Seguimiento de proyectos de equipo en Microsoft Excel y Microsoft Project

Artículo
10/07/2008

Actualización: noviembre 2007

Puede utilizar Microsoft Excel y Microsoft Project para administrar y efectuar el seguimiento de los proyectos. El plan de proyecto está directamente conectado con las tareas en las que trabajan los miembros de equipo y permite:

Publicar tareas de Microsoft Excel y Microsoft Project directamente en Team Foundation Server.
Obtener actualizaciones de estado dinámicas sobre el estado de las tareas del plan de proyecto.

Los elementos de trabajo que forman el proyecto se almacenan en Team Foundation Server con información sobre su estado y las interrelaciones con otros elementos de trabajo y los archivos de código fuente. La integración de Team Foundation con Microsoft Excel y Microsoft Project permite administrar los elementos de trabajo utilizando toda la potencia de esas herramientas sin perder la conexión con los datos en Team Foundation Server. Puede utilizar Microsoft Excel para ordenar, filtrar y administrar requisitos y escenarios. Puede utilizar Microsoft Project para crear y programar tareas. O bien, utilice Team Explorer para efectuar el seguimiento y crear informes de progreso de todos los elementos de trabajo.

Seguimiento de proyectos en Microsoft Project

Como jefe de proyecto, puede efectuar el seguimiento de los proyectos en Microsoft Project y Team Foundation Server:

Establezca un plan de proyecto.
Cree un conjunto de tareas, prográmelas y publíquelas en Team Foundation Server.
Los miembros del equipo reciben sus tareas e informan sobre su progreso en Team Explorer.
Realice el seguimiento del progreso del proyecto en Microsoft Project.

Establecer un plan de proyecto

Para establecer un plan de proyecto conectado con Team Foundation, haga lo siguiente:

Conecte el plan de proyecto con Team Foundation. Para obtener más información, vea Cómo: Conectarse a Team Foundation Server.
Asigne campos de elementos de trabajo a Microsoft Project. Para obtener más información, vea Cómo: Cambiar el método de asignación de campos a Microsoft Project.

Puede configurar vistas en Microsoft Project para presentar visualmente los datos del proyecto de forma que resulte útil a la hora de efectuar el seguimiento. Por ejemplo, puede tener una vista que le ayude a efectuar el seguimiento o una vista que muestre cómo se están empleando los recursos. Además de las vistas disponibles en Microsoft Project, Team Foundation proporciona dos vistas adicionales para efectuar el seguimiento de los proyectos de equipo. Para obtener más información sobre estas vistas, vea Vistas de elemento de trabajo de Microsoft Project. Para obtener información acerca de cómo crear vistas, vea Cómo: Crear una vista en Microsoft Project.

Importar un plan de proyecto existente en Team Foundation

Puede crear un nuevo plan de proyecto o tomar un plan de proyecto existente y publicarlo en Team Foundation Server para que el equipo pueda ver y actualizar los elementos de trabajo.

Para importar un plan de proyecto en Team Foundation

Si está creando un nuevo plan de proyecto, establezca las tareas, duraciones, asignaciones de recursos, dependencias y cualquier otro detalle, al igual que haría en Microsoft Project.
Conecte el plan de proyecto con Team Foundation Server. Para obtener más información, vea Cómo: Conectar con Team Foundation desde Microsoft Excel o Microsoft Project.
En la columna Tipo de elemento de trabajo, defina el tipo de cada elemento de trabajo que desea publicar en Team Foundation Server.
En la columna Sincronizar, seleccione No publicar para aquellas tareas de resumen que no desea publicar en Team Foundation Server.

Si hay tareas asignadas a más de un recurso, puede dividirlas en tareas independientes que se pueden asignar a un recurso (Team Foundation Server no admite actualmente la asignación de un elemento de trabajo a varios recursos). Si lo desea, puede agrupar las tareas independientes en una tarea de resumen para beneficiarse del cálculo automático.

Nota:
Al asignar recursos a las tareas, debe especificar esos recursos mediante sus nombres para mostrar de Servicios de dominio de Active Directory (AD DS). Si asigna los recursos mediante su alias u otra forma abreviada de sus nombres, se arriesga a introducir incoherencias en la forma en que se especifican los recursos en Team Foundation Server.

Para agrupar conjuntos de tareas, cree un conjunto de áreas en Team Foundation Server y, a continuación, agrupe las tareas definiendo la columna Área. Para obtener más información sobre cómo crear áreas en Team Foundation Server, vea Cómo: Modificar las áreas de un proyecto de equipo.

En la barra de herramientas Elemento de trabajo, seleccione Publicar para publicar el plan de proyecto en Team Foundation Server.

Nota:
Cuando publica datos en Team Foundation Server para los miembros del equipo, está publicando partes de la información de la tarea. Las partes corresponden a las asignaciones de datos entre Microsoft Project y Team Foundation Server. No está publicando el plan completo del proyecto ni los campos de recursos en Team Foundation Server.

