Planeación de procesos de aprobación y revisión en flujos de trabajo (SharePoint Server 2010)
Se aplica a: SharePoint Server 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
Como parte de la planeación de flujos de trabajo para la implementación de Microsoft SharePoint Server 2010, también se recomienda planear la manera en que se usarán los flujos de trabajo para los procesos de aprobación y revisión.
En este artículo:
Introducción a la aprobación del flujo de trabajo
Cómo funciona el flujo de trabajo Aprobación
- Ejemplo - Administrar el proceso de aprobación del documento mediante un flujo de trabajo
Modelo híbrido de revisión
Introducción a la aprobación del flujo de trabajo
El proceso de aprobación del flujo de trabajo en Microsoft SharePoint Designer 2010 les permite a los usuarios de Microsoft SharePoint Server 2010 personalizar tareas individuales, dentro de un flujo de trabajo, que requieren aprobación.
Por ejemplo, es posible que ocasionalmente haya un proyecto, como completar un documento determinado, para el que debe reducirse el tiempo de respuesta. Es posible configurar el proceso de aprobación del flujo de trabajo de modo que si la tarea no se completa antes de un momento determinado, el documento se rechaza automáticamente.
El proceso de aprobación enruta el elemento a través de una o más personas, cada una de las cuales tiene asignada una tarea para revisar el elemento y decidir qué desean hacer con él. Por ejemplo, si se sube un elemento a una biblioteca de documentos, los aprobadores pueden aprobar o rechazar el documento, volverle a asignar la tarea de aprobación a otra persona o solicitar cambios para el documento.
Cómo funciona el flujo de trabajo Aprobación
El flujo de trabajo Aprobación distribuye un documento o elemento que se ha guardado en una lista o biblioteca a un grupo de personas para su aprobación. De forma predeterminada, el flujo de trabajo Aprobación está asociado al tipo de contenido de documento y, por tanto, está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos.
El flujo de trabajo Aprobación admite procesos empresariales que requieren que se envíen documentos o elementos a compañeros de trabajo o jefes para su aprobación. Este flujo de trabajo hace que sea más eficaz el proceso empresarial de aprobación, ya que administra todas las tareas humanas del proceso, realiza un seguimiento y proporciona un registro del proceso una vez que se ha completado.
Un flujo de trabajo de aprobación puede iniciarse directamente desde un documento o elemento en una lista o biblioteca. Para iniciar un flujo de trabajo, seleccione el que desee usar y, a continuación, rellene un formulario de inicio del flujo de trabajo que especifica los participantes (aprobadores), fecha de vencimiento e instrucciones pertinentes de la tarea. Una vez iniciado el flujo de trabajo, el servidor asigna tareas a todos los participantes. Si se han habilitado las alertas de correo electrónico en el servidor, éste también envía alertas de correo electrónico a todos los participantes. Los participantes pueden hacer clic en un vínculo de la alerta de tarea en el mensaje de correo electrónico para abrir el documento o elemento que se desea aprobar. Los participantes pueden aprobar, rechazar o reasignar sus tareas de aprobación. También pueden solicitar un cambio en el documento o elemento que va a aprobarse. Los participantes tienen la opción de completar las tareas del flujo de trabajo directamente desde determinados programas que son parte de los conjuntos de aplicaciones de 2007 Microsoft Office system y Microsoft Office 2010 o desde el sitio web de SharePoint Server 2010. Cuando el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del mismo o los participantes, pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y se notifica automáticamente al propietario que el flujo de trabajo se ha finalizado.
Nota
Si el usuario ejecuta una tarea de flujo de trabajo de SharePoint Server 2010 desde un programa de 2007 Microsoft Office system, el flujo de trabajo no se abre en el programa de 2007 Microsoft Office system. En lugar de eso, el usuario es redirigido hasta un formulario de exploración de InfoPath Forms Services en Microsoft SharePoint Server 2010 en el sitio web de SharePoint Server 2010.
