Agregar o modificar en bloque elementos de trabajo con Excel

Cuando tenga muchos elementos de trabajo que agregar o modificar, puede ahorrar tiempo si usa Excel. Utilice una lista plana para agregar o modificar de forma masiva varios tipos de elementos de trabajo a la vez, como elementos de trabajo pendiente, tareas, errores o problemas. Utilice una lista de árbol para agregar o modificar de forma masiva los elementos de trabajo y sus vínculos primario-secundario.

También puede agregar y modificar elementos de trabajo de forma masiva mediante Microsoft Project.

Agregar elementos de trabajo mediante una lista plana

1. Si no tiene Microsoft Excel 2007 o una versión más reciente, instálela.

2. Si no tiene instalado Visual Studio o Team Explorer, necesitará instalar una de estas versiones para obtener el complemento de Team Foundation para Excel.

3. En Excel, comience con una hoja de cálculo en blanco. Si no ve la cinta Equipo (o el menú Equipo si usa Excel 2007), vea el paso 2.

   

   Sugerencia

   Si no aparece la cinta de opciones de Equipo, puede que necesite volver a habilitarla.

4. Conéctese a TFS y al proyecto de equipo donde desea agregar elementos de trabajo. Si no puede conectarse, pida que le agreguen al equipo como miembro.

   

   Si es la primera vez que se conecta a TFS desde Excel, es posible que tenga que agregar TFS a la lista de servidores reconocidos.

   

5. La hoja de cálculo está ahora enlazada al proyecto de equipo como una lista plana. Esto significa que puede agregar elementos de trabajo al proyecto de equipo desde la hoja de cálculo o agregar elementos de trabajo a la hoja de cálculo desde el proyecto de equipo.

   

6. Especifique los títulos de los elementos de trabajo que desea agregar y su tipo de elemento de trabajo.

   

   Observe cómo se rellenan automáticamente los campos Estado y Motivo con valores predeterminados.

7. Publique la hoja de cálculo.

   

   Asegúrese de que el cursor esté en una celda que contenga datos. De lo contrario, el botón Publicar podría aparecer deshabilitado.

   Observe cómo los identificadores se asignan ahora a los elementos de trabajo.

   

8. Observe también cómo puede abrir un elemento de trabajo en el portal web para agregar más información.

   

   

Puede realizar cambios en los elementos de trabajo en Excel, Project, el portal web o Team Explorer.

Siga estas sugerencias para mantener el trabajo sincronizado:

Cuando abra por primera vez una hoja de cálculo guardada, use (Actualizar) para descargar los datos más recientes de TFS. Escriba los datos de los campos adicionales agregando columnas a la hoja de cálculo mediante Elegir columnas. Para evitar conflictos de datos, publique las adiciones y modificaciones a menudo. Para evitar la pérdida de datos antes de publicar o actualizar, guarde el libro periódicamente.

Agregar elementos de trabajo pendiente y tareas y sus vínculos primario-secundario mediante una lista de árbol

Puede agregar de forma masiva una lista anidada de elementos de trabajo, como una estructura de trabajo dividida o un conjunto jerárquico de casos de usuario y experiencias de cliente. Por ejemplo, puede agregar una lista anidada de tareas, subtareas y errores, como se muestra en la siguiente ilustración, o tareas vinculadas a los elementos de trabajo pendiente del producto, como se describe en los pasos siguientes.

Lista de árbol que muestra cómo el diseño de columna presenta los vínculos primario-secundario

1. Siga los pasos del 1 al 6 del procedimiento anterior.

2. Convierta la lista plana en una lista de árbol agregando un nivel de árbol.

   

   Observe cómo el tipo de lista tiene ahora la etiqueta Árbol y se ha insertado una columna Título 2 adicional.

   

3. Escriba los títulos para los elementos de trabajo pendiente en Título 1 y para las tareas en Título 2. Además, seleccione el tipo de elemento de trabajo correspondiente para cada uno.

