Solución de problemas de equilibrio de cuentas pagaderas con la cuenta adecuada de General Ledger en Microsoft Dynamics SL

En este artículo se describe cómo conciliar los saldos en el módulo Cuentas pagaderas (AP) con la cuenta adecuada en el módulo Libro de contabilidad general (G/L) mensualmente y los informes que puede usar durante el proceso.

Se aplica a: Microsoft Dynamics SL
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Resumen

En primer lugar, debe imprimir el informe saldo de prueba del período de proveedor o el informe AP confidencial de períodos antiguos en el módulo Cuentas pagaderas. Debe imprimir el informe Balance de evaluación en el módulo General Ledger y, a continuación, comparar los dos informes. Si encuentra incoherencias, debe imprimir el informe De contabilidad general de detalles. Si la incoherencia se debe a una transacción realizada a través de otro módulo, debe buscar la entrada original de la transacción. Si no se encuentra la incoherencia en el período actual, debe analizar los períodos anteriores y las entradas sin publicar. Como pasos finales para intentar identificar la causa de la incoherencia, es posible que tenga que realizar la validación de transacciones o una comprobación de integridad.

Introducción

En Microsoft Dynamics SL, debe conciliar los saldos del módulo Cuentas pagaderas con la cuenta adecuada en el módulo Libro de contabilidad general. Se recomienda conciliar los saldos como parte de cada proceso de cierre de fin de mes. Realizar una conciliación mensual ofrece las siguientes ventajas:

• La documentación correcta está disponible cuando se programa una auditoría.
• Las incoherencias en la información de los dos módulos se pueden identificar y corregir antes de que se cierre el período durante el mes.

Imprimir informes en el módulo AP y en el módulo G/L

Toda la información que se escribe en el módulo Cuentas pagaderas actualiza una cuenta de Libro de contabilidad general. La cuenta principal que debe conciliar en el módulo Cuentas pagaderas es la cuenta de pago de cuentas. Otras cuentas que debe conciliar incluyen la cuenta de retención, las cuentas de compras, la cuenta de pago previo y las cuentas de efectivo.

Paso 1: Imprimir un informe en el módulo Cuentas pagaderas

Para comprobar que el importe de cuentas por pagar y los importes del Libro de Contabilidad General son los mismos para el período actual o para los períodos anteriores, puede usar uno de los dos informes siguientes en el módulo Cuentas pagaderas:

• Informe de saldo de evaluación del período de proveedor

  Si imprime el informe Balance de período de prueba del período de proveedor, use el formato Período anterior. Si tiene una base de datos de varias monedas, use el formato Período anterior - MC.

• El informe ap confidencial de períodos antiguos

  Si imprime el informe ap confidencial de períodos antiguos, use el formato Histórico. Si tiene una base de datos de varias monedas, use el formato MC histórico. Se recomienda no usar el informe AP antiguo o el informe de saldo de prueba del proveedor, ya que estos dos informes incluyen lotes de cuentas por pagar que se publican en un período futuro.

  También resulta útil comparar el saldo que aparece en el informe AP confidencial del período con respecto al saldo que aparece en el informe Balance de evaluación del período de proveedor. De este modo, puede descartar cualquier discrepancia entre los dos informes. Si los dos informes no están de acuerdo, puede restringir qué proveedor está causando que los dos informes no estén de acuerdo. Además, si los dos informes muestran dos saldos diferentes, compruebe si alguno de los informes está de acuerdo con el GL.

Paso 2: Imprimir un informe en el módulo G/L

En el módulo General Ledger, debe imprimir el informe De saldo de prueba para la cuenta que va a equilibrar. Puede usar el formato Totales combinados o el formato Total de débito y crédito.

Para especificar la cuenta en el módulo General Ledger para la que desea imprimir un informe de saldo final, siga estos pasos:

1. En el cuadro de diálogo Balance de prueba (01.610.00), elija la pestaña Seleccionar .
2. En el campo Campo , escriba account.acct.
3. Seleccione Igual en la lista Operador y escriba el número de cuenta de la cuenta por pagar en el campo Valor .

Paso 3: Comparar los informes

El total de la cuenta del informe Saldo de evaluación debe equilibrarse con el total del informe que imprimió en el módulo Cuentas pagaderas. Si los totales de estos dos informes equilibran, no se requiere ninguna acción adicional.

Nota:

Si tiene varias cuentas de pago o si tiene varias subcuentas y una cuenta de pago, debe usar uno de los procedimientos siguientes para comparar los informes:

• Imprima el informe para el módulo Cuentas pagaderas mediante una instrucción select para que el informe incluya solo una de las cuentas de pago de cuentas y, a continuación, use la misma instrucción select en el informe De balance de prueba del libro de contabilidad general. A continuación, compare cada cuenta por pagar una por una.
• Agregue todas las cuentas por pagar en el informe Saldo de evaluación general del libro de contabilidad y, a continuación, compare el total con el del informe para el módulo Cuentas pagaderas.

