Administración de carteras Agile: Usar TFS para admitir trabajos pendientes en varios equipos

En Team Foundation Server (TFS) 2012, administraba el trabajo del equipo en un trabajo pendiente. En Team Foundation Server 2013, puede administrar el trabajo en un trabajo pendiente de cartera que proporciona a un equipo de administración una perspectiva sobre el trabajo en varios equipos ágiles. Un equipo de administración define los objetivos de alto nivel y realiza un seguimiento del trabajo en varios equipos ágiles. Los equipos ágiles son los que hacen el trabajo, desglosan los elementos en tareas, corrigen errores y contribuyen a conformar la perspectiva global. Todos los equipos tendrán sus propios trabajos pendientes y paneles, y también tendrán una vista resumida de las experiencias del usuario admitidas por su trabajo. Cuando termine, podrá administrar la cartera de proyectos agrupando el trabajo según los niveles de trabajo pendiente y verá cómo se está realizando en varios equipos.

Cada equipo trabaja en su propio trabajo pendiente, mientras que la jerarquía de tipos de elemento de trabajo pendiente permite a los administradores ver un resumen del progreso en un nivel superior. En estas notas del producto se explica cómo configurar este tipo de estructura siguiendo el ejemplo hipotético del equipo de administración Phone Saver y los equipos ágiles que trabajan en áreas concretas del proyecto global.

El equipo de administración Phone Saver define el trabajo como iniciativas de alto nivel y las desglosa en características importantes para sus clientes. En ese momento, el trabajo se asigna a equipos ágiles, que analizan y definen con más detalle el trabajo que hay que realizar. A medida que el proyecto progresa, el equipo de administración explora en profundidad para ver el progreso con el nivel de detalle deseado. Por ejemplo, pueden ver los elementos de trabajo pendiente asociados a cada elemento de característica de un proyecto Scrum.

En esta captura de pantalla, puede ver la vista del equipo de administración del trabajo pendiente de sus características, así como los elementos de trabajo pendiente del producto que admiten esos elementos. El equipo de administración no posee esos elementos de trabajo pendiente del producto; están asignados a uno de los equipos ágiles. Sin embargo, como son elementos secundarios de esos elementos, el filtro los muestra. De esta manera, el equipo de administración puede hacer un seguimiento del progreso.

El gráfico informativo muestra el nivel conceptual de la información que se muestra en la captura de pantalla anterior.

Cada equipo ágil, como el equipo de clientes, tiene su propia página principal del equipo, trabajo pendiente, panel kanban y panel de tareas. Estas páginas solo muestran la información pertinente para ese equipo.

En esta captura de pantalla, puede ver la vista del equipo ágil de su trabajo pendiente del sprint, que muestra los elementos de trabajo pendiente del producto en los que se trabaja en ese sprint y las tareas asociadas que ha creado para desglosar y hacer un seguimiento del trabajo. No ven las características o las iniciativas en las que trabajan para admitir en esta vista. Como antes, el gráfico informativo muestra el nivel conceptual de la información que se muestra en esta captura de pantalla.

Configurar equipos y niveles de trabajo pendiente

Cuando se crea un proyecto de equipo en TFS, se crea automáticamente un equipo predeterminado para ese proyecto. Mediante la configuración de equipos adicionales que los equipos ágiles pueden utilizar para administrar su trabajo cotidiano y la redefinición del equipo predeterminado en el equipo que el equipo de administración utilizará para administrar el trabajo en su nivel, los equipos ágiles pueden administrar su propia carga de trabajo y sus prioridades. La vista del equipo de administración mostrará el progreso de todo el trabajo entre los equipos ágiles. Hay que hacer muy poco trabajo de configuración para configurar los equipos y comenzar.

Además de utilizar equipos ágiles para resumir el progreso, puede utilizar niveles de trabajo pendiente para crear una vista jerárquica del trabajo. En TFS 2013, tiene acceso inmediato a dos niveles de trabajo pendiente. Pero si necesita agregar otro nivel para admitir la administración de cartera, también puede hacerlo. Requiere un poco más configuración que la creación de equipos ágiles, pero sigue siendo bastante sencillo. Examinaremos la configuración de equipos ágiles y la creación de un nivel adicional de trabajo pendiente.

