Instalación y configuración del complemento Project 2007 para Outlook
Actualizado: octubre de 2010
Última modificación del tema: 2010-10-25
Los usuarios pueden seleccionar el vínculo Configurar Sincronizar con Outlook en el menú Acciones de la página Mis tareas para proporcionar un archivo ejecutable que se pueda descargar para instalar el complemento de Microsoft Office Project 2007 para Outlook. El permiso global Descargar complemento de Outlook de Project Web Access está habilitado de manera predeterminada para todos los usuarios. El complemento está disponible en el menú para todos los usuarios, a menos que el permiso esté denegado expresamente.
Requisitos
El complemento de Project 2007 para Outlook requiere lo siguiente:
Cuenta de Project Web Access válida
Office Outlook 2003 u Microsoft Office Outlook 2007
.gif "Important") Importante: |
|---|
| El complemento de Project 2007 para Outlook no es compatible con Microsoft Outlook 2010. |
Instalación del complemento para Outlook
Los usuarios pueden hacer clic en Descargar ahora y elegir Ejecutar para instalar inmediatamente el complemento para Outlook o hacer clic en Guardar para guardar el archivo (PsOlkAddin.exe) localmente para instalarlo más adelante. El Asistente para la instalación guía al usuario por el proceso de instalación del complemento.
En el siguiente inicio de Outlook, se configuran los siguientes componentes para completar la instalación:
Importar nuevas asignaciones y Actualizar Project Web Access se agregan en la barra de herramientas de Outlook.
Los usuarios seleccionan el menú Herramientas y hacen clic en Project Web Access para ver los elementos de configuración del complemento para Outlook.
La cuenta de Project Web Access y la dirección URL que se usan para conectarse y descargar el complemento en el menú Acciones se configuran automáticamente en Microsoft Outlook durante el inicio de Outlook.
Configuración del complemento para Outlook
Una vez instalados los componentes en Outlook, los usuarios pueden configurar el complemento a través de la página de propiedades de Project Web Access que se agrega a Microsoft Outlook. Para ir a la página de propiedades de Project Web Access, deben realizarse los siguientes pasos:
Inicie Microsoft Outlook.
En el menú Herramientas, seleccione Opciones.
Haga clic en la ficha Project Web Access.
La ficha Project Web Access contiene las secciones siguientes:
Integrar con
Importación de asignaciones
Actualización de asignaciones
Opciones avanzadas
Integrar con
En Microsoft Office Project Server 2003, al importar las asignaciones se agregaba la opción Integrar con al Calendario de Outlook y se generaban los avisos. Para Microsoft Office Project Server 2007, la opción Integrar con de la página de propiedades de Project Web Access sirve para integrarse con Tareas de Outlook o Calendario de Outlook. Tareas de Outlook está habilitada para la opción Integrar con de manera predeterminada. Ambas opciones ofrecen a los usuarios capacidades de administración de tiempo con el uso de características de Outlook para administrar su trabajo y su programación.
Tareas de Outlook
Los usuarios pueden seleccionar Tareas de Outlook en la sección Integrar con de la página de propiedades de Project Web Access para colocar las asignaciones importadas junto a tareas que se crearon originalmente en Outlook.
Los usuarios pueden beneficiarse de las siguientes ventajas de Tareas de Outlook.
Ver una lista de las asignaciones por día, semana o mes.
Supervisar varias asignaciones.
Usar la característica de indicador para mostrar que una tarea está completa o como aviso para trabajar en la tarea en una fecha específica.
Informe del progreso y el nivel de uso.
Calendario de Outlook
La segunda opción en la sección Integrar con de la página de propiedades de Project Web Access sirve para integrarse con el Calendario de Outlook. Los usuarios pueden agregar asignaciones importadas al calendario y notificar el progreso y el uso.
Los usuarios pueden beneficiarse de las siguientes ventajas de Calendario de Outlook.
Ver las asignaciones con otras citas para el día, semana o mes.
Ver las horas específicas en las que no hay programadas otras citas. Los usuarios pueden reservar la franja de tiempo abierta en la programación para concentrarse en la asignación.
Configurar avisos para enviar una notificación cuando se inician o han vencido.
