Flujo de trabajo y Office SharePoint Server 2007
2007 Office System incluye nuevas versiones de aplicaciones de escritorio de Office, incluidas Word, Excel, Outlook y PowerPoint. También incluye un conjunto de servidores con licencia independiente que abarcan diversas áreas. El elemento de este conjunto más relevante para el flujo de trabajo es Office SharePoint Server 2007.
Office SharePoint Server reemplaza productos anteriores de Microsoft, incluidos SharePoint Portal Server y Content Management Server, para proporcionar una gama de funciones de administración de contenido empresarial. Entre ellas se incluyen varias mejoras a la funcionalidad de flujo de trabajo integrada en Windows SharePoint Services. Al igual que en Windows SharePoint Services, todas ellas dependen de Windows Workflow Foundation.
Combinación de Windows Workflow Foundation, Windows SharePoint Services y Office SharePoint Server
Las mejoras relacionadas con el flujo de trabajo que Office SharePoint Server proporciona a Windows SharePoint Services se pueden agrupar en tres áreas: compatibilidad con clientes de Office 2007, capacidad de los flujos de trabajo para usar formularios creados con InfoPath y flujos de trabajo predefinidos. En esta sección, se analiza cada una de estas tres áreas.
Los flujos de trabajo creados sólo mediante Windows SharePoint Services deben usar formularios ASPX. Por lo tanto, la única forma de interactuar con estos flujos de trabajo es mediante un explorador web. Sin embargo, las aplicaciones de escritorio de Office se usan ampliamente, y muchos de los flujos de trabajo de Windows SharePoint Services harán referencia a los documentos creados con estas aplicaciones. ¿Por qué no permitir entonces a los usuarios que interactúen con estos flujos de trabajo directamente desde Word, Excel, Outlook y otras aplicaciones de Office?
Office SharePoint Server proporciona esta posibilidad. En lugar de basarse en un explorador para comunicarse con los usuarios, un flujo de trabajo de Windows SharePoint Services que se ejecuta en un equipo con Office SharePoint Server instalado puede mostrar sus formularios directamente en las aplicaciones de Office 2007. Para muchos flujos de trabajo, esto permitirá una interacción más natural con los usuarios. Por ejemplo, es posible sincronizar una lista de tareas de Windows SharePoint Services con la lista de tareas que mantiene Outlook 2007, lo que proporciona al usuario una única lista de tareas pendientes. Además, las tareas pueden representarse en documentos de Word 2007, mensajes de correo electrónico de Outlook 2007 y otros medios, lo que permite a los usuarios agregar información a un flujo de trabajo en ejecución directamente desde las aplicaciones de Office.
Para mostrar formularios directamente en las aplicaciones de Office, se necesita un modo de definir los formularios. Las páginas ASPX que usan los flujos de trabajo estándar de Windows SharePoint Services ya no serán suficientes. Para responder a esta necesidad, Office SharePoint Server permite a los autores de flujos de trabajo definir formularios con InfoPath 2007. Para la mayoría de las personas, estos formularios son más fáciles de crear que las páginas ASPX, y también pueden proporcionar otras funciones, como la validación integrada. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los formularios basados en InfoPath que se usan con un flujo de trabajo (denominados en este documento formularios de flujo de trabajo de InfoPath), proporcionan únicamente un subconjunto de las funciones que ofrecen los formularios estándar de InfoPath. Por ejemplo, gran parte del modelo de objetos de InfoPath no está disponible, ya que el enfoque está totalmente centrado en la creación y el uso de formularios como parte de los flujos de trabajo.
Permitir que los autores de flujos de trabajo interactúen directamente con aplicaciones de Office a través de formularios de flujo de trabajo de InfoPath ciertamente es de gran utilidad. Sin embargo, todo lo que se ha descrito hasta ahora en este documento está dirigido a los desarrolladores, y esta información no resulta directamente útil para los trabajadores de la información. Office SharePoint Server cambia esta situación al incluir un grupo de flujos de trabajo predefinidos. Todos estos flujos de trabajo han sido diseñados para ser usados directamente por los trabajadores de la información, y pueden personalizarse para cumplir diversos requisitos. Los flujos de trabajo predefinidos que proporciona Office SharePoint Server incluyen las características siguientes:
Aprobación: distribuye un documento para su aprobación. El iniciador de flujos de trabajo especifica una lista de aprobadores, cada uno de los cuales puede aprobar o rechazar el documento, reasignar la tarea de aprobación o solicitar cambios en el documento. El escenario de flujo de trabajo de ejemplo descrito anteriormente para Windows SharePoint Services es, en efecto, este flujo de trabajo de aprobación predefinido. (Es importante advertir que, mientras el escenario anterior muestra sólo aspectos de Windows SharePoint Services, la ejecución de este flujo de trabajo de aprobación predefinido realmente requiere Office SharePoint Server. Sin embargo, un desarrollador podría crear un flujo de trabajo con un comportamiento exactamente igual al del escenario anterior usando sólo Windows SharePoint Services).
Recopilar comentarios: distribuye un documento para revisión, de manera similar al flujo de trabajo de aprobación. Los participantes pueden proporcionar comentarios, que se compilan y envían al propietario del documento cuando el flujo de trabajo ha finalizado. A diferencia de la aprobación, que de forma predeterminada asigna tareas a los participantes secuencialmente, este flujo de trabajo predefinido realiza de forma predeterminada la asignación de tareas en paralelo, lo que permite que los comentarios se devuelvan en cualquier orden.
Recopilar firmas: distribuye un documento de Office para reunir las firmas requeridas. Este flujo de trabajo se puede iniciar únicamente desde un cliente de Office.
Aprobación de disposición: ayuda a administrar la retención de documentos al permitir que los participantes decidan si desean conservar o eliminar documentos expirados.
Flujo de trabajo de administración de traducción: ayuda a administrar el proceso de traducción de documentos. Este flujo de trabajo se puede usar para asignar tareas de traducción específicas a los traductores participantes y, a continuación, realizar un seguimiento del progreso de dichas tareas. También se pueden asignar nuevas tareas de traducción cuando cambia un documento de origen.
Aprobación de grupo: implementa un proceso de aprobación orientado al grupo. Este flujo de trabajo está disponible sólo en las versiones del este asiático de Office SharePoint Server.
Todos estos flujos de trabajo predefinidos usan formularios de flujo de trabajo de InfoPath y, por lo tanto, permiten el acceso directo desde las aplicaciones de Office 2007.
Office SharePoint Server también proporciona otros servicios relacionados con flujos de trabajo, que incluyen la capacidad de crear informes sobre el historial del flujo de trabajo directamente en Excel y la compatibilidad con la realización de tareas en masa, lo que permite a los usuarios aprobar varias tareas pendientes a la vez. El producto proporciona una amplia gama de otras funciones, como la búsqueda mejorada, la capacidad de cargar, calcular y representar hojas de cálculo de Excel en el servidor, y muchas más. Este amplio conjunto de funcionalidad se proporciona en dos versiones: una edición base y una edición empresarial. La edición base del producto incluye los flujos de trabajo predefinidos descritos anteriormente, pero no proporciona compatibilidad con los formularios de flujo de trabajo de InfoPath, sino que los usuarios deben interactuar con estos flujos de trabajo mediante un explorador web. La edición empresarial admite toda la funcionalidad descrita en esta sección, incluso el uso de formularios de flujo de trabajo de InfoPath.
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