Exportar a Microsoft Excel
La extensión de representación en Excel representa informes que son compatibles con Microsoft Excel 97 y versiones posteriores. El informe se exporta a una hoja de cálculo de Excel, pero pierde algunos elementos de diseño originales, tal y como se describe en este tema. El formato para los informes representados como Microsoft Excel es BIFF (Formato de archivo de intercambio binario). El tipo de contenido de los archivos generados por este representador es application/vnd.ms-excel. La extensión de nombre de archivo de los archivos generados por este representador es .xls.
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Cuando se define un parámetro de tipo String, se presenta al usuario un cuadro de texto que admite cualquier valor. Si un parámetro de informe no está vinculado a un parámetro de consulta y los valores del parámetro se incluyen en el informe, un usuario del informe puede escribir sintaxis de expresión, un script o una dirección URL en el valor del parámetro y representar el informe en Excel. Si, posteriormente, otro usuario visualiza el informe y hace clic en el contenido del parámetro representado, el usuario podría ejecutar accidentalmente el script o el vínculo malintencionados. |
Para reducir el riesgo de ejecución accidental de scripts malintencionados, abra los informes representados exclusivamente desde orígenes de confianza. Para obtener más información sobre cómo proteger informes, vea Proteger informes y recursos.
Elementos de informe en Excel
Los rectángulos, los subinformes, el cuerpo de los informes y las regiones de datos se representan como un intervalo de celdas de Excel. Los cuadros de texto, las imágenes y los gráficos se deben representar dentro de una celda de Excel, que podría estar combinada dependiendo del diseño del resto del informe.
Las imágenes, los gráficos y las líneas se sitúan dentro de una celda de Excel, pero se colocan encima de la cuadrícula de la celda. Las líneas se representan como bordes de las celdas.
Paginación
Este representador solo admite saltos de página lógicos. Por cada salto de página lógico definido explícitamente, se crea una nueva ficha de hoja de cálculo de Excel.
Nombres de página
Si solo existe una hoja de cálculo en el libro, sin incluir el mapa del documento, el nombre de dicha hoja será el nombre del informe.
Si existen varias hojas de cálculo en el libro, sin incluir el mapa del documento, cada una de ellas se denominará HojaX, donde X es el número de la hoja en el libro, por ejemplo, la quinta hoja de cálculo se denominará Hoja5.
Tamaño de página
La extensión de representación en Excel usa la configuración del ancho y del alto de la página para determinar la configuración del papel en la hoja de cálculo Excel. Excel intenta hacer coincidir los valores de las propiedades PageHeight y PageWidth con uno de los tamaños de papel más comunes.
Si no encuentra ninguna coincidencia, Excel usa el tamaño de página predeterminado para la impresora. La orientación se establece en Vertical si el ancho de página es menor que el alto; en caso contrario, se establece en Horizontal.
Propiedades de documento
El representador de Excel escribe los metadatos siguientes en el archivo de Excel.
Propiedades del elemento de informe |
Descripción |
|---|---|
Created |
Fecha y hora de ejecución del informe como un valor de fecha y hora de ISO. |
Author |
Autor del informe |
Description |
Descripción del informe |
LastSaved |
Fecha y hora de ejecución del informe como un valor de fecha y hora de ISO. |
Encabezados y pies de página
En función del valor de SimplePageHeaders en la información del dispositivo, el encabezado de página puede representarse de dos maneras: en la parte superior de cada cuadrícula de celda de la hoja de cálculo o en la propia sección de encabezado de la hoja de cálculo Excel. De forma predeterminada, el encabezado se representa en la cuadrícula de celda en la hoja de cálculo de Excel.
El pie de página siempre se representa en la propia sección de pie de página de la hoja de cálculo de Excel, sin tener en cuenta el valor del parámetro SimplePageHeaders.
Las secciones de encabezados y pies de página de Excel admiten un máximo de 256 caracteres, incluido el marcado. Si se supera este límite, el representador de Excel quita caracteres de marcado comenzando al final de la cadena de encabezado, la cadena de pie de página o ambas cadenas; de este modo, reduce el número total de caracteres. Si se quitan todos los caracteres de marcado y la longitud todavía supera el máximo, la cadena se trunca comenzando por la derecha.
Configuración de SimplePageHeader
De forma predeterminada, el parámetro SimplePageHeaders de información del dispositivo se establece en False; por consiguiente, los encabezados de página se representan como filas en el informe en la superficie de la hoja de cálculo de Excel. Las filas de la hoja de cálculo que contienen los encabezados se convierten en filas bloqueadas. Puede inmovilizar o movilizar el panel en Excel. Si está seleccionada la opción Imprimir títulos, estos encabezados se imprimen en cada página de la hoja de cálculo de manera automática.
