o recopila registros similares en un único registro de forma que pueda realizar cálculos basados en grupos de registros. Por ejemplo, suponga que desea calcular la suma de todos los pedidos de una determinada región. En lugar de examinar todos los registros individualmente, puede agrupar en un único registro todos los registros de la misma región y obtener la suma de todos los pedidos de dicha región. Para controlar cómo se agrupan los registros, utilice la ficha Agrupar por del Diseñador de consultas.
La agrupación resulta más útil cuando se emplea junto con una función de agregado, como SUM, COUNT, AVG, etc.
Por ejemplo, suponga que desea ver el importe total en dólares de los pedidos correspondientes a cada Id. de cliente de la tabla Orders. Necesita agrupar en un registro todos los registros de pedidos para un determinado Id. de cliente y calcular la suma de los importes de los pedidos.
En primer lugar, utilice la ficha Campos para agregar la expresión SUM(Orders.order_net) al resultado de la consulta y, a continuación, utilice la ficha Agrupar por para agrupar el resultado según el Id. de cliente. El resultado muestra los pedidos netos totales para cada cliente:
Para establecer las opciones de agrupación
En la ficha Campos, escriba la expresión en el cuadro Funciones y expresiones.
–O bien–
Elija el botón de diálogo para usar el Generador de expresiones para introducir una expresión en el cuadro Funciones y expresiones.
Elija el botón Agregar para colocar la expresión en el cuadro Campos seleccionados.
En la ficha Agrupar por, agregue la expresión según la cual desea agrupar el resultado.
También puede establecer un filtro en los resultados agrupados.
Seleccionar los grupos deseados
Para establecer un filtro en registros agrupados o consolidados en lugar de hacerlo en registros individuales, elija Condiciones en la ficha Agrupar por. Puede usar un nombre de campo, una función de agregado en un nombre de campo u otra expresión en el cuadro Nombre de campo.
Basándose en el ejemplo anterior, podría utilizar la consulta que muestra las ventas totales por número de cliente y después, utilizar el botón Condiciones para restringir el resultado a aquellos clientes que tengan más de 50.000 dólares en pedidos netos:
Para establecer una opción Condiciones para un grupo
- En la ficha Agrupar por, elija Condiciones.
- En el cuadro de diálogo Condiciones, seleccione una función y un nombre de campo en Nombre de campo.
- Elija Aceptar.
Vea también
Definir resultados | Ejecutar consultas | Personalizar consultas | Ordenar por | Consultar múltiples tablas y vistas | Actualizar datos en una vista | Crear consultas