Descripción de las etiquetas y directivas de retención
Se aplica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Última modificación del tema: 2016-11-28
La administración de registros de mensajes (MRM) es la tecnología de administración de registros de Microsoft Exchange Server 2010 que ayuda a las organizaciones a reducir los riesgos legales asociados con el correo electrónico y con otras comunicaciones. MRM facilita el mantenimiento de mensajes necesario para cumplir con la directiva de la compañía, la normativa del Gobierno o las necesidades legales, y ayuda a quitar el contenido que no disponga de valor legal o empresarial.
Las organizaciones formulan directivas de MRS que especifican el período de retención para diferentes clases de mensajes de correo electrónico. No obstante, en el pasado, la aplicación de esas directivas, a menudo, implicaron grandes desafíos. Los intentos de automatizar el proceso de MRM no han resultado demasiado satisfactorios. La funcionalidad MRM de Exchange 2010 se enfrenta a estos retos.
¿Está buscando las tareas de administración relacionadas con MRM? Vea Implementación de la administración de registros de mensajería.
Contenido
Estrategia de administración de registros de mensajes
Requisitos
Etiquetas de retención
Directivas de retención
Asistente para carpetas administradas
Suspensión de la retención
Estrategia de administración de registros de mensajes
En Exchange 2010, la MRM se lleva a cabo mediante las etiquetas de retención y las directivas de retención. Antes de abordar los detalles sobre cada una de estas características de retención, es importante entender cómo se usan estas características en toda la estrategia de la MRM de Exchange 2010. Esta estrategia se basa en:
Asignar etiquetas de directiva de retención (RPT) a carpetas compartidas, como la Bandeja de entrada.
Aplicar etiquetas de directiva predeterminada (DPT) a los buzones de correo para administrar la retención de todos los elementos sin etiquetas.
Permitir al usuario asignar etiquetas personales a carpetas personalizadas y a elementos individuales.
Separar la funcionalidad MRM de la administración de la Bandeja de entrada y de los hábitos de archivo de usuarios. No es necesario que los usuarios archiven mensajes en carpetas administradas en función de los requisitos de retención. Los mensajes individuales pueden tener una etiqueta de retención diferente de la etiqueta aplicada a la carpeta en la que se estos mensajes se encuentran.
La figura siguiente ilustra las tareas incluidas en la implementación de esta estrategia.
Estrategia de administración de registros de mensajería
Estrategia de administración de registros de mensajes
Requisitos
La siguiente tabla muestra los requisitos del servidor Buzón y la aplicación cliente.
Requisitos en cuanto a etiquetas y directivas de retención
| Ubicación | Requisito |
|---|---|
Servidor de buzones |
Es necesario Exchange 2010. |
Aplicación cliente (para ver etiquetas de retención y aplicar etiquetas personales) |
Solo los usuarios de Microsoft Outlook 2010 y Microsoft Office Outlook Web App aplican etiquetas personales y ven las etiquetas de retención aplicadas a sus elementos o carpetas de buzón. Nota Dado que las directivas de retención se procesan en servidores Buzón, son independientes de la versión Outlook que usan los usuarios de la organización. Aún puede aplicar directivas de retención a buzones de correo de usuarios que están ejecutando Microsoft Office Outlook 2007 y versiones anteriores. En estos casos, las RPT de la directiva se aplican a las carpetas predeterminadas del buzón de correo, y la DPT se aplica a elementos del buzón de correo que no tienen etiqueta. |
Estrategia de administración de registros de mensajes
Etiquetas de retención
Como se ilustra en la figura anterior, las etiquetas de retención se usan para aplicar la configuración de retención a carpetas y a elementos individuales como mensajes de correo electrónico y correo de voz. Estas configuraciones especifican el tiempo que un mensaje permanece en un buzón de correo y la acción que se debe realizar cuando el mensaje alcanza la antigüedad de retención especificada. Cuando el mensaje alcanza la antigüedad de retención, se elimina o se mueve al archivo personal.
A diferencia de las carpetas administradas (la característica de la MRM introducida en Exchange Server 2007), las etiquetas de retención permiten que los usuarios etiqueten sus propias carpetas de buzón de correo y los elementos individuales para la retención. Ya no es necesario que los usuarios archiven elementos en carpetas administradas proporcionadas por un administrador en función de los requisitos de retención de mensajes.
