Configuración y administración de directivas de retención en Exchange Online

Se aplica a: Office 365 for enterprises, Live@edu

Última modificación del tema: 2012-03-16

Por motivos empresariales, jurídicos o de regulación, puede que tenga que conservar los mensajes de correo electrónico que se envían a los usuarios de la organización o que estos envían, o puede que desee quitar el correo electrónico que no le obligan a conservar. La administración de registros de mensajes (MRM), la tecnología de administración de registros de Exchange Online, le permite controlar cuánto tiempo se mantienen los elementos en los buzones de correo de los usuarios y definir qué acción emprender con los elementos que han alcanzado cierta antigüedad.

• Cómo funciona MRM en Exchange Online
• Configuración de la retención en Exchange Online
• Administración de MRM
  • Antes de comenzar
  • Administrar directivas de retención
  • Administración de las etiquetas de retención
  • Creación de una nueva directiva de retención
  • Creación de una nueva etiqueta de retención
  • Crear una etiqueta de directiva predeterminada (DPT) para mensajes de correo de voz
  • Ejecución del Asistente para carpeta administrada
• Pasos siguientes

Cómo funciona MRM en Exchange Online

Las directivas de retención y las etiquetas de retención forman parte de la tecnología MRM. Las directivas de retención utilizan la retención de etiquetas para aplicar la configuración de la retención a los mensajes de correo electrónico y las carpetas. Las etiquetas de retención definen un límite de antigüedad que especifica cuánto tiempo se conservan los elementos y una acción de retención que especifica lo que les pasa a los elementos que alcanzan el límite de antigüedad de retención. Las etiquetas de retención se vinculan a una directiva de retención y se aplican luego a un buzón.

Examinemos estos componentes más de cerca:

• Etiquetas de retención: definen y aplican la configuración de la retención a los mensajes y a las carpetas del buzón de correo de un usuario. Las etiquetas de retención especifican cuánto tiempo se mantiene un mensaje y la acción tomada cuando este alcanza la antigüedad de retención especificada. Cuando un mensaje alcanza su antigüedad de retención, se mueve al buzón de correo del archivo del usuario o se elimina. Las etiquetas de retención están vinculadas a una directiva de retención. Existen tres tipos de etiquetas de retención:
  • Etiqueta de directiva predeterminada (DPT): la configuración definida en la DPT se aplica a todos los elementos de un buzón de correo que no tengan una etiqueta de retención ya aplicada. Una directiva de retención puede tener hasta tres DPT vinculadas: una DPT con una acción de retención de Mover al archivo, una DPT con una acción retención de Eliminar y permitir la recuperación y una DPT para una clase específica de mensaje, como el correo de voz.
  • Etiquetas de directivas de retención (RTP): se aplican a las carpetas predeterminadas, como Bandeja de entrada, Elementos enviados, Elementos eliminados y Correo no deseado. Una RPT tiene prioridad sobre una DPT.
    Nota   Las RPT no admiten una acción de retención que mueve elementos al buzón de archivo del usuario. La única acción de retención para las RPT es la eliminación de elementos.
  • Etiquetas personales: los usuarios pueden utilizar Microsoft Outlook 2010 y Outlook Web App para aplicar etiquetas personales a las carpetas personalizadas y a los elementos individuales de un buzón de correo.
• Directivas de retención: una directiva de retención es un grupo de etiquetas de retención que se aplican a un buzón de correo. Cuando se crea un buzón de correo, se aplica una directiva de retención predeterminada. En Exchange Online, la directiva de retención predeterminada aplicada a los nuevos buzones de correo se denomina Directiva MRM predeterminada. Un buzón de correo puede tener solamente una directiva de retención aplicada.
  Note   En organizaciones Live@edu existen dos directivas de retención predeterminadas: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan y MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.
• Las etiquetas de retención se vinculan a una directiva de retención: una directiva de retención puede tener dos DPT, cada una con una acción de retención diferente, una RPT para cada carpeta predeterminada y un número cualquiera de etiquetas personales.

¿Cómo se procesan las directivas de retención?

