Especificación de trabajo y operación de guardar en Project Web Access
Actualizado: febrero de 2009
Última modificación del tema: 2009-01-29
Las organizaciones tienen su propio conjunto de requisitos y procesos para realizar un seguimiento del tiempo en la página Mis tareas, en los partes de horas y en el complemento de Microsoft Office Project 2007 para Outlook.
Los integrantes del grupo pueden especificar el tiempo después de configurar el complemento para Outlook y de importar las asignaciones. Se puede obtener acceso a las asignaciones en Tareas de Outlook o Calendario de Outlook.
Una vez abierta la asignación, se puede ver una descripción detallada de la programación con los siguientes campos:
Nombre de tarea
Nombre del proyecto
Jerarquía de tareas
La descripción de la sección de detalles de la tarea es estándar cuando las asignaciones importadas se abren en Outlook. Sin embargo, la configuración de Administración de horas y tareas de Project Web Access (PWA) afecta el modo en que se visualizan las asignaciones en Outlook, y se especifica y guarda el trabajo en PWA. Esta configuración afecta particularmente a las opciones siguientes:
Administración de tareas
Parte de horas
Horas de trabajo realizado por día o por semana
Administración de tareas
La opción Administración de tareas equivale a la página Mis tareas de Project Web Access, donde los usuarios especifican el progreso de sus asignaciones. La tarea se puede enviar al jefe de proyecto para realizar una Actualización de tareas, que se refleja en el plan del proyecto.
Si se selecciona el método de seguimiento Porcentaje completado del trabajo o Trabajo real realizado y trabajo restante en el complemento para Outlook, se podrán ver las fichas Administración de tareas y Parte de horas.
Método Porcentaje completado del trabajo
Los campos que componen este método de seguimiento son Estado de tarea, Porcentaje completado del trabajo, Trabajo restante, Trabajo total y Trabajo real. El usuario indica el porcentaje de trabajo que se ha completado.
En una tarea de cinco días (Trabajo total = 5 d), si se ha trabajado la mitad de la asignación y se especifica el 50% de la misma, se vuelve a calcular automáticamente el valor de Trabajo restante como 2,5 d.
Método Trabajo real realizado y trabajo restante
Los campos que componen este método de seguimiento son Estado de tarea, Trabajo real, Trabajo restante, Trabajo total y Porcentaje completado del trabajo. La cantidad de trabajo de la asignación se especifica en el campo Trabajo real. El trabajo restante se vuelve a calcular pero se puede modificar.
En una tarea de 2 días (Trabajo total = 2 d), si se ha realizado 1 día de trabajo y se especifica en el campo Trabajo real, se vuelve a calcular automáticamente el valor de Trabajo restante a 1 día y el Porcentaje completado del trabajo es el 50%.
Horas de trabajo realizadas por período
Horas de trabajo realizado por día o por semana es la tercera opción del complemento para Outlook para realizar el seguimiento del progreso de las asignaciones de tareas y del uso del tiempo administrativo. Se puede elegir este método de seguimiento y cualquiera de las opciones de Visualización de Outlook en Configuración y valores predeterminados del parte de horas para combinar en una sola opción la administración de tareas y los partes de horas en el complemento para Outlook.
Los campos que componen este método de seguimiento son Estado, Porcentaje completado del trabajo, Trabajo restante y Trabajo total. La cantidad de trabajo en horas se especifica en el período de tiempo adecuado. Los demás campos se pueden modificar.
Las siguientes opciones también están disponibles cuando se usa la opción Horas de trabajo realizado por día o por semana:
Copiar desde planeado. Si el trabajo se completa de acuerdo con la programación del plan de proyecto, se puede seleccionar esta opción para rellenar las fechas. Como resultado, los usuarios tienen que especificar menos datos manualmente.
