Liberar espacio de almacenamiento en Microsoft Dynamics CRM
Publicado: noviembre de 2016
Se aplica a: Dynamics CRM 2015
Hay formas de reducir la cantidad de espacio de almacenamiento usado quitando o eliminando distintos tipos de información de Microsoft Dynamics 365. Use uno o más de estos métodos para controlar el uso de almacenamiento de datos total con Microsoft Dynamics 365. Puede eliminar ciertas categorías de datos según lo necesite o puede configurar trabajos de eliminación en masa para que vuelvan a ejecutarse en intervalos establecidos.
Advertencia
Las sugerencias en este tema incluyen la eliminación de notas, datos adjuntos, historial de importación y otros datos. Antes de eliminar datos, asegúrese de que los datos ya no son necesarios porque no puede recuperar datos eliminados. No existe la opción de"deshacer" para recuperar los datos una vez que se han eliminado. Esto significa que es posible que para usted sea una mejor opción aumentar el espacio de almacenamiento que tiene con Suscripción a Microsoft Dynamics CRM Online en lugar de reducir la cantidad de espacio de almacenamiento usado.
Nota
Salvo los métodos 3 y 5, todos estos métodos requieren que tenga un rol de seguridad de Microsoft Dynamics 365 de administrador, por ejemplo, Administrador del sistema. Esto le da permiso para eliminar registros en masa y eliminar trabajos del sistema.
En este tema
Método 1: Eliminar instancias de flujo de trabajo y correo electrónico en masa con un trabajo de eliminación en masa
Método 2: evaluar y eliminar flujos de trabajo suspendidos
Método 3: Quitar los datos adjuntos de correos electrónicos mediante Búsqueda avanzada
Método 4: quitar los mensajes de correo electrónico con datos adjuntos mediante un trabajo de eliminación en masa
Método 5: quirar las notas con datos adjuntos mediante Búsqueda avanzada
Método 6: quitar las notas con datos adjuntos mediante un trabajo de eliminación en masa
Método 7: quitar trabajos de detección en masa de duplicados y copias asociadas de registros duplicados
Método 8: eliminar instancias de importación en masa con un trabajo de eliminación en masa
Método 9: eliminar instancias de trabajos de eliminación en masa con un trabajo de eliminación en masa
Método 10: eliminar registros de auditoría
Método 1: Eliminar instancias de flujo de trabajo y correo electrónico en masa con un trabajo de eliminación en masa
Advertencia
Si elimina estos datos, ya no podrá saber si un correo electrónico se envió a través del correo electrónico en masa o si una regla de flujo de trabajo se ejecutó a partir de un registro. Los correos electrónicos que se enviaron y las acciones que se ejecutaron a partir del registro en el flujo de trabajo sí permanecerán.
Vaya a Configuración > Administración de datos.
Elija Eliminación de registros en masa. En la barra de menús, elija Nueva. Esto abrirá el Asistente para eliminación en masa.
Elija Siguiente.
En la lista Buscar, seleccione Trabajos del sistema.
En el área de criterios de búsqueda, agregue unos criterios similares a los siguientes:
Tipo de trabajo del sistema – Es igual a – Correo electrónico en masa; Flujo de trabajo;
Razón para el estado – Es igual a – Correcto
Completado el – Más de X meses – 1
Agrupe las tres filas de criterios:
Elija la flecha junto a cada fila de criterios y, a continuación, elija Selec. fila.
Con las tres filas seleccionadas, elija Agrupar con Y.
Elija Siguiente.
En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre único para el trabajo de eliminación en masa.
Seleccione una fecha y una hora para la hora de inicio del trabajo; preferiblemente una hora en la que los usuarios no estén en Microsoft Dynamics 365.
Active la casilla Ejecutar este trabajo cada y, en la lista días, seleccione la frecuencia con la que desea que se ejecute el trabajo.
Si desea que se envíe una notificación por correo electrónico, active la casilla Enviarme un mensaje de correo electrónico (email@dominio.com) cuando finalice este trabajo.
Elija Siguiente, revise el trabajo de eliminación en masa y, a continuación, elija Enviar para crear el trabajo periódico.
Método 2: evaluar y eliminar flujos de trabajo suspendidos
En ocasiones, los flujos de trabajo entran en estado suspendido porque hay una condición que no se cumple o por cualquier otra razón que no permite que el flujo de trabajo continúe.
Advertencia
Algunos flujos de trabajo entrarán en estado suspendido porque esperan una condición que aún no se ha cumplido, pero que sí se espera. Por ejemplo, puede que un flujo de trabajo esté esperando que se complete una tarea.
Elija Búsqueda avanzada.
En la lista Buscar, seleccione Trabajos del sistema.
En el área de criterios de búsqueda, agregue unos criterios similares a los siguientes:
Tipo de trabajo del sistema – Es igual a – Flujo de trabajo
Razón para el estado – Es igual a – En espera
Agrupe las dos filas de criterios:
Elija la flecha junto a cada fila de criterios y, a continuación, elija Selec. fila.
Con las tres filas seleccionadas, elija Agrupar con Y.
Elija Buscar.
En la ventana de resultados, puede abrir cada elemento para determinar si el flujo de trabajo se puede eliminar.
Método 3: Quitar los datos adjuntos de correos electrónicos mediante Búsqueda avanzada
Advertencia
Si elimina estos datos, los datos adjuntos ya no estarán disponibles en Microsoft Dynamics 365. Sin embargo, si están guardados en Microsoft Office Outlook, aún permanecerán allí.
Elija Búsqueda avanzada.
En la lista Buscar, seleccione Mensajes de correo electrónico.
En el área de criterios de búsqueda, agregue unos criterios similares a los siguientes:
Datos adjuntos de correo electrónico (elemento)
Tamaño de archivo (bytes) – Es mayor que - En el cuadro de texto, escriba un valor de byte, como 25.000.
Elija Resultados.
En Actividades, ahora tendrá una lista de los mensajes de correo electrónico que tienen datos adjuntos de un tamaño superior a ‘X’ bytes. Revise los correos electrónicos y elimine los datos adjuntos según sea necesario.
Método 4: quitar los mensajes de correo electrónico con datos adjuntos mediante un trabajo de eliminación en masa
Advertencia
Si elimina estos datos, los mensajes de correo electrónico y los datos adjuntos asociados a éstos ya no estarán disponibles en Microsoft Dynamics 365. Sin embargo, si están guardados en Microsoft Office Outlook, aún permanecerán allí.
Vaya a Configuración > Administración de datos.
Elija Eliminación de registros en masay, en la barra de menús, elija Nueva. Esto abrirá el Asistente para eliminación en masa.
Elija Siguiente.
En la lista Buscar, seleccione Mensajes de correo electrónico.
En el área de criterios de búsqueda, agregue unos criterios similares a los siguientes:
Razón para el estado – Es igual a – Completado
Fin real – Más de X meses – 1
Datos adjuntos de correo electrónico (elemento)
Tamaño de archivo (bytes) – Es mayor que – En el cuadro de texto, escriba un valor de byte, como 25.000.
Agrupe las primeras dos filas de criterios:
Elija la flecha junto a cada fila de criterios y, a continuación, elija Selec. fila.
Con ambas filas seleccionadas, elija Agrupar con Y.
Elija Siguiente.
En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre único para el trabajo de eliminación en masa.
Seleccione una fecha y una hora para la hora de inicio del trabajo; preferiblemente una hora en la que los usuarios no estén en Microsoft Dynamics 365.
Active la casilla Ejecutar este trabajo cada y, en la lista días, seleccione la frecuencia con la que desea que se ejecute el trabajo.
Si desea que se envíe una notificación por correo electrónico, active la casilla Enviarme un mensaje de correo electrónico (email@dominio.com) cuando finalice este trabajo.
Elija Siguiente, revise el trabajo de eliminación en masa y, a continuación, elija Enviar para crear el trabajo periódico.