Conciliación de diferencias entre el informe para el módulo AP y el informe De balance de prueba de General Ledger

Si encuentra una incoherencia entre los totales en el informe AP antiguo confidencial del período, o en el informe Balance de evaluación del período de proveedor y el informe De saldo de prueba del libro de contabilidad general, siga estos pasos para localizar el origen de la incoherencia.

Paso 1: Imprimir el informe de Libro de contabilidad general de detalles

En primer lugar, imprima el informe Detail General Ledger. El informe Detail General Ledger muestra todas las entradas que se han publicado en las cuentas de pago y en las subcuentas durante el período. El campo JrnlType enumera el módulo en el que se originó la entrada. Si el tipo de diario es AP, la entrada se originó en el módulo Cuentas pagaderas. Si el tipo de diario es GJ, la entrada se originó en el módulo General Ledger. Si el tipo de diario es AR, la entrada se originó en Cuentas por cobrar. Si hay un tipo de diario diferente de AP, se realizó una entrada a la cuenta de pago de cuentas mediante otro módulo. Las entradas realizadas en la cuenta de AP a través de otros módulos crean una diferencia entre los totales del módulo Libro de contabilidad general y el módulo Cuentas pagaderas. Si hay un tipo de diario diferente de AP, debe buscar la entrada original.

Paso 2: Buscar la entrada original

Para localizar la entrada original, siga estos pasos:

1. El número de lote de la transacción en el campo BatNbr y la entrada en el campo JrnlType se encuentra en el informe De contabilidad general de detalles.

2. Abra el cuadro de diálogo Editar informe para el módulo que aparece en el campo JrnlType .

   Por ejemplo, si el tipo de diario que aparece en el campo JrnlType es GJ, abra el cuadro de diálogo Edición general del libro de contabilidad (01.810.00).

3. En el cuadro de diálogo Editar informe , elija la pestaña Seleccionar .

4. Escriba batch_batnbr en el campo Campo .

5. Seleccione Igual en la lista Operador y escriba el número de lote en el campo Valor .

6. Investigue la transacción en cuestión en el informe por lotes. Decida los ajustes necesarios para equilibrar las cuentas del libro de contabilidad general y las cuentas por pagar.

Si no puede resolver las incoherencias mediante los informes del período actual, debe analizar los períodos anteriores y las entradas sin publicar.

Paso 3: Analizar períodos anteriores y entradas sin publicar

Las entradas que se publican en períodos anteriores no se imprimen en el informe del libro de contabilidad general de detalles del período actual. Si el total actual del módulo Cuentas pagaderas no está de acuerdo con el total del período actual en el módulo Libro de contabilidad general, examine los períodos anteriores para determinar cuándo se inició la condición de saldo insuficiente. Imprima un informe de Libro de contabilidad general de detalles durante el período anterior y, a continuación, investigue las transacciones que se publicaron en ese período. Las transacciones publicadas en un período diferente se marcan con un asterisco. El mensaje siguiente se imprime en la parte inferior de la página:

Indica que el período especificado es diferente del período posterior

También puede usar el informe de transacciones del libro de contabilidad general para intentar conciliar las incoherencias entre el módulo Libro de contabilidad general y el módulo Cuentas pagaderas. Para imprimir este informe, seleccione Transacciones de libro de contabilidad general en el menú Informes . Use el formato Unposted . Todas las transacciones que se introducen a través de módulos subsidiarias, como el módulo Cuentas pagaderas o el módulo Libro de contabilidad general, se muestran en este informe. Puede revisar este informe para asegurarse de que no haya transacciones sin publicar que afecten a los saldos en el módulo General Ledger.

Si no puede resolver las incoherencias mediante el análisis de las entradas sin publicar y los períodos anteriores, debe realizar los procedimientos de comprobación de datos que se describen en las secciones siguientes.

Paso 4: Realizar la validación de transacciones

Revise el informe Distribución de cuentas para comprobar los puntos siguientes:

• Asegúrese de que las cuentas de pago se hayan acreditado correctamente para los vales y los créditos de ajuste.
• Asegúrese de que las cuentas de pago se hayan cargado correctamente para los débitos y cheques de ajuste.

El saldo de este informe debe coincidir con el saldo de las cuentas por pagar en el informe De contabilidad general de detalle. Es posible que pueda identificar las transacciones revisando el campo Tipo de transacción. Los siguientes tipos de transacción se encuentran en el módulo Cuentas pagaderas:

• VO = Vale
• CK = Comprobación del sistema
• HC = Comprobación manual
• AC = Crédito de ajuste
• AD = Débito de ajuste

El número de lote de cada transacción también aparece en este informe. Si encuentra una transacción preguntable, el número de lote se encuentra en el campo Batch y, a continuación, revise el lote ejecutando el informe Edición de cuentas pagaderas por número de lote.

