Descripción de los períodos de retención

 

Tema modificado por última vez: 2011-04-07

EHA retiene los mensajes según los períodos de retención que se han configurado.

Cuando el archivo captura un mensaje, el servicio EHA calcula la fecha de destrucción de los mensajes en función de la fecha de captura y del período de retención. Por ejemplo, si se configura un período de retención de tres años, un mensaje almacenado el 2 de enero de 2011 tiene asignado una fecha de destrucción del 2 de enero de 2014.

Los períodos de retención se pueden definir en el nivel de compañía, dominio o usuario, o en una combinación de los tres. Al configurar el archivo, debe establecer un período de retención del nivel de compañía predeterminado. El nivel predeterminado se aplica a los mensajes de correo electrónico y a los mensajes de Bloomberg para todos los dominios y todos los usuarios, a menos que especifique períodos de retención independientes para un dominio o un usuario. Los mensajes instantáneos solo utilizan el período de retención predeterminado de la compañía.

Nota

Los cambios en el período de retención configurado que se realicen una vez capturado un mensaje no cambian la marca de tiempo de destrucción en los mensajes que ya se hayan implantado. El cambio del período de retención solo afecta a los mensajes que se reciben tras realizar la modificación. Por ejemplo, si cambia el período de retención de los mensajes de 10 años a 3 años, cualquier mensaje que ya esté marcado con la directiva de retención de 10 años conservará dicha directiva. Los mensajes nuevos recibidos tras hacer el cambio se marcarán con la directiva de retención de tres años.

Los períodos de retención asignados a usuarios individuales tienen prioridad sobre el período de retención para la compañía o el dominio del usuario. Por ejemplo, si el servicio EHA se configura con un período de retención de tres años en el nivel de compañía, un período de retención de cinco años en el nivel del dominio y un período de retención de diez años en el nivel del usuario, los mensajes de ese usuario se conservarán durante 10 años.

Destrucción de los mensajes

La destrucción de los datos adjuntos y los mensajes se produce a través de un proceso diario automatizado y se basa en la fecha de destrucción que se asigna a un mensaje en el momento en que se captura.

La destrucción de los mensajes se puede detener colocando una retención legal en el nivel de dominio u organización, o según un usuario individual. Esto permite que los mensajes se conserven indefinidamente fuera del período de retención para fines de litigación e investigación.

Marcadores de exclusión

Los marcadores de exclusión se utilizan para realizar el seguimiento de las estadísticas en los mensajes que se han quitado de EHA una vez alcanzado su período de expiración. El tipo de marcador de exclusión determina si, cuando los mensajes expiran y se destruyen, se conservan los encabezados completos, información parcial de los encabezados o ninguna información. También puede configurar un período de retención para los marcadores de exclusión. Debería seleccionar Marcadores de exclusión mínimos para que el informe de destrucción de mensajes proporcione estadísticas significativas. Para obtener más información sobre cómo configurar un período de retención para los marcadores de exclusión, consulte Establecer la configuración de archivo en el nivel de compañía.