En primer lugar, crearemos la estructura de equipos ágiles y de administración, como se muestra en la organización de ejemplo.

Crear equipos ágiles y configurar el equipo de administración

1. En la página principal del equipo predeterminado, utilice el icono de engranaje para abrir la página de administración y elija Nuevo equipo para crear un equipo ágil.

   

2. Asigne un nombre al equipo y asegúrese de que la casilla Cree una ruta de acceso del área con el nombre del equipo está activada.

   

   Esta será una subárea de la ruta de acceso del área para el equipo de administración, pero lo que es más importante, proporciona la separación del trabajo entre los equipos ágiles y gran parte de la consolidación automatizada del progreso al equipo de administración.

3. Configure los sprints para el equipo ágil.

   

4. Agregue miembros al nuevo equipo ágil y quite los miembros no necesarios del equipo de administración.

   El procedimiento recomendado es que la pertenencia al equipo de administración esté limitada a los administradores y a los miembros del equipo que posean iniciativas y características. Los miembros de los equipos ágiles aún podrán ver la página principal y el trabajo pendiente del equipo de administración, del mismo modo que el equipo de administración podrá ver las páginas principales y los trabajos pendientes de los equipos ágiles.

5. Cambie las áreas del equipo de administración de modo que no se incluyan las áreas secundarias.

   

Cree tantos equipos ágiles como necesite. Cuando se asignan elementos de trabajo a un equipo ágil, cada uno de esos equipos verá los elementos en su trabajo pendiente y los administrará en su panel kanban o en su panel de tareas, como antes.

Trabajo pendiente de un equipo ágil que muestra elementos de trabajo pendiente y tareas

El equipo de administración verá todos los elementos de trabajo asignados a todos los equipos ágiles en las vistas de trabajo pendiente, panel kanban y panel de tareas, proporcionando una vista maestra del trabajo en curso, así como del trabajo que todavía no se ha iniciado.

Trabajo pendiente de un equipo de administración que muestra características y elementos de trabajo pendiente de los equipos ágiles

Ahora que tiene configurada la estructura del equipo, continuemos y agreguemos otro nivel de trabajo pendiente.

Agregar otro nivel de trabajo pendiente

El proceso de agregar otro nivel de trabajo pendiente lleva algún tiempo, pero es bastante sencillo. Examinemos el proceso. Necesitará ser miembro del grupo administrador del proyecto de equipo para realizar estos pasos. Primero exportará un tipo de elemento de trabajo existente y lo editará para crear el nuevo tipo de elemento de trabajo, al que llamaremos Iniciativas. Después agregará una categoría para las iniciativas. Por último, agregará iniciativas al trabajo pendiente de cartera.

Si tiene más interés en cómo funcionan las cosas después de agregar el nivel de trabajo pendiente de iniciativas, haga clic aquí para avanzar.

Crear el tipo de elemento de trabajo de iniciativa

La manera más fácil de crear un tipo de elemento de trabajo es copiar uno existente, cambiar su nombre y a continuación editarlo. En el procedimiento siguiente, exportará el tipo de elemento de trabajo de característica y lo utilizará como base para el tipo de elemento de trabajo de iniciativa. En los ejemplos, el nombre de proyecto es Phone Saver y el nombre del servidor es Fabrikam. El nombre de la colección de proyectos de equipo es el nombre predeterminado, DefaultCollection.

1. Abra una ventana Símbolo del sistema en modo de administrador y cambie al directorio donde está instalado Visual Studio (o Team Explorer).

   cd %programfiles%\Microsoft Visual Studio 12.0\Common7\IDE
   

   En las ediciones de 64 bits de Windows, use %programfiles(x86)%.

2. Utilice la herramienta witadmin para descargar la definición de tipo de elemento de trabajo de característica y guardarla como Initiative.xml.

   witadmin exportwitd /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /n:Feature /f:%userprofile%\documents\Initiative.xml
   

3. Abra el archivo Initiative.xml, reemplace <WORKITEMTYPE name="Feature"> por <WORKITEMTYPE name="Initiative"> y actualice la descripción.