El Asistente para carpeta administrada es un proceso que se ejecuta automáticamente en los centros de datos de Microsoft para procesar la configuración de la retención que se aplica a un buzón de correo. El Asistente para carpeta administrada aplica las DPT y las RPT al buzón de correo y hace que las etiquetas personales estén disponibles en Outlook 2010 y Outlook Web App para que los usuarios puedan aplicarlas a las carpetas personalizadas o a elementos de buzón de correo concretos. El Asistente para carpeta administrada procesa la retención de los elementos según el tipo de etiqueta, la antigüedad de retención y las acciones de retención definidas en cada etiqueta de retención.

¿Con qué frecuencia se ejecuta el Asistente para carpeta administrada? El Asistente para carpeta administrada está configurado para procesar todos los buzones de correo de una organización basada en la nube en un período específico conocido como un ciclo de trabajo. En Exchange Online, el ciclo de trabajo es de siete días. Esto implica que el asistente intenta procesar cada buzón de correo de la organización basada en la nube una vez cada siete días.

Debido a que el Asistente para carpeta administrada se ejecuta todo el tiempo, no es necesario hacer nada para aplicar la configuración de la retención a los buzones de correo. Sin embargo, si resulta necesario aplicar la configuración de la retención a un buzón de correo inmediatamente, se puede forzar el Asistente para carpeta administrada para que procese un buzón de correo específico. Vea Ejecución del Asistente para carpeta administrada.

Importante   MRM no garantiza la retención de todos los mensajes. Por ejemplo, si un usuario elimina o quita un mensaje del buzón de correo antes de que el mensaje llegue a la antigüedad para retención; MRM no está diseñado para evitar que el usuario elimine sus propios mensajes. Si la organización requiere la retención de mensajes de manera indefinida, considere usar una de estas características de Exchange Online:

• Registro en diario   Si la organización requiere que se retengan los mensajes fuera del buzón de correo de un usuario para almacenamiento a largo plazo, use el registro en diario. Vea Reglas de diario.
• Conservación debido a litigio   Si la organización debe preservar mensajes para cumplir con los requisitos de detección electrónica y de retención, puede aplicar la conservación debido a litigio a los buzones de correo de los usuarios. Vea Aplicación de la retención por juicio a un buzón de correo.

Además, la recuperación de elementos individuales en Exchange Online permite recuperar un mensaje de correo electrónico hasta 14 días después de que el usuario lo haya eliminado permanentemente. Vea Recuperación de mensajes de correo eliminados en Exchange Online.

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Configuración de la retención en Exchange Online

En la siguiente tabla se muestran las etiquetas de retención y su configuración, que están disponibles de forma predeterminada en Exchange Online para Microsoft Office 365 y Live@edu. Todas estas etiquetas se vinculan a la directiva de retención predeterminada que se aplica a los nuevos buzones de correo. Eso significa que esta configuración se aplica a todos los nuevos buzones de correo.

Cuando una etiqueta de retención personal se vincula a la directiva de retención aplicada al buzón de un usuario, la etiqueta está disponible automáticamente para que los usuarios la apliquen a los elementos de sus buzones de correo.

Nombre de etiqueta	Tipo de etiqueta	Límite de antigüedad de retención (días)	Acción de retención
Mover al archivo después de 2 años de forma predeterminada	Todo (DPT)*	730	Mover a archivo
Mover a archivo los elementos recuperables después de 14 días	Elementos recuperables**	14	Mover a archivo
Elementos eliminados	Carpeta Elementos eliminados**	30	Eliminar y permitir recuperación
Correo no deseado	JunkEmail**	30	Eliminar y permitir recuperación
Mover al archivo después de 1 año en forma personal	Personal	365	Mover a archivo
Mover al archivo después de 5 años en forma personal	Personal	1825	Mover a archivo
Nunca mover al archivo en forma personal***	Personal	Ningún límite de edad	Mover a archivo
Eliminar después de 1 semana	Personal	7	Eliminar y permitir recuperación
Eliminar después de 1 mes	Personal	30	Eliminar y permitir recuperación
Eliminar después de 6 meses	Personal	180	Eliminar y permitir recuperación
Eliminar después de 1 año	Personal	365	Eliminar y permitir recuperación
Eliminar después de 5 años	Personal	1825	Eliminar y permitir recuperación
Nunca eliminar***	Personal	Ningún límite de edad	Eliminar y permitir recuperación

* Las etiquetas de retención con el tipo Todos son DPT. Las DPT se aplican a los elementos que no tienen otra etiqueta de retención aplicada.

