Diseño de la Administración de registros de mensajería

 

Se aplica a: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1

Última modificación del tema: 2011-06-21

En este tema se proporcionan instrucciones para el proceso del diseño de la administración de registros de mensajería (MRM). Se describen algunas de las situaciones, prácticas recomendadas y problemas que se deben tener en cuenta. Si bien la configuración y administración de MRM en Exchange 2007 no presenta dificultades técnicas, el diseño de una implementación de MRM satisfactoria puede requerir tiempo y diversas consideraciones, así como información procedente de distintos campos empresariales. Además de los administradores de Exchange y el departamento de TI, los directivos, responsables de los registros, el personal de recursos humanos, los asesores legales y hasta los usuarios finales, pueden desempeñar un papel importante en el proceso del diseño.

¿Por dónde se empieza?

Antes de implementar una solución de MRM se deben considerar muchos factores, no todos ellos técnicos. En las siguientes secciones se describen algunos de estos factores.

Recinto

Para saber cómo instalar, configurar y mantener MRM, se recomienda establecer primero un entorno de prueba (conocido también como una instalación de recinto). Los administradores de Exchange que tienen buenos conocimientos sobre la instalación y configuración de MRM en un entorno de prueba se encuentran en una buena posición para asesorar y hacer recomendaciones a otros miembros de la organización acerca de los requisitos técnicos para una correcta solución de MRM.

Directivas y planes

Otro de los pasos iniciales útiles al implementar una solución de MRM consiste en establecer un equipo encargado de la creación o actualización de la directiva de administración de los registros de la organización. Entre los grupos a considerar para la creación de directivas o el proceso de revisión están:

• Profesionales de la administración de registros

• Asesores legales

• Recursos humanos

• Formación

• Administradores ejecutivos

• Administradores de tecnologías de la información (TI)

• Consultores

El objetivo del equipo es crear una directiva de administración de registros suficientemente amplia para tratar las necesidades presentes y futuras de la organización, pero que también sea suficientemente clara y detallada para que la directiva pueda ser implementada por un administrador de Exchange como solución de MRM. El proceso de desarrollo de esta directiva puede ser prolongado. La razón es que cada integrante del equipo analiza y revisa el trabajo de los demás y hace propuestas. También valora los requisitos legales, el presupuesto, la complejidad, y los aspectos administrativos y técnicos para crear una directiva a partir de la que se pueda crear una implementación de MRM útil.

Los aspectos que el equipo debe tener en cuenta, sobre todo en organizaciones en las que se utilice mucho el correo electrónico, son:

• Las preocupaciones de los usuarios y la posible oposición a una solución de MRM

• La supervisión y aplicación de las directivas de mensajería de la organización

Mantenimiento de los mensajes donde se puedan administrar

Para administrar los mensajes, el asistente para carpetas administradas debe tener acceso a ellos. Esto significa que los mensajes deben estar almacenados en un servidor de Exchange para una administración eficaz de los registros de mensajería. Esto tiene dos consecuencias:

• A menudo, se debe aumentar el tamaño de los buzones de los usuarios para que puedan contener más elementos.

• Se debe limitar o eliminar el acceso a los archivos de carpetas personales (.pst) en los equipos de los usuarios.

Aumento del tamaño del buzón

Mantener todos los mensajes de los usuarios en los buzones del servidor implica aumentar el tamaño de los buzones de los usuarios, probablemente a un gigabyte (GB) o más. El mayor rendimiento de Exchange 2007 ayuda a que estos buzones más grandes puedan administrarse mejor.

Limitación del acceso a los archivos .pst

Puede empezar a hacer que los usuarios dejen de usar los archivos .pst creando una directiva de grupo que impida que se agreguen nuevos elementos a los archivos .pst existentes. Hacer que los archivos .pst sean de sólo lectura da acceso a los usuarios a los archivos .pst que puedan tener y al mismo tiempo los insta a mantener los mensajes que deseen conservar en sus buzones de Exchange. También puede crear una directiva de grupo para quitar completamente el acceso a los archivos .pst.

La limitación del acceso a los archivos .pst puede interferir en los hábitos de trabajo de algunos usuarios, pero también tiene ciertas ventajas.