   

4. Publique la hoja de cálculo.

   

   TFS asigna identificadores a cada elemento de trabajo y crea vínculos primario-secundario para cada tarea que aparece bajo un elemento de trabajo pendiente.

   

Sugerencias útiles al trabajar con una lista de árbol: TFS interpreta los datos de las columnas Título para determinar el patrón de los vínculos entre los elementos de trabajo. Al publicar cambios, cualquiera de las condiciones siguientes puede producir un error, un vínculo no válido o hacer que se cree un vínculo de árbol entre elementos de trabajo incorrectos: Una fila entre el elemento de trabajo primario y el secundario está en blanco. El título de un elemento de trabajo está en la columna errónea. Asegúrese de escribir un título para cada elemento de trabajo secundario. Dentro de una fila, varias columnas Título contienen datos. Escriba el texto en una sola de las columnas de título dentro de cada fila. La lista estaba ordenada. No ordene una lista de árbol. Ordenar una lista de árbol puede cambiar las relaciones de vínculos jerárquicas. Si se ordena una lista de árbol, es posible recuperarse de esta operación realizando inmediatamente una actualización. Para resolver un error, vea Resolver los vínculos no válidos de una lista de árbol de Microsoft Excel. Puede usar o para degradar o promover un elemento de trabajo dentro de la jerarquía de árbol. Compruebe que la columna situada a la izquierda o a la derecha del título del elemento de trabajo primario es una columna Título. El encabezado de la parte superior de la columna debería indicar Título <número>; en caso contrario, agregue un nivel de árbol. Un elemento de trabajo vinculado primario-secundario solo puede tener un elemento primario. No puede agregar la misma tarea de elemento de trabajo a dos elementos de trabajo pendiente. En su lugar, debe definir tareas de elemento de trabajo distintas. Si recibe el error TF208104, se publican los cambios realizados en los campos, pero no los realizados en la jerarquía del vínculo. Al menos una de las relaciones de vínculos definidas para el elemento de trabajo está bloqueada por otro proceso, tal como la integración de Project Server. Para obtener más información, vea Ocuparse del error TF208104: La relación jerárquica del vínculo está bloqueada. Cuando mueva un elemento de trabajo, asegúrese de que selecciona la fila completa de la tabla.

P y R

P: ¿Puedo usar Excel cuando solo trabajo en el portal web?

R: Sí. A pesar de que no puede abrir una consulta desde el portal web, sí que puede abrirla desde Excel. Para usar Excel, debe tener el complemento Team Foundation, que se instala al instalar Visual Studio o Team Explorer. Si no tiene una de estas versiones instaladas, instálela ahora. Puede instalar Team Explorer gratis.

Cuando tenga instalado Team Explorer, abra Excel y busque la cinta Equipo.

P: ¿Qué tipo de lista debo utilizar?

R: Use la siguiente tabla como una guía para seleccionar la estructura de lista.

Tarea	Estructura de lista	Actualización de lista
Crear y publicar muchos elementos de trabajo no relacionados	Lista plana	Lista de entrada
Realizar ediciones masivas en muchos elementos de trabajo no relacionados	Lista plana	Lista de consultas o lista de entrada
Realizar ediciones masivas en muchos elementos de trabajo y sus elementos de trabajo dependientes o relacionados	Lista de árbol	Lista de consultas
Realizar una planeación descendente y publicar elementos de trabajo con vínculos primario-secundario	Lista de árbol	Lista de entrada
Ver y modificar las relaciones jerárquicas y de vínculo primario-secundario de muchos elementos de trabajo	Lista de árbol	Lista de consultas
Revisar los informes basándose en un conjunto filtrado de elementos de trabajo que cambian con el tiempo	Lista plana o de árbol	Lista de consultas

P: ¿Cómo habilito el grupo Árbol de comandos?

