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Descripción de la retención legal

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Última modificación del tema: 2010-01-25

Cuando existen sospechas fundadas de posibles litigios, se solicita a las organizaciones que conserven toda la información almacenada electrónicamente (incluido el correo electrónico) que sea relevante para el caso. Dichas sospechas pueden tener lugar antes de que se conozcan los pormenores del caso, por lo que se suele conservar gran cantidad de material. Las organizaciones pueden conservar todo el correo electrónico relacionado con un tema concreto o el perteneciente a ciertos usuarios. En función de los procesos de detección electrónica (eDiscovery) de la organización, algunas de las medidas que se pueden adoptar para conservar el correo electrónico son:

  • Pedir a los usuarios finales que no eliminen ningún mensaje para conservar el correo electrónico. No obstante, los usuarios podrían eliminar igualmente correo electrónico de forma intencionada o sin darse cuenta.
  • Suspender los mecanismos de eliminación automatizados como, por ejemplo, la administración de registros de mensajes (MRM). Esta medida podría generar una acumulación excesiva de correo electrónico en el buzón de correo del usuario y afectar negativamente a su productividad. Además, el hecho de suspender la eliminación automatizada no impide que los usuarios eliminen manualmente el correo electrónico.
  • Algunas organizaciones copian o mueven el correo electrónico a un archivo para asegurarse de que no se elimina ni altera ni manipula. Esta medida incrementa los costos porque es necesario copiar o mover los mensajes de forma manual a un archivo, o a productos de terceros utilizados para reunir y almacenar el correo electrónico fuera de Microsoft Exchange.

Si el correo electrónico no se conserva, la organización podría quedar expuesta a riesgos legales o financieros, como la inspección de procesos de detección y conservación de datos, sentencias judiciales adversas, sanciones o multas.

En Exchange Server 2010, se puede utilizar la retención legal para lograr los siguientes objetivos:

  • Posibilidad de dejar a los usuarios en suspensión y conservar los elementos del buzón de correo sin modificaciones
  • Conservación de los elementos de los buzones de correo que puedan haber eliminado los usuarios
  • Conservación de los elementos de los buzones de correo que MRM haya eliminado automáticamente
  • Mantenimiento de la transparencia de la retención legal del usuario sin tener que suspender MRM
  • Habilitación de búsquedas de detección de los elementos retenidos

La retención legal utiliza una nueva característica de Exchange 2010 denominada carpeta Elementos recuperables. Esta carpeta sustituye la característica popularmente conocida como recuperación del elemento eliminado en las versiones anteriores de Exchange. La carpeta Elementos recuperables está oculta en la vista predeterminada de Microsoft Outlook, Microsoft Office aplicación web de Outlook y otros clientes de correo electrónico. Para obtener más información acerca de la carpeta Elementos recuperables, consulte Understanding Recoverable Items.

De manera predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no es la carpeta Elementos eliminados, dicho mensaje se mueve a esta última. Esta acción se conoce como eliminación temporal. Cuando un usuario elimina permanentemente un elemento (para lo cual debe presionar las teclas MAYÚS y SUPR), lo elimina de la carpeta Elementos eliminados o vacía la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables, por lo que desaparece de la vista del usuario.

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables se conservan durante el periodo de retención de elementos eliminados que está configurado en la base de datos de buzones de correo del usuario. De manera predeterminada, dicho periodo está establecido en 14 días para las bases de datos de buzones de correo. En Exchange 2010, también se puede configurar una cuota de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables. Así, la organización queda protegida ante un posible ataque por denegación de servicio (DoS) debido al rápido crecimiento de la carpeta Elementos recuperables y, por tanto, de la base de datos de buzones de correo. Los elementos se eliminan permanentemente de la carpeta Elementos recuperables por el procedimiento "primero en entrar, primero en salir" (PEPS) siempre que se excede la cuota de almacenamiento de dicha carpeta o cuando el elemento ha permanecido en la carpeta más tiempo del que establece el periodo de retención de elementos eliminados.

La carpeta Elementos recuperables tiene las tres subcarpetas siguientes, que se utilizan para almacenar los elementos eliminados en distintos estados y facilitar la retención legal:

  1. Eliminaciones   Los elementos quitados de la carpeta Elementos eliminados o los eliminados permanentemente de otras carpetas se mueven a esta subcarpeta, donde el usuario los puede ver con la herramienta Recuperar elementos eliminados de Outlook. De manera predeterminada, los elementos permanecen en esta carpeta hasta que finaliza el periodo de retención de elementos eliminados que se ha configurado para el buzón de correo.

  2. Purgas   Cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos recuperables (mediante la herramienta Recuperar elementos eliminados de Outlook o Outlook Web App), el elemento se mueve a esta carpeta. Los elementos que superan el periodo de retención de elementos eliminados configurado en la base de datos de buzones de correo o en el buzón también se mueven a la carpeta Purgas. Los usuarios no pueden ver los elementos de esta carpeta aunque utilicen la herramienta Recuperar elementos eliminados. Cuando el asistente de buzones de correo procesa el buzón, los elementos de la carpeta Purgas se eliminan de la base de datos de buzones de correos. Al poner al usuario del buzón de correo en retención legal, el asistente de buzones no elimina los elementos de esta carpeta.