Cuando el flujo de trabajo está en progreso, el propietario del mismo o los participantes, pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo finaliza y se notifica automáticamente al propietario que el flujo de trabajo se ha finalizado.
El flujo de trabajo Aprobación predeterminado para las bibliotecas de documentos es en serie, por lo que las tareas se asignan a los participantes de una en una. De manera predeterminada, una versión del flujo de trabajo Aprobación también está asociada a la biblioteca Páginas en un sitio de publicación y puede utilizarse para administrar el proceso de aprobación para la publicación de páginas web. Según lo que desee personalizar, puede usar Office SharePoint Designer o SharePoint Server 2010 en sí para personalizar estas versiones asociadas previamente del flujo de trabajo Aprobación para satisfacer las necesidades de su organización, o bien, puede agregar una nueva versión del flujo de trabajo Aprobación a una lista, una biblioteca o un tipo de contenido.
Ejemplo - Administrar el proceso de aprobación del documento mediante un flujo de trabajo
Si alguna vez tuvo que obtener la aprobación de varias personas para un plan de proyecto, una propuesta u otro documento importante, sabe probablemente que puede resultar una experiencia frustrante. En primer lugar, ¿cómo se gestiona la logística para hacerles llegar el documento a las personas adecuadas? ¿El documento debe enviarse por correo electrónico y deben solicitarse respuestas por correo electrónico? ¿Se debe organizar una reunión? En segundo lugar, ¿Cómo se debe supervisar qué personas aprobaron el documento y, además, de qué manera se debe registrar formalmente la aprobación? ¿Guarda varios mensajes de correo electrónico? ¿Guarda notas de las reuniones?
Considere los problemas a los que podría enfrentarse en materia de semanas o meses si no puede recordar quién aprobó algo o quién envió un comentario en particular. A no ser que su organización haya desarrollado proceso de aprobación formal, es posible que se encuentre en una situación en la que no podrá encontrar este tipo de información cuando la necesite.
Puede evitar este tipo de problemas mediante el flujo de trabajo Aprobación disponible en un sitio de SharePoint Server 2010 para enrutar los documentos a los colegas para la aprobación. Los flujos de trabajo reducen el tiempo necesario para coordinar los procesos empresariales comunes, como la aprobación de documentos, al administrar y supervisar las tareas humanas que son parte de estos procesos. Debido a que el flujo de trabajo Aprobación asigna tareas, envía avisos, supervisa la participación y crea un registro de todo el proceso, usted puede concentrarse en hacer su trabajo en lugar de intentar ponerse en contacto con distintas personas u ocuparse de la logística del proceso de aprobación de documentos. Si tiene que documentar que recibió la aprobación para algo, puede proporcionarles a los interesados un vínculo al historial de flujo de trabajo del documento, que muestra quién aprobó o rechazó un documento o quien no finalizó una tarea del flujo de trabajo. De esta manera, el flujo de trabajo Aprobación hace que el proceso de aprobación sea más transparente.
Importante
La capacidad de iniciar un flujo de trabajo Aprobación desde Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2010, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Excel 2010, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft PowerPoint 2010 solo está disponible en los conjuntos de aplicaciones 2007 Microsoft Office system y Microsoft Office 2010 y en las versiones independientes de Office Word 2007, Word 2010, Office Excel 2007, Excel 2010, Office PowerPoint 2007 y PowerPoint 2010.
Modelo híbrido de revisión
El modelo híbrido de flujo de trabajo Aprobación es un modelo de aprobación por etapas. Las aprobaciones pueden crearse en conjuntos o etapas; es decir, el primer conjunto de aprobadores pueden completar el proceso de revisión y aprobación y, a continuación, el conjunto siguiente de aprobadores, etc. Pero cada etapa o conjunto de aprobación también pude tener su propio orden de eventos; es decir, los miembros del primer grupo de aprobadores pueden realizar la revisión en un orden de aprobación en serie, los miembros del segundo grupo pueden realizar la revisión en paralelo, etc.