Configurar el modo caché de Exchange en Outlook 2013

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Se aplica a: Office 365 ProPlus, Outlook 2013

Última modificación del tema: 2017-03-21

Resumen: configurar Outlook 2013 para el modo caché de Exchange de modo que los usuarios puedan acceder sin conexión a sus mensajes de correo electrónico de Exchange Server más recientes.

Público: profesionales de TI

Los negocios no se detienen cuando los trabajadores están en camino. El modo caché de Exchange ofrece a los usuarios de su empresa acceso a sus mensajes de correo electrónico más recientes (de forma predeterminada, el plazo es de 12 meses, pero puede ser más o menos) cuando se están desplazando y no están conectados a Exchange Server. Pueden leer y responder a sus mensajes en caché y los nuevos mensajes o respuestas que redacten mientras están sin conexión se enviarán automáticamente cuando vuelvan a conectarse.

¿Es un usuario?

Si no es un administrador, este artículo no le corresponde. Pero podemos indicarle la dirección correcta si desea aprender cómo activar el modo de almacenamiento en caché de Exchange en Outlook 2013 o cambiar la cantidad de correo que se guarda sin conexión.

¿Es un administrador?

Si es administrador, este artículo le indica cómo establecer la configuración del modo caché de Exchange de Outlook para Outlook 2013 en toda la organización.

En este artículo:

  • Información general

  • Antes de empezar

  • Configurar el modo caché de Exchange

    • Para establecer la configuración del modo caché de Exchange mediante la OCT

    • Para establecer la configuración del modo caché de Exchange mediante la directiva de grupo

    • Para configurar una ubicación de .ost predeterminada mediante la directiva de grupo

    • Para impedir que se cree un nuevo archivo .ost

Información general

Si una cuenta de Outlook 2013 se configura para que use el modo caché de Exchange, siempre hay una copia local del buzón de Exchange del usuario que está almacenada en un archivo de datos sin conexión (archivo .ost) en el equipo del usuario (de forma predeterminada, en la carpeta C:\Users\<nombre_de_usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook).

Equipo sin conexión con OAB y carpeta .ost.

Cuando el usuario está sin conexión y usa Outlook 2013, el programa funciona desde esta copia local y con la libreta de direcciones sin conexión (OAB). Cuando el usuario está conectado, el buzón en caché y la OAB se actualizan periódicamente desde el equipo de Exchange Server en segundo plano. Los mensajes de correo electrónico que el usuario redactó cuando estaba sin conexión se enviarán automáticamente cuando se vuelva a conectar.

ImportanteImportante:
El modo caché de Exchange solo funciona con cuentas de correo de Exchange Server 2007 o versiones posteriores.

Si un usuario actualiza desde una versión anterior de Outlook a Outlook 2013 y previamente había configurado Outlook para el modo caché de Exchange, la configuración anterior del modo caché de Exchange se aplica automáticamente a Outlook 2013. Por ejemplo, si una cuenta de usuario se ha configurado para que use el modo caché de Exchange en Office Outlook 2003, Office Outlook 2007 o Outlook 2010, el modo caché de Exchange seguirá habilitado cuando el usuario actualice el software a Outlook 2013. La ubicación predeterminada de los nuevos archivos .ost u OAB es %userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books. Como administrador, puede configurar una ubicación diferente para los archivos .ost para los usuarios de su organización que aún no tengan archivos .ost. Si no especifica una ubicación diferente para los archivos .ost, Outlook crea un archivo .ost en la ubicación predeterminada cuando el usuario inicia Outlook en el modo caché de Exchange.

De manera predeterminada, al instalar Outlook 2013, se crea una nueva versión comprimida del archivo .ost. Esta versión comprimida es hasta un 40% más pequeña que los archivos .ost que se creaban en versiones anteriores de Outlook. Le recomendamos que use el nuevo archivo .ost comprimido pero, si quiere seguir usando los archivos .ost sin comprimir anteriores, use la plantilla de directiva de grupo de Outlook y habilite la directiva No crear nuevo archivo OST al actualizar.

El control deslizante de sincronización (el control deslizante Correo para mantener sin conexión del cuadro de diálogo Configuración del servidor de Outlook 2013) y Acceso rápido a Exchange son dos características nuevas que están disponibles con el modo caché de Exchange en Outlook 2013 de forma predeterminada.

Cuadro de diálogo Cambiar cuenta de Outlook

Acceso rápido a Exchange combina el acceso instantáneo del modo sin conexión con las funciones sin conexión y la solidez de sincronización del modo caché de Exchange, concretamente, en escenarios en los que la sincronización de datos local tardaría lo suficiente como para que el usuario se diera cuenta (por ejemplo, la sincronización inicial, la reanudación, la vuelta de vacaciones).