**   El tipo de las RPT identifica la carpeta de correo predeterminado a la que la etiqueta se aplica.

***   De forma predeterminada, esta etiqueta no se habilita. Los elementos que tienen esta etiqueta de retención nunca se han movido o eliminado.

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Administración de MRM

Según se ha explicado anteriormente, la configuración de las etiquetas de retención predeterminadas se aplica automáticamente a cada buzón de correo porque cuando se crean los buzones de correo, se aplica una directiva de retención predeterminada. Sin embargo, si desea cambiar el comportamiento de la retención en la organización, puede usar Windows PowerShell para administrar las directivas de retención y las etiquetas de retención en Exchange Online.

Antes de comenzar

Para obtener información sobre cómo instalar y configurar Windows PowerShell V2 y conectarlo al servicio, consulte Uso de Windows PowerShell.

Administrar directivas de retención

Tarea	Comando
Muestre una lista de las directivas de retención disponibles en su organización.	Get-RetentionPolicy | fl Name
Identifique la directiva de retención aplicada a un buzón de correo.	Get-Mailbox <name> | fl RetentionPolicy Ejemplo: ejecute el comando siguiente para identificar qué directiva de retención se aplica al buzón de correo de Ian Tien: Get-Mailbox "Ian Tien" | fl RetentionPolicy
Aplique una directiva de retención diferente a un buzón de correo.	Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy <name of policy> Ejemplo: el siguiente comando aplica la directiva de retención denominada Corp-Execs al buzón de correo de Ian Tien: Set-Mailbox "Ian Tien" -RetentionPolicy Corp-Execs
Se quita la directiva de retención que se aplica a un buzón de correo.	Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy $null
Se identifican las etiquetas de retención vinculadas a una directiva de retención.	Get-RetentionPolicy <name of policy> | FL RetentionPolicyTagLinks Ejemplo: a continuación se muestra un comando que enumera las etiquetas de retención vinculadas a la directiva de retención Directiva MRM predeterminada: Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy" | fl RetentionPolicyTagLinks
Se agrega o se quita una etiqueta de retención a una directiva de retención.	Set-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of all retention policy tags> Importante: al agregar o quitar una etiqueta de retención, asegúrese de incluir todas las etiquetas de retención que desea vincular a la directiva de retención. ¿Por qué? El cmdlet Set-RetentionPolicy reemplaza las etiquetas de retención existentes con el valor que se especifique. Ejemplo: a continuación es un comando que agrega la etiqueta de retención personal denominada "6 Month Delete" (eliminar después de 6 meses) a la directiva de retención denominada Corp-Execs: Set-RetentionPolicy Corp-Execs -RetentionPolicyTagLInks "Recoverable Items 14 days move to archive","Deleted Items","Junk Email","Default 2 year move to archive","6 Month Delete" Sugerencia   Antes de agregar o quitar una etiqueta de retención, use el comando (Get-RetentionPolicy <name of policy>).RetentionPolicyTagLinks > filename.txt para extraer en un archivo de texto los nombres completos de las etiquetas de retención vinculadas a la directiva de retención.

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Administración de las etiquetas de retención

Tarea	Comando
Muestre una lista de las etiquetas de retención disponibles en su organización.	Get-RetentionPolicyTag | fl Name Uso Ejemplo: use el cmdlet Get-RetentionPolicyTag para mostrar información detallada sobre las etiquetas de retención. Ejecute el comando siguiente para mostrar el tipo, el límite de antigüedad y la acción de retención para todas las etiquetas de retención: Get-RetentionPolicyTag | fl Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction
Cambie el límite de antigüedad de retención para una etiqueta de la.	Set-RetentionPolicyTag <name of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> Ejemplo: este es un comando para aumentar el límite de antigüedad de retención para la etiqueta de retención Eliminar elementos a 90 días: Set-RetentionPolicyTag "Deleted Items" -AgeLimitForRetention 90

Creación de una nueva directiva de retención

Utilice el cmdlet New-RetentionPolicy para crear una nueva directiva de retención. ¿Por qué crear una nueva directiva de retención? Por motivos legales o de regulación, puede tener tipos de empleados o departamentos completos que tengan necesidades de retención diferentes de los demás integrantes de su organización. Puede crear una nueva directiva de retención, vincular las etiquetas de retención adecuadas y, a continuación, aplicarla a los buzones de correo adecuados.

