Configuración de aprobación del parte de horas
Actualizado: diciembre de 2009
Última modificación del tema: 2009-12-03
Los jefes de proyectos y los administradores de recursos se pueden designar como administradores de partes de horas. Una persona dedicada también puede realizar esta función. Puede haber varios administradores de partes de horas jerárquicos o una sola jerarquía por cada instancia de Project Server. La decisión depende de los criterios establecidos por la organización.
Por ejemplo, un departamento de TI se compone de dos divisiones: administración de TI y programación de TI. Hay áreas individuales de experiencia y responsabilidades en cada división. Por ejemplo, la jefa del departamento es la directora, Eva Corets. Peter J. Krebbs administra el área de administración y Brad Sutton es su homólogo en programación y desarrollo. Peter y Brad están a las órdenes de Brian. Hay 30 personas en los equipos que cumplen diversas funciones. Peter y Brad han sido designados administradores de los partes de horas de cada uno de sus equipos. Eva aprueba los partes de horas que envían Peter y Brad. La mayoría de las aprobaciones las realizan Peter y Brad, según las directrices establecidas por la organización.
Una vez planeado el proceso de aprobación de los partes de horas y el tiempo administrativo, se definen los permisos de seguridad para los usuarios que sean administradores del parte de horas. A cada usuario se le aplica una designación del administrador del parte de horas.
Administrador del parte de horas
En Fondo de recursos de empresa, Centro de recursos o Administrar usuarios, se designa un administrador del parte de horas. Fondo de recursos de empresa y Centro de recursos son opciones en las que los usuarios pueden ver una lista de todos los usuarios de Project Web Access (PWA).
Administrar usuarios muestra las cuentas que inician sesión en Project Web Access. Se trata además de la ubicación en la que el administrador tiene la opción de editar de forma masiva los recursos, lo que aumenta la eficacia de la entrada de datos. El administrador del parte de horas se especifica en la sección Atributos de asignación de las propiedades de usuario para cada recurso.
Otra forma de designar un administrador del parte de horas consiste en hacer clic en Examinar para seleccionar en una lista los usuarios de Project Web Access que tienen el permiso global Aceptar partes de horas. Una vez que se ha configurado el administrador del parte de horas de un usuario en Atributos de asignación, se muestra una lista de administradores de partes de horas para cada usuario en el Centro de recursos o en el Fondo de recursos de empresa.
Si aparece la propia cuenta de una persona como administrador del parte de horas, las categorías de tiempo administrativo que necesitan aprobación son aprobadas automáticamente, al igual que el parte de horas en general. El estado Aprobado se designa en la lista de partes de horas del usuario con un Comentario de transacción de Aprobación automática generada por el sistema.
El campo Administrador del parte de horas también puede dejarse en blanco. En este caso, el administrador del parte de horas debe especificarse siempre que se envía un parte de horas.
Los partes de horas requieren un aprobador si la opción Enrutamiento de aprobación fijo está habilitada en Configuración y valores predeterminados del parte de horas. El parte de horas se envía automáticamente al administrador del parte de horas designado para la aprobación cuando el usuario hace clic en Guardar y enviar y Aceptar en el cuadro de diálogo Comentarios.
Permisos globales
Los usuarios que dispongan de permisos de administrador para PWA automáticamente tienen permisos para revisar y aprobar partes de horas. Los usuarios que son responsables de revisar y aprobar partes de horas requieren un permiso global mínimo de Aprobar partes de horas.
Los siguientes permisos se deben tener en cuenta para el procesamiento de solicitudes de partes de horas para poder configurar los permisos para aprobar las solicitudes de tiempo administrativo de los administradores de partes de horas:
Ver aprobaciones
Aceptar partes de horas
Aprobar partes de horas
Ver parte de horas suplente
Enrutamiento de aprobación fijo
Existe una opción para el Enrutamiento de aprobación fijo en Configuración y valores predeterminados del parte de horas. Si esta opción está habilitada, al integrante del grupo no se le permite cambiar el siguiente aprobador durante el envío del parte de horas inicial.
Varios aprobadores
Es posible crear una jerarquía en el proceso de aprobación después de especificar los administradores de partes de horas. Un integrante del grupo puede enviar el parte de horas a su administrador de partes de horas. El administrador de partes de horas del primer nivel puede solicitar la aprobación de su administrador de partes de horas y así sucesivamente hasta que se tenga un aprobador final y el estado de los partes de horas muestre Aprobado.
Si el administrador del parte de horas de un usuario no está disponible o el parte de horas requiere la aprobación de un administrador dos niveles superior, el parte de horas puede enviarse a otro aprobador para su revisión. En cada nivel aparece una opción para Establecer siguiente aprobador. Los administradores de los partes de horas que tienen concedidos permisos para revisar, aprobar y aceptar partes de horas se muestran cuando el usuario hace clic en Examinar para seleccionar el siguiente aprobador. Esto ofrece a los usuarios la posibilidad de seleccionar un aprobador temporal o de omitir el aprobador predeterminado (cualquiera de los procesos admitidos por la organización).
El integrante del grupo no tiene la opción Establecer siguiente aprobador si está habilitada la opción para Enrutamiento de aprobación fijo. Los administradores de partes de horas posteriores en la jerarquía tienen la opción Establecer siguiente aprobador. La organización debe tener en cuenta esta situación cuando tome una decisión con respecto al uso de Enrutamiento de aprobación fijo.
Estado del parte de horas
Con la posibilidad de varios aprobadores, el campo Estado del parte de horas identifica una fase de los partes de horas durante el proceso de aprobación.
Los usuarios pueden ver partes de horas en la lista de partes de horas que tengan el estado En curso, Rechazado, Enviado, Aceptable y Aprobado. Los administradores de partes de horas ven el campo de estado en la página Aprobaciones/Partes de horas con estos posibles valores: Rechazado, Enviado, Aprobado, Aceptable y Error.
Se encuentran disponibles las siguientes definiciones de estado:
En curso. El parte de horas lo crea el integrante del grupo. Los datos pueden guardarse. No se envía nada.
Rechazado. El parte de horas lo rechaza un administrador del parte de horas.
Enviado. El parte de horas se envía al administrador del parte de horas del primer nivel para su revisión.
Aceptable. El parte de horas lo acepta un administrador del parte de horas y se envía al siguiente aprobador.
Aprobado. El parte de horas lo aprueba un administrador del parte de horas en cualquier nivel
Error. Se produce un error al procesar el parte de horas.
El estado Enviado y el estado Aceptable indican que el parte de horas sigue estando en una fase de transición. El estado Aprobado indica que el proceso de aprobación es final.
Descarga de este libro
Este tema se incluye en el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
Vea la lista completa de libros disponibles en la sección de libros descargables para Office Project Server 2007.