Cuando inicie por primera vez Outlook 2013, verá inmediatamente los correos electrónicos más recientes y un calendario totalmente actualizado. Outlook 2013 almacena en caché los elementos en segundo plano para prepararle para el uso sin conexión, sin que ello afecte a la experiencia del usuario. El control deslizante de sincronización permite que los usuarios de Outlook 2013 limiten los mensajes de correo electrónico que se sincronizan localmente en un archivo de datos (.ost) de Outlook. De forma predeterminada, si el modo caché de Exchange está habilitado, Outlook 2013 solo almacena en caché los correos electrónicos de los últimos 12 meses y elimina de la memoria caché local los más antiguos. Para ver los mensajes eliminados de la memoria caché local, los usuarios pueden ir al final de la lista de mensajes de una carpeta y hacer clic en el mensaje Haga clic aquí para ver más en Microsoft Exchange. Los usuarios también pueden cambiar cuánto correo electrónico guardan sin conexión. Como administrador, puede cambiar la antigüedad predeterminada o aplicar la antigüedad de los mensajes de correo electrónico que se eliminan de la memoria caché local.

Puede bloquear la configuración para personalizar el modo caché de Exchange usando la plantilla administrativa de directiva de grupo de Outlook. También puede establecer la configuración predeterminada con la Herramienta de personalización de Office (OCT). Si usa la OCT, los usuarios podrán la configuración más adelante en el cuadro de diálogo Cambiar cuenta de Outlook.

Antes de empezar

Antes de iniciar la implementación, consulte Planear una implementación del modo caché de Exchange en Outlook 2013 y Referencia de la herramienta de personalización de Office (OCT) para Office 2013 para determinar qué configuración, aparte de la predeterminada, necesita establecer para el modo caché de Exchange. No es necesario personalizar el modo caché de Exchange si no lo desea porque la configuración predeterminada es apropiada para la mayoría de las organizaciones.

Si esta es la primera vez que usa los archivos de plantilla de directiva de grupo o los archivos de la Herramienta de personalización de Office, dedique algún tiempo a familiarizarse con ellos. Después, si decide configurar el modo de almacenamiento en caché de Exchange mediante la directiva de grupo, consulte la introducción a la directiva de grupo. Si decide configurar el modo de almacenamiento en caché de Exchange con la OCT, comience por la referencia de la herramienta de personalización de Office (OCT).

Para descargar las plantillas administrativas de Outlook 2013, vea Archivos de plantillas administrativas de Office 2013 (ADMX/ADML) y Herramienta de personalización de Office.

Configuración del modo caché de Exchange

Use los siguientes procedimientos para establecer la configuración del modo caché de Exchange. Recuerde que personalizar la configuración del modo caché de Exchange es opcional.

Para establecer la configuración del modo caché de Exchange mediante la OCT

  1. En la vista de árbol de la OCT, busque Outlook y haga clic en Agregar cuentas. En la columna Nombre de cuenta, elija la cuenta que quiere configurar y luego haga clic en Modificar para mostrar el cuadro de diálogo Configuración de Exchange.

  2. Haga clic en Más configuraciones.

  3. Haga clic en la pestaña Modo de almacenamiento en caché.

  4. Haga clic en Configurar el modo caché de Exchange y active la casilla Usar modo caché de Exchange para habilitar el modo caché de Exchange para los usuarios. (De manera predeterminada, el modo caché de Exchange está deshabilitado).

  5. Seleccione una opción de descarga predeterminada en la pestaña Modo de almacenamiento en caché:

    • Descargar solo encabezados: los usuarios verán la información del encabezado y el principio del mensaje. Pueden descargar el mensaje completo de varias maneras, por ejemplo, haciendo doble clic para abrir el mensaje o haciendo clic en Descargar el resto de este mensaje ahora en el panel de lectura.

    • Descargar encabezados seguidos del elemento completo: primero se descargan todos los encabezados y luego los elementos completos. Es posible que el orden de la descarga no sea cronológico pero el usuario no debería notarlo. Outlook descarga los encabezados seguidos de los elementos completos en la carpeta a la que accede el usuario actualmente y después descarga los encabezados seguidos de los elementos completos en las carpetas que el usuario ha visto recientemente.

    • Descargar elementos completos: se descargan los elementos completos. Le recomendamos que use esta opción a menos que disponga de una conexión de red lenta. Es posible que el orden de la descarga no sea cronológico pero el usuario no debería notarlo. Outlook descarga los elementos completos en la carpeta a la que accede el usuario actualmente y después descarga los elementos completos en las carpetas que el usuario ha visto recientemente. Quizás quiera emparejar esto con la opción En conexiones lentas, descargar solo encabezados.

  6. (Opcional) Deshabilite la descarga de carpetas de correo compartidas (como una bandeja de entrada delegada) y otras carpetas (como un calendario compartido) como parte de las sincronizaciones del modo caché de Exchange para los archivos .ost de los usuarios. Para ello, desactive la opción Descargar carpetas compartidas que no sean de correo. De manera predeterminada, en Outlook 2013sí se descargan las carpetas compartidas de correo y las que no son de correo, lo que aumenta el tamaño de los archivos .ost de los usuarios. Recuerde que la opción Descargar carpetas compartidas que no sean de correo se aplica tanto a las carpetas compartidas de correo como a las que no son de correo. Si solo quiere deshabilitar la descarga de las carpetas compartidas de correo, siga estos pasos.