Nota
Las carpetas administradas aún están disponibles en Exchange 2010. Para obtener más información, consulte Descripción de carpetas administradas.
Tipos de etiquetas de retención
Existen tres tipos de etiquetas de retención:
Etiquetas de directiva predeterminadas Las DPT se aplican a elementos de buzón de correo que no tienen etiqueta y que se encuentran en cualquier parte del buzón de correo. Los elementos sin etiqueta son elementos del buzón de correo que todavía no tienen una etiqueta de retención aplicada, ya sea por herencia de la carpeta en la que estos elementos se encuentran o por decisión del usuario.
Etiquetas de directiva de retención Estas etiquetas aplican configuraciones de retención a carpetas predeterminadas como Bandeja de entrada, Elementos eliminados y Elementos enviados. Los elementos del buzón de correo que se encuentran en una carpeta predeterminada que tienen una RPT aplicada heredan la etiqueta de la carpeta. Los usuarios no pueden aplicar ni cambiar una RPT aplicada a una carpeta predeterminada, pero pueden aplicar una etiqueta diferente a los elementos de una carpeta predeterminada.
Puede crear RPT para las carpetas de la siguiente tabla.
Carpetas donde puede crear RPT
Nombre de la carpeta Detalles Calendario
Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar citas y reuniones.
Importante
Las RPT para las carpetas predeterminadas Calendario y Tareas son compatibles en Microsoft Exchange Server 2010 SP2 RU4. Para obtener detalles, consulte el artículo del blog del equipo de Exchange Server Soporte de etiquetas de retención Calendario y Tareas en Exchange 2010 SP2 RU4.
Historial de conversación
Microsoft Lync (anteriormente Microsoft Office Communicator) crea esta carpeta. Si bien Outlook no la considera una carpeta predeterminada, Exchange la considera una carpeta especial y por lo tanto se le pueden aplicar RPT.
Elementos eliminados
Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar elementos eliminados de otras carpetas del buzón de correo. Los usuarios de Outlook y Outlook Web App pueden vaciar manualmente esta carpeta. Los usuarios también pueden configurar Outlook para vaciar la carpeta al momento de cerrar Outlook.
Borrador
Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar borradores que el usuario no envió. Outlook Web App también usa esta carpeta para guardar mensajes enviados por el usuario, pero que no se entregaron al servidor Transporte de concentradores.
Bandeja de entrada
Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar los mensajes entregados a un buzón de correo.
Diario
Esta carpeta predeterminada contiene acciones seleccionadas por el usuario. Outlook registra automáticamente estas acciones y las coloca en una vista de escala de tiempo.
Correo no deseado
Esta carpeta predeterminada se usa para guardar los mensajes que el filtro de contenido de un servidor de Exchange o el filtro contra correo no deseado de Outlook marcan como correo no deseado.
Notas
Esta carpeta contiene notas creadas por los usuarios de Outlook. Las notas también están visibles en Outlook Web App. Las RPT de la carpeta Notas solo son compatibles en Exchange 2010 SP1.
Bandeja de salida
Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar temporalmente mensajes enviados por el usuario hasta que se los entrega al servidor Transporte de concentradores. Se guarda una copia de los mensajes enviados en la carpeta predeterminada Elementos enviados. Dado que los mensajes en general permanecen en esta carpeta por un período breve, no es necesario crear una RPT para esta carpeta.
Suscripciones RSS
Esta carpeta predeterminada contiene suscripciones RSS.
Elementos recuperables
Se trata de una carpeta oculta en el subárbol no relacionado con IPM. Contiene las subcarpetas Eliminaciones, Versiones, Purgas y Auditorías. Las etiquetas de retención de esta carpeta mueven elementos de la carpeta Elementos recuperables del buzón principal del usuario a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo del usuario. Solo puede asignar la acción de retención Mover a archivo a etiquetas de esta carpeta. Para obtener más información, consulte Descripción de los elementos recuperables.
Elementos enviados
Esta carpeta predeterminada se usa para almacenar mensajes que se entregaron a un servidor Transporte de concentradores.
Problemas de sincronización
Esta carpeta contiene los registros de sincronización. Para obtener más información, consulte las carpetas de errores de sincronización.
Tareas
Esta carpeta predeterminada contiene elementos de tarea. Los mensajes marcados por un usuario también aparecen en la vista de lista de tareas. Sin embargo, estos mensajes no son elementos de tareas, por lo que no se encuentran en la carpeta Tareas.