Limitaciones de la compatibilidad de proyectos

Cuando trabaja con Microsoft Project y Team Foundation Server, recuerde que en los elementos de trabajo no se conserva toda la información del plan de proyecto. Por consiguiente, conviene mantener el plan de proyecto para conservar la información que no almacena Team Foundation Server. La información siguiente no se comparte o tiene compatibilidad limitada:

Dependencias Team Foundation Server no almacena la información del predecesor o sucesor de aquellos elementos de trabajo publicados de Microsoft Project. Puede crear vínculos entre los elementos de trabajo, pero son vínculos simples. Por ejemplo, no se puede utilizar un vínculo de elemento de trabajo para asegurarse de que un elemento de trabajo finaliza antes que otro.
Notas de Microsoft Project. Las notas de Microsoft Project no se publican en Team Foundation Server. Para enviar notas a los miembros del equipo fuera de Team Foundation Server, utilice Microsoft Excel.

Proyectos principales

Si crea un proyecto principal en Microsoft Project, asegúrese de que todos los subproyectos están conectados con el mismo proyecto de equipo y que tienen elementos de trabajo únicos. Si los subproyectos se conectan a proyectos de equipo diferentes o han compartido elementos de trabajo, se producirán errores.

Además, cuando edita los elementos de trabajo en un proyecto principal, debe editarlos en el subproyecto. Cuando trabaje en el proyecto principal, únicamente debería trabajar con elementos de trabajo de una manera de sólo lectura virtual.

Seguimiento del progreso de un proyecto de equipo en Microsoft Project

Esta sección trata las siguientes cuestiones:

Actualizar el plan de proyecto con nuevos elementos de trabajo.
Definir tareas de alto nivel.
Efectuar el seguimiento del progreso de elementos de trabajo.

Actualizar el plan de proyecto con nuevos elementos de trabajo

En cuanto haya publicado los elementos de trabajo del plan de proyecto en Team Foundation, los miembros del equipo podrán crear nuevos elementos de trabajo. Si define una consulta en Team Foundation que devuelva los nuevos elementos de trabajo, cuando abra el plan de proyecto podrá obtener los nuevos elementos ejecutando la consulta.

Otra forma de efectuar el seguimiento de los nuevos elementos de trabajo es pedir al administrador de Team Foundation Server que:

Defina una regla para que los nuevos elementos de trabajo se le asignen automáticamente a usted.
Defina las notificaciones de correo electrónico.

Recibirá un correo electrónico cuando haya nuevos elementos de trabajo y podrá optar por actualizar el plan con estos nuevos elementos y realizar la asignación de recursos apropiada. Para obtener más información sobre cómo actualizar los elementos de trabajo, vea Cómo: Publicar o actualizar elementos de trabajo en Microsoft Excel o Microsoft Project.

Definir tareas de alto nivel

Cree una tarea de alto nivel en Microsoft Project para efectuar el seguimiento de las tareas detalladas sin que el plan de proyecto se vuelva inmanejable.

Para definir una tarea de alto nivel y efectuar el seguimiento de los elementos de trabajo más detallados

Defina una tarea de alto nivel (no una tarea de resumen) en Microsoft Project y publíquela en Team Foundation Server para el equipo.
Pida a los miembros del equipo que:
- Utilicen Microsoft Excel para efectuar el seguimiento de todas las tareas detalladas que forman parte de la tarea de alto nivel.
- Establezcan una fórmula simple en Microsoft Excel que sume todas las horas de trabajo restantes así como las horas laborables completadas en la tarea de alto nivel.

Efectuar el seguimiento del progreso de los elementos de trabajo

Los miembros del equipo utilizan Team Foundation o Microsoft Excel para:

Ver los elementos de trabajo.
Registrar el estado de dichos elementos.
Registrar el tiempo dedicado a esos elementos.

Para ver el progreso realizado en los elementos de trabajo del plan de proyecto, actualice este último. Dado que el plan de proyecto está directamente conectado con la base de datos de los elementos de trabajo, necesitará menos tiempo si especifica manualmente los datos de estado en el plan de proyecto. Para obtener más información, vea Cómo: Publicar o actualizar elementos de trabajo en Microsoft Excel o Microsoft Project.

Si desea efectuar el seguimiento de los cambios realizados en el plan a medida que progresa el proyecto, puede capturar una línea de base antes de la actualización y compararla con la línea de base posterior a la actualización para ver los cambios. Para obtener más información, busque "Guardar un plan previsto" en la Ayuda de Microsoft Project.

Para efectuar el seguimiento de los elementos de trabajo que están retrasados o adelantados, mostrar líneas de progreso antes de actualizar el plan de proyecto y ver el progreso realizado por el equipo. Para obtener información sobre cómo mostrar las líneas de progreso, busque "Mostrar líneas de progreso" en la Ayuda de Microsoft Project.

Vea también

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