Información general sobre la administración de activos digitales (SharePoint Server 2010)

 

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

En este artículo se describen activos digitales (también denominados medios enriquecidos) y se definen los principales términos relacionados con la administración de activos digitales de Microsoft SharePoint Server 2010. También se explican los distintos aspectos de la administración de activos digitales mediante la biblioteca de activos de SharePoint Server 2010, se describen los usuarios principales de una biblioteca de activos y se definen los escenarios más comunes donde se usa la biblioteca de activos de SharePoint Server 2010.

Para obtener más información acerca del modo de planear una solución para administrar activos digitales, vea Planeación de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010).

Un número cada vez mayor de empleados de oficina realizan a diario tareas que consisten en crear o reutilizar imágenes y otros recursos multimedia digitales enriquecidos. Sin embargo, a menudo no existe un repositorio común en el nivel de departamento o de empresa que esté optimizado para almacenar dichos recursos. Un repositorio común permite a los usuarios encontrar fácilmente los recursos multimedia digitales enriquecidos que otros han creado, para poder reutilizarlos. La biblioteca de activos de SharePoint Server 2010 permite ahorrar tiempo y otros recursos de una organización, ya que ofrece un repositorio especializado para almacenar y administrar activos digitales. Los usuarios ya no tienen que buscar activos en varias ubicaciones de la red ni volver a crear los activos de nuevo. Al usar un repositorio centralizado para administrar los activos digitales, la organización también ejerce un mayor control sobre el contenido confidencial relativo a la imagen corporativa, lo que permite asegurar que solo se ofrecerán los activos autorizados de productos a los usuarios adecuados.

En este artículo:

• Acerca de la administración de activos digitales

• Usuarios de una biblioteca de activos

• Administración de activos digitales en SharePoint Server 2010

• Escenarios de uso de la biblioteca de activos

Acerca de la administración de activos digitales

Un activo digital es un archivo de imagen, audio o vídeo, u otro fragmento de contenido enriquecido reutilizable que una organización usa en aplicaciones de toda la empresa. La biblioteca de activos de SharePoint Server 2010 permite a los usuarios crear, buscar y reutilizar fácilmente los activos digitales existentes en la organización.

En SharePoint Server 2010, se usa una biblioteca de activos para almacenar y compartir activos digitales con los usuarios. La biblioteca de activos es una plantilla de biblioteca de SharePoint Server 2010 que se personaliza para usar tipos de contenido diseñados específicamente para almacenar y catalogar recursos multimedia digitales enriquecidos.

Una solución eficaz para administrar activos digitales especifica:

• Los metadatos que se proporcionan para cada tipo de activo.

• La cantidad de espacio de almacenamiento necesario para los activos y los problemas de rendimiento que hay que tener en cuenta para ofrecer los activos a los usuarios.

• Dónde se almacenan los activos en cada etapa del ciclo de vida de un activo.

• Cómo controlar el acceso a un activo en cada etapa de su ciclo de vida.

• Cómo mover activos dentro de la organización al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos.

• Qué directivas se han de aplicar a los activos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los activos, se conserven o eliminen correctamente los activos y se proteja el contenido importante para la organización.

• Cómo se tratan los activos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.

Para obtener información acerca de la planeación de una solución de activos digitales mediante SharePoint Server 2010, vea Planeación de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010).

Usuarios de una biblioteca de activos

Los usuarios de una biblioteca de activos de SharePoint Server 2010 normalmente se clasifican en tres categorías:

• Creadores de activos En este grupo se incluyen aquellas personas que crean activos individuales, como artistas gráficos, productores de vídeo o redactores publicitarios, y que envían dichos activos a la biblioteca de activos. Por ejemplo, un artista gráfico puede crear un logotipo de un producto en varias resoluciones y tamaños, así como en color y blanco y negro, y a continuación cargar todas las versiones del logotipo a la biblioteca de activos para que los usen otros miembros de un equipo de marketing de producto.

• Administradores de activos En este grupo se incluyen aquellas personas que administran los activos de la biblioteca. Son los encargados del flujo de trabajo completo, desde el momento en que se envía un activo por primera vez, pasando por la publicación, hasta el momento en que expira un activo. También se encargan de administrar y organizar los activos de la biblioteca. Por ejemplo, un administrador de activos puede tomar varias versiones de un logotipo de producto y clasificarlas según corresponda en la biblioteca, y después agregar metadatos importantes, como palabras clave, y configurar una fecha tras la cual el activo no se podrá usar.

• Consumidores de activos En este grupo se incluyen aquellas personas que tienen que buscar los activos en la biblioteca y usarlos para crear otros productos de trabajo. Por ejemplo, los diseñadores web pueden usar un logotipo de producto de la biblioteca de activos cuando crean páginas publicitarias para los sitios web del producto.

En función del escenario, puede que estos grupos de usuarios se combinen. Por ejemplo, los usuarios con permiso para cargar activos a la biblioteca también pueden tener permiso para clasificar y administrar los activos que envían al archivo. Los creadores de activos también pueden ser consumidores de activos si buscan y usan los activos que se han agregado a otros productos de trabajo que, a su vez, se cargan como activos independientes. Por ejemplo, un productor de vídeo puede usar un logotipo de producto en la creación de un vídeo publicitario de un producto y, después, cargar el vídeo a la biblioteca como un activo independiente.