Para crear un archivo RPT para la carpeta Tareas, debe usar Shell de administración de Exchange. Para obtener más información, consulte New-RetentionPolicyTag.
> [!IMPORTANT] > Las RPT para las carpetas predeterminadas Calendario y Tareas son compatibles en Exchange Server 2010 SP2 RU4. Para obtener detalles, consulte el artículo del blog del equipo de Exchange Server <A href="https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=263478">Soporte de etiquetas de retención Calendario y Tareas en Exchange 2010 SP2 RU4</A>.> [!IMPORTANT] > No es posible incluir más de una RPT para el mismo tipo de carpeta predeterminada en una directiva de retención. Por ejemplo, si una directiva de retención tiene una etiqueta aplicada en la Bandeja de entrada, no puede agregar otra RPT del tipo Bandeja de entrada a esa directiva de retención.<BR>No puede aplicar RPT a la carpeta Contactos.Etiquetas personales Estas etiquetas se encuentran disponibles para los usuarios de Outlook 2010 y Outlook Web App como parte de la directiva de retención. Los usuarios pueden aplicar etiquetas personales a carpetas que creen o a elementos individuales, incluso si estos elementos ya tienen aplicada una etiqueta diferente. En Outlook 2010 y en Outlook Web App, las etiquetas personales con la acción Mover a archivo aparecen como Directiva de archivado, y las etiquetas personales con la acción Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente aparecen como Directiva de retención, tal y como se muestra en la figura siguiente.
Etiquetas personales en Outlook 2010 y Outlook Web App
Los mensajes que tienen aplicada alguna etiqueta personal siempre se procesan según la configuración de dicha etiqueta. En función de las etiquetas personales que cree, los usuarios pueden aplicar una etiqueta personal a un mensaje de modo que se mueva o se elimine antes o después de lo que indica la configuración especificada en las DPT o RPT aplicadas al buzón del usuario. También puede crear etiquetas personales que tengan deshabilitada la retención. Esto permite a los usuarios etiquetar elementos para que nunca se puedan mover a un archivo ni puedan expirar.
Nota
Los usuarios pueden aplicar directivas de archivo a carpetas predeterminadas, carpetas o subcarpetas creadas por usuarios y elementos individuales. Los usuarios pueden aplicar una directiva de retención a las carpetas o subcarpetas creadas por usuarios y a los elementos individuales (incluidos los elementos y las subcarpetas de una carpeta predeterminada), pero no a las carpetas predeterminadas.
En Exchange 2010 SP1, los usuarios pueden usar el Panel de control de Exchange (ECP) para seleccionar etiquetas personales adicionales que no estén vinculadas con su directiva de retención. A continuación, las etiquetas seleccionadas pasan a estar disponibles en Outlook 2010 y en Outlook Web App. Para permitir que los usuarios puedan seleccionar etiquetas adicionales desde el ECP, tiene que agregar el Función MyRetentionPolicies a la directiva de asignación de roles del usuario. Para obtener más información acerca de las directivas de asignación de roles para usuarios, consulte Descripción de las directivas de asignación de funciones de administración. Si permite a los usuarios seleccionar etiquetas personales adicionales, tendrán disponibles todas las etiquetas personales de la organización de Exchange.
Nota
Las etiquetas personales son una característica premium. Los buzones de correo con directivas que contienen este tipo de etiquetas (o bien a raíz de que los usuarios hayan agregado etiquetas a su buzón) requieren una Licencia de acceso de cliente (CAL) de Exchange Enterprise.
Límite de antigüedad de retención y acciones de retención
Cuando habilita una etiqueta de retención, debe especificar una antigüedad de retención para la etiqueta. Esta antigüedad indica la cantidad de días durante los cuales se debe retener un mensaje antes de que llegue al buzón de correo del usuario.
La antigüedad de retención de los elementos no periódicos (como los mensajes de correo electrónico) se calcula de forma diferente a la de los elementos que tienen una fecha de finalización o elementos periódicos (como reuniones y tareas). Para conocer cómo se calcula la antigüedad de retención de diferentes tipos de elementos, consulte Cálculo de la antigüedad de retención.