  3. Versiones   En Exchange 2010, cuando un usuario en retención legal cambia propiedades concretas de un elemento del buzón de correo, el elemento original se conserva para cumplir los requisitos de detección. Antes de escribir el elemento modificado, se crea una copia del elemento de buzón de correo original. La copia original se guarda en la carpeta Versiones. Este proceso se conoce como copia en escritura. Y se aplica a los elementos de cualquier carpeta del buzón de correo. Los usuarios no pueden ver la carpeta Versiones.
    En la tabla siguiente se enumeran las propiedades de mensajes que desencadenan la copia en escritura.

    Propiedades que desencadenan la copia en escritura

    Tipo de elemento Propiedades que desencadenan la copia en escritura

    Mensajes (IPM.Note*)

    Entradas (IPM.Post*)
    • Asunto
    • Cuerpo
    • Datos adjuntos
    • Remitentes/destinatarios
    • Fechas de envío/recepción

    Elementos que no son mensajes ni entradas

    Cualquier cambio en una propiedad visible, excepto los siguientes:

    • Ubicación del elemento (cuando un elemento se mueve de una carpeta a otra)
    • Cambio de estado de elemento (leído o no leído)
    • Cambios realizados en la etiqueta de retención aplicada a un elemento

    Elementos de la carpeta Borradores predeterminada

    Ninguno (elementos de la carpeta Borradores exentos de copia en escritura)

Nota

Si bien los usuarios no pueden ver las carpetas Purgas y Versiones, Exchange Search indiza todos los elementos de la carpeta Elementos recuperables, los cuales se pueden detectar mediante la búsqueda en varios buzones de correo.

Cuando un usuario de buzón de correo deja de estar en retención legal, el asistente de buzones de correo purga los elementos de las carpetas Purgas y Versiones.

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables no se tienen en cuenta al calcular la cuota del buzón de correo de un usuario. En Exchange 2010, la carpeta Elementos recuperables tiene su propia cuota. Cuando la carpeta Elementos recuperables de un usuario excede la cuota de advertencia de los elementos recuperables (que se indica mediante el parámetro RecoverableItemsWarningQuota), se registra un evento en el registro de eventos de la aplicación del servidor de buzones de correo. Cuando la carpeta excede la cuota de elementos recuperables (que se indica mediante el parámetro RecoverableItemsQuota), los usuarios no pueden vaciar la carpeta Elementos eliminados ni eliminar permanentemente los elementos del buzón de correo. Además, no se puede utilizar la copia en escritura para crear copias de elementos modificados. Por consiguiente, es esencial supervisar las cuotas de los elementos recuperables de aquellos usuarios que están en retención legal.

En el caso de las bases de datos de buzones de correos, los valores predeterminados de RecoverableItemsWarningQuota y RecoverableItemsQuota están establecidos en 20 y 30 Gb, respectivamente. Estos valores suelen ser suficientes para almacenar los datos del buzón de correo de varios años, cuando se está en retención legal. Para modificar estos valores para una base de datos de buzones de correo, utilice el cmdlet Set-MailboxDatabase. Para modificarlos en buzones de correo individuales, use el cmdlet Set-Mailbox.

Los usuarios autorizados que se hayan agregado al grupo de roles de control de acceso basado en roles (RBAC) de Administración de detección o hayan recibido el rol de administración de la retención legal pueden poner a los usuarios de buzones de correo en retención legal. Esta tarea se puede delegar en administradores de registros, responsables de cumplimiento normativo o abogados del departamento jurídico de la organización, a la vez que se asigna el menor número de privilegios posible. Para obtener más información acerca de cómo asignar el grupo de roles Administración de detección, consulte Agregar un usuario al grupo de funciones de administración de detección.

En Exchange 2010 RTM, debe utilizar el cmdlet Set-Mailbox para poner un buzón de correo en retención legal. Para obtener más información sobre cómo poner un buzón de correo en retención legal, consulte Poner un buzón en retención legal.

Muchas organizaciones requieren que, cuando se coloque a los usuarios en retención legal, se les notifique. Asimismo, cuando un buzón de correo está en retención legal, no es necesario suspender las directivas de retención aplicables al usuario de dicho buzón. Los usuarios podrían no advertir que están en retención legal porque los mensajes se siguen eliminando como se espera. Si la organización exige que se notifique a los usuarios que se colocan en retención legal, se puede agregar un mensaje de notificación a la propiedad Comentario de retención del usuario del buzón de correo. Outlook 2010 muestra la notificación en segundo plano. La propiedad Comentario de retención se puede agregar mediante la Consola de administración de Exchange (EMC) o el Shell de administración de Exchange.

Nota

En Exchange 2010, la propiedad Comentario de retención se utiliza para mostrar una notificación tanto para la suspensión de retención como para la retención legal.

Importante

Si existen normas o directivas de la organización que exigen que los usuarios confirmen la recepción de la notificación de retención legal, el hecho de mostrar dicha notificación puede no ser suficiente. Muchas organizaciones utilizan el correo electrónico o notificaciones impresas. Éstos métodos pueden utilizarse además de la notificación que se muestra en Outlook 2010.