Para crear una nueva directiva de retención, ejecute el comando siguiente:

New-RetentionPolicy <name>

Para crear una nueva directiva de retención y etiquetas de retención de vínculos para esta, ejecute el comando siguiente:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Ejemplo: el siguiente comando crea una nueva directiva de retención denominada "Company Officers" y le vincula dos etiquetas de retención:

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

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Creación de una nueva etiqueta de retención

Use el cmdlet New-RetentionPolicyTag para crear nuevas etiquetas de retención. Igual que puede necesitar una directiva de retención nueva por motivos legales o de regulación, puede tener empleados que requieran períodos de retención o acciones de retención diferentes. Puede crear una nueva etiqueta de retención y, a continuación, vincularla a las directivas de retención existentes o nuevas.

Para crear una nueva etiqueta de retención, ejecute el comando siguiente:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

Ejemplo: el siguiente comando crea una nueva etiqueta de retención denominada "Company Officers-SentItems". Cuando se aplica a un buzón de correo, esta etiqueta de retención elimina los elementos de la carpeta Elementos enviados que tienen más de tres meses y los mueve al buzón de archivo del usuario.

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Para obtener más información sobre este cmdlet, vea New-RetentionPolicyTag.

Nota   Al crear nuevas etiquetas de retención, solo puede usar la acción MoveToArchive para etiquetas de retención del tipo All, Personal y RecoverableItems.

Crear una etiqueta de directiva predeterminada (DPT) para mensajes de correo de voz

Como se mencionó previamente, se puede agregar una DPT para una clase específica de mensaje a una directiva de retención. En el siguiente ejemplo, se crea una DPT para mensajes de correo de voz. Cuando se aplica la etiqueta a un buzón de correo, los mensajes de correo de voz a los que no se les aplicó la etiqueta de retención se eliminan después de 14 días.

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Para agregar esta DPT a una directiva de retención, consulte Agregar o quitar una etiqueta de retención a una directiva de retención.

Ejecución del Asistente para carpeta administrada

Como ya se mencionó, el Asistente para carpeta administrada intenta procesar cada buzón de correo de la organización basada en la nube una vez cada siete días. Si cambia una etiqueta de retención o aplica una directiva de retención diferente a un buzón de correo, puede esperar a que el Asistente para carpeta administrada procese el buzón de correo o puede ejecutar el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para iniciar inmediatamente el asistente para procesar un buzón de correo específico. Ejecutar este cmdlet es útil para probar o solucionar problemas de una directiva de retención o de la configuración de una etiqueta de retención.

El siguiente comando ejecuta el Asistente para carpeta administrada para un buzón de correo concreto:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

Ejemplos: el siguiente comando inicia el procesamiento de la retención en el buzón de correo de Ian Tien:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

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Pasos siguientes

• Ayudar a los usuarios a aplicar etiquetas personales: cuando una etiqueta de retención personal se vincula a la directiva de retención aplicada a un buzón de un usuario, la etiqueta está disponible automáticamente para que los usuarios la apliquen a los elementos de su buzón de correo. Según se explicó anteriormente en este tema, los usuarios pueden utilizar Outlook 2010 y Outlook Web App para aplicar las etiquetas de retención personal a las carpetas personalizadas y a los elementos individuales de su buzón de correo. Indíqueles cómo: Aplicación de directivas de retención y directivas de archivado a los mensajes.
• Ponga un buzón de correo en suspensión de la retención: una suspensión de la retención suspende la directiva de retención aplicada a un buzón de correo. El resultado es que el Asistente para carpeta administrada no procesa la configuración de la retención ni emprende acciones de retención. Vea Aplicación de la suspensión de la retención a un buzón de correo.