También puede crear etiquetas de retención con retención deshabilitada o deshabilitar las etiquetas después de crearlas. Dado que el asistente para carpeta administrada no procesa los mensajes que tienen una etiqueta deshabilitada aplicada, no se aplica ninguna acción de retención. Como resultado, los usuarios pueden usar una etiqueta personal deshabilitada como una etiqueta No mover nunca o una etiqueta No eliminar nunca para reemplazar una DPT o RPT que de lo contrario se aplicaría al mensaje.
Al crear o configurar una RPT, puede seleccionar una de las siguientes acciones para especificar qué acción de retención debe aplicar cuando un elemento de buzón de correo alcanza la antigüedad de retención:
Mover a archivo Esta acción mueve un mensaje al buzón de correo del archivo del usuario. Las etiquetas que tienen esta acción aplicada se conocen como etiquetas de archivo. Los mensajes se mueven a una carpeta en el buzón de archivo que tiene el mismo nombre que la carpeta de origen en el buzón de correo principal del usuario. Esto permite a los usuarios encontrar mensajes en sus buzones de correo de archivo de manera más simple. La acción Mover a archivo está disponible solo para etiquetas personales y DPT. No puede crear una RPT con la acción Mover a archivo. Si el usuario del buzón de correo no tiene un buzón de archivo, no se aplica ninguna acción. Para obtener más información acerca de buzones de archivo, consulte Descripción de archivos personales.
Eliminar y permitir recuperación Esta acción imita el comportamiento realizado cuando se vacía la carpeta Elementos eliminados. Las etiquetas que tienen esta acción aplicada se conocen como etiquetas de eliminación. Cuando se aplica esta acción, y la retención de elementos eliminados está configurada para la base de datos de buzones de correo o para el usuario, los elementos se mueven a la carpeta Elementos recuperables. La carpeta Elementos recuperables (anteriormente conocida como contenedor) proporciona al usuario otra posibilidad para recuperar los mensajes eliminados. Para hacer esto, el usuario tendría que tener acceso al cuadro de diálogo Recuperar elementos eliminados en Outlook 2010 o Outlook Web App. Para obtener más información acerca de los elementos recuperables, consulte Descripción de los elementos recuperables.
Eliminar permanentemente Esta acción elimina permanentemente un mensaje. Al igual que las etiquetas que tienen la acción Eliminar y permitir recuperación, las etiquetas que tienen esta acción aplicada se conocen como etiquetas de eliminación. Cuando se aplica esta acción a un mensaje, el mensaje se purga del buzón de correo. Esta acción es como un mensaje eliminado que se saca de la carpeta Elementos recuperables. Después de que esto ocurre, el usuario ya no puede recuperar el mensaje.
Marcar como Límite pasado de retención Esta acción no está disponible en la Consola de administración de Exchange (EMC); hay que usar el Shell. Esta acción marca un mensaje como expirado cuando alcanza su antigüedad de retención. En Outlook 2010 y en Outlook Web App, los elementos expirados se muestran con una de estas notificaciones: "Este elemento ha expirado" y "Este elemento expirará en 0 días". En Outlook 2007, los elementos marcados como expirados se muestran con texto tachado.
Importante
Si la retención por juicio está habilitada para un usuario de buzón de correo, los elementos eliminados permanentemente se retienen en la carpeta Elementos recuperables hasta que se elimina la retención por juicio. La búsqueda en varios buzones de correo aún mostrará los mensajes eliminados permanentemente en los resultados de la búsqueda. Para obtener más información, consulte Descripción de la retención por juicio y Descripción de la búsqueda en varios buzones.
Si el buzón de correo tiene habilitada la recuperación de un único elemento, los elementos eliminados permanentemente se retienen en la carpeta Elementos recuperables hasta que se alcanza el período de retención del elemento eliminado de la base de datos del buzón de correo (o hasta que se alcanza el período de retención del elemento eliminado del buzón de correo, si está especificado). Para obtener más información, consulte Descripción de los elementos recuperables.
En Exchange 2010 SP1, se eliminaron de las etiquetas de retención las acciones Mover a la carpeta Elementos eliminados y Mover a una carpeta administrada personalizada.
Para obtener más información acerca de cómo crear etiquetas de retención, consulte Crear una etiqueta de retención.
Estrategia de administración de registros de mensajes
Directivas de retención
Es posible usar directivas de retención para agrupar una o más etiquetas de retención y aplicarlas a los buzones. Un buzón de correo no puede tener más de una directiva de retención. Las etiquetas de retención pueden vincularse a una directiva de retención o desvincularse de ella en cualquier momento, y los cambios se aplican automáticamente a todos los buzones de correo que tienen la directiva aplicada.