Mantener los mensajes de los usuarios en el servidor y limitar el acceso a los archivos .pst puede:

• Aumentar de forma significativa la eficacia de MRM, al conservar los mensajes allá donde se puedan administrar y supervisar.

• Reducir el riesgo de perder datos importantes almacenados en unidades de disco duro individuales en vez de en servidores de los que se hace una copia de seguridad regularmente.

• Ayudar a reducir la pérdida de la propiedad intelectual de la organización cuando proveedores, becarios y empleados dejan la organización.

• Mejorar el acceso de los usuarios a sus datos al conservar todos los elementos en sus buzones.

• Hacer que Microsoft Outlook Web Access sea más eficaz porque todos los mensajes de los usuarios están disponibles en cualquier sitio con sólo una conexión web.

• Reducir el costo de la detección legal en caso de proceso judicial. El proceso de capturar y detectar información almacenada en los archivos .pst es un proceso costoso que implica muchos recursos porque, primero, los archivos .pst deben localizarse en los equipos de los usuarios y, a continuación, los contenidos deben ser procesados por personal legal.

Para configurar los sistemas de los usuarios a fin de que funcionen sin archivos .pst en Microsoft Outlook 2007

1. Cree una directiva de grupo que establezca la siguiente subclave del Registro con un valor de 1. Esta configuración impide que los usuarios agreguen elementos nuevos a los archivos .pst. Los usuarios pueden seguir creando nuevos archivos .pst, pero no pueden agregar nada a estos archivos. Esta configuración sólo bloquea los archivos .pst de Microsoft Outlook. Permite que los archivos .pst de Microsoft SharePoint puedan conectarse y actualizarse en un perfil de Outlook de un usuario. Se puede utilizar una clave del registro similar para deshabilitar la escritura en los archivos .pst de Outlook 2003.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. Cree una directiva de grupo que establezca las siguientes subclaves del Registro con un valor de 0. Esta configuración deshabilita el menú Autoarchivar en Outlook y quita la opción Autoarchivar, que se muestra cuando el usuario hace clic en Herramientas, en Opciones y, a continuación, en la ficha Otros.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. Cree una directiva de grupo que establezca la siguiente subclave del Registro con un valor de 5575. Esta configuración quita la opción Archivo de datos de Outlook de Outlook, que se muestra cuando el usuario hace clic en Archivo y selecciona Nuevo.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

Programa piloto

Empezar con una implementación piloto le puede ayudar a ajustar su solución de MRM y percibir el nivel de satisfacción de los usuarios finales antes de la implementación en toda la organización. Por ejemplo, puede darse cuenta de que los usuarios piensan que un período de retención de seis meses para la Bandeja de entrada es demasiado corto, y que prefieren un período de un año. También podría descubrir que el registro en diario adicional conllevaría la necesidad de actualizar la solución de archivo.

Los miembros de un equipo de diseño de MRM pueden ser una buena primera opción como miembros de un programa piloto de MRM. Se pueden incorporar miembros adicionales del personal de TI y del personal de administración que estén interesados. Cuando el programa piloto funcione de forma estable, puede incorporar a otros miembros de la organización. Cualquier oposición de los usuarios a adoptar la mensajería administrada puede suavizarse a veces con la promesa de un buzón más grande, la administración automática de correo electrónico (incluida la eliminación automática de avisos y mensajes rutinarios que se pueden colocar en una carpeta de retención a corto plazo) y la formación para tratar cualquier cuestión o problema.

Cómo se implementa MRM

Cuando llegue el momento de implementar la solución de MRM en toda la organización, es posible que desee considerar un implementación por fases para que las personas de la organización y el sistema de Exchange se adapten a los cambios requeridos.

Cómo afecta la implementación de MRM a los usuarios

Introducir MRM gradualmente da tiempo a los usuarios para que se adapten a los cambios necesarios en sus hábitos de trabajo. Un plan que puede funcionar es:

1. Iniciar un programa piloto para probar y reajustar la solución.

2. Invitar otros usuarios a que se unan al programa piloto. Un incentivo pueden ser buzones más grandes.

3. Cuando esté listo para desplegar MRM en toda la organización, empiece ofreciendo formación acerca de MRM y las directivas de mensajería de la organización relevantes.