Guardar en Project Web Access. El tiempo especificado en Project Web Access se puede confirmar de las siguientes maneras:
Realizar una actualización masiva después de especificar, guardar y cerrar el progreso en Outlook. Para ello, se hace clic en Actualizar en Project Web Access en la barra de herramientas de Outlook. Las asignaciones que contienen cambios no confirmados de Project Web Access se actualizan en la barra de herramientas de Outlook.
Para especificar el tiempo de una asignación individual, se hace clic en Guardar en Project Web Access.
Y enviar a jefe de proyecto. Cuando se guarda una actualización de tareas, el usuario puede especificar que la entrada se envíe automáticamente al jefe de proyecto. Para ello, se selecciona la opción Y enviar a jefe de proyecto . La opción está habilitada de manera predeterminada. Si está deshabilitada, es responsabilidad del integrante del grupo enviar una actualización al jefe de proyecto mediante la página Mis tareas.
Este cuadro de diálogo también contiene las siguientes opciones:
Opciones. Se abre la página Opciones de Outlook.
Ir a área de trabajo de Project. Se abre el sitio WSS del área de trabajo de Project con vínculos a documentos, problemas y riesgos.
Ir a parte de horas web.
Ir a Mi trabajo. Se puede tener acceso a la asignación en PWA para su revisión antes de que el usuario especifique el progreso o después de que se comprometa con una tarea. Al hacer clic en Ir a Mi trabajo se obtiene acceso a la asignación. Una ventana de Internet Explorer se conecta a la dirección URL de Project Server especificada en las propiedades del complemento de PWA para Outlook.
Ayuda. Ayuda de Outlook.
Parte de horas
La nueva característica Parte de horas de PWA permite a los usuarios realizar un seguimiento de su trabajo durante un período de tiempo. La misma característica está disponible en el complemento para Outlook para registrar en las asignaciones las horas de trabajo que no son del proyecto. En la ficha Parte de horas del complemento para Outlook se especifica el trabajo en horas. En función de los criterios de Visualización de Outlook indicados en Configuración y valores predeterminados del parte de horas, en PWA, una organización puede determinar que los usuarios especifiquen el tiempo de las siguientes maneras:
Horas reales y horas programadas
Horas reales, extras y programadas
Horas facturables, no facturables, extras y programadas. Están habilitadas de manera predeterminada.
Las horas que se especifican en Outlook para las asignaciones de tareas, el Tiempo administrativo (laborable o no) y los Elementos de línea nuevos del parte de horas de PWA equivalen al uso total en el período designado. No se pueden crear Elementos de línea nuevos en el complemento para Outlook.
Parte de horas frente a Administración de tareas
El tiempo que se especifica en Administración de tareas registra el trabajo en horas realizado para las asignaciones de tareas. Las horas especificadas en el parte de horas pueden incluir Tiempo administrativo que contribuirá al uso general del recurso en un período de tiempo determinado. Una organización también podría considerar otras opciones para ayudar a los integrantes del grupo a actualizar su parte de horas de PWA.
Solamente entrada de tiempo por parte de horas
Es posible que las horas que se especifican en Administración de tareas y en el parte de horas para una misma asignación de tarea no coincidan. Por ejemplo, durante una asignación, un integrante del grupo especifica ocho horas en el parte de horas y seis horas en Administración de tareas. Las ocho horas incluyen las seis horas necesarias para completar el trabajo y dos horas de trabajo previo, organización y deliberación.
La opción Solamente entrada de tiempo por parte de horas de Configuración y presentación de tarea garantiza que los usuarios siempre notificarán las horas del parte de horas como progreso de la tarea. Cuando esta opción está habilitada, los usuarios se sincronizan para actualizar las tareas.
Importar parte de horas de PWA
Las horas especificadas en el parte de horas para las asignaciones de tarea de Outlook no se actualizan automáticamente en el plan del proyecto. Después de que un usuario guarde o actualice las modificaciones de una asignación de tarea en el parte de horas de PWA desde Outlook, es necesario importar el parte de horas a la página Mis tareas y enviarlo al jefe de proyecto para actualizar las tareas.
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