Una directiva de retención puede tener las siguientes etiquetas de retención:
Una o más RPT para las carpetas predeterminadas compatibles
Nota
No es posible vincular más de una RPT para una carpeta predeterminada en particular (como Elementos eliminados) a la misma directiva de retención.
Una DPT con la acción Mover a archivo
Una DPT con la acción Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente
Una DPT de mensajes de correo de voz en Exchange 2010 SP1
Las etiquetas personales que se desee
Si bien es posible agregar cualquier número de etiquetas personales a una directiva de retención, puede resultar confuso para los usuarios el hecho de tener muchas etiquetas personales con diferentes configuraciones de retención. Recomendamos vincular no más de 10 etiquetas personales a una directiva de retención.
Nota
Si bien una directiva de retención no necesita tener ninguna etiqueta de retención vinculada a ella, no recomendamos este escenario. Si los buzones de correo con directivas de retención no tienen ninguna etiqueta de retención vinculada a ellas, esto puede hacer que los elementos del buzón no expiren nunca.
Una directiva de retención puede contener tanto etiquetas de archivo (etiquetas que mueven elementos al buzón de archivo personal) como etiquetas de eliminación (etiquetas que eliminan elementos). Un elemento de buzón también puede tener ambos tipos de etiqueta aplicados. Los buzones de archivo no tienen una directiva de retención independiente. Se aplica la misma directiva de retención al buzón de archivo y al buzón primario.
Al planificar la creación de directivas de retención, debe tener en cuenta si incluirán tanto etiquetas de archivo como etiquetas de eliminación. Tal como se mencionó anteriormente, una directiva de retención puede tener una DPT que usa la acción Mover a archivo y una DPT que usa la acción Eliminar y permitir recuperación o la acción Eliminar permanentemente. La DPT que tiene la acción Mover a archivo debe tener una menor antigüedad de retención que la DPT que tiene la acción de eliminación. Por ejemplo, puede usar una DPT que tiene una acción Mover a archivo para mover elementos al buzón de archivo a los dos años, y una DPT con una acción de eliminación para eliminar elementos del buzón a los siete años.
Para obtener información más detallada acerca de cómo crear una directiva de retención, consulte Crear directivas de retención.
Para obtener información detallada sobre cómo agregar etiquetas de retención a una directiva de retención, consulte Agregar etiquetas de retención a una directiva de retención.
Para obtener información más detallada acerca de cómo aplicar una directiva de retención a los buzones de correo, consulte Aplicar una directiva de retención a los buzones.
Directiva de retención y de archivo predeterminada
En Exchange 2010 SP1, el programa de instalación de Exchange crea la directiva de retención denominada Directiva de retención y de archivo predeterminada. Cuando habilita un archivo personal para un buzón, la directiva de retención y de archivo predeterminada se aplica automáticamente al buzón si es que aún no tiene una directiva de retención. Si posteriormente aplica una directiva de retención al buzón, las etiquetas de la directiva de retención y de archivo predeterminada ya no están disponibles en el buzón. Los elementos existentes que tienen etiquetas aplicadas de la directiva de retención y de archivo predeterminada aún se procesan y se mueven al archivo o se eliminan, según la etiqueta.
La siguiente tabla enumera las etiquetas de retención predeterminadas vinculadas a la directiva de retención y de archivo predeterminada.
Etiquetas de retención vinculadas a la directiva de retención y de archivo predeterminada en Exchange 2010 SP1
Nombre Tipo Antigüedad de retención (días) Acción de retención Mover al archivo después de 2 años de forma predeterminada
DPT
730
Mover a archivo
Mover al archivo después de 1 año en forma personal
Etiqueta personal
365
Mover a Archivo
Mover al archivo después de 5 años en forma personal
Etiqueta Personal
1,825
Mover a Archivo
Nunca mover al archivo en forma personal
Etiqueta Personal
No aplicable
Mover a Archivo
Mover elementos recuperables a archivo después de 14 días
Carpeta Elementos recuperables
14
Mover a Archivo
Eliminar después de una semana
Etiqueta Personal
7
Eliminar y permitir recuperación
Eliminar después de un mes
Etiqueta Personal
30
Eliminar y permitir la recuperación
Eliminar después de seis meses
Etiqueta Personal
180
Eliminar y permitir la recuperación
Eliminar después de un año
Etiqueta Personal
365
Eliminar y permitir la recuperación
Eliminar después de cinco años
Etiqueta Personal
1,825
Eliminar y permitir la recuperación
No eliminar nunca
Etiqueta Personal
No aplicable
Eliminar y permitir la recuperación
En la versión de fabricación (RTM) de Exchange 2010, la instalación de Exchange crea la directiva de retención denominada directiva de archivo predeterminada. Esta directiva no contiene etiquetas personales con la acción Eliminar y permitir recuperación.
