Configuración de sugerencias de correo electrónico

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Se aplica a: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Última modificación del tema: 2011-03-19

Las sugerencias de correo electrónico son mensajes informativos que se muestran a los usuarios en la barra de información de Outlook Web App y Outlook 2010 cuando un usuario hace cualquiera de las operaciones siguientes mientras crea un mensaje de correo electrónico:

  • Agregar un destinatario
  • Agregar datos adjuntos
  • Responder o Responder a todos
  • Abrir un mensaje, que ya se ha dirigido a los destinatarios, de la carpeta Borradores

¿Por qué las sugerencias de correo electrónico?

Las sugerencias de correo electrónico pueden ayudar a los usuarios a evitar errores embarazosos o perjudiciales, como por ejemplo:

  • Enviar mensajes que producen informes de no entrega (NDR) porque el mensaje infringe restricciones configuradas en una organización, como el tamaño máximo del mensaje o el número máximo de destinatarios por mensaje.
  • Enviar mensajes que producen informes de no entrega porque el destinatario no existe, la comunicación entre el remitente y el destinatario está restringida o el buzón de correo del destinatario está lleno.
  • Enviar mensajes a usuarios con la función de respuestas automáticas habilitada.
  • Enviar mensajes a grupos de distribución grandes.
  • Enviar mensajes a grupos de distribución inapropiados.
  • Enviar mensajes sin querer a destinatarios de fuera de la organización.
  • Seleccionar Responder a todos para un mensaje recibido como destinatario en copia carbón oculta (CCO).

Configuración de sugerencias de correo electrónico

  • Configuración de sugerencias de correo electrónico personalizadas   El texto de las sugerencias de correo electrónico personalizadas se configura para cada destinatario, de modo que cada vez que un destinatario concreto se agrega a un nuevo mensaje, el texto de las sugerencias de correo electrónico se muestra al remitente. También puede especificar traducciones alternativas para las sugerencias de correo electrónico personalizadas en muchos idiomas diferentes. Vea Configuración de sugerencias de correo electrónico personalizadas en distintos idiomas.
  • Configuración de sugerencias de correo electrónico integradas   Las sugerencias de correo electrónico integradas aparecen automáticamente. No es posible personalizar el texto de las mismas.

Configuración de sugerencias de correo electrónico personalizadas

Para configurar sugerencias de correo electrónico para buzones de correo, contactos externos y grupos de distribución, en el Panel de control de Exchange, seleccione el buzón de correo, el contacto externo o el grupo de distribución, haga clic en Detalles y, a continuación en la sección Sugerencias de correo electrónico, cree la sugerencia de correo electrónico.

Para configurar sugerencias de correo electrónico para los usuarios de correo y grupos de distribución dinámicos, en Windows PowerShell, utilice el parámetro MailTip en los cmdlets Set-MailUser y Set-DynamicDistributionGroup.

Independientemente de que utilice el Panel de control de Exchange o Windows PowerShell, siempre ocurren dos cosas al agregar una sugerencia de correo electrónico para un destinatario:

  • Se agregan etiquetas HTML al texto automáticamente. Por ejemplo, si escribe el texto siguiente: This mailbox is not monitored.
    La sugerencia de correo electrónico automáticamente se convierte en lo siguiente: <html><body>This mailbox is not monitored.</body></html>
  • El texto se agrega automáticamente a la propiedad MailTipTranslations como valor predeterminado. Si modifica el texto de la sugerencia de correo electrónico, el valor predeterminado se actualiza automáticamente en la propiedad MailTipTranslations.

Nota   Las sugerencias de correo electrónico personalizadas pueden incluir etiquetas HTML, pero no se permiten los scripts. La longitud de la información de una sugerencia de correo electrónico personalizada no puede superar los 175 caracteres mostrados. Las etiquetas HTML no se cuentan en el límite.

Configuración de una sugerencia de correo electrónico personalizada mediante el Panel de control de Exchange

Suponga que tiene un grupo de distribución denominado "Recursos humanos" que se supone que solo se va a utilizar para las comunicaciones departamentales. Sin embargo, suele ocurrir que los usuarios de fuera del departamento de recursos humanos envían equivocadamente preguntas a este grupo de distribución.

Para configurar una sugerencia de correo electrónico personalizada que evite tales mensajes equivocados, haga lo siguiente.

