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Planeación del proceso para la creación de sitios (Windows SharePoint Services)

  • Artículo

En este artículo:

  • Determinación de quién puede crear sitios y del método para la creación de sitios

  • Planeación de la administración de sitios sin intervención del administrador

  • Planeación de los procesos de creación de sitios personalizados

  • Hoja de trabajo

Algunas organizaciones tienen que mantener un gran control sobre quién puede crear sitios, o cuándo se crean los sitios. Otras organizaciones pueden permitir a los usuarios más acceso y libertad para crear sitios cuando sea necesario. Este artículo ayuda a determinar qué tipo de proceso de creación de sitios se adapta mejor a su organización y el método que se debe usar para implementar ese proceso.

Determinación de quién puede crear sitios y del método para la creación de sitios

De manera predeterminada, las nuevas colecciones de sitios (y, por lo tanto, los nuevos sitios web de nivel superior) sólo se pueden crear mediante Administración central, lo que significa que sólo las pueden crear los miembros del grupo de Administradores de granjas de servidores. Es probable que esta conducta se adapte a su organización si desea mantener su entorno estrictamente controlado y administrado, con sólo algunas personas autorizadas a agregar sitios de nivel superior. Sin embargo, puede que el método predeterminado de creación de sitios de nivel superior no se adapte a su organización si tiene alguno de los siguientes requerimientos:

  • Desea que los usuarios puedan crear, de manera fácil, sitios de nivel superior informales y hasta descartables (por ejemplo, para proyectos de corto plazo).

  • Desea crear un espacio informal para la interacción de una comunidad, un grupo o un equipo.

  • Está hospedando sitios de nivel superior (de manera interna o externa) y desea que el proceso de solicitud y recepción de un sitio de nivel superior sea lo más rápido y barato posible.

Hay varias maneras de permitir a los usuarios crear sus propios sitios y, aún así, mantener algo de control sobre el entorno. Evalúe cuál de los siguientes métodos es el mejor para su organización.

  • Administración de sitios sin intervención del administrador   En Administración central, puede activar la administración de sitios sin intervención del administrador para permitir a los usuarios crear colecciones de sitios en la ruta /sitios (u otra ruta de acceso que se especifique) en una aplicación web en particular. Se puede sacar un mejor partido a este método cuando se desea permitir a grupos o comunidades crear sitios. Este método también funciona bien si hospeda sitios y desea permitir a los usuarios crear sitios sin tener que esperar un proceso complicado. La página de suscripción de la administración de sitios sin intervención del administrador se puede personalizar o reemplazar con una página que incluya toda la información que podría necesitar para realizar la integración con un sistema de facturación o para realizar un seguimiento de metadatos personalizados acerca del sitio en el momento de su creación. Este método no funciona bien cuando un gran número de usuarios necesita tener acceso a varios sitios. Dado que la Administración de sitios sin intervención del usuario crea colecciones de sitios que tienen permisos independientes, los usuarios deben agregarse de forma exclusiva a colecciones de sitios diferentes. Si, en su lugar, usa subsitios, los usuarios pueden heredar desde el sitio primario de la colección de sitios. Además, en el caso de Windows SharePoint Services 3.0, la búsqueda funciona dentro de una colección de sitios específica. Por lo tanto, si desea que los usuarios puedan buscar contenido en varios sitios, convierta los sitios en subsitios dentro de una colección de sitios.

  • Subsitios de sitios existentes   Permite a los usuarios únicamente crear subsitios de sitios existentes, en lugar de crear nuevas colecciones de sitios y sitios de nivel superior. Cualquier usuario que tenga nivel de permiso Control total o Administrador de jerarquía en un sitio existente puede crear subsitios. Este método es el más limitado, ya que aún se mantiene el control sobre la cantidad de colecciones de sitios. Debido a que los sitios son siempre subsitios de otros sitios, puede ser fácil organizarlos (si sólo hay unos pocos) o muy difícil organizarlos y navegarlos (por ejemplo, si todas las personas de su organización quieren tener subsitios y los crean en diferentes niveles de la jerarquía de la colección del sitio, es posible que ésta última se torne muy difícil de explorar en un breve tiempo).

    Nota

    Si no desea que los usuarios dispongan de esta función, puede quitar el derecho Crear subsitios de los niveles de permisos Control total y Administrador de jerarquía, ya sea para la colección de sitios o para las aplicaciones web.