Método 5: quirar las notas con datos adjuntos mediante Búsqueda avanzada
Advertencia
Si elimina estos datos, las notas y los datos adjuntos asociados a éstas ya no estarán disponibles en Microsoft Dynamics 365.
Elija Búsqueda avanzada.
En la lista Buscar, seleccione Notas.
En el área de criterios de búsqueda, agregue unos criterios similares a los siguientes:
Tamaño de archivo (bytes) – Es mayor que – En el cuadro de texto, escriba un valor de byte, como 1048576.
Elija Resultados.
Ahora tendrá una lista de archivos de datos adjuntos que tienen un tamaño superior al que ha especificado.
Seleccione un archivo de datos adjuntos o varios y, a continuación, elija Eliminar (X).
Método 6: quitar las notas con datos adjuntos mediante un trabajo de eliminación en masa
Advertencia
Si elimina estos datos, las notas y los datos adjuntos asociados a éstas ya no estarán disponibles en Microsoft Dynamics 365.
Vaya a Configuración > Administración de datos.
Elija Eliminación de registros en masay, en la barra de menús, elija Nueva. Esto abrirá el Asistente para eliminación en masa.
Elija Siguiente.
En la lista Buscar, seleccione Notas.
En el área de criterios de búsqueda, agregue unos criterios similares a los siguientes:
Tamaño de archivo (bytes) – Es mayor que – En el cuadro de texto, escriba un valor de byte, como 1048576.
Fecha de creación – Más de X meses – 1
Agrupe las dos filas de criterios:
Elija la flecha junto a cada fila de criterios y, a continuación, elija Selec. fila.
Con las tres filas seleccionadas, elija Agrupar con Y.
Elija Siguiente.
En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre único para el trabajo de eliminación en masa.
Seleccione una fecha y una hora para la hora de inicio del trabajo; preferiblemente una hora en la que los usuarios no estén en Microsoft Dynamics 365.
Active la casilla Ejecutar este trabajo cada y, en la lista días, seleccione la frecuencia con la que desea que se ejecute el trabajo.
Si desea que se envíe una notificación por correo electrónico, active la casilla Enviarme un mensaje de correo electrónico (email@dominio.com) cuando finalice este trabajo.
Elija Siguiente, revise el trabajo de eliminación en masa y, a continuación, elija Enviar para crear el trabajo periódico.
Método 7: quitar trabajos de detección en masa de duplicados y copias asociadas de registros duplicados
Cada vez que se ejecuta un trabajo de detección de duplicados, se almacena una copia de cada registro duplicado en la base de datos como parte del trabajo de detección de duplicados. Por ejemplo, si tiene 100 registros duplicados, cada vez que ejecute un trabajo de detección de duplicados que encuentre estos duplicados, tanto si es manual como periódico, estos 100 registros duplicados se almacenarán en la base de datos en esa instancia del trabajo duplicado hasta que los duplicados se combinen o eliminen, o hasta que la instancia del trabajo de detección de duplicados se elimine.
Vaya a Configuración > Administración de datos.
Elija Trabajos de detección de duplicados.
Seleccione las instancias del trabajo de detección de duplicados que desee eliminar y, a continuación, Eliminar (X).
Para evitar desperdiciar espacio de almacenamiento, asegúrese de que los duplicados se resuelven pronto para que no se notifiquen en varios trabajos de detección de duplicados.
Método 8: eliminar instancias de importación en masa con un trabajo de eliminación en masa
Cada vez que realiza una importación en masa, hay un trabajo del sistema asociado. Los detalles del trabajo del sistema muestran qué registros se han importado correctamente y cuáles no.
Advertencia
Tras eliminar estos trabajos de importación en masa, no podrá ver qué datos se han importado y no podrá revertir la importación.
Vaya a Configuración > Administración de datos.
Elija Eliminación de registros en masay, en la barra de menús, elija Nueva. Esto abrirá el Asistente para eliminación en masa.
