Crear y diseñar formularios

 

Publicado: febrero de 2017

Se aplica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

En Microsoft Dynamics 365, los formularios ofrecen la interfaz de usuario que las personas usarán para interactuar con los datos que necesitan para realizar su trabajo. Es importante que los formularios que utilizan los usuarios estén diseñados para permitirles buscar o especificar la información que necesitan de manera eficaz.

Este tema especifica cómo los formularios varían por grupos de entidades, los diferentes tipos de formularios disponibles y cómo controlar el acceso a los formularios. Para obtener más información acerca de los elementos y las propiedades de los formularios, consulte Usar el editor de formularios.

En este tema

Diferencias de los formularios por entidad

Tipos de formularios

Asignar un orden de formularios

Controlar el acceso a los formularios

Diferencias de los formularios por entidad

Microsoft Dynamics 365 ofrece diversas opciones para diseñar formularios. Los formularios de las Entidades actualizadas y las entidades personalizadas ofrecen la mayoría de las opciones. Seleccionamos un grupo de entidades que usan la mayoría de los usuarios y les ofrecimos una nueva experiencia de usuario que incluye muchas características nuevas, incluido el soporte de cliente de Microsoft Dynamics 365 para tabletas, flujos de proceso de negocio y reglas de negocio. Uno de los requisitos principales de ofrecer estas nuevas experiencias incluye el objetivo de que un personalizador de formularios puede realizar un diseño e implementarlo en todos los clientes.

Con todo, todavía existen varias entidades que mantienen la apariencia y las capacidades de la versión anterior. Las Entidades que utilizan formularios clásicos no se actualizaron porque no las usan frecuentemente la mayoría de las personas y actualizarlas no tendría un impacto considerable en la experiencia de la mayoría de los usuarios que usan la aplicación.. Esto nos permitió centrar nuestra atención en las entidades actualizadas.

La mayor parte del trabajo de personalización incluirá, probablemente, las entidades actualizadas y las entidades personalizadas. Si alguna capacidad se aplica solo a los formularios de entidades actualizadas, este documento lo indicará.

Entidades actualizadas

Las entidades actualizadas aparecen en la tabla siguiente:

Cuenta	Cita	Campaña
Actividad de la campaña	Respuesta de campaña	Caso
Competidor	Contacto	Contrato
Línea de contrato	Dirección de correo electrónico	Fax
Factura	Producto de la factura	Cliente potencial
Carta	Lista de marketing	Oportunidad
Producto de oportunidad	Orden	Producto del pedido
Llamada de teléfono	Elemento de lista de precios	Producto
Campaña exprés	Oferta	Producto de oferta
Cita periódica	Documentación de ventas	Equipo
Tarea	Usuario

Entidades que utilizan formularios clásicos

Las entidades que usan la presentación de formulario clásica se enumeran en la tabla siguiente:

Dirección	Artículo	Comentario de artículo	Operación de eliminación en masa	Conexión
Descuento	Lista de descuentos	Ubicación de documentos	Datos adjuntos de correo electrónico	Seguimiento
Objetivo	Métrica del objetivo	Importar archivo de origen	Producto de la factura	Producto del pedido
Lista de precios	Elemento de cola	Producto de oferta	Campo Informe	Consulta de informe
Vista guardada	Servicio	Actividad de servicio	Sitio de SharePoint	Sitio
Zona de ventas	Unidad	Unidad de venta

Tipos de formularios

La siguiente tabla describe los tipos de formularios en Microsoft Dynamics 365:

Tipo de formulario	Descripción
Principal	Usado en la aplicación web, Dynamics 365 para Outlook y Dynamics 365 para tabletas. Estos formularios ofrecen la interfaz de usuario principal para interactuar con los datos de la entidad.Más información:Consideraciones de diseño para los formularios principales
Móvil	Usado para las páginas de Microsoft Dynamics 365 para teléfonos. Este formulario simplificado está diseñado para usarse en dispositivos móviles. Los formularios móviles para entidades actualizadas no presentan cambios.Más información:Crear y editar formularios móviles para Dynamics CRM para Phone Express
Creación rápida	Usado en la aplicación web, Dynamics 365 para Outlook y Dynamics 365 para tabletas. Para las entidades actualizadas, estos formularios proporcionan un formulario básico optimizado para crear nuevos registros.Más información:Crear y editar formularios de creación rápida
Vista rápida	Usado en la aplicación web, Dynamics 365 para Outlook y Dynamics 365 para tabletas. Para las entidades actualizadas, estos formularios aparecen dentro del formulario principal para mostrar los datos adicionales de un registro al que hace referencia un campo de búsqueda en el formulario.Más información:Crear y editar formularios de vista rápida

Asignar un orden de formularios

Si tiene varios formularios principales, de creación rápida o móviles para una entidad, puede asignar un orden de formularios. El orden de formularios determine qué formularios disponibles se mostrarán de forma predeterminada. Los formularios principales o móviles disponibles se pueden controlar mejor si se asignan roles de seguridad a los formularios. Para obtener más información, vea Controlar el acceso a los formularios.

No puede asignar roles de seguridad a formularios de creación rápida, por lo que el único formulario que podrá usar todo el mundo es el que se encuentra en la parte superior del orden de formularios.

Para asignar un orden de formularios

1. Vaya a Configuración > Personalizaciones.

2. Elija Personalizaciones y luego elija Personalización del sistema.

3. En el explorador de soluciones, expanda la entidad deseada y seleccione Formularios.

4. En la barra de herramientas de la lista de formularios, seleccione Orden de los formularios.

5. Elija Conjunto de formularios principal, Formulario de creación rápida establecido o Conjunto de formularios móviles, según el tipo de formularios con el que desea trabajar.

