Flujos de proceso de negocio

 

Publicado: noviembre de 2016

Se aplica a: Dynamics CRM 2015

En Microsoft Dynamics 365, los flujos de proceso de negocio usan la misma tecnología subyacente que otros procesos, pero las funciones que proporcionan son muy diferentes de otras características que usan los procesos.

En este tema

Motivos para usar flujos de proceso de negocio

¿Qué pueden hacer los flujos de proceso de negocio?

Varias entidades en flujos de proceso de negocio

Varios flujos de proceso de negocio están disponibles por entidad

Consideraciones sobre el flujo de proceso de negocio

Motivos para usar flujos de proceso de negocio

Los flujos de proceso de negocio proporcionan una guía para que la gente realice el trabajo. Proporcionan una experiencia de usuario simplificada que guía a los usuarios por los procesos que su organización ha definido para las interacciones que deben avanzarse a una conclusión de algún tipo. Esta experiencia del usuario se puede adaptar para que la gente con diferentes roles de seguridad pueda tener una experiencia que se adapte mejor al trabajo que hacen con Microsoft Dynamics 365.

Use flujos de proceso de negocio para definir un conjunto de pasos para que la gente siga para obtener el resultado deseado. Estos pasos proporcionan un mensaje visual que indica a los usuarios dónde se encuentran en el proceso de negocio. Los flujos de proceso de negocio reducen la necesidad de aprendizaje porque los nuevos usuarios no tienen que concentrarse en qué entidades deben usar. Pueden dejar que el proceso les guíe. Puede configurar los flujos de proceso de negocio para respaldar aspectos comunes de ventas que pueden ayudar a los grupos de ventas a obtener mejores resultados. Para los grupos de servicios, los flujos de proceso de negocio pueden ayudar al nuevo personal a adaptarse al ritmo más rápido y a evitar errores que pueden provocar clientes insatisfechos.

¿Qué pueden hacer los flujos de proceso de negocio?

Con los flujos de proceso de negocio, puede definir un conjunto de fases y pasos que se mostrarán a continuación en un control en la parte superior del formulario.

Cada fase contiene un grupo de pasos. Cada paso representa un campo donde pueden introducirse los datos. Los usuarios avanzan a la siguiente fase con el botón Fase siguiente. Puede crear un paso necesario para que la gente deba especificar los datos en el campo correspondiente para poder pasar a la siguiente fase. Esto habitualmente se denomina "puerta de fase".

Los flujos de proceso de negocio parecen relativamente simples comparado con otros tipos de procesos porque no se ofrecen ninguna lógica de negocio condicional o automatización además de ofrecer la experiencia simplificada de entrada de datos y el control de la entrada en las fases. Sin embargo, cuando se combinan con otros procesos y personalizaciones, pueden tener un rol importante para ahorrar tiempo a los usuarios, reducir costos de aprendizaje y aumentar la adopción por parte del usuario.

Flujos de proceso de negocio integrados con otras personalizaciones

Cuando usted o el usuario especifican datos mediante flujos de proceso de negocio, los cambios de los datos también se aplican a los campos de formulario para aplicar una automatización que suministra reglas de negocio o scripts de formularios inmediatamente. Los pasos pueden agregarse a los valores definidos para los campos que no se encuentran presentes en el formulario y estos campos se agregarán al modelo de objetos Xrm.Page usado para scripts de formularios. Cualquier flujo de trabajo que esté iniciado por los cambios en los campos incluidos en un flujo de proceso de negocio se aplicará cuando se guarden datos en el formulario. Si la automatización la aplica un flujo de trabajo en tiempo real, los cambios serán visibles inmediatamente para el usuario cuando los datos del formulario se actualicen después de guardar el registro.

Aunque el control del flujo de proceso de negocio del formulario no proporciona ninguna programabilidad de cliente directa, los cambios que se aplican por reglas de negocio o scripts de formularios se aplican automáticamente a los controles del flujo de proceso de negocio. Si oculta un campo del formulario, ese campo también se ocultará en el control del flujo de proceso de negocio. Si establece un valor mediante reglas de negocio o scripts de formularios, el valor se establecerá en el flujo de proceso de negocio.

Flujos de proceso de negocio del sistema

Microsoft Dynamics 365 incluye los siguientes flujos de proceso de negocio. Para comprender cómo funcionan los flujos de procesos de negocio, revise estos flujos de procesos de negocio del sistema:

• Proceso de cliente potencial a ventas de la oportunidad

• Proceso de ventas de la oportunidad

• Proceso de teléfono a caso

Varias entidades en flujos de proceso de negocio

Puede usar un flujo de proceso de negocio para una sola entidad o abarcar varias entidades. Por ejemplo, puede tener un proceso que empiece con una oportunidad, continúe a una oferta, un pedido y después a una factura, para acabar volviendo a cerrar la oportunidad.