    1. En OCT, en la vista de árbol, busque Contenido adicional y haga clic en Agregar entradas del Registro.

    2. En el panel de lectura, haga clic en Agregar.

    3. Especifique lo siguiente:

      Clave del Registro para deshabilitar la descarga de carpetas de correo compartidas

      Raíz Tipo de datos Clave Nombre del valor Datos del valor

      HKEY_Current_User

      REG_SZ

      Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Cached Mode

      CacheOthersMail

      0

    4. Haga clic en Aceptar.

  7. (Opcional) Descargue los favoritos de las carpetas públicas de los usuarios en los archivos .ost de los usuarios como parte de las sincronizaciones del modo caché de Exchange. Para ello, elija la opción Descargar carpeta pública Favoritos. De manera predeterminada, los favoritos de las carpetas públicas no se descargan. Al igual que con las carpetas compartidas, la descarga de los favoritos de las carpetas públicas aumenta el tamaño de los archivos .ost de los usuarios. Además, la sincronización de los favoritos de las carpetas públicas produce un incremento del tráfico en la red que puede afectar a los usuarios con conexiones lentas.

Para establecer la configuración del modo caché de Exchange mediante la directiva de grupo

  1. En la directiva de grupo, cargue la plantilla de Outlook 2013.

  2. Abra la Consola de administración de directivas de grupo (GPMC) y, en la vista de árbol, expanda Dominios y expanda Objetos de directiva de grupo.

  3. Haga clic con el botón secundario en el objeto de directiva que desea y haga clic en Editar. Se abrirá la ventana del Editor de administración de directivas de grupo.

  4. En la vista de árbol, expanda Configuración de usuario, Plantillas administrativas, Microsoft Outlook 2013 y Configuración de cuenta; luego, haga clic en Exchange. También puede expandir Exchange y hacer clic en Modo caché de Exchange.

  5. En el panel de lectura, en la columna Configuración, haga doble clic en la directiva que quiere establecer para abrirla. Por ejemplo, en el panel de lectura Exchange, abra Usar el modo caché de Exchange para todos los perfiles nuevos y ya existentes de Outlook.

  6. Seleccione Habilitado y, a continuación, elija una opción (si corresponde).

  7. Haga clic en Aceptar.

Para configurar una ubicación de .ost predeterminada mediante la directiva de grupo

  1. En la directiva de grupo, cargue la plantilla de Outlook 2013.

  2. Abra la Consola de administración de directivas de grupo (GPMC) y, en la vista de árbol, expanda Dominios y expanda Objetos de directiva de grupo.

  3. Haga clic con el botón secundario en el objeto de directiva que desea y haga clic en Editar. Se abrirá la ventana del Editor de administración de directivas de grupo.

  4. En la vista de árbol, expanda Configuración de usuario, Plantillas administrativas, Microsoft Outlook 2013 y Varios; luego, haga clic en Configuración PST.

  5. Haga doble clic en Ubicación predeterminada para archivos OST para abrirla.

  6. Haga clic en Habilitado para habilitar la configuración de directiva.

  7. En el cuadro de texto Ubicación predeterminada para archivos OST, escriba la ubicación predeterminada de los archivos .ost. Por ejemplo:

    %userprofile%\Configuración local\Application Data\Microsoft\nuevaCarpeta.

  8. Haga clic en Aceptar.

    Puede definir una nueva ubicación predeterminada para los archivos de datos de Outlook personales (.pst) y para los archivos .ost. Después de hacer clic en Configuración PST en la vista de árbol, haga doble clic en la opción Ubicación predeterminada para archivos PST, en el panel de lectura, para abrirla.

Para impedir que se cree un nuevo archivo .ost

  1. En la directiva de grupo, cargue la plantilla de Outlook 2013.

  2. Abra la Consola de administración de directivas de grupo (GPMC) y, en la vista de árbol, expanda Dominios y expanda Objetos de directiva de grupo.

  3. Haga clic con el botón secundario en el objeto de directiva que desea y haga clic en Editar. Se abrirá la ventana del Editor de administración de directivas de grupo.

  4. En la vista de árbol, expanda Configuración de usuario, Plantillas administrativas, Microsoft Outlook 2013 y Configuración de cuenta; luego, haga clic en Exchange.

  5. Haga doble clic en No crear nuevo archivo OST al actualizar para abrirla.

  6. Haga clic en Habilitado para habilitar la configuración de directiva y luego haga clic en Aceptar.

Consulte también

Planear una implementación del modo caché de Exchange en Outlook 2013
Novedades en Outlook 2013