  1. En el Panel de control de Exchange, seleccione Administrar Mi Organización > Usuarios y grupos > Grupos de distribución.
  2. Seleccione el grupo "Recursos humanos" y haga clic en Detalles.
  3. En la sección Sugerencia de correo electrónico, escriba el texto siguiente: Este grupo de distribución solo se utiliza para las comunicaciones departamentales de Recursos humanos. Si desea ponerse en contacto con un representante de Recursos humanos, envíe el correo electrónico a hrquestions@contoso.com.
  4. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.

Configuración de una sugerencia de correo electrónico personalizada mediante Windows PowerShell

Para obtener información sobre cómo instalar y configurar Windows PowerShell V2 y conectarlo al servicio, vea Uso de Windows PowerShell.

Ejecute el comando siguiente:

Set-<recipient type> <recipient identity> -MailTip "<mail tip text>"

<recipient type> puede ser Mailbox, MailUser, MailContact, DistributionGroup o DynamicDistributionGroup.

Por ejemplo, suponga que tiene un buzón de correo denominado "Help Desk" para que los usuarios envíen solicitudes de soporte y que el tiempo de respuesta prometido es de dos horas.

Para configurar una sugerencia de correo electrónico personalizada que lo explique, ejecute el comando siguiente:

Set-Mailbox "Help Desk" -MailTip "A Help Desk representative will contact you within 2 hours."

¿Por qué las sugerencias de correo electrónico?

Configuración de sugerencias de correo electrónico personalizadas en distintos idiomas.

En Windows PowerShell, utilice el parámetro MailTipTranslations para especificar el texto de la sugerencia de correo electrónico personalizada en distintos idiomas. El parámetro MailTipTranslations utiliza la siguiente sintaxis:

"<referencia cultural 1>:<texto localizado 1>","<referencia cultural 2>:<texto localizado 2>",...

<referencia cultural> es un código ISO 639 válido de dos letras correspondiente a un idioma.

El parámetro MailTipTranslations también define un valor de texto de sugerencia de correo electrónico predeterminada mediante la sintaxis "default:<texto de la sugerencia de correo electrónico>". Este valor se rellena automáticamente con el texto especificado con el parámetro MailTip. Sin embargo, si especifica un valor predeterminado con el parámetro MailTipTranslations, ese texto reemplaza al texto de la sugerencia de correo electrónico actual. En otras palabras, el texto de la sugerencia de correo electrónico siempre se sincroniza entre el parámetro MailTip y el valor predeterminado del parámetro MailTipTranslations. Si cambia el valor en un sitio, el otro valor se actualiza automáticamente.

Hay dos maneras de agregar una traducción de sugerencia de correo electrónico personalizada:

  • Agregar una nueva traducción de sugerencia de correo electrónico   Este método simplemente agrega la nueva traducción de sugerencia de correo electrónico que se especifica. No modifica el texto de la sugerencia de correo electrónico existente ni el de ninguna traducción de sugerencia de correo electrónico existente.
  • Reemplazar todas las traducciones de sugerencias de correo electrónico existentes   Este método reemplaza cualquier traducción de sugerencia de correo electrónico existente con los valores que se especifican. Si no especifica un valor para el texto de la sugerencia de correo electrónico predeterminada, se producirá un error en el comando. Por consiguiente, puede especificar el texto de la sugerencia de correo electrónico existente como valor predeterminado o puede especificar un texto nuevo para el valor predeterminado, que reemplazará al texto de la sugerencia de correo electrónico existente.

Adición de una nueva traducción de sugerencia de correo electrónico

Ejecute los comandos siguientes:

$Temp = Get-<recipient type> <identity>
$Temp.MailTipTranslations += "<culture>:<localized text>"
Set-<recipient type> <identity> -MailTipTranslations $Temp.MailTipTranslations

Por ejemplo, suponga que el buzón de correo denominado "Notifications" actualmente tiene la sugerencia de correo electrónico personalizada: "This mailbox is not monitored". Para agregar la traducción al español, ejecute los siguientes comandos:

$Temp = Get-Mailbox Notifications
$Temp.MailTipTranslations += "ES:Esta caja no se supervisa."
Set-Mailbox Notifications -MailTipTranslations $Temp.MailTipTranslations

Sustitución de todas las traducciones de sugerencias de correo electrónico existentes

Ejecute el comando siguiente:

Set-<recipient type> <identity> -MailTipTranslations "default:<MailTip text>","<culture>:<localized text>"

Por ejemplo, suponga que el buzón de correo denominado "Notifications" actualmente tiene la sugerencia de correo electrónico personalizada: "This mailbox is not monitored". Para reemplazar todas las traducciones al español existentes, ejecute el comando siguiente:

Set-Mailbox Notifications -MailTipTranslations "default:This mailbox is not monitored.","ES:Esta caja no se supervisa."

Nota   En este ejemplo, hemos utilizado el texto de la sugerencia de correo electrónico existente para el valor predeterminado. Si especificáramos un texto distinto para el valor predeterminado, el propio texto de la sugerencia de correo electrónico correo se cambiaría a dicho valor.

¿Por qué las sugerencias de correo electrónico?

Configuración de sugerencias de correo electrónico integradas

Estas son las sugerencias de correo electrónico integradas que aparecen automáticamente. No es posible personalizar el texto de las mismas.

Descripción Texto de la sugerencia de correo electrónico

Destinatario interno no válido   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra cuando el remitente agrega un destinatario que aparentemente existe en la organización pero que no está en ella. Por ejemplo, un remitente puede agregar un destinatario no existente a un mensaje si el destinatario está en la memoria caché de Autocompletar del remitente o en la carpeta Contactos del remitente.

Nota   Esta sugerencia de correo electrónico solo la admite Outlook 2010.
  • El mensaje de correo electrónico no se puede entregar a <destinatario> porque la dirección de correo electrónico ya no es válida.

El buzón de correo está lleno   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra si el remitente agrega un destinatario cuyo buzón de correo ha superado la restricción de la cuota Prohibir envío y recepción para el buzón.
  • No se puede entregar este mensaje a <destinatario> porque su buzón de correo está lleno.
  • No se puede entregar este mensaje a <destinatario 1> y <destinatario 2> porque sus buzones de correo están llenos.
  • Este mensaje no se puede entregar a <número> destinatarios porque sus buzones de correo están llenos.

Respuestas automáticas   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra si el remitente agrega un destinatario que ha habilitado la función de respuesta automática.

La sugerencia de correo electrónico indica que el destinatario tiene activada la respuesta automática y también muestra los primeros 250 caracteres de la respuesta automática configurada por el destinatario.
  • Respuesta automática de <destinatario>: <respuesta automática configurada por el destinatario>
  • <número> destinatarios están enviando respuestas automáticas.

Destinatario restringido   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra si el remitente agrega un destinatario al que el remitente tiene prohibido enviar mensajes.

La sugerencia de correo electrónico indica el destinatario restringido, y brinda al remitente la opción de eliminar el destinatario del mensaje. También informa claramente al remitente de que el mensaje no será entregado si se envía.
  • No tiene permiso para enviar a <destinatario>.
  • No tiene permiso para enviar a <destinatario 1> o <destinatario 2>.
  • No tiene permiso para enviar <número> de los destinatarios.

Destinatarios externos   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra si el remitente agrega un destinatario externo o agrega un grupo de distribución que contiene destinatarios externos. El remitente puede decidir si el lenguaje, tono o contenido del mensaje es adecuado para destinatarios externos.

Esta sugerencia de correo electrónico se encuentra deshabilitada de forma predeterminada. Puede habilitarla mediante el parámetro MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled en el cmdlet Set-Organizationconfig. Vea Configuración de las sugerencias de correo electrónico Destinatarios externos y Gran audiencia.
  • El siguiente destinatario es ajeno a la organización: <dirección de correo electrónico>

Gran audiencia   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra si el remitente agrega un grupo de distribución que tiene muchos miembros. La sugerencia de correo electrónico indica el número de destinatarios del grupo de distribución. Un grupo de distribución que es miembro de un grupo de distribución cuenta como un destinatario.

De forma predeterminada, esta sugerencia de correo electrónico se muestra para grupos de distribución que cuentan con más de 25 miembros. Puede configurar el umbral con el parámetro MailTipsLargeAudienceThreshold del cmdlet Set-OrganizationConfig. Vea Configuración de las sugerencias de correo electrónico Destinatarios externos y Gran audiencia.
  • Este mensaje se enviará a <número> destinatarios.
  • <grupo de distribución> contiene <número> destinatarios.