6. El diálogo Orden de los formularios es una lista simple donde puede mover un formulario seleccionado hacia arriba o abajo en el orden de formularios.

7. Después de establecer el orden deseado, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Controlar el acceso a los formularios

Hay dos formas para controlar el acceso a los formularios principales:

• Desactivar un formulario principal

  La capacidad de definir un estado activo o inactivo para los formularios principales es nueva en esta versión. Esta capacidad se incluyó inicialmente para administrar los nuevos formularios incluidos cuando las organizaciones realizaban una actualización, pero se puede usar para impedir que los usuarios puedan usar formularios principales. Para obtener más información, vea Actualizar los formularios.

• Asignar roles de seguridad al formulario principal

  Use este método para poner un formulario principal a disposición de grupos específicos.

Diferentes personas de la organización pueden interactuar con los mismos datos de maneras distintas. Los administradores pueden depender de la capacidad de buscar rápidamente información en un registro y el personal de servicio podría necesitar un formulario que simplifique la entrada de datos. Puede satisfacer distintos requisitos mediante la asignación de formularios a los roles de seguridad a los que pertenecen los distintos grupos de usuarios.

Para conocer los procedimientos paso a paso, consulte Assign security roles to forms.

Si tiene más de un formulario principal o móvil definido para una entidad, puede seleccionar los formularios que podrán utilizar los usuarios en función de sus roles de seguridad. Dado que cada entidad debe poder mostrar un formulario para cualquier usuario, al menos un formulario debe designarse como formulario de "reserva" (un formulario visible para los usuarios cuyos roles de seguridad no tienen ningún formulario explícitamente asignado).

Nota

Los formularios de creación rápida y de vista rápida no se pueden asignar a roles de seguridad.

En el editor de formularios o desde la cuadrícula de formularios puede asignar roles de seguridad a un formulario. No obstante, mientras haya solo un formulario para la entidad, no podrá desactivar la opción Habilitado para reserva en el cuadro de diálogo Asignar roles de seguridad. En este caso, aunque haya asignado roles de seguridad al formulario, cualquier persona asociada a un rol de seguridad que no incluyó podrá ver el formulario debido a que está habilitado para reserva.

Después de crear un segundo formulario principal o móvil para la entidad, podrá desactivar la opción Habilitado para reserva para uno de ellos. El sistema siempre garantizará que al menos un formulario esté habilitado para reserva.

Si tiene más de un formulario principal, puede especificar que un orden de formularios para controlar el formulario que podrá ver un usuario sea aquel que ve de forma predeterminada. Si hay más de un formulario que pueden usar, puede cambiar los formularios y aquel que elija será su formulario predeterminado hasta que elija otro. Esta preferencia se almacena en el explorador. Si usa un equipo o un explorador diferente, verá el formulario predeterminado original.

Estrategias para administrar el formulario de reserva

Algunas estrategias para administrar el formulario de reserva son:

Todos los usuarios ven el mismo formulario

Si no requiere formularios múltiples para una entidad, no necesita un formulario de reserva.

Crear un formulario de contingencia

Si usa formularios basados en roles porque desea limitar la información que los usuarios pueden ver o editar, considere la posibilidad de crear un formulario que muestre la información mínima. A continuación, en el cuadro Asignar roles de seguridad, seleccione Mostrar solo a estos roles de seguridad determinados, pero no seleccione ningún rol excepto el de administrador del sistema y seleccione Habilitado para reserva. El resultado es que este formulario nunca lo verá nadie excepto el administrador del sistema y cualquier usuario cuyos roles de seguridad no se hayan asociado a un determinado formulario. Podría incluir un recurso web HTML en el formulario con la información sobre los motivos de mostrar poca información en el formulario y un vínculo a información sobre cómo solicitar que se le agregue a un rol de seguridad asociado a un formulario o incluir un nuevo rol de seguridad para un formulario.

Nota

No se puede incluir un recurso web en un encabezado o pie de página de formulario.

Crear un formulario genérico

Si usa formularios basados en roles para proporcionar una experiencia de usuario personalizada en función del rol de una persona en la organización, puede establecer el formulario menos especializado como formulario de reserva y configurarlo para que todo el mundo pueda verlo. A continuación, cree formularios personalizados para roles de seguridad específicos y configúrelos para que se muestren únicamente a los roles de seguridad que los necesiten. No habilite estos formularios para reserva. Por último, en la lista Formularios, utilice el diálogo Orden de los formularios para especificar los formularios que desee mostrar clasificándolos del más exclusivo al menos exclusivo. El formulario de reserva estará en la parte inferior de la lista. Con esta estrategia, los usuarios que vean el formulario personalizado para su rol como formulario predeterminado, todavía podrán usar el selector de formulario para seleccionar el formulario más común si lo desean. Cualquier formulario que seleccionen se mantendrá como su formulario predeterminado hasta que seleccionen otro.

Usar el scripting de formularios

Por último, en la aplicación web es posible, pero no recomendado, que un desarrollador use scripts en el evento Onload del formulario para usar la colección Xrm.Page.ui.formSelector.items para consultar los formularios disponibles y usar el método de navegación para dirigir a los usuarios a un determinado formulario. Recuerde que el método de navegación provocará que el formulario de cargue de nuevo (y el evento Onload se produzca de nuevo). Su lógica del controlador de eventos debe comprobar siempre alguna condición antes de que use el método de navegación para evitar un bucle sin fin o la restricción innecesaria de las opciones de los usuarios para desplazarse entre los formularios.

Este método no funcionará en Microsoft Dynamics 365 para tabletas porque no existen formularios múltiples disponibles para seleccionar.

Ver también

Personalizar el sistema Dynamics 365
Crear y editar metadatos
Cree y edite vistas

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