Envío de un mensaje de bienvenida a los nuevos usuarios

Se aplica a: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Última modificación del tema: 2012-02-16

Después de aprovisionar los buzones de correo de los usuarios nuevos, tiene que darles el identificador de usuario y la contraseña para su nueva cuenta. Recomendamos enviar un mensaje de correo electrónico de bienvenida que contiene estas credenciales de inicio de sesión y cualquier información adicional que podría ayudarles a empezar.

Una buena manera de hacerlo es utilizar el proceso de combinación de correspondencia de Microsoft Office Word y el archivo de importación CSV que usó para aprovisionar los usuarios. Con la combinación de correspondencia, crea un mensaje de bienvenida genérico que contiene información para todos los usuarios, como instrucciones sobre cómo iniciar sesión por primera vez. Durante el proceso de combinación de correspondencia, se agrega al mensaje información específica del usuario de un origen de datos. En este escenario del mensaje de bienvenida, la información específica del usuario es las credenciales de Windows Live ID y la contraseña, y el origen de datos es el archivo de importación CSV que utilizó para aprovisionar usuarios.

Creación y envío de un mensaje de bienvenida a los usuarios nuevos

Veamos un ejemplo. Es el administrador de mensajería de la Escuela de Bellas Artes. Ha recibido comentarios de los alumnos que indican que no saben bien cómo iniciar sesión en su nueva cuenta. Como resultado, no todos los alumnos están utilizando sus cuentas. Esta es una preocupación para los administradores de la escuela. Puede facilitar que los alumnos inicien sesión por primera vez si les proporciona un mensaje de bienvenida que contenga un procedimiento de inicio de sesión paso a paso y vínculos a la ayuda y los recursos informáticos de la escuela para los alumnos.

Vea esta demostración para obtener información sobre cómo enviar un mensaje de bienvenida

Planeación y preparación

En primer lugar, necesita las direcciones de correo electrónico a las que enviar el mensaje de bienvenida. La Escuela de Bellas Artes obtiene una dirección de correo electrónico para todos los alumnos nuevos durante el registro. Asegúrese de que obtiene todas las direcciones de la secretaría de admisiones y las agrega al archivo de importación CSV antes de la combinación de correspondencia.

Para preparar la combinación de correspondencia, decide lo siguiente:

• Utilizar los parámetros siguientes del archivo de importación CSV para los campos de combinación de correspondencia:
  • FirstName   Utilice este campo en el saludo.
  • EmailAddress   Este campo contiene el identificador de usuario. El identificador de usuario es también la dirección de correo electrónico de la nueva cuenta de cada estudiante.
  • Password   Este campo contiene la contraseña del usuario, que es la fecha de nacimiento de los alumnos. Animará a los usuarios para que cambien su contraseña después de iniciar sesión por primera vez.
• Agregar la dirección de correo electrónico que los alumnos proporcionaron durante el registro a cada fila del archivo de importación CSV y asignar a la columna el nombre SendToAddress.
• Empezar con la plantilla Ejemplo de mensaje de bienvenida proporcionada por Microsoft y revisarla con información específica de la Escuela de Bellas Artes. Como preparación, copie esta plantilla a Word y realice cambios, como agregar el nombre de la organización al saludo y agregar un vínculo a la página web de los recursos informáticos y de comunicaciones para los usuarios de la organización. Puede que también desee ajustar el formato según sus propósitos. A continuación, guarde este archivo como WelcomeMessage.doc.

Uso de combinación de correspondencia y un archivo de importación CSV para enviar un mensaje de bienvenida

Con su plan en la mano y copias del archivo de importación CSV y de la plantilla del mensaje de bienvenida en su equipo, utilice la combinación de correspondencia de Word para crear y enviar un mensaje de bienvenida que contenga las credenciales de inicio de sesión para cada usuario en el archivo de importación CSV. Para obtener ayuda sobre el uso de combinación de correspondencia, vea lo siguiente:

• Word 2007   Uso de combinación de correspondencia para enviar mensajes de correo electrónico personalizados a su lista de direcciones de correo electrónico
• Word 2003   Combinar correspondencia de Word: Un recorrido por el proceso

Utilice la tabla siguiente para completar el procedimiento de combinación de correspondencia en Word.