Destinatario moderado   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra si el remitente agrega un destinatario moderado que requiere la aprobación de un moderador antes de que el mensaje esté disponible para el destinatario. Esta sugerencia de correo electrónico no se muestra en las circunstancias siguientes:

  • El remitente es el moderador del destinatario.
  • El remitente figura en la lista RejectMessagesFrom del destinatario o no está definido en la lista AcceptMessagesOnlyFrom del destinatario.
  • Los mensajes enviados a <destinatario> están moderados. Se pueden rechazar o retrasar.
  • Los mensajes enviados a <destinatario 1> y <destinatario 2> están moderados. Se pueden rechazar o retrasar.
  • Los mensajes enviados a <número> de los destinatarios estarán moderados. Se pueden rechazar o retrasar.

Responder a todos en CCO   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra si el remitente recibe una copia oculta de un mensaje y selecciona Responder a todos. Esta acción revela al resto de los destinatarios originales que figuraban en los campos Para y CC el hecho de que el remitente había recibido el mensaje. En la mayoría de los casos, esto no es deseable.

Nota   Esta sugerencia de correo electrónico solo la admite Outlook Web App.
  • Se ocultó su dirección cuando se envió este mensaje. Si utiliza Responder a todos, todos los usuarios sabrán que lo ha recibido.

Mensaje sobredimensionado   Esta sugerencia de correo electrónico se muestra si tamaño del mensaje supera los límites de tamaño de mensajes configurados en la organización.

Nota   Outlook Web App no admite esta sugerencia de correo electrónico.
  • El tamaño del archivo adjunto supera el límite permitido.

Configuración de las sugerencias de correo electrónico Destinatarios externos y Gran audiencia

Utilice el cmdlet Set-Organizationconfig para configurar las sugerencias de correo electrónico Destinatarios externos y Gran audiencia. Están disponibles los siguientes parámetros.

  • MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled   Este parámetro habilita o deshabilita la sugerencia de correo electrónico Destinatarios externos. La entrada válida es $true o $false. El valor predeterminado es $false.
  • MailTipsLargeAudienceThreshold   Este parámetro especifica el número de miembros de grupos de distribución que activa la sugerencia de correo electrónico Gran audiencia. Un grupo de distribución que es miembro de un grupo de distribución cuenta como un destinatario. El valor predeterminado es 25. La entrada válida es un número entero entre 0 y 1000. El valor 0 deshabilita la sugerencia de correo electrónico Gran audiencia.

Cómo habilitar la sugerencia de correo electrónico Destinatarios externos

Ejecute el comando siguiente:

Set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true

Cómo establecer el umbral para la sugerencia de correo electrónico Gran audiencia

Ejecute el comando siguiente:

Set-OrganizationConfig -MailTipLargeAudienceThreshold <value>

Por ejemplo, si desea establecer la sugerencia de correo electrónico Gran audiencia para que se muestre si el mensaje contiene al menos 50 destinatarios, ejecute el comando siguiente:

Set-OrganizationConfig -MailTipLargeAudienceThreshold 50

Sugerencias de correo electrónico para relaciones de organización

El cmdlet Set-OrganizationRelationship se usa para controlar cómo se utilizan las sugerencias de correo electrónico entre dos organizaciones que han establecido una relación de organización. Para obtener más información, vea Establecer valores de configuración organizativos para sugerencias de correo electrónico.

Aspectos que no se deben olvidar

Las sugerencias de correo electrónico están sujetas a las siguientes restricciones:

  • Los usuarios no pueden ver las sugerencias de correo electrónico cuando están utilizando Outlook 2010 en modo sin conexión.
  • Cuando un mensaje se dirige a un grupo de distribución, no se muestran sugerencias de correo electrónico para los miembros individuales. No obstante, si el grupo contiene destinatarios externos, se muestra la sugerencia de correo electrónico Destinatarios externos, que indica al remitente el número de destinatarios externos del grupo de distribución.
  • Si el mensaje se dirige a más de 200 destinatarios individuales, no se muestran sugerencias de correo electrónico individuales.
  • Si el remitente crea un mensaje y lo deja abierto por un período de tiempo prolongado antes de enviarlo, las sugerencias de correo electrónico Respuestas automáticas y El buzón está lleno se evaluarán cada dos horas. Esto es útil porque el estado del buzón de correo de un destinatario puede cambiar con el tiempo. Por ejemplo, si crea un mensaje para un buzón de correo que está casi lleno, el buzón realmente puede llenarse si no envía el mensaje inmediatamente.