El encabezado de página se repite en la parte superior de cada hoja de cálculo del libro, excepto en la portada del mapa del documento si la opción Imprimir títulos está seleccionada en la ficha Diseño de página de Excel. Si la opción Imprimir en la primera página o Imprimir en la última página no está seleccionada en los cuadros de diálogo Editar propiedades del encabezado de informe o Propiedades de pie de informe, el encabezado no se agregará a la primera o a la última página respectivamente.
Los pies de página se representan en la sección de pie de página de Excel.
Debido a las limitaciones de Excel, los cuadros de texto son el único tipo de elemento de informe que se puede representar en la sección de encabezado y pie de página de Excel.
Interactividad
En Excel se admiten algunos elementos interactivos. A continuación se describen sus comportamientos específicos.
Mostrar u ocultar
Microsoft Excel tiene limitaciones en el modo de administrar los elementos de informe ocultos y visibles cuando éstos se exportan. Los grupos, filas y columnas que contienen elementos de informe que pueden mostrarse y ocultarse se representan como esquemas de Excel. Excel crea esquemas que expanden y contraen filas y columnas completas, lo que puede provocar que se colapsen elementos de informe que no se deberían contraer. Además, los símbolos de esquema de Excel pueden mostrarse desordenados con esquemas superpuestos. Para solucionar estos problemas, al usar la extensión de representación en Excel se aplican las reglas de esquema siguientes:
El elemento de informe que se puede mostrar y ocultar y que está situado en la esquina superior izquierda se podrá seguir mostrando y ocultando en Excel. Los elementos de informe que se pueden mostrar y ocultar y que comparten un espacio vertical u horizontal con el elemento de informe que se puede mostrar y ocultar y que está situado en la esquina superior izquierda no se podrán mostrar ni ocultar en Excel.
Para determinar si las filas o las columnas podrán contraer una región de datos, se determinan la posición del elemento de informe que controla la activación o desactivación de la visualización y la posición del elemento de informe que se muestra o se oculta. Si el elemento que controla la activación o desactivación de la visualización aparece antes que el elemento que se va a mostrar u ocultar, las filas contraerán el elemento. De lo contrario, son las columnas las que contraen el elemento. Si el elemento que controla la activación o desactivación de la visualización aparece por igual al lado y encima del área que se va a mostrar y ocultar, el elemento se representa con filas que son contraídas por filas.
Para determinar dónde se sitúan los subtotales en el informe representado, la extensión de representación examina la primera instancia de un miembro dinámico. Si un miembro estático del mismo nivel aparece justo encima, se da por hecho que el miembro dinámico equivale a los subtotales. Los esquemas se establecen para indicar que se trata de datos de resumen. Si no hay ningún elemento estático del mismo nivel de un miembro dinámico, la primera instancia de la instancia es el subtotal.
Debido a una limitación de Excel, los esquemas se pueden anidar 7 niveles como máximo.
Mapa del documento
Si existe alguna etiqueta de mapa del documento en el informe, se representa un mapa del documento. El mapa del documento se representa como una portada de Excel que se inserta en la posición de la primera ficha del libro. La hoja de cálculo se denomina Mapa del documento.
La propiedad DocumentMapLabel del elemento de informe o grupo determina el texto mostrado en el mapa del documento. Las etiquetas del mapa del documento aparecen en el orden en que aparecen en el informe, comenzando en la primera fila y en la primera columna. A cada celda de etiqueta de mapa del documento se le aplica una sangría equivalente al número de niveles que aparece en el informe. Para representar cada nivel de sangría se sitúa la etiqueta en la columna siguiente. Excel admite hasta 256 niveles de anidamiento de esquema.
El esquema del mapa del documento se representa como un esquema de Excel que se puede contraer. La estructura de esquema coincide con la estructura anidada del mapa del documento. El estado de expansión y contracción del esquema se inicia en el segundo nivel.
El nodo raíz del mapa es el nombre del informe, <nombreDeInforme>.rdl, y no es interactivo. La fuente de los vínculos del mapa del documento es Arial, 10pt.
Vínculos de obtención de detalles
Los vínculos de obtención de detalles que aparecen en cuadros de texto se representan como hipervínculos de Excel en la celda en la que se representa el texto. Los vínculos de obtención de detalles para imágenes y gráficos se representan como hipervínculos de Excel en la imagen cuando se representa ésta. Al hacer clic, el vínculo de obtención de detalles abre el explorador predeterminado del cliente y navega hasta la vista HTML del destino.