4. Aumente el tamaño de los buzones de los usuarios.

5. Agregue carpetas administradas a los buzones de los usuarios, pero con la expiración desactivada. Anime a los usuarios a que se familiaricen con MRM y ordenen los contenidos de sus buzones en las carpetas administradas adecuadas de acuerdo con sus necesidades y la directiva de retención de mensajes de la organización.

6. Tres semanas después de que los usuarios tengan las carpetas administradas, habilite MRM y haga que los archivos .pst sean de sólo lectura.

7. Esté preparado para ofrecer un nivel de soporte técnico alto a los usuarios durante el inicio de la implementación de MRM. La formación previa al lanzamiento hace que haya menos preguntas y menos preocupaciones por parte de los usuarios.

8. Supervise el rendimiento del sistema.

9. Supervise el cumplimiento por parte de los usuarios.

Cómo afecta la implementación de MRM al sistema

Es necesario adaptar el sistema de Exchange a MRM. La primera vez que se ejecuta el asistente de carpetas administradas, suele procesar un gran número de elementos. Este proceso puede consumir muchos recursos del servidor de buzones y de la red. Otra consecuencia es que los clientes de Outlook pueden consumir grandes cantidades de tiempo y recursos de red mientras sincronizan los contenidos del buzón con el servidor. Se debe hacer una planeación cuidadosa para evitar la sobrecarga de los recursos. Ejecutar el asistente para carpetas administradas cuando el servidor está poco cargado y agregar usuarios gradualmente en vez de agregarlos todos a la vez puede ayudar a que la transición se haga de forma más suave.

La formación y el factor humano

Las personas se toman su correo electrónico de forma personal, aunque no se trate de su correo electrónico personal. Si se encuentran con cambios repentinos en las directivas de mensajería de la organización, pueden sentirse molestos o confusos, especialmente si las nuevas directivas implican eliminar mensajes automáticamente. Los cambios de los métodos ya establecidos (como no vaciar nunca la Bandeja de entrada o guardar todo en archivos .pst) pueden causar problemas importantes a algunos usuarios. Para garantizar que la implementación de MRM avanza tan pocas molestias como sea posible, tenga en cuenta las recomendaciones siguientes.

• Implementación por fases
  Introduzca MRM de forma gradual, no todo a la vez.

• Formación
  La formación ayuda a los usuarios a solucionar los problemas de antemano y facilita una implementación sin problemas. Algunos temas de formación que se deben tener en cuenta son:

  • Introducción a las directivas de mensajería de la organización.

  • La necesidad de MRM en el lugar de trabajo actual, incluida información general de la posible responsabilidad legal ocasionada por la falta de administración de registros, y cómo esto puede costar dinero y poner en peligro los puestos de trabajo en la organización.

  • En qué medida la eliminación automática de correo electrónico puede suponer un ahorro de tiempo, al eliminar automáticamente el contenido innecesario que tiende a acumularse.

  • En qué medida buzones de más tamaño ofrecen más espacio para almacenar mensajes.

  • En qué medida el almacenamiento en el servidor aumenta el acceso móvil a los datos.

  • En qué medida pueden ocurrir cambios inevitables en la manera en que los usuarios llevan a cabo ciertas tareas, por ejemplo no poder agregar mensajes a los archivos .pst, y la necesidad de prestar más atención a la clasificación y la administración de los mensajes.

  • En qué medida la MRM ayuda a conservar los recursos de TI de la organización.

• Comunicación con la antelación suficiente
  Comunique a los usuarios con la antelación suficiente que se van a producir cambios. Sobre todo, comuníqueles las fechas exactas de la implementación de MRM y recuérdeles los cambios que tendrán lugar.

• Soporte al usuario
  Un buen soporte al usuario en las primeras fases de la implementación puede facilitar la transición a MRM. Los problemas que surgen durante la fase de implementación suelen no ser tan técnicos como se podría esperar. Con frecuencia, los problemas radican en que los usuarios no están seguros de lo que tienen que hacer. Un equipo que pueda resolver este tipo de cuestiones ayudará a solucionar las dudas de los usuarios.