    Nota

    Tenga en cuenta que ninguno de estos métodos puede controlar la cantidad de espacio ocupada por cada sitio en sus bases de datos de contenido. Para controlar los tamaños de los sitios, deberá usar cuotas y establecer un límite de tamaño para las colecciones de sitios. No se pueden establecer límites de tamaño individuales para los subsitios. Para obtener más información, vea Planeación del mantenimiento y la administración de sitios (Windows SharePoint Services).

Planeación de la administración de sitios sin intervención del administrador

La Administración de sitios sin intervención del administrador permite a los usuarios crear y administrar sus propios sitios web de nivel superior automáticamente. Al activarla para una aplicación web, los usuarios podrán crear sus propios sitios web de nivel superior en una ruta específica (de manera predeterminada, la ruta /sites). Cuando está activada, esta función se anuncia a sí misma con un mensaje agregado en el sitio de nivel superior situado en la ruta raíz de la aplicación web, por lo que cualquier usuario con permiso para ver ese anuncio puede seguir el vínculo.

Nota

Si desea usar una ruta distinta de /sites para la Administración de sitios sin intervención del administrador, deberá agregarla como una ruta de inclusión comodín. Para obtener más información, vea Determinación de las rutas de acceso de los sitios (Windows SharePoint Services).

Esta función puede, obviamente, afectar a la seguridad de su servidor web. De manera predeterminada, la Administración de sitios sin intervención del administrador está deshabilitada, por lo que deberá activar la característica para poder usarla. La Administración de sitios sin intervención del administrador se habilita para una sola aplicación web por vez. Si desea usarla en todas las aplicaciones web de la granja de servidores, deberá habilitarla de manera individual para cada aplicación web.

Si habilita la Administración de sitios sin intervención del administrador, deberá tener en cuenta lo siguiente:

  • Por lo general, debería necesitar un administrador secundario de colección de sitios. Las alertas administrativas, como las que se usan cuando se superan las cuotas o la comprobación de sitios web no usados son tareas que corresponden a los administradores principales y secundarios. El hecho de tener más de un contacto reduce la implicación del administrador con estos sitios, ya que el contacto secundario puede realizar las tareas requeridas aunque el contacto principal no esté disponible.

  • Defina una cuota de almacenamiento y establézcala como la cuota predeterminada para la aplicación web.

  • Revise la cantidad de sitios permitida por la base de datos de contenido. En combinación con las cuotas, lo ayudará a limitar el tamaño de las bases de datos del sistema.

  • Active las notificaciones de sitios web en desuso, para poder identificar los sitios olvidados o que ya no son de utilidad.

Debido a que la Administración de sitios sin intervención del administrador crea nuevos sitios web de nivel superior en una aplicación web existente, todos los nuevos sitios cumplen automáticamente con la configuración predeterminada de la aplicación web en lo relativo a cuotas, notificación de sitios web en desuso y otras políticas administrativas.

Acción de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creación de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73139&clcid=0xC0A) (en inglés) para registrar las decisiones sobre el uso de la administración de sitios sin intervención del administrador.

Planeación de los procesos de creación de sitios personalizados

Por supuesto, puede crear su propio proceso de creación de sitios mediante un formulario personalizado para solicitar a un sitio que se integre con un sistema de facturación back-end para cobrar una tarifa a una tarjeta de crédito de un cliente o a un centro de costo corporativo. Si tiene procesos o sistemas complicados que desea incluir como parte de la creación de sitios, deberá crear una aplicación personalizada que llame a la interfaz de creación del sitio y realice las tareas requeridas. Sin embargo, si sólo desea agregar algunos campos personalizados a la página de creación de sitios (por ejemplo, para determinar qué departamento de la empresa está solicitando un sitio en particular), deberá tener en cuenta la característica Administración de sitios sin intervención del administrador y personalizar la página de registro para que incluya la información que necesita. Puede personalizar la página scsignup.aspx en la definición del sitio para que incluya los metadatos que necesita sin tener que desarrollar una aplicación en su totalidad.

Acción de hoja de trabajo

Use la hoja de trabajo de creación de sitios (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73139&clcid=0xC0A) (en inglés) para planear el proceso de creación de sitios.

Para obtener más información acerca de la creación de aplicaciones personalizadas o la edición de páginas en una definición de sitio, vea el kit de desarrollos de software de Windows SharePoint Server V3 (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72207&clcid=0xC0A) (en inglés).

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para planear el proceso de creación de sitios: