Introducción a los metadatos administrados
Se aplica a: SharePoint Server 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
Metadatos administrados es una colección jerárquica de términos administrados centralmente que se pueden definir y usar después como atributos para elementos de Microsoft SharePoint Server 2010.
En este artículo se presentan los conceptos principales relacionados con los metadatos administrados y se describe cómo usar los metadatos administrados. Se usa un ejemplo a lo largo de este artículo para ilustrar los conceptos. En la sección final se describen algunas de las ventajas de incorporar los metadatos administrados en la solución de SharePoint Server 2010.
En este artículo:
Descripción de metadatos administrados
Trabajar con metadatos administrados
Ventajas de usar metadatos administrados
Descripción de metadatos administrados
En esta sección se definen varios conceptos clave relacionados con los metadatos administrados.
Términos y conjuntos de términos
Un término es una palabra o frase que puede asociarse a un elemento de SharePoint Server 2010. Un conjunto de términos es una colección de términos relacionados. Se puede especificar que una columna de Microsoft SharePoint Server contenga un término de un determinado conjunto de términos. Los metadatos administrados son un modo de indicar que los términos y los conjuntos de términos se pueden crear y administrar independientemente de las propias columnas.
Los conjuntos de términos locales se crean en el contexto de una colección de sitios. Por ejemplo, si se agrega una columna a una lista en una biblioteca de documentos y se crea un nuevo conjunto de términos para enlazar la columna, el nuevo conjunto de términos es local para la colección de sitios que contiene la biblioteca de documentos.
Los conjuntos de términos globales se crean fuera del contexto de una colección de sitios. Por ejemplo, el administrador del almacén de términos puede crear un grupo de conjunto de términos denominado "Recursos humanos" y designar a una persona para que lo administre. El administrador del grupo podría crear conjuntos de términos relacionados con recursos humanos, como cargos y categorías salariales en el grupo de conjunto de términos Recursos humanos.
Los usuarios pueden ver solo los conjuntos de términos globales y los conjuntos de términos locales de la colección de sitios del usuario.
Por ejemplo, imagine que está organizando una conferencia. Cada sesión de conferencia tiene asignada una sala y las sesiones de gran tamaño también tienen asignada una sala adicional, en la que los asistentes que no caben en la sala principal pueden ver la transmisión de la sesión en pantallas grandes. Suponga que decide realizar un seguimiento de todas las sesiones y sus detalles asociados en una lista de SharePoint Server.
Para realizar un seguimiento de las sesiones y las salas de conferencias, debe:
Crear un conjunto de términos denominado "Salas de conferencias" para representar todas las salas disponibles.
Agregar un término al conjunto de términos para cada sala de conferencias.
Crear un tipo de contenido denominado "Sesión".
Agregar dos nuevas columnas al tipo de contenido: "Sala" y "Sala adicional".
Especificar que el valor de cada una de estas columnas debe proceder del conjunto de términos "Salas de conferencias".
Crear una lista de sesiones.
En este ejemplo, cada vez que agregue una sesión a la lista, proporciona valores para la Sala y la Sala adicional. Si posteriormente reserva una sala adicional en el centro de conferencia, se agregará un nuevo término al conjunto de términos "Salas de conferencias" y se convertirá en un valor válido para las dos columnas.
Términos administrados, palabras clave de empresa y almacén de términos
Los términos se pueden dividir en dos tipos:
Términos administrados, que suelen estar predefinidos, solo pueden crearlos los usuarios que tengan los permisos adecuados y a menudo están organizados en una jerarquía.
Palabras clave de empresa, que simplemente son palabras o frases que se han agregado a los elementos de SharePoint Server 2010. Todas las palabras clave de empresa forman parte de un único conjunto de términos no jerárquico, denominado conjunto de palabras clave.
Los términos administrados y las palabras clave de empresa se usan de manera distinta. Para obtener más información, vea la sección "Uso de los términos" más adelante en este tema.