Administración de activos digitales en SharePoint Server 2010

SharePoint Server 2010 proporciona una plantilla de biblioteca denominada Biblioteca de activos, que se personaliza para usar nuevos tipos de contenido de imagen, audio y vídeo diseñados específicamente para almacenar y catalogar recursos multimedia digitales enriquecidos. Estos nuevos tipos de contenido usan nuevos tipos de columnas, como Vista previa, Tamaño de imagen, Fecha en que fue tomada la imagen y Duración (segundos), que contribuyen a los metadatos de un determinado activo. La biblioteca de activos también dispone de un modo de vista previa que muestra una miniatura y algunos de sus metadatos cuando se mantiene el puntero del mouse sobre un activo. Se pueden asignar palabras clave de empresa a los activos para que sea más fácil encontrarlos mediante consultas de búsqueda. Estas palabras clave puede asignarlas un creador de activos cuando se carga un nuevo activo, o puede agregarlas más adelante un administrador de activos. Los usuarios pueden clasificar los activos, lo que proporciona más metadatos a los activos. Los metadatos se pueden usar cuando se muestran los activos en un elemento web. Por ejemplo, si dispone de una biblioteca de vídeos de aprendizaje que los usuarios han visto y clasificado, puede usar un elemento web que muestre los vídeos con mejor clasificación en una página web.

Los creadores y los administradores de activos trabajan directamente en la biblioteca de activos para cargar, categorizar y administrar los activos. Los consumidores de activos pueden examinar la biblioteca en búsqueda de activos para insertarlos en otras aplicaciones. Los consumidores pueden examinar una biblioteca de activos de las aplicaciones de Microsoft Office e insertar un activo en la aplicación abierta, como Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.

Los activos digitales se pueden mostrar a los usuarios en SharePoint Server 2010 de cuatro maneras:

• Permitir a los usuarios examinar la biblioteca de activos.

• Insertar un elemento web en una página web de un sitio de grupo.

• Usar el control de campo de vídeo en una página de publicación de un sitio de publicación.

• Usar el elemento web Consulta de contenido.

Los métodos concretos que use para mostrar los activos a los usuarios de la biblioteca de activos dependerán del tipo de usuarios, del modo en que necesiten usar los activos de la biblioteca y de los métodos para mostrar los activos que resulten más adecuados para un escenario de biblioteca de activos.

Además de las características que forman parte de la biblioteca de activos, pueden aprovecharse las características de SharePoint Server, como los flujos de trabajo, el enrutamiento, las reglas y las directivas. Estas características ayudan a administrar los activos cuando entran en la biblioteca de activos, así como a realizar su seguimiento, automatizar su publicación tras su aprobación y establecer su plazo de expiración.

Escenarios de uso de la biblioteca de activos

La biblioteca de activos se puede agregar a cualquier sitio o colección de sitios de SharePoint Server 2010 y puede servir para proporcionar activos digitales a los usuarios en muchos escenarios distintos. En la siguiente tabla se describen los posibles escenarios en los que podría usarse una biblioteca de activos digitales.

Escenario	Descripción
Biblioteca de marca corporativa	Usa la biblioteca de activos para almacenar activos corporativos, como logotipos, ilustraciones y otros activos digitales, y usa directivas y flujos de trabajo de intensidad media a alta para administrar el contenido. Los grupos creativos pueden enviar activos digitales a la biblioteca de activos, donde se revisan y se publican. Los responsables de contenido administran y editan los activos digitales para asegurarse de que se han etiquetado y organizado correctamente. Los consumidores trabajadores de la información y los socios de la extranet que tienen acceso a activos de marca o logotipos corporativos oficiales y autorizados pueden usar la biblioteca para buscar el contenido que necesitan.
Portal del departamento	Usa la biblioteca de activos como un repositorio de imágenes y archivos multimedia enriquecidos para un único sitio de portal. En este escenario, cualquier colaborador o diseñador puede cargar logotipos e imágenes en la biblioteca para que otras personas puedan verlos y usarlos. El contenido los administran generalmente los colaboradores según sea necesario, y se usa el mínimo de directivas o flujos de trabajo para agregar el contenido a la biblioteca y administrarlo en ella. Por ejemplo, la biblioteca del portal del departamento puede tener varios colaboradores, pero solo unos pocos aprobadores. Los autores y los diseñadores web del sitio pueden visualizar, descargar e insertar el contenido de la biblioteca en sus productos de trabajo, como documentos o presentaciones.
Sitio de grupo	Similar a un portal de departamento, pero a menor escala. Usa la biblioteca de activos como un repositorio de imágenes y archivos multimedia enriquecidos para un único sitio de grupo. En este escenario, cualquier integrante del grupo puede cargar activos a la biblioteca para que otros integrantes del grupo puedan visualizarlos y usarlos. El contenido lo administran los colaboradores según sea necesario, y se usan muy pocos flujos de trabajo o directivas para agregar el contenido a la biblioteca y administrarlo en ella. Los integrantes del grupo pueden visualizar, descargar e insertar el contenido de la biblioteca en sus productos de trabajo, como documentos y presentaciones.
Archivo corporativo	Usa la biblioteca de activos exclusivamente como un archivo que cataloga imágenes, vídeos, documentos y otros activos con valor histórico para una organización. Los usuarios pueden enviar elementos actuales y antiguos, para su recopilación, digitalización, organización y etiquetado por parte de los responsables de conservación, que administran la biblioteca para que los demás usuarios puedan examinar, buscar y visualizar el contenido archivado.
Sitio de uso compartido de contenido multimedia del departamento	Usa la biblioteca de activos para almacenar archivos de audio y vídeo. En este escenario, cualquiera puede ser colaborador de la biblioteca y la administración de los elementos de la biblioteca es mínima o inexistente. En la biblioteca se permite realizar clasificaciones de los activos, que se combinan con etiquetado social, para dirigir la estructura y la presentación de los activos dentro de la biblioteca.

See Also

Concepts

Planeación de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010)