R: Si los comandos del grupo árbol no están disponibles, la hoja de cálculo está configurada como una lista plana. Puede convertir la lista plana en una lista de árbol como se describe en el paso 2 de Agregar elementos de trabajo pendiente y tareas y sus vínculos primario-secundario mediante una lista de árbol.

P: ¿Cómo convierto una lista de árbol en una lista plana?

R: En primer lugar, publique los cambios que ha realizado. Después, en la cinta Equipo, elija Configurar, Lista y, a continuación, elija Actualizar solo los elementos de trabajo actuales. Esto aplanará la estructura de árbol y cambiará la lista de consultas por una lista de entrada.

P: ¿Cómo se quita un nivel del árbol?

R: Quite el contenido que haya bajo la columna Título número del nivel de árbol que quiera quitar (la columna con el número más alto) y después elija Actualizar la hoja de cálculo.

Sugerencia

Publique siempre los cambios que haya realizado en los elementos de trabajo antes de quitar un nivel del árbol.Al quitar un nivel del árbol, se requiere una actualización, lo que sobrescribe los datos en la lista de elementos de trabajo.Perderá los datos que no haya publicado.

P: ¿Cómo convierto una lista de entrada en una lista de consultas?

R: En la cinta Equipo, elija Configurar, Lista y, a continuación, seleccione la consulta que desea usar. La hoja de cálculo se actualizará solo con los elementos de trabajo devueltos por la consulta. Además, si selecciona una consulta de árbol, la lista se convierte en una lista de árbol.

P: ¿Cómo agrego elementos de trabajo existentes a mi lista?

R: Si está trabajando con una lista de entrada que no es de consulta, puede agregar elementos de trabajo si elige en la cinta Equipo.

P: ¿Se pueden utilizar funciones para cortar y pegar de Excel?

R: Sí. Puede usar muchas características de Excel, como cortar, pegar, relleno automático, formato, ordenación (lista plana solo), filtrar y agregar fórmulas.

Puede cortar y pegar filas para volver a crear la secuencia de los elementos de una lista y cambiar las relaciones de vínculo entre los elementos de trabajo.

Para arrastrar un elemento de trabajo, seleccione el elemento o el conjunto contiguo de elementos de trabajo que quiere mover, abra el menú contextual y elija Seleccionar, Fila de tabla, apunte al borde de la selección y, cuando el puntero cambie a puntero de movimiento , arrastre la fila a otra ubicación.

Sugerencia

Al actualizar la lista de elementos de trabajo, puede que no se conserven todos los formatos.Por ejemplo, TFS establece los formatos de fecha.Cualquier cambio que haga en un campo de formato de fecha se sobrescribirá con el formato de fecha usado por TFS.

P: ¿Cómo actualizo rápidamente un conjunto seleccionado de elementos de trabajo?

R: Seleccione los elementos de trabajo que aparecen en una consulta de elementos de trabajo en Team Explorer, abra el menú contextual para uno de los elementos de trabajo seleccionados y, a continuación, elija Abrir la selección en Microsoft Excel o elija el icono de Excel en la barra de herramientas.

P: ¿Se puede utilizar Excel para Mac?

R: No. Debe usar Excel en el mismo equipo donde esté instalado Visual Studio o Team Explorer para obtener el complemento de Team Foundation. Estas aplicaciones requieren un SO Windows.

P: ¿Cómo resuelvo los errores relacionados con la publicación?

R: Vea estos temas para resolver un conflicto de datos, un error de validación de datos o un vínculo no válido.

P: ¿Cómo se deshabilita el complemento de Team Foundation?

R: Si quiere deshabilitar el complemento, vea Agregar o quitar un complemento.

P: ¿Qué otras herramientas puedo utilizar para modificar elementos de trabajo de forma masiva?

R: Puede usar el portal web o Project.

P: ¿Desea algunas sugerencias para trabajar en Excel?

R: Vea Tareas básicas en Excel 2010.