Informe del progreso y el nivel de uso.
Importación de asignaciones
Los usuarios pueden determinar el criterio de una importación para administrar el Intervalo de fechas y si las asignaciones se reciben de forma manual o automática. Las opciones de configuración siguientes están disponibles en la sección Importación de asignaciones de la página de propiedades de Project Web Access.
Intervalo de fechas. Permite a los usuarios especificar el intervalo de fechas para las asignaciones que se importan. Cuando se selecciona la opción Intervalo de fechas de Project Web Access, todas las asignaciones para el usuario se agregan a las Tareas de Outlook o al Calendario de Outlook. La opción Intervalo de fechas permite a los usuarios seleccionar las asignaciones que van a vencer dentro de un determinado número de días, semanas o meses.
Importar desde Project Web Access a Outlook. Los usuarios especifican si la importación es Manual o Automática.
La opción Sólo manualmente está seleccionada de manera predeterminada.
Las opciones Cada (X) para un período de tiempo especificado (días, semanas o meses) y Próxima actualización especifican la importación automática de asignaciones de tarea desde Project Web Access en Outlook.
Pedir confirmación antes de importar. Se habilita de manera predeterminada cuando los usuarios hacen clic en Importar nuevas asignaciones. Una confirmación muestra las asignaciones que se agregarán.
Actualización de asignaciones
Después de indicar el progreso y el uso para una asignación importada en Outlook, el uso debe actualizarse en la página Mis tareas y Mis partes de horas de Project Web Access. Existen dos métodos para actualizar las horas indicadas manualmente.
En el detalle de asignación de Outlook, los usuarios hacen clic en Guardar en Project Web Access para actualizar la asignación individual.
En la barra de herramientas de Outlook, los usuarios hacen clic en Guardar en Project Server para actualizar todas las asignaciones en las que se detecta un cambio.
Los usuarios configuran el proceso para actualizar automáticamente todo el uso en la sección Actualización de asignaciones.
El proceso de actualización puede ser manual o automático. Los usuarios especifican un período de tiempo, cada hora, diariamente, semanalmente, mensualmente o una fecha específica. De forma predeterminada, la actualización se establece en manual. El usuario se encarga de hacer clic en Guardar en Project Server.
Actualizar desde Outlook a Project Web Access especifica si la importación es Manual o Automática.
La opción Sólo manualmente está seleccionada de manera predeterminada.
Las opciones Cada (X) para un período de tiempo específico (días, semanas o meses) y Próxima actualización especifican la importación automática de asignaciones de tarea desde Project Web Access en Outlook.
Una opción para Pedir confirmación antes de actualizar también está habilitada de forma predeterminada. Esta opción proporciona una vista previa antes de que el usuario continúe con la actualización de Project Web Access. Al automatizar la actualización con una frecuencia especificada, también se envía una confirmación después de completarse la actualización. Se enviará un mensaje de correo electrónico. El usuario puede elegir no recibir la confirmación si deshabilita esta opción.
Opciones avanzadas
Cuando el complemento para Outlook se descarga y se instala, la información de inicio de sesión se configura automáticamente con la cuenta de usuario que se usó para iniciar sesión en Project Web Access para obtener el archivo ejecutable. El integrante del grupo puede hacer clic en el botón Escribir información de inicio de sesión en Opciones avanzadas para cambiar la información de inicio de sesión a otra cuenta o a otra dirección URL de Project Server distinta de la original.
Opciones avanzadas también incluye los siguientes valores de configuración.
Mostrar disponibilidad para cita de asignación como. Cuando los usuarios establecen su disponibilidad de asignación, se muestra el tiempo que se asigna a la asignación con el siguiente estado seleccionado cuando se programan las reuniones:
Disponible
Provisional
Ocupado
Fuera de la oficina
Al importar desde Project Web Access a Outlook. Esta sección controla cómo se muestran los avisos de las asignaciones en Outlook. Se pueden seleccionar tres opciones:
Seguir la configuración predeterminada de Outlook para avisos
No crear avisos nunca
Crear avisos siempre
Descarga de este libro
Este tema se incluye en el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
Vea la lista completa de libros disponibles en la sección de libros descargables para Office Project Server 2007.