Hipervínculos
Los hipervínculos que aparecen en cuadros de texto se representan como hipervínculos de Excel en la celda en la que se representa el texto. Los hipervínculos para imágenes y gráficos se representan como hipervínculos de Excel en la imagen cuando se representa ésta. Al hacer clic, el hipervínculos abre el explorador predeterminado del cliente y navega hasta la dirección URL de destino.
Ordenación interactiva
Excel no admite la ordenación interactiva.
Marcadores
Los vínculos de marcador que aparecen en cuadros de texto se representan como hipervínculos de Excel en la celda en la que se representa el texto. Los vínculos de marcador para imágenes y gráficos se representan como hipervínculos de Excel en la imagen cuando se representa ésta. Cuando se hace clic, el marcador va a la celda de Excel en la que se representa el elemento de informe marcado.
Representación de estilos en Excel
A continuación se describe brevemente el modo en que se representan los elementos en Excel.
Paleta de colores
Excel admite una paleta de hasta 56 colores. Los primeros 56 colores únicos usados en el informe se definen en una paleta personalizada. Si en el informe se usan más de 56 colores, la extensión de representación hace coincidir el color requerido con uno de los 56 colores disponibles en la paleta. Para hacer coincidir los colores con los existentes en la paleta se usa el algoritmo de coincidencia de colores de Excel.
Limitaciones de Excel
Excel impone limitaciones a los informes exportados debido a las funciones del formato BIFF. A continuación se indican las más importantes:
El número máximo de filas en una hoja de cálculo es de 65.536. Si se supera este límite, el representador muestra un mensaje de error.
El número máximo de columnas en una hoja de cálculo es de 256. Si se supera este límite, el representador muestra un mensaje de error.
El ancho máximo de las columnas en Excel es de 255 caracteres o 1726,5 puntos. El representador no comprueba que el ancho de columna es menor que el límite.
El alto máximo de las filas es de 409 puntos. Si el contenido de la fila provoca que el alto de fila supere los 409 puntos, el contenido se divide y se agrega a la fila siguiente.
El número máximo de caracteres de una celda es de 32.767. Si se supera este límite, el representador muestra un mensaje de error.
[!NOTA]
En una celda de una hoja de cálculo de Excel se muestran aproximadamente 1000 caracteres, pero el resto de los caracteres hasta alcanzar el máximo permitido pueden editarse en la barra de fórmulas.
En Excel no se ha definido un número máximo de hojas de cálculo, pero factores externos, como la memoria y el espacio en disco, pueden hacer que se apliquen limitaciones.
Los valores de los cuadro de texto que sean expresiones no se convierten en fórmulas de Excel. El valor de cada cuadro de texto se evalúa durante el procesamiento del informe. La expresión evaluada se exporta como el contenido de cada celda de Excel.
Si se combinan celdas, el ajuste de línea no funcionará correctamente. Si hay celdas combinadas en una fila donde se ha representado un cuadro de texto con la propiedad AutoSize, el ajuste automático de tamaño no funcionará.
Las imágenes de fondo de los elementos de informe se omiten porque Excel no admite imágenes de fondo en celdas individuales.
Los cuadros de texto se representan dentro de una celda de Excel. El tamaño de fuente, la fuente, la decoración y el estilo de fuente son los únicos formatos que se admiten en el texto individual dentro de una celda de Excel.
El efecto de texto "Suprarrayado" no está admitido en Excel.
Los encabezados y pies de página de Excel admiten un máximo de 256 caracteres, incluido el marcado. La extensión de representación trunca la cadena en los 256 caracteres.
En los esquemas, Excel permite hasta 7 niveles de anidamiento.
Si el elemento de informe que controla si la visualización de otro elemento se va activar o desactivar no está en la fila o en la columna anterior o siguiente al elemento controlado, el esquema también se deshabilita.
La extensión de representación en Excel sólo admite la imagen de fondo del cuerpo del informe. Si se muestra una imagen de fondo del cuerpo del informe en el informe, la imagen se representa como una imagen de fondo de la hoja de cálculo.
Excel agrega un relleno predeterminado de aproximadamente 3,75 puntos en los lados izquierdo y derecho de las celdas. Si la configuración de relleno de un cuadro de texto es menor que 3,75 puntos, y el texto cabe muy justo en él, es posible que se produzca el ajuste del texto en Excel.
[!NOTA]
Para evitar este problema, aumente el ancho del cuadro de texto en el informe.
Configuración de la información del dispositivo
Puede cambiar parte de la configuración predeterminada de este representador cambiando valores de configuración de la información del dispositivo. Para obtener más información, vea Reporting Services Device Information Settings.