   <witd:WITD application="Work item type editor" version="1.0" xmlns:witd="https://schemas.microsoft.com/VisualStudio/2008/workitemtracking/typedef">
   <WORKITEMTYPE name="Initiative">
      <DESCRIPTION>Tracks an initiative that will be released with the product. </DESCRIPTION>
   

4. Edite el elemento Tab denominado Implementation. Reemplace <Filter WorkItemType="Product Backlog Item" /> por <Filter WorkItemType="Feature" />. De esta forma las características se mostrarán como elementos de trabajo secundarios de las iniciativas.

   <Tab Label="Implementation">
    <Control Type="LinksControl" Name="Hierarchy" Label="" LabelPosition="Top">
      <LinksControlOptions>
         <LinkColumns>
            <LinkColumn RefName="System.Id" />
            <LinkColumn RefName="System.Title" />
            <LinkColumn RefName="System.AssignedTo" />
            <LinkColumn RefName="System.State" />
         </LinkColumns>
         <WorkItemLinkFilters FilterType="include">
            <Filter LinkType="System.LinkTypes.Hierarchy" FilterOn="forwardname" />
         </WorkItemLinkFilters>
         <ExternalLinkFilters FilterType="excludeAll" />
         <WorkItemTypeFilters FilterType="include">
            <Filter WorkItemType="Feature" />
         </WorkItemTypeFilters>
      </LinksControlOptions>
    </Control>
   </Tab>
   

5. Importe el archivo.

   witadmin importwitd /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\Initiative.xml
   

Crear la categoría de iniciativas

Ahora que tiene un tipo de elemento de trabajo de iniciativa, agregará una categoría para las iniciativas al conjunto de categorías visibles en el proyecto de equipo.

1. Exporte la definición de categorías a un archivo xml.

   witadmin exportcategories /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\categories.xml
   

2. Abra el archivo y agregue la categoría de iniciativa. A continuación se muestra un ejemplo donde la categoría de iniciativa usa el nombre de la compañía para identificarla como una personalización:

   <CATEGORY refname="Fabrikam.InitiativeCategory" name="InitiativeCategory">
     <DEFAULTWORKITEMTYPE name="Initiative" />
   

3. Igual que hizo antes, importe el archivo.

   witadmin importcategories /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\categories.xml
   

Agregar la categoría de iniciativa a la jerarquía de cartera

Ahora solo falta agregar las iniciativas a la jerarquía de elementos de trabajo que componen el trabajo pendiente de cartera.

1. Exporte la definición de la configuración de proceso a un archivo xml.

   witadmin exportprocessconfig /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\MyProcessConfiguration.xml
   

2. Abra el archivo y agregue una sección PortfolioBacklog para las iniciativas dentro de la sección PortfolioBacklogs. Al mismo tiempo, modifique el elemento PortfolioBacklog para FeatureCategory de modo que las iniciativas sean elementos de trabajo primarios para las características.

     <PortfolioBacklogs>
     <PortfolioBacklog category="Fabrikam.InitiativeCategory" pluralName="Initiatives" singularName="Initiative">
         <AddPanel>
           <Fields>
             <Field refname="System.Title" />
           </Fields>
         </AddPanel>
         <Columns>
           <Column width="100" refname="System.WorkItemType" />
           <Column width="400" refname="System.Title" />
           <Column width="100" refname="System.State" />
           <Column width="50" refname="Microsoft.VSTS.Common.BusinessValue" />
           <Column width="100" refname="Microsoft.VSTS.Scheduling.TargetDate" />
           <Column width="200" refname="System.Tags" />
         </Columns>
         <States>
           <State type="Proposed" value="New" />
           <State type="InProgress" value="In Progress" />
           <State type="Complete" value="Done" />
         </States>
       </PortfolioBacklog>          
   <PortfolioBacklog category="Microsoft.FeatureCategory" parent="Fabrikam.InitiativeCategory" pluralName="Features" singularName="Feature">
   

3. En la sección WorkItemColors, agregue el color que se usará para la iniciativa.

   <WorkItemColor primary="FFFF6600" secondary="FFFEB380" name="Initiative" />
   

   Esto asigna un color naranja brillante como color principal cuando se muestran listas y un color naranja más pálido para el panel de tareas y el panel kanban.