El informe Transacciones de cuentas por pagar que puede imprimir desde el cuadro de diálogo Informes de cuentas pagaderas es un informe útil si las transacciones preguntables aparecen en uno o varios de estos informes. Este informe enumera cada transacción que se especificó para el período actual en el cuadro de diálogo Vale y Entrada de ajuste (03.010.00), el cuadro de diálogo Entrada de verificación manual (03.030.00) y el cuadro de diálogo Comprobaciones (03.620.00). En el informe se muestran las cuentas por pagar y la cuenta de gastos de compensación a la que se registró cada transacción.

También resulta útil imprimir el informe transacciones gl y compararlo con el informe transacciones ap. Cada entrada del informe transacciones ap debe aparecer en el informe transacciones GL. Por el contrario, todas las transacciones del informe transacciones gl que afectan a la cuenta de acumulación de AP deben aparecer en el informe transacciones de AP. Investigue cualquier discrepancia.

Para imprimir el informe para un tipo de transacción específico, siga estos pasos:

1. Elija la pestaña Seleccionar .
2. Escriba aptran.trantype en el campo Campo .
3. Seleccione Igual en la lista Operador y escriba el tipo de transacción en el campo Valor .

Si no puede resolver la incoherencia revisando estos informes, debe realizar una comprobación de integridad.

Paso 5: Realizar una comprobación de integridad

La comprobación de integridad comprueba que los datos del módulo Cuentas por pagar están completos y correctos. Realiza una comprobación de integridad en el cuadro de diálogo Comprobación de integridad de cuentas por pagar (03.990.00). Puede abrir este cuadro de diálogo en el cuadro de diálogo Pantallas de pago de cuentas.

Puede usar tres opciones para comprobar los datos en el módulo Cuentas pagaderas. No se pueden cambiar los datos al seleccionar las siguientes opciones de comprobación:

• Comprobar saldos de documentos
• Comprobación de lotes de AP publicados o no publicados
• Comprobar saldos de proveedor

Se recomienda usar siempre las opciones de verificación antes de usar las otras cuatro opciones que corrigen o recompilan los datos.

Debe tener cuidado al usar las opciones correctas y las opciones de recompilación en el cuadro de diálogo Comprobación de integridad de cuentas por pagar (03.990.00). Estas opciones cambian los datos de los registros relacionados. No ejecute los procesos de recompilación sin aprobación de un supervisor de contabilidad ni de su consultor de Microsoft Dynamics SL. Realice siempre una copia de seguridad de la base de datos antes de usar las siguientes opciones:

• Correctos saldos de documentos
• Recompilar saldos de proveedores de documentos
• Recompilar el historial de proveedores a partir de documentos
• Recompilación del historial 1099

Antes de usar la opción Recompilar saldos de proveedor de documentos , se recomienda asegurarse de que todos los documentos de la base de datos estén completos y correctos. Esta opción calcula todos los saldos del proveedor en función de los documentos abiertos cuentas pagaderas. La opción Recompilar historial de proveedores desde documentos actualiza los registros del historial del proveedor mediante el resumen de los documentos de cuentas pagaderas de cada proveedor por período.

Si encuentra y corrige errores, debe volver a imprimir y revisar el informe De balance de prueba del libro de contabilidad general. Además, vuelva a imprimir el informe Saldo de prueba del período de proveedor o el informe AP confidencial de período en el módulo Cuentas pagaderas. Compruebe que los saldos están acordados.

La opción Rebuild 1099 History (Historial de recompilación 1099) no se describe en este documento porque no afecta a la conciliación del módulo Accounts Payable y el módulo General Ledger.

Después de finalizar la conciliación mensual y comprobar que el módulo Cuentas pagaderas y el módulo General Ledger están equilibrados, puede realizar el cierre del mes.

Más información

Las discrepancias entre los saldos de los informes del período de AP y el saldo del libro de contabilidad general de la cuenta ap se deben a entradas que afectan al módulo AP que nunca se publicaron en las cuentas gl o las entradas se realizaron directamente en la cuenta ap de GL que no se originó a través del módulo AP. También hemos observado que los pagos previos de AP a veces provocan situaciones de saldo insuficiente. Examine detenidamente a los proveedores afectados por los pagos previos para ver si esas transacciones podrían ser la causa de las situaciones de saldo insuficiente. Recuerde incluir la cuenta de pago previo de AP en la conciliación. Puede proporcionar asistencia adicional poniéndose en contacto con el soporte técnico si ninguna de las sugerencias anteriores encuentra la causa del problema. Antes de llamar al soporte técnico, debe saber en qué período se produjo la situación fuera del equilibrio y ha completado todos los pasos anteriores para localizar las transacciones del problema.

Para obtener información sobre el soporte técnico de Microsoft Dynamics SL, consulte Soporte técnico de Microsoft Dynamics 365.