Creación de bibliotecas de documentos para conservar registros
Las bibliotecas de documentos proporcionan almacenamiento para los registros en el sitio del centro de registros. El método recomendado para crear bibliotecas de documentos para la retención de registros consiste en crear una biblioteca de documentos para cada tipo de registro en el plan de archivos. Los usuarios envían los registros al centro de registros mediante un elemento del menú Enviar a. Los archivos se distribuirán automáticamente a las bibliotecas de documentos correspondientes en función de los valores de configuración establecidos en la lista de distribución de registros. Para obtener más información acerca de la lista de distribución de registros, vea Configuración de la lista de distribución de registros.
Nota
Para aumentar el rendimiento al usar la distribución, las carpetas se crean automáticamente dentro de una biblioteca de documentos para la retención de registros cuando el número de registros de una biblioteca supera los 2000 registros.
No es necesario habilitar el control de versiones al crear bibliotecas de documentos para retener los registros. El enrutador de registros crea automáticamente nuevas versiones de los registros cuando se envían. Un identificador generado aleatoriamente se anexa al nombre del registro para distinguir las distintas versiones. Sin embargo, se puede habilitar el control de versiones si un usuario tiene permisos para editar elementos en el centro de registros. Cuando está habilitado el control de versiones, se conserva el historial completo de versiones.
Para crear una biblioteca de documentos para retener registros, realice los procedimientos siguientes en el orden en que aparecen:
Importante
La pertenencia al grupo Propietarios de registros del sitio del centro de registros es el requisito mínimo para completar este procedimiento.
Para crear una biblioteca de documentos para registros
En el sitio de nivel superior del centro de registros, en el menú Acciones del sitio, haga clic en Crear.
En la columna Bibliotecas, haga clic en Biblioteca de documentos.
En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la biblioteca. El nombre es obligatorio.
El nombre aparece en la parte superior de la página de la biblioteca, pasa a formar parte de la dirección de la página de la biblioteca y aparece en elementos de navegación que ayudan a los usuarios a buscar y abrir la biblioteca. Además, puede usar el nombre de la biblioteca para asociar la biblioteca con un tipo de registro enviado al sitio del centro de registros.
En el cuadro Descripción, escriba la descripción del propósito de la biblioteca. La descripción es opcional.
Para agregar un vínculo a esta biblioteca en Inicio rápido, compruebe que Sí esté seleccionado en la sección Navegación.
Para crear una versión cada vez que se proteja un archivo en la biblioteca, en la sección Historial de versiones de documentos, haga clic en Sí para crear una versión cada vez que se proteja un archivo en la biblioteca.
Importante
Para proteger los registros, configure siempre bibliotecas de documentos en el sitio del centro de registros para que se cree una versión cada vez que se proteja un archivo. De esta forma, se evita la sobrescritura del registro original al modificar y proteger un registro. Para garantizar que no se eliminen las versiones anteriores de un documento (incluida la versión original de un registro), asegúrese de que nadie que pueda usar la biblioteca de documentos tenga el permiso Eliminar versiones.
Pase por alto el cuadro Plantilla de documento. Los registros de una biblioteca de documentos se agregan a la biblioteca mediante la lista de distribución de registros del sitio.
Haga clic en Crear.
Desde cualquier vista de la biblioteca de documentos, en el menú Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca de documentos.
En la sección Tipos de contenido de la página Personalizar, haga clic en Agregar a partir de tipos de contenido de sitio.
Si la lista o la biblioteca no están configuradas para permitir varios tipos de contenido, la sección Tipos de contenido no aparece en la página Personalizar de la lista o la biblioteca. En este caso, realice los siguientes pasos:
En la columna Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.
En la sección Tipos de contenido de la página Configuración avanzada de biblioteca de documentos, seleccione Sí para permitir la administración de tipos de contenido.
Haga clic en Aceptar.
En la sección Seleccionar tipos de contenido de la página Agregar tipos de contenido, en la lista Seleccionar tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del grupo de tipos de contenido de sitio en el que desee realizar la selección.
En la lista Tipos de contenido de sitio disponibles, haga clic en el tipo de contenido que desee y, a continuación, haga clic en Agregar para mover el tipo de contenido seleccionado a la lista Tipos de contenido que agregar.
Cuando haya terminado de seleccionar el tipo de contenido que desee agregar, haga clic en Aceptar.
En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca de documentos.
En la columna Permisos y administración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.
En la sección Especificar directiva, seleccione una de las siguientes opciones:
Ninguna: es el valor predeterminado.
Definir una directiva: si se selecciona, puede crear o modificar una directiva de administración de información. Para obtener más información acerca de cómo crear una directiva de administración de información, vea Adición de una directiva de administración de información a un tipo de contenido.
Utilizar una directiva de colección de sitios: si se selecciona, puede realizar una selección en una lista de directivas de administración de información predefinidas.
Haga clic en Aceptar.
Para asociar un tipo de contenido de registro con una biblioteca de documentos
En la página principal del centro de registros, en Inicio rápido, haga clic en Distribución de registros.
En la página Distribución de registros, en el menú Nuevo, seleccione Nuevo elemento.
En la página Distribución de registros: Nuevo elemento, escriba un título para el tipo de contenido de registro en el cuadro Título. Este valor es obligatorio.
Importante
El título del tipo de contenido de registro representa el nombre del tipo de contenido que se distribuirá. Este nombre debe corresponderse con un tipo de contenido de documento existente.
Además, puede escribir una descripción para el tipo de contenido de registro en el cuadro Descripción.
En el cuadro Ubicación , escriba el nombre de la biblioteca de documentos donde se deben almacenar los registros que coincidan con este elemento de distribución de registros.
Nota
No se pueden eliminar las bibliotecas de documentos usadas para almacenar registros enviados.
Además, puede escribir una lista de nombres alternativos delimitada por "/" que representen la entrada de distribución de registros en el cuadro Alias.
Para distribuir cualquier elemento distribuido al centro de registros que no contenga un tipo de contenido para esta biblioteca de documentos, puede seleccionar el cuadro Predeterminado .
Haga clic en Aceptar.
Vea también
Conceptos
Administración de registros
Creación de un sitio del centro de registros
Configuración de flujos de trabajo para administrar registros
Creación de directivas de administración de información para registros
Creación de tipos de contenido para registros
Administración de permisos del centro de registros
Configuración de la lista de distribución de registros