Puede diseñar flujos de proceso de negocio que relacionen los registros de hasta cinco entidades distintas en un solo proceso para que las personas que usan Microsoft Dynamics 365 puedan concentrarse en el flujo del proceso en lugar de en la entidad en la que trabajan. Pueden desplazarse más fácilmente entre los registros relacionados de la entidad.

Varios flujos de proceso de negocio están disponibles por entidad

No todos los usuarios de una organización pueden seguir el mismo proceso y varias condiciones pueden requerir que se aplique otro proceso. Puede tener hasta 10 flujos de proceso de negocio activos por entidad para proporcionar los procesos adecuados para diferentes situaciones.

Controlar el flujo de proceso de negocio que se aplicará

Puede asociar los flujos de procesos de negocio con roles de seguridad para que solo los usuarios con esos roles de seguridad puedan consultarlos o usarlos. También puede establecer el orden de los flujos de proceso de negocio de modo que pueda controlar el flujo de proceso de negocio que se establecerá de forma predeterminada. Esto funciona de la misma forma en que se definen los formularios múltiples para una entidad.

Cuando alguien crea un nuevo registro de entidad, la lista de flujos de proceso de negocio habilitados disponibles se compara con los flujos de procesos de negocio que el rol de seguridad de la persona les muestre. El primer flujo de proceso de negocio habilitado en la lista es la que se aplicará de forma predeterminada. Si más de un flujo de proceso de negocio activo está disponible, los usuarios pueden seleccionar Cambiar proceso de la barra de comandos para aplicar otro proceso. Siempre que un usuario cambie los procesos, la fase del proceso actual será la primera fase del nuevo flujo de proceso de negocio aplicado.

Cada registro puede tener un solo flujo de proceso de negocio a la vez. Cuando un usuario aplica un proceso diferente, dicho proceso es el que verá el usuario siguiente que vea el registro. Si los roles de seguridad de un usuario no permiten que se use un flujo de proceso de negocio específico, el flujo de proceso de negocio actual será visible, pero deshabilitado.

Consideraciones sobre el flujo de proceso de negocio

Puede definir flujos de proceso de negocio solo para esas entidades que las admitan. También debe conocer los límites de número de procesos, fases y paso que se pueden agregar.

Entidades que usan flujos de proceso de negocio

Únicamente las entidades que usan los formularios actualizados pueden usar los flujos de proceso de negocio. Esto incluye las entidades personalizadas y las siguientes entidades del sistema:

• Cuenta

• Appointment

• Campaign

• Campaign Activity

• Campaign Response

• Competitor

• Contact

• Email

• Entitlement

• Fax

• Case

• Invoice

• Lead

• Letter

• Marketing List

• Opportunity

• Phone Call

• Product

• Price List Item

• Quote

• Recurring Appointment

• Sales Literature

• Actividad social

• Order

• User

• Task

• Team

Para habilitar una entidad personalizada para flujos de procesos de negocio, active la casilla Flujos de proceso de negocio (se crearán campos) en la definición de la entidad. Tenga en cuenta que no se puede deshacer esta acción.

Nota

Si se desplaza a la fase del flujo del proceso de negocio que contiene la entidad de Social Activity y elige el botón Fase siguiente , verá la opción Crear . Al elegir Crear se carga el formulario Actividad social. Sin embargo, dado que Social Activity no es válido para Create desde la interfaz de usuario de la aplicación de Dynamics 365, no podrá guardar el formulario y verá el mensaje de error: "Error inesperado".

Número máximo de procesos, fases y pasos

Para garantizar un rendimiento aceptable y la capacidad de uso de la interfaz de usuario, hay algunas limitaciones que debe conocer cuando planee usar flujos de proceso de negocio:

• No puede haber más de 10 procesos de flujo de proceso de negocio habilitados por entidad.

• Cada proceso puede contener 30 fases como máximo.

• Los procesos de múltiples entidades no pueden contener más de cinco entidades.

Ver también

Configurar flujos de proceso de negocio
Mejora de los flujos de proceso de negocio con bifurcación
Vídeo: Información general sobre procesos de negocio de Microsoft Dynamics CRM
Habilitación de proceso con Microsoft Dynamics CRM
Procesos del flujo de trabajo
Diálogos
Acciones

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