Nota
A menudo se omite la palabra "administrado" cuando se hace referencia a términos administrados, en los casos en los que el significado está claro por el contexto.
Tanto los términos administrados como las palabras clave de empresa se almacenan en una base de datos conocida como almacén de términos.
Trabajar con metadatos administrados
En las siguientes secciones se describe cómo se crean y se usan los términos. El ejemplo de sala de conferencias se usa en todas estas secciones para ilustrar estos conceptos.
Creación de términos
SharePoint Server 2010 incluye la herramienta de administración de almacén de términos, que sirve para crear y administrar conjuntos de términos. Si se dispone de los permisos adecuados, se puede usar la herramienta de administración de almacén de términos para lo siguiente:
Crear o eliminar un conjunto de términos.
Agregar, modificar o eliminar términos.
Organizar términos administrados dentro de un conjunto de términos en una jerarquía.
Definir sinónimos.
Importar términos.
Mover palabras clave de empresa a un conjunto de términos para convertirlas en términos administrados.
Ejemplo:
Para organizar las sesiones de conferencia, primero hay que usar la herramienta de administración de almacén de términos para definir un conjunto de términos que represente todas las salas de conferencias. A continuación, se vuelve a usar la herramienta para agregar un término para cada sala al conjunto de términos. Se empieza por definir el conjunto de términos y los términos siguientes:
Salas de conferencias (conjunto de términos)
Salón de baile La Nouvelle
Sala 256
Sala 270
Salón de baile Mardi Gras
Sala 287
Sala 391
Sala 348b
Salón C
Salón D
Sala 348a
Auditorio C
Auditorio D
Auditorio E
Sala 354
Sala 355
Sala 293
El conjunto de términos se está volviendo difícil de manejar; tendrá que desplazarse por una lista demasiado larga cuando seleccione una sala de conferencias. Decide reorganizar el conjunto de términos en función del ala del centro de conferencia en la que se ubican las salas. El conjunto de términos y los términos nuevos ahora tienen la siguiente estructura:
Salas de conferencias (conjunto de términos)
Auditorios
Auditorio C
Auditorio D
Auditorio E
Salones
Salón A
Salón B
Salón C
Salón D
Salones de baile
Salón de baile La Nouvelle
Salón de baile Mardi Gras
Segundo piso
Sala 256
Sala 270
Sala 287
Sala 293
Tercer piso
Sala 348a
Sala 348b
Sala 354
Sala 355
Sala 391
Debido a que los términos "Auditorios", "Salones", "Segundo piso" y "Tercer piso" solo se usan para agrupar otros términos y no representan salas reales en las que se pueden llevar a cabo las sesiones, no haga que estos términos estén disponibles para que los usuarios puedan seleccionarlos.
Uso de los términos
Una columna es una ubicación en una lista donde se almacena información de un elemento de SharePoint Server. Cuando se define una columna, se proporciona un nombre para la columna, se especifica el tipo de columna y se proporciona información adicional que depende del tipo de columna.
SharePoint Server 2010 presenta un nuevo tipo de columna denominada metadatos administrados. Cuando se crea una columna de metadatos administrados, se especifica el conjunto de términos del que debe proceder el valor de la columna. Una columna de metadatos administrados se usa cuando se desea que los usuarios proporcionen información de los elementos de lista (incluidos los documentos) y los valores válidos para la información están incluidos en un conjunto de términos. Se puede crear un nuevo tipo de contenido o modificar uno existente, y agregar la columna de metadatos administrados al tipo de contenido.
Ejemplo:
Puede crear un nuevo tipo de contenido denominado "Sesión" para representar cada sesión. Debido a que las sesiones de conferencias tendrán una sala asociada y una sala adicional, puede agregar columnas para cada uno de estos atributos. Así pues, agregue una columna denominada "Sala", elija Metadatos administrados como tipo de columna, seleccione el conjunto de términos "Salas de conferencias" para proporcionar los valores para la columna "Salas", e indique que la columna solo puede contener un único valor. A continuación, puede crear una columna adicional denominada "Sala adicional" y asignarla al mismo conjunto de términos. Dado que no todas las sesiones tienen una sala adicional, no es necesario que la columna contenga información. Como puede haber varias salas adicionales, se permiten varios valores.
En la tabla siguiente se resumen las definiciones de las dos columnas:
| Nombre de columna | Conjunto de términos | Requerir un valor | Permitir varios valores |
|---|---|---|---|
Sala |
Salas de conferencias |
Sí |
No |
Sala adicional |
Salas de conferencias |
No |
Sí |
Por último, se crea una lista de sesiones.
Introducción de términos
Cuando un usuario crea o carga un nuevo elemento de SharePoint Server de un tipo que tiene columnas para las que hay que especificar un valor, el usuario debe proporcionar dicho valor. Si la columna es una columna de metadatos administrados, se muestra el control de metadatos administrados y el usuario usa este control para indicar el valor.
El control de metadatos administrados permite al usuario escribir o seleccionar un valor, navegando jerárquicamente por el conjunto de términos asociado a la columna. Si el usuario comienza a escribir un valor, el control muestra todos los términos del conjunto de términos asociados que comienzan por los caracteres escritos. El nombre del conjunto de términos y la posición del término en la jerarquía se indican junto al propio término.
Si la definición de la columna permite varios valores, el usuario puede seleccionar más de un término. Si la definición de la columna y el conjunto de términos permiten la adición de nuevos valores, el usuario también puede crear un nuevo término e insertarlo en el lugar adecuado en la jerarquía del conjunto de términos.
Ejemplo:
Un administrador de conferencia agrega una nueva sesión. SharePoint Server muestra un formulario que contiene un campo para cada columna asociada con el tipo de contenido Sesión. Cuando el administrador crea la sesión del discurso de apertura, en el campo Sala, muestra la jerarquía de términos dentro del conjunto de términos Salas de conferencias y, a continuación, selecciona Salón de baile La Nouvelle.
El administrador no puede recordar qué auditorio se usa como sala adicional para la sesión del discurso de apertura, pero sabe que es la de en medio. El administrador escribe aud y se muestran los siguientes términos como opciones:
Auditorio C [salas de conferencias: auditorios]
Auditorio D [salas de conferencias: auditorios]
Auditorio E [salas de conferencias: auditorios]
El administrador selecciona Auditorio D.
Introducción de palabras clave de empresa
SharePoint Server 2010 incluye una columna predefinida denominada Palabras clave de empresa. Puede agregar esta columna a los tipos de contenido. Cuando un usuario agrega un valor a esta columna, se muestra el control de palabras clave de empresa, que el usuario usa para escribir el valor. Este control funciona de manera similar al control de metadatos administrados, salvo que el control de palabras clave de empresa permite a los usuarios seleccionar tanto palabras clave de empresa como términos administrados.
Cuando el usuario comienza a escribir un valor, el control muestra los términos que empiezan con los caracteres escritos por el usuario de los conjuntos de términos globales y los conjuntos de términos que son locales para la colección de sitios del usuario. También se muestran el conjunto de términos donde se encuentra el término, así como la posición del término en la jerarquía. Normalmente también hay una opción para escribir una nueva palabra clave de empresa. Si el usuario escribe una nueva palabra clave de empresa, ésta se agrega al conjunto de palabras clave.
En la columna de palabras clave de empresa se permiten varios valores de manera predeterminada.
Ejemplo:
Un administrador de conferencia, agrega una nueva sesión para representar la fiesta de bienvenida para todos los asistentes. La fiesta de bienvenida se llevará a cabo en Mardi Gras World, que es un local externo. Dado que Mardi Gras World no es un miembro del conjunto de términos Salas de conferencias, el administrador no podrá seleccionarlo como valor del campo Sala. Sin embargo, el administrador sí desea incluir la ubicación, para que otros administradores encuentren esta sesión cuando busquen la frase "Mardi Gras World". El administrador observa que el tipo de contenido Sesión incluye la columna de palabras clave de empresa y decide agregar la ubicación como palabra clave de empresa.
El administrador comienza a escribir el nombre del local en el campo de palabra clave de empresa. Cuando escriba Mar, se mostrarán las siguientes opciones:
Salón de baile Mardi Gras [salas de conferencias: salones de baile]
Crear nuevo
El administrador selecciona Crear nueva y crea la palabra clave de empresa Mardi Gras World, que se agrega a la columna Palabras clave de empresa del elemento de lista y al conjunto de palabras clave.
Ventajas de usar metadatos administrados
En esta sección se describen algunas de las ventajas de usar metadatos administrados.
Uso más coherente de terminología
Los metadatos administrados facilitan un uso más coherente de los términos, así como de las palabras clave de empresa que se agregan a los elementos de SharePoint Server. Se pueden predefinir los términos y permitir la adición de nuevos términos únicamente a usuarios autorizados. También se puede prohibir a los usuarios que agreguen sus propias palabras clave de empresa a los elementos, y exigirles que usen las existentes. Los metadatos administrados también ofrecen una mayor precisión, ya que solo se muestra una lista de los términos correctos cuyos valores pueden seleccionar los usuarios. Puesto que las palabras clave de empresa también son un tipo de metadatos administrados, incluso las palabras clave de empresa que los usuarios aplican a los elementos pueden ser más coherentes.
Como los metadatos se usan de manera más coherente, puede estar totalmente seguro de que son correctos. Cuando se usan metadatos para automatizar procesos de negocio, como por ejemplo, colocar documentos en distintos archivos del centro de registro según el valor de su atributo de departamento, puede estar seguro de que el metadato lo creó un usuario autorizado y el valor del atributo del departamento siempre será un valor válido.
Mejores resultados de búsqueda
Una búsqueda sencilla puede proporcionar más resultados relevantes si los elementos tienen atributos coherentes.
Cuando los usuarios aplican palabras clave de empresa y términos administrados a los elementos, se les ofrecen términos que ya se han usado. En algunos casos, los usuarios ni siquiera pueden escribir un valor nuevo. Al centrarse a los usuarios en un conjunto de términos específico, es más probable que se apliquen dichos términos, y no sus sinónimos, a los elementos. Por tanto, si se busca una palabra clave de empresa o un término administrado, es probable que se obtengan más resultados relevantes.
Dinámico
En versiones anteriores de SharePoint Server, para restringir el valor de un atributo para que fuera uno de un conjunto de valores, había que crear una columna de tipo "selección de opciones" y, después, proporcionar una lista de valores. Cuando había que agregar un nuevo valor al conjunto de opciones, había que modificar cada columna que usaba el mismo conjunto de valores.
Al usar metadatos administrados en SharePoint Server 2010, se puede separar el conjunto de valores válidos de las columnas cuyo valor debe ser uno del conjunto de valores válidos. Cuando es necesario agregar un nuevo valor, se agrega un término al conjunto de términos y todas las columnas que se asignan a dicho conjunto de términos usarán el conjunto de opciones actualizado.
El uso de términos permite mantener los elementos de SharePoint Server actualizados con la empresa y los cambios en la empresa. Por ejemplo, suponga que el nuevo producto de la empresa tenía un nombre de código al principio de su desarrollo y que se le asignó un nombre oficial poco después de lanzarlo. Se incluyó un término para el nombre de código en el conjunto de términos "producto" y los usuarios han estado identificado todos los documentos relacionados con ese producto mediante ese término. Cuando el nombre del producto cambió, editó el término y cambió su nombre por el nombre oficial del producto. El término sigue aplicándose a los mismos elementos, pero su nombre se ha actualizado.