Estrategia de administración de registros de mensajes
Asistente para carpetas administradas
El asistente para carpetas administradas, un asistente de buzón que se ejecuta en servidores Buzones, procesa los buzones que tienen aplicada una directiva de retención.
El asistente para carpetas administradas aplica la directiva de retención al inspeccionar los elementos del buzón de correo y al determinar si son elementos sujetos a directivas de retención. A continuación, el asistente marca los elementos sujetos a retención con las etiquetas de retención apropiadas y realiza la acción de retención especificada en los elementos que superaron la antigüedad de retención.
En Exchange 2010 SP1, el Asistente para carpeta administrada es un asistente basado en limitaciones. Los asistentes basados en limitaciones funcionan constantemente y no es necesario programarlos. Los recursos del sistema que pueden consumir son limitados. Puede configurar el asistente para carpetas administradas para que procese todos los buzones del servidor Buzón dentro de un determinado período (conocido como ciclo de trabajo). Además, en un intervalo especificado (conocido como punto de control de ciclo de trabajo), el asistente actualiza la lista de buzones que procesar. Durante la actualización, el asistente agrega a la cola buzones movidos o creados recientemente. También cambia la prioridad de los buzones existentes que no se procesaron de correctamente debido a errores y los coloca más arriba en la cola para que se los pueda procesar durante el mismo ciclo de trabajo.
También puede usar el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para activar manualmente el asistente a fin de que procese un buzón especificado. Para obtener más información, consulte Programar el asistente para carpetas administradas.
En la versión de Exchange 2010 RTM, el asistente para carpetas administradas se ejecuta con una programación establecida. De forma predeterminada, está programada para ejecutarse diariamente desde la 01:00 hasta las 09:00 (1:00 a. m. a 09:00 a. m.). Puede programar el asistente para que se ejecute en un momento en que el servidor Buzones se encuentre relativamente inactivo o no presente una carga muy pesada. Al determinar la programación del asistente, considere otros procesos que se relacionan con los recursos del servidor Buzones, como la desfragmentación sin conexión de la base de datos del buzón y los análisis de búsqueda de virus.
Nota
El Asistente para carpetas administradas no realiza ninguna acción en los mensajes que no están sujetos a retención, especificada por la deshabilitación de la etiqueta de retención. También puede deshabilitar una etiqueta de retención para suspender temporalmente el procesamiento de los elementos que tiene esa etiqueta.
Mover elementos entre carpetas
Un elemento del buzón de correo que se mueve de una carpeta a otra hereda cualquier etiqueta aplicada a la carpeta a la que se mueve. Si se mueve un elemento a una carpeta que no tiene una etiqueta asignada, se le aplica la etiqueta de directiva predeterminada (DPT) a ese elemento. Si un elemento tiene una etiqueta asignada explícitamente, la etiqueta siempre tiene prioridad sobre cualquier etiqueta de nivel de la carpeta o sobre la etiqueta predeterminada.
Quitar o eliminar una etiqueta de retención de una directiva de retención
Cuando se elimina una etiqueta de retención de la directiva de retención aplicada al buzón, la etiqueta deja de estar disponible para el usuario y no se podrá aplicar a los elementos en el buzón de correo.
Los elementos existentes que han sido marcados con la etiqueta continúan siendo procesados por el Asistente de carpetas administradas en función de esas configuraciones y se aplica cualquier acción de retención especificada en la etiqueta sobre esos mensajes.
No obstante, si se elimina la etiqueta, se quita la definición de la etiqueta guardada en Active Directory. Esto hace que el asistente para carpetas administradas procese todos los elementos de un buzón y vuelva a estampar los elementos que tienen aplicada la etiqueta eliminada. Según la cantidad de buzones y mensajes, este proceso puede consumir recursos de manera significativa en todos los servidores de buzones que contienen buzones con directivas de retención que incluyen la etiqueta eliminada.