Para este paso en el proceso de combinación de correspondencia:	Haga esto…
Tipo de documento	Seleccione Mensaje de correo electrónico.
Documento inicial	Utilice WelcomeMessage.doc.
Lista de destinatarios	Utilice el archivo de importación CSV.
Campos de combinación	Inserte los parámetros siguientes del archivo de importación CSV en la ubicación apropiada del mensaje de bienvenida: FirstName EmailAddress Password
Complete la combinación	Use el campo SendToAddress del archivo de importación CSV para especificar las direcciones usadas en el campo Para: del mensaje de correo electrónico. Escriba una línea de asunto que se vaya a incluir en cada mensaje de bienvenida. Por ejemplo, "Inicie sesión en su nueva cuenta de correo electrónico".

Después de completar la combinación de correspondencia, se enviará un mensaje de bienvenida personalizado, con un identificador de usuario y una contraseña únicos, a cada persona del archivo de importación CSV.

Procedimientos recomendados

Considere estos procedimientos recomendados cuando utilice combinación de correspondencia y un archivo de importación CSV para enviar un mensaje de bienvenida:

• Utilice la propiedad CustomAttributeN para almacenar direcciones de correo electrónico alternativas   Cuando aprovisione usuarios, agregue la propiedad CustomAttributeN al encabezado en el archivo de importación CSV de modo que pueda almacenar una dirección de correo electrónico alternativa para cada nuevo usuario. A continuación, cuando utilice combinación de correspondencia para enviar mensajes de bienvenida, seleccione el campo CustomAttributeN como dirección de envío. De esta forma no tendrá que agregar la dirección de correo electrónico alternativa a cada fila del archivo de importación CSV, como hicimos en nuestro ejemplo.
• **Exija a los usuarios que cambien su contraseña   **Para ello, agregue la propiedad ForceChangePassword al encabezado del archivo de importación CSV que utiliza para aprovisionar usuarios. Esto creará un identificador de usuario que exige a los nuevos usuarios que cambien sus contraseñas cuando inicien sesión por primera vez. Se trata de un procedimiento recomendado de seguridad para ayudar a asegurarse de que solo los usuarios conocen la contraseña de sus cuentas.
• Pruebe la combinación de correspondencia antes de enviar un mensaje de bienvenida a muchos usuarios nuevos   Utilice la combinación de correspondencia y su archivo de importación CSV para enviarse mensajes de prueba a sí mismo con el fin de solucionar los problemas antes de enviar el correo a centenares o miles de usuarios. Utilice su propia dirección de correo electrónico como dirección de envío de la combinación de correspondencia.
• Agregue el logotipo de la organización y otros gráficos al mensaje de bienvenida   Haga esto para personalizar el mensaje de bienvenida como algo oficial o de trabajo para animar su mensaje de bienvenida y hacerlo más atractivo para los usuarios.
• Desactive la configuración de Autoformato en Outlook que habilita los hipervínculos de las direcciones de correo electrónico   Outlook y otras aplicaciones de Microsoft Office dan formato automáticamente a las direcciones de Internet, las rutas de acceso de red y las direcciones de correo electrónico como hipervínculos. Si utiliza Outlook, quizás desee desactivar esta funcionalidad para que no se cree un hipervínculo con el identificador de usuario al enviar un mensaje de bienvenida a los nuevos usuarios. Para hacerlo en Outlook:
  1. Haga clic en Herramientas > Opciones > Formato de correo > Opciones del editor > Revisión > Opciones de Autocorrección.
  2. En la pestaña Autoformato, desactive la casilla "Rutas de red e Internet por hipervínculos".