Elija Siguiente.
En la lista Buscar, seleccione Trabajos del sistema.
En el área de criterios de búsqueda, agregue unos criterios similares a los siguientes:
Tipo de trabajo del sistema – Es igual a – Importación
Razón para el estado – Es igual a – Correcto
Completado el – Más de X meses – 1
Agrupe las tres filas de criterios:
Elija la flecha junto a cada fila de criterios y, a continuación, elija Selec. fila.
Con las tres filas seleccionadas, elija Agrupar con Y.
Elija Siguiente.
En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre único para el trabajo de eliminación en masa.
Seleccione una fecha y una hora para la hora de inicio del trabajo; preferiblemente una hora en la que los usuarios no estén en Microsoft Dynamics 365.
Active la casilla Ejecutar este trabajo cada y, en la lista días, seleccione la frecuencia con la que desea que se ejecute el trabajo.
Si desea que se envíe una notificación por correo electrónico, active la casilla Enviarme un mensaje de correo electrónico (email@dominio.com) cuando finalice este trabajo.
Elija Siguiente, revise el trabajo de eliminación en masa y, a continuación, elija Enviar para crear el trabajo periódico.
Método 9: eliminar instancias de trabajos de eliminación en masa con un trabajo de eliminación en masa
Al eliminar datos en masa, como en muchos de los métodos descritos en este artículo, se crea un trabajo del sistema de eliminación en masa y se puede eliminar.
Advertencia
Tras eliminar estos trabajos, perderá el historial de los trabajos de eliminación en masa anteriores que haya ejecutado.
Vaya a Configuración > Administración de datos.
Elija Eliminación de registros en masay, en la barra de menús, elija Nueva. Esto abrirá el Asistente para eliminación en masa.
Elija Siguiente.
En la lista Buscar, seleccione Trabajos del sistema.
En el área de criterios de búsqueda, agregue unos criterios similares a los siguientes:
Tipo de trabajo del sistema – Es igual a – Eliminación en masa
Razón para el estado – Es igual a – Correcto
Completado el – Más de X meses – 1
Nota
También podría eliminar trabajos con error o cancelados.
Agrupe las tres filas de criterios:
Elija la flecha junto a cada fila de criterios y, a continuación, elija Selec. fila.
Con las tres filas seleccionadas, elija Agrupar con Y.
Elija Siguiente.
En el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre único para el trabajo de eliminación en masa.
Seleccione una fecha y una hora para la hora de inicio del trabajo; preferiblemente una hora en la que los usuarios no estén en Microsoft Dynamics 365.
Active la casilla Ejecutar este trabajo cada y, en la lista días, seleccione la frecuencia con la que desea que se ejecute el trabajo.
Si desea que se envíe una notificación por correo electrónico, active la casilla Enviarme un mensaje de correo electrónico (email@dominio.com) cuando finalice este trabajo.
Elija Siguiente, revise el trabajo de eliminación en masa y, a continuación, elija Enviar para crear el trabajo periódico.
Método 10: eliminar registros de auditoría
Cuando habilitar la auditoría, Microsoft Dynamics 365 crea registros de auditoría para almacenar el historial de auditoría de los registros. Puede eliminar estos registros de auditoría para liberar espacio cuando ya no los necesite.
Advertencia
Cuando se elimina un registro de auditoría, ya no se puede ver el historial de auditoría para el período que abarcaba ese registro de auditoría.
Vaya a Configuración > Auditoría.
En el área Auditoría, elija Administración del registro de auditoría.
Seleccione el registro de auditoría más antiguo, y elija Eliminar registros.
En el mensaje de confirmación, elija Aceptar.
Nota
Solo se puede eliminar el registro de auditoría más antiguo del sistema. Para eliminar más de un registro, debe repetir la eliminación del registro de auditoría más antiguo disponible hasta que se hayan eliminado suficientes registros.
Ver también
Administre sus datos
Cifrado de datos
Administrar instancias de Microsoft Dynamics CRM Online
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