Importante
Si se elimina una etiqueta de retención de una directiva de retención, cualquiera de los elementos existentes en el buzón de correo con la etiqueta aplicada expirarán en función de la configuración de la etiqueta. Para evitar que se aplique la configuración de la etiqueta a cualquier elemento, se debe eliminar la etiqueta. Al eliminar la etiqueta se quita de cualquier directiva de retención en la que esté incluida.
Deshabilitar una etiqueta de retención
Si deshabilita una etiqueta de retención, el Asistente para carpetas administradas ignora los elementos que tienen esa etiqueta aplicada. A los elementos que tienen una etiqueta de retención que tiene la retención deshabilitada nunca se los mueve ni se los elimina, según la acción de retención especificada. Debido a que estos elementos todavía se consideran elementos etiquetados, la DPT no se aplica a estos elementos. Por ejemplo, si desea solucionar la configuración de las etiquetas de retención, puede deshabilitar temporalmente una etiqueta de retención para que el Asistente de carpetas administradas deje de procesar mensajes con esa etiqueta.
Nota
El usuario verá el período de retención de una etiqueta de retención deshabilitada como Nunca. En caso de que un usuario coloque una etiqueta en un elemento al creer que nunca se lo eliminará, habilitar la etiqueta posteriormente puede causar una eliminación no intencional de elementos que el usuario no deseaba eliminar. Lo mismo sucede con las etiquetas que tienen la acción Mover a archivo.
Estrategia de administración de registros de mensajes
Suspensión de la retención
Si los usuarios no se encuentran trabajando temporalmente y no tienen acceso a su correo electrónico, se puede aplicar la configuración de retención a mensajes nuevos antes de volver al trabajo o tener acceso al correo electrónico. Según la directiva de retención, los mensajes pueden ser eliminados o movidos al archivo personal del usuario. Es posible hacer que las directivas de retención dejen de procesar un buzón de correo por un período determinado si se coloca el buzón de correo en la suspensión de la retención. Si se coloca un buzón de correo en la suspensión de la retención, también, es posible especificar un comentario de retención que informa al usuario del buzón de correo (o a otro usuario autorizado para tener acceso al buzón) sobre el estado de retención, incluso, cuando el estado de retención se programe para comenzar y finalizar. Los comentarios de retención se muestran en clientes compatibles con Outlook. También, es posible localizar el comentario de suspensión de retención en el idioma preferido por el usuario.
Nota
Colocar el buzón de correo en la suspensión de la retención no afecta la manera en que se procesan las cuotas de almacenamiento del buzón de correo. Según el uso del buzón de correo y las cuotas de buzón aplicables, considere temporalmente aumentar la cuota de almacenamiento de buzón para usuarios cuando se encuentran de vacaciones o no tienen acceso al correo electrónico por un tiempo prolongado. Para obtener más información acerca de las cuotas de almacenamiento de buzones, consulte Configurar cuotas de almacenamiento para un buzón.
Los usuarios pueden acumular una gran cantidad de correos electrónicos durante largas ausencias del trabajo. Según el volumen de correo electrónico y el tiempo de ausencia, estos usuarios pueden pasar varias semanas clasificando los mensajes. En estos casos, considere el tiempo adicional que les puede llevar a los usuarios ponerse al día con los correos antes de eliminarlos de la suspensión de la retención.
Si la organización nunca ha implementado MRM o si los usuarios no se encuentran familiarizados con sus características, también, puede usar suspensiones de retenciones durante la fase inicial preparación y entrenamiento de la implementación de MRM. Puede crear e implementar directivas de retención y entrenar a los usuarios acerca de las directivas sin el riesgo de que se muevan o eliminen los elementos antes de que los usuarios puedan etiquetarlos. Unos pocos días antes de que finalice el período de preparación y entrenamiento, debe recordarles a los usuarios acerca del plazo final de la preparación. Después de que finalice el plazo, puede quitar la suspensión de la retención de los buzones de los usuarios, lo que permite que el asistente para carpetas administradas procese los elementos del buzón y aplique la acción de retención especificada.
Para obtener información detallada acerca de cómo colocar un buzón de correo en suspensión de retención, consulte Poner un buzón en retención.
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