Cumplimiento, supervisión y aplicación

A continuación se enumeran algunos de los métodos que pueden utilizar los usuarios para evitar las directivas de MRM:

• Guardar mensajes en archivos .pst (si los archivos .pst no están deshabilitados por una directiva de grupo)

• Reenviar mensajes a otras ubicaciones (como una cuenta de Microsoft Hotmail)

• Guardar mensajes como archivos en los equipos

• Enviar mensajes a Microsoft OneNote (con Outlook 2007)

• Imprimir mensajes

• Colocar todas las carpetas de buzón en la carpeta administrada con la configuración de retención más larga

Dar a los usuarios la formación adecuada sobre las directivas de mensajería de la organización puede contribuir a garantizar su cumplimiento. Con todo, la supervisión podría ser necesaria para asegurarse de que la solución de MRM es eficaz. La aplicación de las directivas de mensajería requiere la implicación y la orientación de los administradores ejecutivos.

Utilización del cmdlet Get-MailboxFolderStatistics para obtener información sobre el grado de cumplimiento de los usuarios

Puede usar el cmdlet Get-MailboxFolderStatistics del Shell de administración de Exchange para recuperar información sobre las carpetas de determinados buzones. Se obtiene información sobre el número y el tamaño de los elementos de las carpetas, los nombres e Id. de las carpetas, etc. Este método puede ser un medio eficaz para supervisar si los usuarios cumplen o no la directiva de mensajería (por ejemplo, si mueven todos los elementos del buzón a las carpetas con las directivas de retención más permisivas).

En este ejemplo, el cmdlet Get-MailboxFolderStatistics se utiliza para supervisar la distribución de los contenidos de las carpetas administradas del usuario John Peoples.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• Puede utilizar el parámetro -FolderScope para reducir el intervalo de información devuelto por el comando. En este ejemplo, sólo se solicitaron las estadísticas sobre los contenidos de las carpetas administradas de John.

• En este comando, los resultados se canalizan al comando Format-List para obtener más información en un formato más útil que el del comando Get-MailboxFolderStatistics.

Para obtener más información acerca del cmdlet Get-MailboxFolderStatistics, consulte Get-MailboxFolderStatistics.

Cumplimiento de las órdenes de detección legal

El cmdlet Export-Mailbox del Shell de administración de Exchange facilita el cumplimiento de las órdenes de detección legal de contenido de buzones al permitir la copia del contenido de buzones especificados en carpetas de otro buzón. Por ejemplo, podría utilizar el siguiente comando para copiar el contenido del buzón del usuario John Peoples en una carpeta de un buzón creado especialmente denominado DiscoveryOrderMailboxes.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• El parámetro -TargetMailbox especifica el buzón donde se debe copiar el contenido del buzón de John.

• El parámetro -TargetFolder especifica la carpeta del buzón de destino donde se debe copiar el contenido del buzón de John.

Para obtener más información, consulte Export-Mailbox.

Sitio web para la autoadministración de carpetas por parte de los usuarios

La organización de John también puede crear un sitio web donde John puede agregar carpetas administradas adicionales a su buzón. Esta opción de autoadministración puede aumentar el control y la satisfacción del usuario y reducir al mismo tiempo la carga de trabajo del administrador. Para obtener más información acerca de cómo agregar un sitio web para la administración de carpetas administradas por parte de los usuarios, consulte Ejemplo de selector de carpetas administradas (en inglés).

Para obtener más información

Para obtener más información acerca de MRM, consulte los temas siguientes:

• Para ver una introducción a MRM, consulte Descripción de la Administración de registros de mensajes.

• Para ver un tutorial detallado sobre cómo instalar y configurar MRM, consulte Administración de registros de mensajería.

• Para ver una guía de la terminología de MRM, consulte Terminología de administración de registros de mensajería.

Para obtener más información acerca de MRM y su funcionamiento, consulte los siguientes artículos del blog del equipo de Exchange:

• Administración de registros: Su importancia(en inglés)

• Administración de registros en Exchange Server 2007 y Outlook 2007 en 5 sencillos pasos(en inglés)

Nota   UNRESOLVED_TOKEN_VAL(exBlog)