4. Importe el archivo.

   witadmin importprocessconfig /collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection" /p:"Phone Saver" /f:%userprofile%\documents\MyProcessConfiguration.xml
   

Ya ha terminado. Ha agregado un tercer nivel de trabajo pendiente de iniciativas.

Definir las iniciativas

Ahora que ha definido el nivel de iniciativas, es el momento de crear algunos elementos. Los miembros del equipo de administración pueden agregar un elemento rápidamente desde la vista de trabajo pendiente de las iniciativas directamente. Es igual que agregar elementos de trabajo pendiente a cualquier trabajo pendiente.

También puede crear nuevas características directamente desde el elemento de trabajo de iniciativas si crea un nuevo elemento de trabajo en las pestañas Implementación o Vínculos. Esto tiene la ventaja adicional de que la relación primario-secundario se crea al mismo tiempo que se crea la característica.

También podría optar por agregar una iniciativa como un elemento primario de un elemento de trabajo de características existente, si ya hay alguno. Esto tiene la ventaja de asociar automáticamente esa característica a la iniciativa que admite. Desde la característica, puede crear también elementos de trabajo pendiente y asignarlos a equipos ágiles individuales.

Asignar varios elementos si tiene un trabajo pendiente existente

Si ya tiene un trabajo pendiente existente, debe crear las relaciones primario-secundario entre estos elementos para admitir los informes automáticos de progreso. Debe asignar los elementos de trabajo pendiente a características y las características a iniciativas. Afortunadamente, el panel de asignación facilita este proceso. En primer lugar, active el panel de asignación.

Ahora, coloque elementos del trabajo pendiente en la característica de panel de asignación que desee asociar como elemento primario.

Repita este proceso en cada nivel de trabajo pendiente hasta que haya creado la jerarquía que desea.

También puede editar los elementos de trabajo y administrar su jerarquía de forma masiva en Microsoft Excel.

Ver el progreso

Ahora que ha asociado los elementos de trabajo a los vínculos primario-secundario adecuados, es el momento de ver cómo se aplica esa vista del progreso en los distintos niveles.

Vista del progreso desde la administración

En el nivel de administración, el trabajo pendiente de iniciativas del equipo Phone Saver muestra los elementos de trabajo de iniciativa para todos los equipos del proyecto Phone Saver.

Puede alternar la vista para ver las características asociadas…

…o profundizar más, hasta el nivel de elemento de trabajo pendiente o de tarea.

Sugerencia: agregue la columna Ruta de acceso del área para ver qué equipo está trabajando en cada elemento.

También puede ver el progreso en el panel kanban. El equipo de administración puede ver qué iniciativas y características están en curso.

Vista del progreso del equipo

Para los equipos ágiles individuales, la vista es muy diferente. Como miembro de uno de esos equipos, si examina los trabajos pendientes de iniciativas o características, no verá nada. Esto se debe a que los equipos ágiles no crean elementos de ese nivel ni trabajan directamente con ellos. Los equipos ágiles nunca verán la lista completa de iniciativas o de características. Sin embargo, si el equipo desea saber qué iniciativas y características están admitiendo, pueden activar esas vistas desde los trabajos pendientes de los elementos de trabajo pendiente, y ver las características e iniciativas que admiten los elementos en los que trabajan.

En lo que respecta a todo lo demás, es mucho trabajo como de costumbre para los equipos individuales. Pueden utilizar el panel kanban, el panel de tareas y otras características como han hecho siempre, pero su progreso es ahora visible para la administración sin tener que generar informes de nada manualmente. Lo que hacen queda reflejado en la vista de administración.

Acerca de los autores

Gregg Boer es un administrador de programas principal de Microsoft. Gregg es el propietario del producto de la experiencia Agile Management de TFS.

Susan Ferrell es redactor técnico senior en Microsoft.

Kathryn Elliott es redactor técnico senior en Microsoft.